Gerenciar retenções na descoberta eletrônica (Premium)

Você pode usar um caso Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium) para criar retenções para preservar o conteúdo que pode ser relevante para o seu caso. Usando os recursos de retenção eDiscovery (Premium), você pode colocar retenções em custodiantes e suas fontes de dados. Além disso, você pode colocar um porão não custodiado em caixas de correio e sites de OneDrive for Business. Você também pode colocar um porão na caixa de correio do grupo, no site do SharePoint e OneDrive for Business site para um grupo do Microsoft 365. Da mesma forma, você pode colocar um porão na caixa de correio e no site associados ao Microsoft Teams. Quando você coloca locais de conteúdo em espera, o conteúdo é mantido até que você libere o custodiante, remova um local de dados específico ou exclua totalmente a política de retenção.

Importante

Para retenção de dados de longo prazo não relacionada a investigações de descoberta eletrônica, é altamente recomendável usar políticas de retenção e rótulos de retenção. Para obter mais informações, consulte saiba mais sobre políticas e rótulos de retenção.

Dica

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Exibir as retenções baseadas em custodiantes

Em alguns casos, você pode ter um conjunto de custodiantes que você identificou e decidiu preservar seus dados durante o caso. Na descoberta eletrônica (Premium), quando esses custodiantes são colocados em espera, o usuário e suas fontes de dados selecionadas são adicionados automaticamente a uma política de retenção de custodiante.

Para exibir a política de retenção do custodiante:

  1. No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione eDiscovery > Premium para exibir a lista de casos em sua organização.
  2. Acesse a guia Fontes para adicionar custodiantes no caso. Para saber como você pode adicionar e colocar os custodiantes em espera em um caso de descoberta eletrônica (Premium), consulte Adicionar custodiantes a um caso. Se você já adicionou os custodiantes e os colocou em espera, vá para a etapa 3.
  3. Acesse a guia Holds e selecione CustodianHold(HoldId) e verifique se a retenção foi colocada com êxito.

Exibir retenções não custodiais

Em alguns casos, você pode ter um conjunto de dados que não está vinculado a um custodiante específico, mas você precisa identificar os dados como relevantes para o caso e preservá-los. Quando essas fontes não custodiais são colocadas em espera no eDiscovery (Premium), as fontes de dados selecionadas são adicionadas automaticamente a uma política de retenção não custodiada.

Para exibir uma retenção não custodiada para um caso de descoberta eletrônica (Premium):

  1. No portal de conformidade, selecione eDiscovery > Premium para exibir a lista de casos em sua organização.
  2. Selecione a guia Fontes para adicionar locais não custodiais no caso. Para saber como você pode adicionar e colocar dados não custodiais em espera dentro de um caso de descoberta eletrônica (Premium), consulte Adicionar fontes de dados não custodiais a um caso de descoberta eletrônica (Premium). Se você já tiver adicionado o local não custodiado e colocado em espera, vá para a etapa 3.
  3. Selecione a guia Holds e selecione NCDSHold(HoldId) e verifique se a retenção foi colocada com êxito.

Colocar locais de custódia e não custódia em espera preserva todo o conteúdo nos locais. Para obter etapas para colocar o porão baseado em consulta na descoberta eletrônica (Premium), consulte Criar retenções de descoberta eletrônica em um caso de descoberta eletrônica (Standard).

Observação

Quando você cria uma retenção baseada em consulta, todo o conteúdo dos locais selecionados é inicialmente colocado em espera. Depois que o trabalho de temporizador no Exchange ou no SharePoint for executado, qualquer conteúdo que não corresponda à consulta especificada será desmarcado do porão. Depois que a contagem de caracteres em todas as consultas em um único local excede 10.000 caracteres, todo o local é colocado em espera.

Observação

Se o endereço SMTP do usuário for alterado depois que você colocar a caixa de correio do usuário em espera, a caixa de correio permanecerá em espera. Para usar o novo endereço SMTP para colocar o hold, crie um novo porão.

Colocar um porão nos grupos do Microsoft Teams e do Microsoft 365

O Microsoft Teams é criado em grupos do Microsoft 365. Portanto, colocá-los em espera na descoberta eletrônica (Premium) é semelhante. Tenha em mente as seguintes coisas ao colocar os grupos do Microsoft 365 e o Microsoft Teams em espera:

  • Para colocar o conteúdo localizado nos grupos do Microsoft 365 e no Microsoft Teams em espera, você precisa especificar a caixa de correio e o site do SharePoint associados a um grupo ou equipe.

  • Execute o cmdlet Get-UnifiedGroup em Exchange Online para exibir propriedades para um grupo do Microsoft 365 ou Microsoft Team. Essa é uma boa maneira de obter a URL para o site associado a um grupo do Microsoft 365 ou a um Microsoft Team. Por exemplo, o comando a seguir exibe propriedades selecionadas para um grupo do Microsoft 365 chamado Equipe de Liderança Sênior:

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
    DisplayName            : Senior Leadership Team
    Alias                  : seniorleadershipteam
    PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
    SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
    

    Observação

    Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroup, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser membro de um grupo de funções atribuído à função de Destinatários Somente Leitura.

  • Quando a caixa de correio de um usuário é pesquisada, qualquer grupo do Microsoft 365 ou o Microsoft Team do qual o usuário é membro não será pesquisado. Da mesma forma, quando você coloca um grupo microsoft 365 ou microsoft team hold, apenas a caixa de correio do grupo e o site do grupo são colocados em espera; as caixas de correio e OneDrive for Business sites de membros do grupo não são colocados em espera, a menos que você as adicione explicitamente como custodiantes ou coloque suas fontes de dados em espera. Portanto, se você precisar colocar um grupo do Microsoft 365 ou o Microsoft Team em espera para um custodiante específico, considere mapear o site do grupo e a caixa de correio de grupo para o custodiante (Consulte Gerenciando custodiantes em descoberta eletrônica (Premium)). Se o grupo do Microsoft 365 ou o Microsoft Team não for atribuível a um único custodiante, considere adicionar a origem a uma retenção não custodiada.

  • Para obter uma lista dos membros de um grupo do Microsoft 365 ou do Microsoft Team, você pode exibir as propriedades na páginaGrupos Domésticos> no Centro de administração do Microsoft 365. Como alternativa, execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online:

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress
    

    Observação

    Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroupLinks, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser um membro de um grupo de funções atribuído à função Destinatários Somente Leitura.

  • As conversas de canal que fazem parte de um canal do Microsoft Teams são armazenadas na caixa de correio associada à Equipe. Da mesma forma, os arquivos que os membros da equipe compartilham em um canal são armazenados no site do SharePoint da equipe. Portanto, você precisa colocar a caixa de correio do Microsoft Team e o site do SharePoint em espera para reter conversas e arquivos em um canal.

  • Como alternativa, as conversas que fazem parte da lista de Chat no Microsoft Teams são armazenadas na caixa de correio dos usuários que participam do chat. Os arquivos que um usuário compartilha em conversas de Chat são armazenados no site OneDrive for Business do usuário que compartilha o arquivo. Portanto, você precisa colocar as caixas de correio de usuário individuais e OneDrive for Business sites em espera para manter conversas e arquivos na lista de Chat.

  • Cada microsoft team ou canal de equipe contém um Wiki para observação e colaboração. O conteúdo Wiki é salvo automaticamente em um arquivo com um formato .mht. Esse arquivo é armazenado na biblioteca de documentos de Dados do Wiki do Teams no site do SharePoint da equipe. Você pode colocar o conteúdo no Wiki em espera, colocando o site do Microsoft Office SharePoint Online da equipe em espera.

    Observação

    A capacidade de manter o conteúdo do Wiki para um microsoft team ou canal de equipe (quando você coloca o site do SharePoint da equipe em espera) foi lançada em 22 de junho de 2017. Se um site de equipe estiver em espera, o conteúdo do Wiki será mantido a partir dessa data. No entanto, se um site de equipe estiver em espera e o conteúdo do Wiki for excluído antes de 22 de junho de 2017, o conteúdo do Wiki não será mantido.

Gerenciar erros de status de retenção

Você pode encontrar erros ao colocar um porão em fontes de dados de custódia ou não custodiadas. A tabela a seguir lista os erros que você pode encontrar e a resolução recomendada.

Manter tipos de erro Descrição Resolução
Implantação de política interrompida Um erro do sistema que indica um problema foi encontrado durante a aplicação da retenção. Selecione Retry hold action on the custodial/non-custodial data source flyout page command bar to retry the hold application.
Inacessível do site Indica que o local do SharePoint associado à solicitação de retenção solicitada não está acessível e pode ser lido apenas. Entre em contato com o administrador do site do SharePoint para configurar o site como gravável e tentar novamente a retenção com a ação retry hold na barra de comandos de fonte de dados de custódia/não custódia.
Site não encontrado. Indica que o local do SharePoint associado à retenção solicitada pode ter sido movido, excluído ou a URL do site pode não existir. Verifique a URL do site e confirme se o site do SharePoint existe. Depois de confirmado, edite a fonte de dados de custódia/não custódia para o site e tente novamente a ação de retenção.
Caixa de correio não encontrada Indica que a caixa de correio associada à retenção solicitada não é uma caixa de correio válida. Verifique o endereço de email e marcar que ele é uma caixa de correio Exchange Online válida. Depois de confirmado, edite a fonte de dados de custódia/não custódia para a caixa de correio e tente novamente a ação de retenção.
O grupo de distribuição tem muitos membros Indica que o grupo de distribuição associado à retenção solicitada tem mais de 1.000 endereços de email. Atualmente, um grupo de distribuição com mais de 1.000 endereços de email não pode ser expandido para ser colocado em espera. Adicione os endereços de email individuais como fontes de dados de custódia ou não custódia ou divida o grupo de distribuição em grupos com menos de 1.000 endereços de email e tente novamente a ação de retenção.
Endereço de email inválido ou URL Indica que o local associado à retenção solicitada tem um endereço de email inválido ou URL do site. Especifique um endereço de email ou URL válido que existe em sua organização.

Recursos adicionais