Planear bibliotecas de documentos no SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve como planear bibliotecas de documentos na sua solução de gestão de documentos do SharePoint Server.

As bibliotecas de documentos são coleções de ficheiros no SharePoint Server que partilha com outros utilizadores do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos são fornecidas pelas bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento do gerenciamento de documentos, você deve determinar o tipo de bibliotecas de documentos que melhor se adéquam às necessidades de sua organização. Se você planejar bibliotecas de documentos para vários sites, pode ter que planejar o fluxo de conteúdo de um site a outro. Se planear utilizar bibliotecas de documentos como localizações de armazenamento, pode personalizar a caixa de diálogo Abrir do Office e a caixa de diálogo Guardar para garantir que os documentos são armazenados na localização preferencial.

Antes de ler este artigo, deve compreender o processo de gestão de documentos descrito em Descrição geral da gestão de documentos no SharePoint 2013 .

Observação

O recurso de publicação, a Central de Documentos, a Central de Registros e o serviço da Web Links Publicados não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013. Todos os outros conteúdos neste tópico aplicam-se ao SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 e SharePoint Foundation 2013, salvo indicação em contrário.

Determinar o tipo da biblioteca

Ao identificar quais bibliotecas de documentos melhor se adéquam às necessidades de sua organização, você também pode determinar que deseja vários sites ou conjuntos de sites. Por exemplo, se estiver a criar conteúdos para publicação para clientes externos, poderá precisar de um site para criar e rever conteúdos e um site separado, talvez numa instalação separada do SharePoint Server, no qual pretende publicar os seus conteúdos.

Ao planejar bibliotecas de documentos para vários sites, pode também ter que planejar como o conteúdo flui de um site a outro: processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas. Para obter mais informações, consulte Planejar o fluxo de conteúdo posteriormente neste artigo.

A tabela a seguir lista os usos comuns das bibliotecas de documentos.

Tabela: como as bibliotecas de documentos são usadas

Biblioteca	Objetivo
Biblioteca em um site da equipe	Colaboração; partilha fácil de conteúdo entre elementos da rede; controlo de conteúdo, como controlo de versões; Pesquisa do SharePoint Server.
Biblioteca em uma área do portal	Conteúdo pretendido a um público variado da empresa; similar à biblioteca do site da equipe, mas normalmente implementada usando um processo de revisão e de aprovação mais rígido.
Biblioteca num site do Centro de Documentos (apenas no SharePoint Server 2016 e no SharePoint Server 2013.)	Uma biblioteca de grande escala, útil para base de dados de conhecimento empresarial ou arquivo histórico; inclui recursos que ajudam os usuários a navegar, pesquisar e gerenciar vários documentos em uma hierarquia profunda, usando um conjunto de Web Parts especializadas.
Biblioteca num Centro de Registos (apenas no SharePoint Server 2016 e no SharePoint Server 2013.)	Gerenciamento de registros especializado; cada biblioteca corresponde a um tipo de registro, como um contrato, que a organização deve manter para fins de conformidade; as bibliotecas mantêm documentos, metadados e auditorias associadas e devem ser apenas para leitura.
Biblioteca num site da Internet (HTML) (apenas no SharePoint Server 2016 e no SharePoint Server 2013.)	Conteúdo em páginas Web para incorporar num site da Internet ou intranet; O SharePoint Server suporta a edição direta de páginas Web e gere automaticamente as bibliotecas de documentos subjacentes para cada página.
Biblioteca num site da Internet (híbrido) (apenas no SharePoint Server 2016 e no SharePoint Server 2013.)	Conteúdo disponível para download a partir de um site; você pode apresentar conteúdo de uma biblioteca de documentos em um site da Internet.

O exemplo seguinte mostra como utilizar a análise que concluiu na secção Analisar utilização de documentos em Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint Server para o ajudar a planear a organização da biblioteca de documentos para a sua empresa. Neste exemplo, a Contoso Ltd. fornece conteúdo a clientes com base na pesquisa de mercado. O conteúdo é criado primariamente por consultores que operam remotamente. Isso é realizado em um ciclo que contém as seguintes etapas:

1. Um parceiro avalia as ideias do contrato e as solicitações de propostas.

2. Após estabelecer um contrato, um gerente de projetos reúne uma equipe de consultores e cria um site de trabalho específico para o contrato, em que os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é concluído.

3. Quando o projeto termina, os documentos entregues são publicados em um site seguro da Internet, ao qual os clientes têm acesso.

4. A equipe cria documentos de práticas recomendadas e estudos de caso baseados no projeto.

5. Os gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as práticas recomendadas e outros documentos.

6. As entregas, os contratos e outros documentos são mantidos como registros corporativos.

7. Usando o conteúdo mantido pelos gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam as oportunidades e criam novas propostas.

A tabela a seguir mos a análise de uso de um documento para este cenário.

Tabela: análise de uso do documento

Documentos	Objetivo	Autor	Usuários	Formato
Ideias do contrato e solicitações	Desenvolver novos contratos com clientes	Líder do projeto	Gerente de vendas; líder de projeto	.docx
Propostas	Descrever um contrato de cliente proposto	Líder do projeto	Gerentes de projeto; membros da equipe do projeto; clientes	.docx
Contratos	Compromisso com um contrato de consultoria	Advogado	Líder do projeto; gerente de projeto; gerente de vendas; clientes	.docx
Resultados de pesquisas e rascunhos das entregas do projeto	Documentos gerais relacionados ao contrato do cliente	Líder do projeto; colaborador do projeto; consultor	Editores; revisores técnicos	.docx e outros tipos
Documentos a entregar	Entregas finais gerais, provavelmente convertidas do formato .docx	Líder do projeto	Clientes	.pdf
Documentos de práticas recomendadas e estudo de caso	Captura do conhecimento organizacional	Colaborador do projeto; consultor; gerente de conhecimento	Todos os membros da equipe	Vários tipos
Registros corporativos (apenas no SharePoint Server 2013)	Mantém algum conteúdo, como contratos, como registros corporativos	Tudo	Gerentes de registros corporativos; advogados corporativos	Tudo

Esta análise de uso de documentos sugere os seguintes requisitos:

• Os líderes de projetos precisam de bibliotecas em sites de equipe para armazenar ideias de contratos, solicitações de contratos e rascunhos de propostas.

• Os advogados precisam de bibliotecas em um portal ou um site de gerenciamento de documentos centralizado para armazenar modelos de contrato e contratos ativos.

• Os líderes de projetos e os colaboradores precisam de bibliotecas em sites de equipe para criar resultados de pesquisa, entregas e estudos de caso.

• Os clientes precisam de bibliotecas em um site para a exibição de resultados finais. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

• Todos os membros da empresa precisam de acesso a um site do Centro de Documentos para ver as melhores práticas e documentos de caso prático. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

• Os gestores de registos empresariais e os advogados precisam de acesso a um Centro de Registos empresariais para manter os registos empresariais. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

A figura seguinte mostra como estas bibliotecas podem ser distribuídas. Os sites estão alojados em três coleções de sites: uma coleção de sites da Internet para acesso ao cliente, uma coleção de sites de extranet para criação remota por membros da equipa e uma coleção de sites da intranet para manutenção segura do site de gestão de registos. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

Figura: como as bibliotecas de documentos podem ser distribuídas

Planejar o fluxo de conteúdo

O conteúdo em uma solução de gerenciamento de documentos geralmente é dinâmico, passa de um site a outro conforme necessário para atender às necessidades dos usuários. Ao planejar bibliotecas de documentos, portanto, você geralmente planeja o fluxo do conteúdo de uma biblioteca ou site a outro. O SharePoint Server 2013 inclui as seguintes formas de mover conteúdo de forma manual ou dinâmica:

• Você pode criar fluxos de trabalho personalizados, que copiam ou movem conteúdo de um site, ou biblioteca, a outro. Um fluxo de trabalho guia o documento pelo processo de negócios e atribui tarefas aos participantes quando sua função no ciclo de vida do documento é ativada. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento de um site ou biblioteca a outro. Para obter informações sobre como planejar fluxos de trabalho, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint 2013.

• Os autores podem copiar um documento em uma biblioteca de qualquer site para o qual tenham permissões de criação. O relacionamento entre a origem e o destino do documento é mantido, de forma que a cópia possa ser atualizada conforme necessário.

• As páginas Web e sites inteiros podem ser testados e publicados de um site para outro, manual ou automaticamente com base numa agenda. (Apenas no SharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

• Os conteúdos podem ser enviados para o site de gestão de registos através da interface de utilizador do SharePoint Server, através de um fluxo de trabalho ou através de uma solução personalizada baseada no modelo de objetos do SharePoint Server. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

• Usando as Pastas da Web ou os Locais de Rede, um autor pode copiar ou mover manualmente o conteúdo de uma biblioteca de documentos de uma biblioteca ou site a outro.

Voltando ao exemplo, a figura seguinte mostra como aplicar algumas destas técnicas de fluxo de conteúdo. Tenha em atenção que o site de Internet Faseada foi adicionado ao site do portal de Criação. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

Figura: como aplicar técnicas de fluxo de conteúdo

• Ao utilizar funcionalidades de publicação, um autor pode publicar páginas Web no site da Internet. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

• Usando o comando Copiar, um autor pode copiar documentos para o site Central de documentos.

• Usando um fluxo de trabalho personalizado, um autor pode copiar documentos para bibliotecas de documentos em um site da Internet.

• Ao utilizar o comando Enviar Para , um autor pode enviar contratos para o repositório de registos empresariais. (Apenas sharePoint Server 2016 e SharePoint Server 2013.)

Promoção de bibliotecas de documentos a partir de aplicativos clientes do Office

Importante

Esta secção aplica-se apenas ao SharePoint Server 2016 e ao SharePoint Server 2013.

Pode personalizar a caixa de diálogo Abrir do Office e a caixa de diálogo Guardar para incentivar os membros da organização a utilizar bibliotecas de documentos como localizações de armazenamento. Ao adicionar sites à barra O Meu Places junto à caixa de diálogo Abrir e à caixa de diálogo Guardar, pode fornecer acesso de clique único às localizações onde os utilizadores devem armazenar os respetivos documentos. Isto permite que os membros da equipa interajam com as bibliotecas de documentos quando utilizam Guardar a partir de aplicações cliente do Office, em vez de terem de aceder diretamente ao servidor para carregar os respetivos documentos.

Para promover a utilização de sites na caixa de diálogo Abrir e na caixa de diálogo Guardar , pode publicá-los utilizando um serviço Web. Esse serviço fornece uma lista de sites direcionados a usuários específicos com base nas respetivas funções ou nos sites dos quais eles são membros. Uma aplicação cliente do Office pode detetar automaticamente este serviço Web através de Os Meus Sites do utilizador. Outros produtos de servidor também podem implementar esse serviço Web e fornecer o local do serviço ao aplicativo cliente do Office. Depois de configurar o serviço Web, o Office adiciona uma entrada à barra O Meu Places e preenche-a com as localizações definidas pelo serviço Web. Para obter mais informações sobre o serviço Web Ligações Publicadas, consulte o serviço Web Ligações Publicadas no Biblioteca MSDN.

Em alternativa, os administradores podem definir chaves de registo para adicionar sites específicos à barra O Meu Places na caixa de diálogo Abrir do Office e na caixa de diálogo Guardar. As chaves de registro são implantadas usando uma Política de grupo e um modelo de serviço de diretório do Active Directory, que acompanha o Kit de recursos do Office 2013.

Pode limitar as localizações nas quais os membros da organização podem guardar conteúdos através da caixa de diálogo Guardar do Office. Por exemplo, você pode restringir a capacidade de salvar arquivos em áreas de trabalho e forçar os usuários a salvarem conteúdo em uma biblioteca de documentos. No Office, pode controlar onde os utilizadores podem procurar para guardar os respetivos documentos. Isso orienta o usuário a salvar somente em locais aprovados. Observe que isso não garante que os usuários deixarão de salvar arquivos em seus computadores, localmente, ou em outros locais não aprovados. Há muitas maneiras de mover arquivos para um computador e pessoas motivadas podem encontrar brechas para quase todas as restrições. No entanto, ao limitar o acesso a estas localizações através da caixa de diálogo Guardar do Office, pode reduzir significativamente o número de membros da equipa que utilizam estas localizações não aprovadas.

Para restringir as localizações disponíveis na caixa de diálogo Guardar do Office, utilize Política de Grupo para definir as chaves de registo adequadas para ativar esta definição e definir as localizações locais, de rede ou de servidor aprovadas. Quando essa configuração estiver habilitada, qualquer local que não for definido dessa forma, incluindo links padrão para a Área de trabalho e para as pastas Meus Locais de Rede, será removido da barra Meus Locais.

A lista de locais aprovados pode ser limitada a um ou mais aplicativos do Office. Por exemplo, um administrador pode restringir os locais de salvamento no Access e permitir que outros aplicativos do Office salvem em qualquer lugar.