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APLICA-SE A:
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SharePoint no Microsoft 365
Governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que controlam como as divisões de negócios de uma organização e as equipes de TI trabalham juntas para atingirem suas metas. Qualquer organização tem necessidades exclusivas e metas que influenciam a abordagem da governança. Grandes organizações provavelmente exigirão uma maior e mais detalhada - governança do que as pequenas organizações. Um bom plano de governança pode:
Simplificar a implantação de produtos e tecnologias, tais como SharePoint.
Ajudar a manter o sistema de sua organização seguro e em conformidade.
Ajuda a garantir o melhor retorno sobre o investimento em tecnologia.
Observação
O cartaz "O que é o governança?" fornece um resumo deste conteúdo. Baixe a versão em PDF ou a versão do Visio.
Equipe de governança
As políticas de governança devem apoiar as metas da organização e ser mantidas atualizadas de acordo com as mudanças necessárias da organização. Nós recomendamos a criação de uma equipe com diversas disciplinas na organização para desenvolver e manter essas políticas. Inclusive pessoas com o máximo possível das funções a seguir:
| Função | Capacidade de resposta |
|---|---|
| Participantes executivos |
Os principais executivos devem definir as metas gerais da comissão de governança e avaliar periodicamente o êxito das práticas e políticas implantadas. |
| Participantes financeiros |
Os gerentes financeiros devem se certificar de que os processos e regras de governança estão ajudando a aumentar o retorno sobre o investimento da organização no SharePoint. |
| Líderes da divisão de negócios |
Os líderes de negócios representam as equipes que fazem o trabalho principal da empresa e conduzem as exigências arquitetônicas e funcionais da implantação. Eles trabalham com arquitetos de informações para estruturarem os padrões da taxonomia e da arquitetura da informação. Os líderes de negócios também trabalham com os líderes de TI para criarem acordos de nível de serviço e outras políticas de suporte. |
| Gerentes de TI |
Os gerentes de TI ajudam a desenvolver as ofertas de serviço e a determinar como atingir as responsabilidades de TI (por exemplo, melhorar a segurança e manter a confiabilidade), dando suporte aos recursos exigidos pelas equipes de negócios. |
| Líderes de desenvolvimento de software |
Os líderes de desenvolvimento de software ajudam a determinar quais ferramentas de personalização são aprovadas, a verificar a segurança de código e a garantir as melhores práticas relacionadas ao código. |
| Especialistas técnicos |
Os especialistas técnicos projetam, constroem e executam as soluções e serviços de TI. |
| Treinadores |
Os especialistas de ensino devem desenvolver um plano de treinamento para a organização. |
| Operadores de informações influentes |
Os membros da organização que fazem o trabalho do dia-a-dia devem ajudar a garantir que os serviços e arquitetura da informação atendam às necessidades. |
| Taxonomistas ou arquitetos da informação |
Os membros desses grupos projetam os sistemas de informação e taxonomias. Com base na análise das necessidades de informação do público, eles desenvolvem planos que dão suporte aos objetivos organizacionais e definem a arquitetura e a navegação do site. |
| Oficiais de conformidade |
A governança inclui garantir que a organização cumpra os requisitos regulamentares e legais e também gerencie o conhecimento corporativo. Se a organização tiver cargos que sejam responsáveis pelo cumprimento ou supervisão legal, inclua representantes dessas disciplinas na equipe de governança. |
A organização pode não ter todas esses cargos ou usar nomes diferentes para alguns deles.
Governança e treinamento
Um excelente treinamento, bons recursos e pesquisa eficiente são as chaves para adoção dos usuários. Recomendamos que você forneça aos funcionários da sua organização o seguinte:
| Fornecer | Por quê? |
|---|---|
| Treinamento de produtos e serviços |
O treinamento e ensino sobre o SharePoint no seu plano de governança ajudam a impulsionar a adoção e a redução de custos de suporte. |
| Ensino sobre as políticas de governança |
O treinamento adequado da comunidade de usuários ajuda a aumentar a conformidade com as políticas, a aumentar a satisfação com os seus serviços e a reduzir os custos de suporte. |
| Conteúdo para suporte a serviços e políticas |
A disponibilidade de informações e recursos de boa qualidade ajuda os usuários a encontrarem as respostas quando tiverem dúvidas sobre um serviço, processo ou política. |
| A infraestrutura de uma boa pesquisa |
Ter uma boa infraestrutura de pesquisa ajuda os usuários a encontrar o que precisam sempre que precisarem. |
Práticas recomendadas para planos de governança
Um plano de governança eficaz antecipa as necessidades e metas das divisões de negócios e equipes de TI da organização. Devido ao fato de cada empresa ser única, nós recomendamos que você adapte o plano de governança ao seu ambiente usando os passos a seguir.
Determine as metas e os princípios iniciais. O comitê de governança deve desenvolver uma visão de governança, políticas e padrões que possam ser medidos para monitorar o cumprimento e para quantificar o benefício para a organização. Por exemplo, o plano deve identificar as necessidades dos requisitos da prestação de serviço tanto sob os aspectos técnicos quanto empresariais da implantação do SharePoint.
Classifique as informações de negócios. Organize as informações de acordo com a taxonomia existente ou crie uma taxonomia personalizada que inclua todas as informações que suportam a solução de negócio. Após organizar as informações, projete uma arquitetura de informação para gerenciá-las. Em seguida, determine os serviços de TI mais apropriados para dar suporte a eles.
Desenvolva uma estratégia de ensino. O elemento humano é, depois do plano de governança, o item mais importante para o sucesso ou o fracasso de uma implantação do SharePoint. Um plano abrangente de treinamento deve mostrar como usar o SharePoint de acordo com as práticas e padrões que estão sendo implantados e explicar porque eles são importantes. O plano deve abordar os tipos de treinamento necessários para grupos de usuários específicos e descrever as ferramentas de treinamento adequadas. Por exemplo, o departamento de TI deve manter uma página de perguntas frequentes (FAQ) sobre as ofertas de serviço do SharePoint, ou a divisão de negócios pode fornecer um treinamento online que mostre como configurar e usar um novo processo de gerenciamento de documento.
Desenvolva um plano contínuo. Uma governança bem-sucedida é um processo contínuo. O comitê de governança deve reunir-se regularmente para analisar as novas exigências no plano de governança, reavaliar e ajustar os princípios de governança e resolver conflitos entre as divisões de negócios para os recursos de TI. O comitê deve apresentar relatórios periódicos aos seus patrocinadores executivos para promover a responsabilidade e ajudar a garantir a conformidade em toda a organização. Embora este processo pareça complicado, o objetivo é aumentar o retorno sobre o investimento no SharePoint, aproveitar ao máximo a utilidade da solução do SharePoint e aumentar a produtividade da organização.
Confira também
Conceitos
Governança de TI no SharePoint
Governança e gerenciamento de informações no SharePoint
Governança e gerenciamento de aplicativos no SharePoint
Outros recursos
Governance planning in SharePoint