Introdução a metadados gerenciados

Artigo
09/18/2023

Metadados são informações sobre informações. Por exemplo, o título e o autor de um livro são metadados. Metadados podem ser muitos tipos de informações : um local, uma data ou um número de item de catálogo. Quando usa os produtos do SharePoint, você pode gerenciar os metadados centralmente. Você pode organizar os metadados de maneira que faça sentido em sua empresa e usar os metadados para fazer com que seja mais fácil encontrar o que deseja.

Este artigo descreve uma terminologia importante de metadados gerenciados e fornece uma visão rápida de como você pode usar as ferramentas no SharePoint para gerenciar metadados.

Terminologia importante

Esta seção contém definições de alguma terminologia chave. Esses termos e conceitos aparecem com frequência em artigos sobre metadados gerenciados.

Taxonomia

Uma taxonomia é um sistema formal de classificação. Uma taxonomia agrupa as palavras, rótulos e termos que descrevem algo, e depois organiza os grupos em uma hierarquia.

Pessoas construir taxonomias para quase qualquer tipo de informação, desde sistemas biológicos até estruturas organizacionais. Por exemplo, biólogos agrupam organismos vivos em quatro classificações principais: animal, planta, fungo e micróbio. Cada um desses principais grupos tem muitas subdivisões. Juntos, todo o sistema é uma taxonomia.

As organizações criam taxonomias de muitas maneiras de listar. Eles criam taxonomias do Gráfico de Contas para gerenciar sistemas contábeis, gráficos de organização e classificações de trabalho para gerenciar funcionários, catálogos de produtos e assim por diante. Todas essas taxonomias são hierarquias estruturadas de informações; sistemas de classificação formais que ajudam as pessoas a lidar com informações.

Folksonomy

Uma folksonomia é um sistema de classificação informal. Ela evolui gradualmente à medida que os usuários do site colaboram em palavras, rótulos e termos em um site. Originalmente, folksonomies desenvolvidas a partir de aplicativos populares, como indicadores.

Se você já viu uma nuvem de marcas em um site, então você viu uma visualização de uma folksonomia. A figura a seguir mostra uma nuvem de marca em um site do SharePoint.

Conjunto de Termos

Um Conjunto de Termos é um grupo de termos relacionados.

Os conjuntos de termos podem ter um escopo diferente, dependendo de onde você cria o conjunto de termos.

Os conjuntos de termos locais são criados no contexto de uma coleção de sites e estão disponíveis para uso (e visíveis) somente para os usuários dessa coleção de sites. Por exemplo, quando você cria um conjunto de termos para uma coluna de metadados em uma lista ou biblioteca, o conjunto de termos é local. Ele está disponível apenas na coleção de sites que contém essa lista ou biblioteca. Por exemplo, uma biblioteca de mídia pode ter uma coluna de metadados que mostra o tipo de mídia (diagrama, fotografia, captura de tela, vídeo etc.). A lista de termos permitidos é relevante apenas para esta biblioteca e está disponível para uso na biblioteca.
Os conjuntos de termos globais estão disponíveis para uso em todos os sites que assinam um aplicativo específico do Serviço de Metadados Gerenciados. Por exemplo, uma organização pode criar um conjunto de termos que lista nomes de unidades de negócios na organização, como Recursos Humanos, Marketing, Tecnologia da Informação e assim por diante.

Além disso, você pode configurar um termo definido como fechado ou aberto. Em um conjunto de termos fechados, os usuários não podem adicionar novos termos a menos que tenham permissões apropriadas. Em um conjunto de termos abertos, os usuários podem adicionar novos termos em uma coluna mapeada para o conjunto de termos.

Termos

Um termo é uma palavra ou frase específica que você associou a um item em um site do SharePoint. É um único item em um conjunto de termos. Um termo tem uma ID exclusiva e pode ter muitos rótulos de texto (sinônimos). Se você trabalhar em um site multilíngue, o termo poderá ter rótulos em idiomas diferentes.

Há dois tipos de termos:

Termos gerenciados Os termos gerenciados são termos pré-definidos. Os administradores do Term Store organizam termos gerenciados em um conjunto de termos hierárquicos.
Palavras-chave enterprise Uma palavra-chave da empresa é uma palavra ou frase que um usuário adiciona a itens em um site do SharePoint. A coleção de palavras-chave corporativas é conhecida como conjunto de palavras-chave. Normalmente, os usuários podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave. Isso significa que você pode usar palavras-chave corporativas para marcação no estilo folksonomy. Às vezes, os administradores do Term Store movem palavras-chave corporativas para um conjunto de termos gerenciado específico. Quando fazem parte de um conjunto de termos gerenciados, as palavras-chave ficam disponíveis no contexto desse conjunto de termos.

Para saber mais sobre como criar e gerenciar termos, consulte Criar e gerenciar termos em um conjunto de termos.

Group

Em produtos do SharePoint, o grupo é um termo de segurança. Em relação aos metadados gerenciados, um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que todos compartilham requisitos comuns de segurança. Somente usuários que têm permissões de colaborador para um grupo específico podem gerenciar conjuntos de termos que pertencem ao grupo ou criar novos conjuntos de termos dentro dele. As organizações devem criar grupos para conjuntos de termos que terão acesso exclusivo ou necessidades de segurança.

Para saber mais sobre como criar um grupo para conjuntos de termos, consulte Configurar um novo grupo para conjuntos de termos.

Ferramenta de gerenciamento do Term Store

A ferramenta de gerenciamento do Term Store é a ferramenta que as pessoas que gerenciam taxonomias usam para criar ou gerenciar conjuntos de termos e os termos dentro delas. A ferramenta de gerenciamento do Term Store exibe todos os conjuntos de termos globais e todos os conjuntos de termos locais disponíveis para a coleção de sites da qual você acessa a ferramenta de gerenciamento do Term Store.

Coluna metadados gerenciados

Uma coluna de Metadados Gerenciados é um tipo especial de coluna que você pode adicionar a listas ou bibliotecas. Ele permite que os usuários do site selecionem termos de um conjunto de termos específico. Uma coluna de Metadados Gerenciados pode ser mapeada para um conjunto de termos existente ou você pode criar um conjunto de termos local especificamente para a coluna.

Para saber como trabalhar com uma coluna de metadados gerenciados, consulte Criar uma coluna de metadados gerenciados

Coluna Palavras-chave da Empresa

A coluna palavras-chave da empresa é uma coluna que você pode adicionar aos tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou frases escolhidas. Por padrão, é uma coluna de vários valores. Quando os usuários digitam uma palavra ou frase na coluna, o SharePoint apresenta sugestões de tipo à frente. Sugestões com antecedência podem incluir itens de conjuntos de termos gerenciados e o conjunto de termos Palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo.

Os proprietários de listas ou bibliotecas podem habilitar ou desabilitar a publicação de metadados atualizando as Configurações de Metadados corporativos e palavras-chave para uma lista ou biblioteca.

Para saber como adicionar uma coluna de palavras-chave especiais, consulte Adicionar uma coluna de palavras-chave corporativas a uma lista ou biblioteca.

Marcação

Em um sentido geral, a marcação refere-se ao ato de aplicar metadados gerenciados a um item.

Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomies

O gerenciamento de metadados do SharePoint dá suporte a uma série de abordagens aos metadados, desde taxonomias formais até folksonomias orientadas pelo usuário. Você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos. Você também pode usar palavras-chave corporativas que permitem que os usuários do site marquem conteúdo com palavras-chave escolhidas.

Além disso, os produtos do SharePoint oferecem flexibilidade. Você pode escolher quanta estrutura e controle usar com metadados e pode escolher o escopo de controle e estrutura. Por exemplo:

Você pode aplicar o controle globalmente entre sites ou tornar local em sites específicos.
Você pode configurar conjuntos de termos a serem fechados ou abertos a contribuições de usuário.
Você pode optar por usar palavras-chave corporativas com termos gerenciados ou não.

Os produtos do SharePoint permitem que as organizações combinem as vantagens das taxonomias formais e gerenciadas com os benefícios dinâmicos da marcação orientada pelo usuário de maneiras personalizadas.

O diagrama a seguir mostra como diferentes requisitos podem usar diferentes níveis de escopo e controle.

Configurações de metadados gerenciados flexíveis

Benefícios dos metadados gerenciados

Há várias vantagens em usar metadados gerenciados entre os sites em uma organização:

Uso consistente de metadados

Os recursos de metadados gerenciados em produtos do SharePoint permitem controlar como os usuários adicionam metadados ao conteúdo. Por exemplo, usando conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode controlar quais termos os usuários podem adicionar ao conteúdo e controlar quem pode adicionar novos termos. Você também pode limitar palavras-chave corporativas a uma lista específica configurando o termo Palavras-chave definido como fechado.

Quando os mesmos termos são usados consistentemente entre sites, é mais fácil criar processos ou soluções robustas que dependem de metadados. Além disso, é mais fácil para os usuários do site aplicar metadados consistentemente ao seu conteúdo.

Capacidade de descoberta de conteúdo aprimorada

Quando o conteúdo entre sites em uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar informações e dados de negócios usando a pesquisa. Recursos de pesquisa, como o painel de refinamento, que é exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem os resultados da pesquisa com base em metadados.

O painel de refinamento exibe metadados que podem ser usados para filtrar os resultados da pesquisa.

A navegação de metadados para sites permite que um administrador do site crie elementos de navegação com base em termos de metadados. Para obter mais informações, incluindo recomendações de desempenho, consulte Opções de navegação para SharePoint.

A navegação de metadados permite que os usuários criem exibições de informações dinamicamente, com base em campos de metadados específicos. Em seguida, os usuários podem localizar bibliotecas usando pastas ou usando pivôs de metadados e refinar os resultados usando filtros de chave adicionais. Para saber como configurar isso, consulte Configurar a navegação de metadados para uma lista ou biblioteca e usar o agrupamento para modificar uma exibição do SharePoint.

Maior flexibilidade

Os metadados gerenciados facilitam a manutenção e a adaptação dos metadados dos administradores do Term Store à medida que as necessidades de negócios evoluem. Você pode atualizar um conjunto de termos facilmente. E, os termos novos ou atualizados ficam disponíveis automaticamente quando você associa uma coluna de Metadados Gerenciados a esse conjunto de termos. Por exemplo, se você mesclar vários termos em um termo, o conteúdo marcado com esses termos será atualizado automaticamente para refletir essa alteração. Você pode especificar vários sinônimos (ou rótulos) para termos individuais. Se seu site for multilíngue, você também poderá especificar rótulos multilíngues para termos individuais.

Gerenciando metadados

Gerenciar metadados efetivamente requer um pensamento e um planejamento cuidadosos. Pense no tipo de informação que você deseja gerenciar o conteúdo de listas e bibliotecas e pense na maneira como as informações são usadas na organização. Você pode criar conjuntos de termos de metadados para muitas informações diferentes.

Por exemplo, você pode ter um único tipo de conteúdo para um documento. Cada documento pode ter metadados que identificam muitos dos fatos relevantes sobre ele, como estes exemplos:

Finalidade do documento – É uma proposta de vendas? Uma especificação de engenharia? Um procedimento de Recursos Humanos?
Autor do documento e nomes de pessoas que o alteraram
Data de criação, data de aprovação, data da modificação mais recente
Departamento responsável por quaisquer implicações orçamentárias do documento
Espectadores

Aqui estão algumas atividades importantes que estão envolvidas no gerenciamento de metadados:

Planejamento e configuração
Gerenciando termos, conjuntos de termos e grupos
Especificando propriedades para metadados

Planejando e configurando metadados gerenciados

Sua organização pode desejar fazer um planejamento cuidadoso antes de começar a usar metadados gerenciados. A quantia de planejamento que você deve fazer depende de quão formal é sua taxonomia. Depende também de quanto controle você quer impor sobre os metadados.

Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, basta fazer com que os usuários adicionem palavras-chave aos itens e organize-os em conjuntos de termos conforme necessário.

Se sua organização quiser usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias formais, é importante envolver os principais stakeholders no planejamento e desenvolvimento. Depois que os principais stakeholders da organização concordarem com os conjuntos de termos necessários, você poderá usar a ferramenta de gerenciamento do Term Store para importar ou criar seus conjuntos de termos. Para saber como acessar a ferramenta, consulte Abrir a ferramenta de gerenciamento do Term Store

Gerenciando termos, conjuntos de termos e grupos

A ferramenta de gerenciamento do Term Store fornece um controle de árvore que você pode usar para executar a maioria das tarefas. Sua função de usuário para essa ferramenta determina as tarefas que você pode executar. Para trabalhar em termos globais na ferramenta de gerenciamento do Term Store, você deve ser um administrador global ou administrador do SharePoint no Microsoft 365 ou um Administrador de Term Store no SharePoint. Para trabalhar em termos de um site, você pode ser um Gerenciador de Grupo ou Colaborador designado para conjuntos de termos.

Para obter mais informações, consulte Criar e gerenciar grupos e conjuntos de termos.

Para executar ações em um item na hierarquia, siga estas etapas.

Aponte para o nome do aplicativo do Serviço de Metadados Gerenciados, grupo, conjunto de termos ou termo que você deseja alterar e clique na seta exibida.
Selecione as ações desejadas no menu.

Por exemplo, se você for um Administrador do Term Store ou um Gerenciador de Grupo, poderá criar, importar ou excluir conjuntos de termos em um grupo. Os colaboradores do conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.

A ferramenta de gerenciamento da Term Store tem menus apropriados para o nível em cada nível de hierarquia

Propriedades para termos e conjuntos de termos

Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo usando o painel de propriedades na ferramenta de gerenciamento do Term Store. Por exemplo, se você estiver configurando um conjunto de termos, poderá especificar informações como Nome, Descrição, Proprietário, Contato e Stakeholders no painel disponível na guia Geral . Você também pode especificar se deseja que um termo definido seja aberto ou fechado para novos envios de usuários. Ou, você pode escolher a guia Uso Pretendido e especificar se o conjunto de termos deve estar disponível para marcação ou navegação no site.

As propriedades do Term Store permitem configurar configurações como marcação