Planejar uma intranet inteligente do SharePoint

O Microsoft SharePoint oferece uma grande variedade de opções e ferramentas para criar sites de intranet para a sua organização. Mover sua intranet para o SharePoint no Microsoft 365 pode demorar um pouco, principalmente se você já tiver um conteúdo extenso na intranet. Neste artigo, vamos ver como planear uma nova intranet do SharePoint com o foco em colocar rapidamente os sites online e obter um retorno sobre o seu investimento.

Abordamos como:

• Compreender as suas principais prioridades organizacionais
• Compreender a sua audiência
• Planear a governação
• Rever a sua intranet atual
• Identificar e priorizar as suas iniciativas empresariais
• Identificar um cenário chave para o protótipo e o piloto
• Inicie o piloto e interaja com os seus utilizadores

O que é possível com o SharePoint?

Com o SharePoint, qualquer utilizador pode criar rapidamente páginas de intranet altamente funcionais sem a necessidade de escrever código ou outras personalizações difíceis. Estes sites têm um ótimo aspeto em qualquer dispositivo ou ecrã e proporcionam experiências profundamente envolventes aos seus utilizadores.

Se estiver a utilizar atualmente o SharePoint Server para a sua intranet, verá que o SharePoint no Microsoft 365 é mais fácil de trabalhar. As páginas dinâmicas e reativas são fáceis de criar e os requisitos para as TI criarem e manterem soluções personalizadas são muito menos.

Como primeiro passo, para ver exemplos do que é possível fazer com o SharePoint, recomendamos que reveja o Look Book do SharePoint. O look book fornece vários exemplos sobre como incluir notícias, eventos, recursos e conteúdos personalizados em sites do SharePoint que qualquer pessoa pode criar e manter.

Para compreender como as diferentes partes dos componentes funcionam em conjunto, veja o Guia da experiência Moderna no SharePoint.

Para obter inspiração e demonstrações sobre a adoção da intranet inteligente, visite A intranet inteligente – Adoção da Microsoft.

Nas secções seguintes, vamos ver como encontrar o melhor ponto de partida para a sua intranet do SharePoint e como priorizar as diferentes soluções de intranet de que poderá precisar para a sua organização. Mantenha estas referências à mão à medida que trabalha com os intervenientes. Podem ajudá-lo a obter o maior valor e a melhor altura para valorizar as suas soluções de intranet.

Compreender os objetivos empresariais atuais e os principais intervenientes

As intranets mais bem sucedidas não parecem apenas boas, estão principalmente focadas em ajudar as pessoas a trabalhar e, muitas vezes, na promoção do envolvimento. O look book pode ajudá-lo a pensar na forma como os seus conteúdos podem aparecer, mas os seus objetivos de resultados empresariais são importantes para compreender que conteúdo e funcionalidade são mais importantes para os seus utilizadores e para a sua organização.

Todas as organizações têm objetivos estratégicos importantes que impulsionam comportamentos e investimentos. Se quiser ter a certeza de que a intranet tem êxito e obtém o nível de financiamento certo, tem de garantir que está alinhada com estes objetivos. Também pode utilizar estes objetivos para ajudar a priorizar as suas iniciativas de intranet. Ao contrário de muitos projetos tecnológicos, um projeto de intranet nunca é "concluído" porque as prioridades e os interesses da sua organização irão mudar ao longo do tempo. No entanto, a qualquer momento, quer concentrar-se nas iniciativas de intranet mais alinhadas com as suas prioridades organizacionais e com os principais intervenientes empresariais.

Além disso, veja os dados recentes do inquérito de satisfação dos colaboradores. Uma boa forma de se tornar mais informado sobre as informações e ferramentas de que os seus funcionários precisam é analisar os pontos de dor identificados nestes inquéritos.

Compreender a sua audiência

Um bom local para começar a pensar na sua nova intranet é o que é quando a intranet está em vigor. O que as pessoas serão capazes de realizar? Como vão começar o dia? O que as pessoas vão dizer sobre a intranet? Um exercício potencialmente útil para enquadrar os objetivos gerais da intranet é envolver os principais intervenientes da intranet num exercício de história de capa . Este é um exercício de imaginação. O objetivo é pensar amplamente sobre um estado futuro ideal imaginando uma história de capa de revista sobre a nova intranet, incluindo as principais manchetes, barras laterais e citações dos utilizadores.

Com o fim em mente, também pode ser útil criar personas para os seus utilizadores-chave. Uma persona é uma descrição fictícia, mas realista, de um utilizador típico da intranet (por exemplo, novo funcionário inicial/novo, técnico de conhecimento, trabalhador de campo, representante de vendas, gestor de pessoas ou autor de conteúdo). Vai querer fazer alguma pesquisa para interagir com pessoas que representam estas diferentes pessoas para compreender os seus requisitos de informação. Não pode criar uma intranet sem compreender as pessoas para quem a está a criar. Os proprietários de sites por si só não são suficientes – a sua perspetiva é o que querem publicar. Muitas vezes, isso não é a mesma coisa que os seus utilizadores querem consumir.

Pense na governação

Se os seus utilizadores se queixarem de que a pesquisa não foi bem-sucedida porque é detetado demasiado conteúdo irrelevante, tal pode indicar um problema de governação. Antes de pensar no seu novo projeto de intranet, pense em como irá governar a arquitetura e o conteúdo. Estas são decisões que são muito mais fáceis de tomar e impor se forem decididas no início do seu projeto de intranet. Por exemplo, vai querer pensar em:

• Quem pode aprovisionar novos sites e quando são aprovisionados, qual é o processo para garantir que os sites são detetados na navegação ou como marcadores chave na pesquisa?
• Pretende que todos os sites sigam um padrão semelhante para que os utilizadores possam encontrar facilmente conteúdos chave à medida que se deslocam de site para site?
• Quem é responsável e responsável pelo conteúdo nos sites? Com que frequência é necessário rever o conteúdo?
• A gestão de conteúdos dos sites da intranet está nos objetivos de desempenho ou descrições de tarefas para pessoas com permissões de edição ou de proprietário?
• O conteúdo da intranet tem de ser mantido com base nas suas políticas de retenção ou classificado com base na sua sensibilidade?

Não precisa de tomar todas as decisões de governação antecipadamente, mas se não tiver um plano para governar a sua nova intranet inteligente, pode tornar-se rapidamente um terreno baldio de informações que não conseguem atingir os seus objetivos empresariais críticos.

Rever a intranet existente

A sua intranet atual pode ser composta por sites de diferentes grupos empresariais, como RH, TI, Instalações, Engenharia, entre outros. Como primeiro passo para planear a sua nova intranet do SharePoint, recomendamos que faça um inventário dos seus sites existentes e que se reuniu com os proprietários de cada um para determinar os seus objetivos de resultados de negócio para novos sites. Faça um balanço da localização do conteúdo e da quantidade de conteúdo que teria de mover ao criar um novo site de intranet. Observe o conteúdo atual para compreender se está atualizado ou se precisa de ser atualizado antes de mudar para um novo site. Não é invulgar encontrar uma estratégia de migração em que os conteúdos existentes são deixados para trás. Não precisa de migrar nada. Poderá considerar que é mais eficaz criar novos conteúdos otimizados para a experiência moderna do SharePoint em vez de migrar conteúdos existentes e desatualizados para a nova localização.

Como parte destas reuniões, pode identificar as necessidades empresariais que são abordadas por cada site existente, bem como quaisquer requisitos que possa ter para novos sites.

Além de se reunir com os proprietários atuais do site, também poderá querer reunir um grupo de foco de novos funcionários. Os novos funcionários são um público-chave para a intranet e as pessoas que se juntaram à organização nos últimos dois a três meses podem fornecer algumas informações valiosas sobre o que falta ou é difícil de aprender na sua intranet atual, ou recursos que gostariam de ter quando começaram. Também podem fornecer-lhe algumas ideias valiosas das organizações onde trabalharam anteriormente para ajudá-lo a pensar em novas e importantes capacidades a incorporar.

Pense neste passo como uma oportunidade para aprender. Está a aprender sobre o que é importante para os seus utilizadores e para a empresa. Irá utilizar estas informações para identificar iniciativas para a sua intranet.

Identificar iniciativas

Com as informações que recolheu durante a sua pesquisa, trabalhe com os principais intervenientes da intranet para identificar iniciativas que refletem as suas prioridades organizacionais e quaisquer barreiras que possam existir quando as estiver a implementar.

Embora possa, em última análise, implementar soluções para abordar todas as iniciativas identificadas, priorizar o projeto a fazer primeiro irá ajudá-lo a alcançar o sucesso e o envolvimento do utilizador o mais eficientemente possível.

Reveja cada iniciativa que identificou para obter os seguintes critérios:

• Resolve um problema real?
• Quantas pessoas vão utilizá-lo?
• Pode ser construído num período de tempo razoável?
• Qual é o retorno do investimento?

Analise cada iniciativa relativamente ao impacto positivo nos seus utilizadores relativamente à facilidade de implementação. Uma iniciativa de alto impacto que pode ser criada com um mínimo de personalização pode ser um primeiro projeto ideal.

Considere desenhar as suas iniciativas empresariais numa grelha, como a seguinte, e reveja com os intervenientes da intranet e o departamento de TI para escolher a melhor opção para começar.

Para ajudar a decidir qual a iniciativa a abordar primeiro, trabalhe com os líderes empresariais dessa área para resolver os objetivos da solução, quem será responsável por impulsionar o sucesso nesta área e as métricas que irá utilizar para medir o sucesso. Não se concentre apenas nas métricas do sistema. Pense no impacto real do negócio. Por exemplo:

Iniciativa	Conteúdo da chave	Proprietário da empresa	Métrica de êxito do sistema	Métrica de êxito empresarial
Informar os colaboradores sobre os benefícios (site de Benefícios)	- Anúncios - Vídeos de formação	HR	- Visualizações de notícias - Vistas de vídeo de formação	Os pedidos de ajuda são reduzidos em x%
Notícia semanal de um líder sénior	- Eventos de transmissão em fluxo - Formação formal	Engenharia	- Conteúdo de preparação produzido para todos os aspetos da excelência da codificação - Eventos de transmissão em fluxo mensais	Formação concluída com êxito por x% da equipa de engenharia
Promover um acordo positivo dos colaboradores sobre a estratégia da empresa (Executive Leadership Viva Engage Community)	Mensagens de notícias - Eventos de transmissão em fluxo - Viva Engage conversações	HR	Publicações de atividade mensal em curso por liderança e comentários por funcionários	- Viva Engage conversações mostram um sentimento positivo - Comentários abordados no prazo de 24 horas – "nenhuma pergunta/comentário deixado para trás" - aumento de x% nas classificações de satisfação dos colaboradores para comunicações executivas
Melhorar a consistência da linha cronológica no desenvolvimento de propostas (site de Marketing)	- Diapositivos de valor comercial da empresa - Modelos de proposta	Marketing	- Transferências de diapositivos - Alinhamento da equipa de vendas	x% de redução no tempo para criar propostas

Escolher cenários piloto

Trabalhe com o proprietário de cada cenário para determinar qual seria o aspeto de uma solução ideal para o mesmo:

• Quem são os seus visitantes?
• O que os visitantes do site querem realizar ou aprender?
• Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
• Que informações pretende promover?
• Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
• Quem são os campeões que os ajudarão a transitar para o novo site ou solução?
• Como saberá se a sua solução foi bem-sucedida?

Por exemplo, crie uma tabela como a seguinte para listar cenários empresariais que pretende abordar com sites de intranet na sua organização:

Como um...	Preciso...	Para que...	Sei que isso é bem-sucedido quando...
Funcionário	Compreender e atualizar os meus benefícios	Posso tirar partido de um benefício chave do ciclo de vida	Os pedidos de ajuda são reduzidos
Funcionário	Saiba como utilizar o portal de benefícios self-service	Efetuar atualizações por conta própria	Os pedidos de ajuda são reduzidos
Funcionário de RH	Promover a utilização do portal de benefícios self-service	Posso passar mais tempo trabalhando com funcionários em perguntas e cenários de benefícios exclusivos	Todas as interações de meus funcionários são sobre cenários essenciais individuais

Nos cenários de alta prioridade, identifique quais cumprem estes três critérios principais:

• Pode criar um protótipo rapidamente (alguns dias)?
• Há um patrocinador comprometido?
• Existe conteúdo atualizado suficiente para demonstrar as principais capacidades?
• Existe uma audiência específica para um piloto?

Depois de compilar estas informações, crie um resumo de estrutura para ajudar a mapear o percurso do utilizador sobre como pretende que o site funcione. Por exemplo:

Componente de percurso do utilizador	Descrição
Cenário	Site de liderança: site único para os funcionários ouvirem da liderança da empresa, conhecerem os objetivos da empresa e ouvirem as notícias mais recentes de reuniões de clientes e eventos do setor.
Usuários	Todos os funcionários da empresa.
Valor	Aumente a consciencialização e o alinhamento dos colaboradores com a estratégia da empresa e as iniciativas empresariais.
Percurso do utilizador	- News post is sent to the company announcing a leadership Q&A meeting - Allan vai ao portal de liderança para watch o evento em direto - Allan usa Viva Engage para fazer uma pergunta na reunião - Allan partilha a ligação de gravação com colegas.
Métrica	- Vistas de eventos em direto - Vistas de gravação de eventos - Viva Engage compromisso
Esticar objetivos	- Cativação Viva Engage continuada - Melhorar o sentimento dos colaboradores (inquérito)

Escolher componentes da solução

O SharePoint oferece vários blocos modulares que pode utilizar para criar uma intranet:

• Sites de comunicação – utilize sites de comunicação para partilhar notícias, relatórios, estados e outras informações através de vários modelos e peças Web.
• Home site – uma home site é um site de comunicação que definiu como a página de destino da intranet para a sua organização.
• Sites hub – utilize sites centrais para organizar sites e equipas relacionados e centralizar a gestão de notícias, pesquisas e conteúdos.
• Notícias do SharePoint – utilize a peça Web de notícias para publicar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias de pessoas, atualizações de status e muito mais que possam incluir gráficos e formatação avançada.
• Viva Engage - Utilize Viva Engage para se ligar a pessoas na sua organização para além dos limites de projetos, funções e departamentos.
• Dynamics 365 Customer Voice - Utilize Dynamics 365 Customer Voice para criar questionários personalizados, inquéritos, questionários, registos e muito mais.
• Stream - Utilize Stream para realizar reuniões, eventos e formação em direto e a pedido.

Para o cenário que decidiu criar, escolha os componentes que terá de utilizar para cumprir os objetivos empresariais do site. Recomendamos a criação de um protótipo rápido e a concessão de acesso aos principais intervenientes. Isto fornece um quadro substantivo para novas discussões e revisões da conceção.

Nesta fase, recomendamos que envolva o suporte técnico para que estejam preparados para responder a perguntas após a implementação do site para uma audiência maior.

Para obter as melhores práticas para iniciar um site da intranet, veja Criar e iniciar um portal do SharePoint em bom estado de funcionamento.

Implementar o piloto

Quando o protótipo evoluiu para um ponto em que pretende partilhá-lo mais amplamente, pode implementá-lo num grupo piloto ou até mesmo para toda a organização. A adoção do utilizador é uma parte fundamental do sucesso de um novo site de intranet. Para impulsionar a utilização do site, recomendamos que utilize uma abordagem superior e inferior para cima:

• Recrute patrocinadores executivos que possam garantir que o projeto de intranet é financiado e podem ajudar a enviar mensagens sobre a importância do novo site para outras pessoas na organização.
• Capacite os campeões de toda a organização para promoverem o novo site a nível de raízes populares.

Outras coisas que pode fazer para impulsionar o sucesso incluem:

• Ter campanhas de lançamento de eventos e comunicações.
• Fornecer formação formal.
• Mantenha o horário de expediente regular onde os utilizadores podem fazer perguntas.

À medida que o site é lançado e mais utilizadores se envolvem, watch as suas métricas de sucesso e faça ajustes conforme necessário para impulsionar mais cativação e satisfação do utilizador.

Quando o site estiver a caminho do sucesso, faça um balanço de todas as lições aprendidas no processo e avance para o próximo projeto de intranet que pretende realizar.

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