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Relatório sobre compartilhamento de arquivos e pastas em um site do SharePoint

Pode criar um ficheiro CSV de cada ficheiro, utilizador, permissão e ligação exclusivos num determinado site do SharePoint ou oneDrive. Isso pode ajudá-lo a entender como o compartilhamento está sendo usado e se os arquivos ou pastas estão sendo compartilhados com os convidados. Tem de ser um administrador do site para executar o relatório. Estão disponíveis opções de relatórios adicionais com o Microsoft Graph Data Connect.

Quando executa o relatório, o ficheiro CSV é guardado numa localização à sua escolha no site. Se não quiser que os membros do site vejam o relatório, considere criar uma pasta com permissões diferentes onde apenas os proprietários do site podem aceder ao relatório.

Para executar o relatório (SharePoint):

  1. Abra o site onde pretende executar o relatório
  2. No menu Definições , selecione Utilização do site.
  3. Na secção Partilhado com utilizadores externos , selecione Executar relatório.
  4. Selecione uma localização para guardar o relatório e, em seguida, selecione Guardar.

Para executar o relatório (OneDrive):

  1. No iniciador de aplicações do Microsoft 365, selecione o mosaico OneDrive.
  2. No menu Definições , selecione Definições do OneDrive.
  3. Selecione Mais definições e, em seguida, selecione Executar relatório de partilha.
  4. Selecione uma localização para guardar o relatório e, em seguida, selecione Guardar.

O relatório pode demorar algum tempo a ser executado consoante o tamanho do site.

Quando o relatório terminar de ser executado, receberá um e-mail com uma ligação para o relatório.

Formato CSV

Para itens partilhados com acesso direto, o relatório contém uma linha para cada combinação de utilizador/item. Os grupos do SharePoint são apresentados no relatório, mas não são utilizadores individuais dentro dos mesmos.

Para itens partilhados com uma ligação, o relatório contém uma linha para cada utilizador com sessão iniciada que tenha utilizado a ligação ou que tenha sido enviada através da caixa de diálogo de partilha. As ligações foram e-mails diretamente que não foram clicadas e as ligações Qualquer pessoa não são incluídas no relatório.

O relatório contém as seguintes colunas:

Coluna Descrição
Caminho do recurso O URL relativo do item
Tipo de item O tipo de item (Web, pasta, ficheiro, etc.)
Permissão O nível de permissão que o utilizador tem neste item
Nome do usuário Nome amigável do utilizador ou grupo que tem acesso a este item. Se esta for uma ligação de partilha, o nome de utilizador é SharingLink
Correio Eletrónico do Utilizador O endereço de e-mail do utilizador que tem acesso a este item. Isto está em branco para grupos do SharePoint.
Tipo de Utilizador ou Grupo O tipo de utilizador ou grupo: Membro (interno), Convidado (externo), grupo do SharePoint, Grupo de segurança ou grupo do Microsoft 365. (Membro refere-se a um membro no diretório, não a um membro do site.)
ID da Ligação O GUID da ligação de partilha se o nome de utilizador for Partilhar Ligação
Tipo de Ligação O tipo de ligação (Anónimo, Organização, Pessoas Específico) se o nome de utilizador for Partilhar Ligação
AccessViaLinkID O ID da Ligação utilizado para aceder ao item se a permissão de um utilizador para um item for através de uma ligação.

Visão geral da A Conexão de Dados do Microsoft Graph