Visão geral do gerenciamento de ativos digitais no SharePoint Server 2013

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve os recursos digitais (também conhecidos como multimédia avançada) e define termos-chave que são utilizados em relação à gestão de recursos digitais no SharePoint Server 2013. Também explica aspetos da gestão de recursos digitais através da biblioteca de recursos no SharePoint Server 2013, descreve os principais utilizadores de uma biblioteca de recursos e descreve cenários comuns para utilizar a biblioteca de recursos no SharePoint Server 2013.

Para obter mais informações sobre como planear uma solução para gerir recursos digitais, consulte Planear bibliotecas de recursos digitais no SharePoint Server 2013.

Quantidades crescentes de trabalhadores administrativos criam ou reutilizam imagens e outros ativos de mídia avançada como parte de suas tarefas diárias. Frequentemente, porém, não existe nenhum repositório centralizado em âmbito departamental ou empresarial que otimize a armazenagem desses ativos. Um repositório centralizado permite que os usuários facilmente localizem e reutilizem ativos de mídia avançada que outras pessoas tenham criado. A biblioteca de recursos no SharePoint Server 2013 pode poupar tempo de uma organização e outros recursos ao fornecer um repositório especializado para armazenar e gerir recursos digitais. Os usuários não precisam mais procurar ativos em vários lugares da rede, nem recriar ativos do zero. Usando um repositório centralizado para gerenciar ativos digitais, a empresa também controla melhor o conteúdo confidencial relativo à marca e garante a disponibilização somente de ativos aprovados para usuários adequados.

Sobre o gerenciamento de ativos digitais

Um ativo digital é um arquivo de imagens, de áudio ou de vídeo ou outro fragmento reutilizável de conteúdo de mídia avançada, usado por uma organização em aplicações por toda a empresa. A biblioteca de recursos no SharePoint Server 2013 permite aos utilizadores criar, detetar e reutilizar facilmente recursos digitais existentes na organização.

No SharePoint Server 2013, utiliza uma biblioteca de recursos para armazenar e partilhar recursos digitais com utilizadores. A biblioteca de recursos é um modelo de biblioteca do SharePoint Server 2013 personalizado para utilizar tipos de conteúdo concebidos especificamente para armazenar e catalogar recursos de multimédia avançados.

Uma solução efetiva para gerenciar ativos digitais especifica o seguinte:

• Os metadados para fornecer cada tipo de ativo.

• A quantidade de espaço de armazenamento necessária para os ativos e os problemas de desempenho que devem ser considerados ao fornecer os ativos aos usuários.

• Onde armazenar ativos em cada estágio da respectiva vida útil.

• Como controlar o acesso a um ativo em cada estágio da sua vida útil.

• Como mover ativos dentro da organização à medida que os integrantes da equipe contribuem para criar, revisar, aprovar, publicar e dispor dos ativos.

• Quais políticas devem ser aplicadas aos ativos para que as ações a eles relacionadas sejam auditadas, para que sejam retidos ou disponibilizados corretamente e para que os ativos importantes para a empresa sejam protegidos.

• Como os ativos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com as necessidades e diretrizes da empresa.

Para obter informações sobre como planear uma solução de recursos digitais com o SharePoint Server 2013, veja Planear bibliotecas de recursos digitais no SharePoint Server 2013.

Usuários de uma biblioteca de ativos

Geralmente, os utilizadores de uma biblioteca de recursos no SharePoint Server 2013 enquadram-se numa das três categorias seguintes:

• Criadores de ativos. Esta categoria inclui as pessoas que criam ativos individuais, como projetistas gráficos, produtores de vídeo ou redatores de marketing, e aqueles que enviam ativos para a biblioteca de ativos. Um projetista gráfico, por exemplo, pode criar um logotipo de produto em várias resoluções e tamanhos, colorido e preto e branco para, depois, carregar todas as versões do logotipo na biblioteca de ativos para uso dos demais integrantes de uma equipe de marketing de produto.

• Gerentes de ativos. Inclui as pessoas que gerenciam os ativos da biblioteca. Elas são responsáveis por todo o fluxo de trabalho, desde o momento do primeiro envio de um ativo, passando pela sua publicação, até a hora em que ele deixa de ser válido. Essas pessoas também são responsáveis pelo gerenciamento e organização de ativos na biblioteca. Por exemplo, um gerente de ativos pode pegar várias versões de um logotipo de produto e classificá-las adequadamente na biblioteca, adicionar metadados importantes, como palavras-chave, e definir uma data limite para uso do ativo.

• Consumidores de ativos. Nesta categoria estão pessoas que precisam localizar e usar ativos da biblioteca para criar outros produtos de trabalho. Os web designers, por exemplo, podem usar um logotipo de produto da biblioteca de ativos quando criarem páginas de marketing de sites do produto.

Dependendo do cenário, pode haver um cruzamento do trabalho desses usuários. Por exemplo, usuários que têm permissão para carregar ativos na biblioteca também podem ter permissões para classificar e gerenciar os ativos que enviam para o arquivo. Os criadores de ativos também podem ser consumidores de ativos, se procurarem e usarem ativos adicionados a outros produtos de trabalho, que, por sua vez, forem carregados como ativos separados. Um produtor de vídeo, por exemplo, pode usar um logotipo de produto durante a elaboração de um vídeo de marketing de um produto e, depois, carregar o vídeo na biblioteca como um ativo separado.

Gerir recursos digitais no SharePoint Server 2013

O SharePoint Server 2013 fornece um modelo de biblioteca denominado Biblioteca de Recursos que é personalizado para utilizar novos tipos de conteúdo de imagem, áudio e vídeo concebidos especificamente para armazenar e catalogar recursos de multimédia avançados. Estes novos tipos de conteúdo utilizam novos tipos de coluna, como Pré-visualização, Tamanho da Imagem, Data de Captura de Imagem e Comprimento (segundos) que contribuem para os metadados de um recurso específico. A biblioteca de recursos também tem um modo de pré-visualização que apresenta uma miniatura e alguns destes metadados quando colocar o ponteiro sobre um elemento. As palavras-chave empresariais podem ser atribuídas a recursos para os tornar mais facilmente detetados através da pesquisa. As palavras-chave podem ser atribuídas por um criador de recursos quando um novo recurso é carregado ou as palavras-chave podem ser adicionadas mais tarde por um gestor de recursos. Os utilizadores podem classificar recursos, uma capacidade que fornece metadados adicionais para recursos. Os metadados podem ser utilizados quando os recursos são apresentados numa Peça Web. Por exemplo, se tiver uma biblioteca de vídeos de formação que os utilizadores visualizaram e classificaram, pode utilizar uma Peça Web para apresentar os vídeos mais bem classificados numa página Web.

Os criadores e os gerentes de ativos trabalham diretamente na biblioteca de ativos para carregar, classificar e gerenciar os ativos. Os consumidores de ativos pode pesquisar a biblioteca para encontrar ativos que precisam inserir em projetos de outros aplicativos. Os consumidores de recursos podem navegar numa biblioteca de recursos a partir de aplicações do Office e inserir um recurso na aplicação aberta, como o Word ou o PowerPoint.

Pode apresentar recursos digitais aos utilizadores no SharePoint Server 2013 das seguintes formas:

• Permitir que os usuários pesquisem a biblioteca de ativos.

• Inserir uma Web Part em uma página da web de um site da equipe.

• Usar o controle de campo de vídeo em uma página de publicação de um site de publicação.

• Usar a Web Part de Consulta de Conteúdo.

Os métodos específicos que você usa para exibir ativos aos usuários da biblioteca de ativos vai variar dependendo de quem é o usuário, como ele precisa usar os ativos da biblioteca e dos métodos de exibição de ativos mais apropriados a um cenário.

Além das funcionalidades que fazem parte da biblioteca de recursos, pode tirar partido das funcionalidades do SharePoint Server 2013, como fluxos de trabalho, encaminhamento, regras e políticas. Estes recursos ajudam a gerenciar os ativos à medida que chegam na biblioteca, controlam o progresso dos ativos, automatizam publicações de ativos na aprovação e definem a data de expiração dos ativos.

Cenários para uso da biblioteca de ativos

Os utilizadores com permissões de Edição podem adicionar uma biblioteca de recursos a qualquer site ou coleção de sites do SharePoint Server 2013. A tabela abaixo descreve os possíveis cenários nos quais você pode usar uma biblioteca de ativos digitais.

Cenário	Descrição
Biblioteca de marcas corporativas	A biblioteca de ativos armazena ativos de marcas corporativas, como logotipos, artes finais e outros ativos digitais, e os fluxos de trabalho e políticas ajudam a gerenciar o conteúdo. Equipes de criação podem enviar ativos digitais para a biblioteca de ativos depois de revisados e publicados. Os administradores de conteúdo gerenciam e editam os ativos digitais para garantir que sejam corretamente marcados e organizados. Os responsáveis pelas informações e os parceiros da extranet que querem ativos de marca ou logotipos corporativos, usam a biblioteca para localizar o conteúdo necessário.
Portal divisional	A biblioteca de ativos é um repositório de arquivos de imagens e mídia avançada de um site de portal. Neste cenário, qualquer designer ou colaborador pode carregar logotipos e imagens na biblioteca para outras pessoas verem e usarem. O conteúdo geralmente é gerenciado por colaboradores e há uma política ou um fluxo de trabalho mínimo relacionado à adição e gerenciamento de conteúdo. Por exemplo, a biblioteca do portal divisional pode ter vários colaboradores, mas somente alguns aprovadores. Autores e web designers do site usam a biblioteca visualizando, baixando e inserindo o conteúdo dela em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações.
Site de equipe	Semelhante a um portal divisional, porém menor. A biblioteca de ativos é um repositório de imagens e mídia avançada de um único site de equipe. Neste cenário, qualquer integrante da equipe pode carregar ativos na biblioteca para que outros integrantes da equipe vejam e usem. O conteúdo é gerenciado de acordo com o necessário pelos colaboradores e há uma política ou fluxo de trabalho mínimo. Os integrantes da equipe usam a biblioteca visualizando, baixando e inserindo seu conteúdo em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações.
Arquivo corporativo	A biblioteca de ativos armazena imagens, vídeo, documentos e outros ativos que tenham valor histórico para a organização. Os usuários podem enviar itens atuais e antigos, que são reunidos, digitalizados, organizados e marcados por curadores, que gerenciam a biblioteca para que outros usuários possam procurar, pesquisar e exibir o conteúdo arquivado.
Site de compartilhamento de mídia divisional	A biblioteca de ativos armazena arquivos de áudio e vídeo. Neste cenário, qualquer pessoa pode contribuir com a biblioteca e há pouco ou nenhum gerenciamento de itens na biblioteca. As avaliações estão habilitadas para a biblioteca e são combinadas com marcação social de ativos para orientar a estrutura e a apresentação de ativos dentro da biblioteca.