Exercício: criar um fluxo de processo empresarial com condições

Concluído

Fluxos de processos empresariais orientam você pelos diferentes estágios de processos de vendas, marketing ou serviços até a conclusão. Para um processo simples, um fluxo de processo empresarial linear é uma boa opção. Porém, em cenários mais complexos, você pode usar um fluxo de processo empresarial aprimorado com ramificações para direções diferentes, dependendo das condições no fluxo.

As ramificações são selecionadas automaticamente em tempo real, com base em regras definidas na definição do processo.

• Se você tiver permissões para Criar em fluxos de processo empresarial, poderá usar a lógica If-Else para criar fluxos de processo empresarial com várias ramificações.

• A ramificação condicional pode ser formada por diversas expressões lógicas que usam uma combinação de operadores AND ou OR.

Por exemplo, para o processo de venda de carros, você pode configurar um fluxo de processo empresarial único que comece com um estágio de qualificação comum, mas se divida em ramificações separadas, com base em uma regra:

• Uma ramificação gerencia o caso de um cliente que prefere um carro novo ou seminovo.

• Outra ramificação gerencia o caso de um cliente com orçamento acima ou abaixo de US$ 20.000.

• Uma terceira ramificação pode ser para comprar ou recusar um plano de manutenção ou de serviço.

O diagrama a seguir mostra um fluxo de processo empresarial que contém ramificações.

Diretrizes para fluxos de processo empresarial com ramificações

Considere os seguintes pontos ao projetar um fluxo de processo empresarial com ramificações:

• Um processo pode abranger no máximo cinco tabelas exclusivas do Dataverse.

• Você pode usar no máximo 30 estágios por processo e 30 etapas por estágio.

• Cada ramificação pode ter até cinco níveis de profundidade.

• As regras de ramificação devem se basear nas etapas do estágio imediatamente anterior.

• Você pode combinar várias condições em uma regra usando o operador AND ou OR, mas não ambos.

• Quando você define um fluxo de processo, outra opção é selecionar um relacionamento de tabela. Esse relacionamento de tabela deve ser de um para muitos (1:N).

• Mais de um processo ativo pode ser executado simultaneamente no mesmo registro de dados.

• Quando são mescladas, todas as ramificações pares devem ser mescladas em um único estágio, ou cada ramificação par deve finalizar o processo. Uma ramificação par não pode ser mesclada com outras ramificações e finalizar o processo ao mesmo tempo.

Observação

• Uma tabela usada no processo pode ser revisitada várias vezes (ou seja, pode haver vários loops de tabela fechados).
• Um processo pode voltar para o estágio anterior, não importa o tipo de tabela. Por exemplo, se o estágio ativo for Entregar Cotação em um registro de cotação, os usuários do processo poderão retornar o estágio ativo para o estágio Propor em um registro de oportunidade.

Pré-requisitos

• Acesso ao Power Automate.

• Um ambiente com um banco de dados do Microsoft Dataverse e os aplicativos do Dynamics 365 habilitados. (Aplicável somente para contas corporativas ou de estudante.) Se você não tiver os aplicativos do Dynamics 365 habilitados, poderá criar uma tabela "Cliente Potencial", mas precisará adicionar as colunas apropriadas para acompanhar o exemplo.

• Experiência na criação de um fluxo de processo empresarial.

Exemplo de participação do cliente do Dynamics 365: fluxo de processo de vendas de carros com duas ramificações

Vamos examinar um exemplo de um fluxo de processo empresarial com duas ramificações. Neste exemplo, o fluxo de processo empresarial é usado para vendas de carros novos e seminovos.

Primeiro, criamos um processo denominado Processo de Vendas de Carro.

1. Inicie o Power Automate e entre usando a conta da sua empresa.

2. No painel esquerdo, selecione Soluções.

3. Escolha uma solução na qual você gostaria de construir o fluxo do processo empresarial.

4. Na barra superior, selecione + Novo, passe o mouse sobre Automação, passe o mouse sobre Processo e selecione Fluxo do processo empresarial.

   

5. No painel Criar um fluxo de processo empresarial, preencha os campos obrigatórios:

   • Nome do fluxo: insira Processo de vendas de carro.

   • Nome: um nome exclusivo baseado no nome de exibição que você inseriu. Você pode alterar o nome ao criar o processo, mas não pode alterá-lo após o processo ter sido criado.

   • Escolher uma tabela: selecione a tabela Cliente Potencial.

     A tabela que você seleciona afeta os campos disponíveis nas etapas que podem ser adicionados ao primeiro estágio do fluxo de processo. Se você não encontrar a tabela Contato, verifique se a opção Fluxos de processo empresarial (campos serão criados) está marcada para essa tabela na definição dela. Não é possível alterar a tabela depois de salvar o processo.

6. Selecione Criar.

7. Depois que a nova página aparecer no PowerApps, selecione o primeiro estágio ao processo, nomeie o estágio Qualificar e adicione duas etapas de dados: Período de Compra e Preferência de Carro.

8. Após o estágio comum Qualificar, divida o processo em duas ramificações separadas, adicionando um componente Condição:

   1. Configure a condição com regras que atendam às suas necessidades de negócios.

   2. Para adicionar a primeira ramificação, que é executada quando a condição for atendida, adicione um componente Estágio ao caminho Sim do componente Condição.

   3. Para adicionar a segunda ramificação, que é executada quando a condição não for atendida, adicione um componente Estágio ao caminho Não do componente Condição.

   Dica

   Para criar ramificações mais complexas, adicione outro componente Condição ao caminho Não de um componente Condição existente.

   Se Preferência de carro = Novo, o processo será ramificado para o estágio Vendas de Carro Novo, conforme mostrado aqui.

   

   Caso contrário, o processo passa para o estágio Vendas de Carro Seminovo na segunda ramificação, conforme mostrado aqui.

   

   Após a conclusão de todas as etapas do estágio Vendas de Carro Novo ou Vendas de Carro Seminovo, o processo retornará para o fluxo principal, no estágio Entregar Cotação.

   

Exemplo de como impedir a divulgação de informações

Você deve considerar alguns pontos para impedir que pessoas vejam informações específicas sobre um fluxo de processo.

Esta seção usa o exemplo de um fluxo de processo empresarial com ramificações para processar uma solicitação de empréstimo em um banco. No diagrama a seguir, as entidades personalizadas usadas nos estágios são mostradas entre parênteses.

Neste cenário, a analista de empréstimo bancário precisa acessar o registro de Solicitação, mas ela não deve ter visibilidade da investigação da solicitação. À primeira vista, parece fácil atender a esse requisito atribuindo à analista de empréstimo um direito de acesso que não permita acesso à tabela Investigação. Porém, examinaremos o exemplo em mais detalhes para ver se realmente será tão fácil.

Digamos que um cliente envie uma solicitação de empréstimo de mais de US$ 60.000 para o banco. Esta é uma exibição geral dos estágios e das ramificações:

• No primeiro estágio, a analista de empréstimo verifica a solicitação.

• Uma regra de ramificação verifica se o valor devido ao banco excede US$ 50.000. Se essa regra de ramificação for atendida, o próximo estágio do processo será investigar se a solicitação é fraudulenta.

• Se for determinado que a solicitação é fraudulenta, o processo passará para ações legais contra o solicitante.

• A analista de empréstimo não deve ter visibilidade dos dois estágios investigativos, pois ela não tem acesso à tabela Investigação.

• Porém, se a analista de empréstimo abrir o registro de Solicitação, poderá ver todo o processo. Ela poderá não apenas ver o estágio de Investigação de Fraude, mas também identificar o resultado da investigação, pois poderá ver o estágio de Ação Legal no processo.

• A analista de empréstimo pode ver as etapas nos estágios de investigação, escolhendo o estágio. Embora não possa ver os dados nem o status de conclusão da etapa, ela poderá identificar as possíveis ações adotadas contra o solicitante durante os estágios de Investigação de Fraude e Ação Legal.

Neste fluxo de processo, a analista de empréstimo pode ver os estágios da Investigação de Fraude e Ação Legal, e isso constitui divulgação imprópria de informações.

Preste atenção especial às informações que podem ser divulgadas devido à ramificação. Em nosso exemplo, para evitar a divulgação de informações, divida o processo em dois processos separados: um para o processamento da solicitação e outro para a investigação de fraude. Para a analista de empréstimo, o processo terá esta aparência.

O processo para a investigação será independente e incluirá os estágios a seguir.

Você precisará fornecer um fluxo de trabalho para sincronizar a decisão de Aprovar/Negar do registro de Investigação com o registro de Solicitação.

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