Implementação e acompanhamento do workshop
O workshop de estratégia de substituição será apresentado pelo arquiteto da solução, mas a expectativa é que a equipe de implementação apresente as informações da estratégia de substituição. Cada seção da agenda deve ter um responsável da equipe de implementação. No início de cada seção, esse proprietário deve apresentar uma visão geral ou um resumo do escopo e dos planos, incluindo os designs que se aplicam a esse aspecto do plano de substituição. Quando todos os tópicos da agenda planejada tiverem sido discutidos, o restante do tempo deverá ser reservado para perguntas e respostas com o arquiteto de soluções.
Em cada sessão, os participantes deverão discutir o escopo e a abordagem. Como parte dessa expectativa, o arquiteto de soluções pode fornecer algumas diretrizes diretamente na reunião. No entanto, essas sessões não devem ser sessões de design, mas sim de revisão. Os comentários fornecidos podem alterar o plano atual ou design, mas o trabalho detalhado nessas áreas será conduzido pela equipe de implementação após o workshop.
Saídas da estratégia de substituição
A saída do workshop de estratégia de substituição é um documento de descobertas. Esse documento é uma resposta às informações fornecidas como preparação para o workshop ou durante o workshop.
Geralmente, essas conclusões são de um destes três tipos:
Declarações – Essas descobertas se relacionam a aspectos específicos da estratégia de substituição que o arquiteto de soluções deseja chamar como significativa. Essas declarações são fatores que podem não representar um risco ou um problema específico, mas são fundamentais para a substituição e devem ser observados porque, se forem alterados, terão um impacto significativo. Essas declarações podem se relacionar a itens de escopo específico, aspectos de design da estratégia de substituição, ou técnica ou abordagem de implementação.
Riscos – Essas descobertas representam um aspecto da abordagem da solução ou implementação que constitui um risco que deve ser rastreado no projeto. Esses riscos podem estar relacionados a planos, abordagens ou designs existentes que tenham um potencial observado para resultados negativos. Elas também podem estar relacionadas a áreas da substituição que ainda não foram adequadamente exploradas e, como tal, representam um risco que algo inesperado pode surgir. Essas conclusões serão acompanhadas por uma instrução do que é visto como um risco, juntamente com as etapas de mitigação recomendadas.
Problemas – Essas descobertas representam um aspecto da abordagem da estratégia de substituição ou implementação que constituem um problema que está causando impacto negativo sobre a implementação ou, se não for corrigido, terá um impacto negativo no futuro. Essas conclusões serão acompanhadas por uma instrução de qual é ou será o impacto, juntamente com as etapas de resolução recomendadas.
O documento de conclusões será distribuído para as organizações do cliente e do parceiro, e uma reunião de revisão será agendada para revisar as conclusões em detalhes. O documento será enviado aos líderes da implementação e aos patrocinadores executivos nas duas organizações. Ocasionalmente, o documento de conclusões pode ser longo. Se isso acontecer, deve ser fornecido um resumo executivo realçando as conclusões essenciais e críticas a fim de facilitar seu entendimento pela gerência executiva.
Acompanhamento da estratégia de substituição
Depois que o workshop de estratégia de substituição tiver sido conduzido e as descobertas tiverem sido revisadas, os itens identificados como riscos e problemas, e seus itens de ação associados para mitigação e resolução, serão gerenciados para serem concluídos como parte da participação geral.
Problemas identificados geralmente terão um impacto na capacidade de ativação com êxito. Resolva esses problemas antes de avaliar a preparação para ativação e implantar um ambiente de produção.
Os riscos e as mitigações recomendadas associadas podem ser gerenciados de acordo com a estratégia geral da substituição, mas serão monitorados durante o projeto. Os riscos que não são mitigados podem ser percebidos posteriormente como problemas que também poderiam afetar a ativação.