Descrever a organização e as entidades legais
A primeira configuração a ser concluída durante a implementação de aplicativos de finanças e operações é a organização. Os dados mestre e transacionais em aplicativos de finanças e operações giram em torno da estrutura organizacional definida na instância. Há três tipos de organizações internas: entidades legais, unidades operacionais e equipes.
Entidades legais
A primeira configuração a ser concluída durante a implementação de finanças e operações é a organização. Os dados mestre e transacionais em aplicativos de finanças e operações giram em torno da estrutura organizacional definida na instância. Há três tipos de organizações internas: entidades legais, unidades operacionais e equipes.
Entidades legais
Criar uma entidade legal e prepará-la para gerenciamento financeiro é a primeira etapa do processo de implementação.
Uma entidade legal é uma organização que tem uma estrutura legal registrada ou legislada. As entidades legais podem celebrar contratos legais e podem ser obrigadas a preparar declarações que relatem seu desempenho. O país ou a região selecionado para o endereço principal da entidade legal controla os recursos específicos do país e da região disponíveis para a entidade legal.
Antes de escolher o país/região para a nova entidade legal, é necessário compreender o significado da localização em aplicativos de finanças e operações.
Alguns requisitos regulatórios de determinados países/regiões exigem que os aplicativos de finanças e operações habilitem ou desabilitem certas funcionalidades e recursos e até mesmo alguns formulários, campos, relatórios e consultas.
Empresa é um tipo de entidade legal. No Finance, as empresas são o único tipo de entidade legal que você pode criar, e cada entidade legal está associada a uma ID da empresa.
O campo ID da Empresa é limitado a quatro caracteres alfanuméricos. Após criada, a ID da empresa não poderá ser alterada. Portanto, certifique-se de planejar e considerar uma convenção de nomenclatura antes de criar entidades legais no ambiente de produção. Os usuários podem acessar os dados exclusivamente da empresa em que estão conectados, desde que tenham as permissões de segurança necessárias para suas funções.
Um nome de pesquisa é um nome alternativo que você pode usar para pesquisar essa entidade legal. Uma das melhores maneiras de aprender sobre aplicativos de finanças e operações e implementá-los com sucesso é ouvir a história das operações diárias de um cliente. Você precisa ser capaz de coletar e converter os requisitos do cliente em casos de teste e tentar fazer a correspondência entre a funcionalidade e a configuração dos aplicativos de finanças e operações com os processos empresariais do cliente.
Vamos dar um exemplo. A Contoso, uma organização com pelo menos uma empresa ou entidade legal, registrou as suas empresas internacionais em vários países/regiões, inclusive Alemanha, Estados Unidos e França.
A Contoso é uma organização formada por um grupo de pessoas que trabalham juntas para realizar um processo empresarial ou alcançar uma meta. As hierarquias organizacionais representam os relacionamentos entre as organizações que compõem a empresa. Essa organização optou por adquirir uma empresa chamada Adventure Works Cycles. Você pode criar uma nova entidade legal navegando até a página Entidades legais.
IDs de Registro
Muitos países e regiões têm diferentes regulamentos e requisitos para registrar números ou IDs de registro.
Para diferentes países/regiões, existem várias funcionalidades específicas do local relacionadas aos números de registro fornecidos por diferentes escritórios governamentais. Exemplos de números de registro incluem EIN (número de identificação de empregador), TIN (número de identificação do imposto) e identificação do imposto sobre valor agregado (IVA) da Europa (ID do IVA da UE). Esse recurso fornece uma estrutura unificada para todos os países e regiões, levando em consideração os requisitos específicos de cada país e região de alguns países/regiões europeus.
A categoria Registro é um identificador de registro de país/região aprovado para uso em um país/região para fins fiscais, alfandegários e outros.
Unidades operacionais
Uma unidade operacional é uma organização que você pode usar para dividir o controle dos recursos econômicos de uma empresa. Ajuda a consolidar as diversas perspectivas de relatórios com base em processos operacionais.
Os tipos de unidades operacionais incluem centros de custo, unidades de negócios, fluxos de valor, departamentos e canais de comércio.
Os gerentes usam um centro de custos para gerenciamento e controle operacional dos processos empresariais que abrangem entidades legais. Os gerentes são responsáveis pelas despesas orçamentadas e reais do centro de custo definido.
Você pode usar uma unidade de negócios para relatórios financeiros com base em setores ou linhas de produtos que uma organização atende independentemente de entidades legais. Considere uma unidade de negócios como uma unidade semiautônoma que pode atender a um objetivo estratégico de negócios.
Na lean manufacturing, um fluxo de valor controla as atividades e os fluxos de produção necessários para fornecer um produto ou serviço aos consumidores.
Um departamento define as operações de negócios com base em áreas funcionais. Um departamento pode ter responsabilidade por lucros e perdas e pode consistir em um grupo de centros de custo.
Um canal de comércio pode ser uma loja física, uma plataforma online ou um call center. Os canais são essenciais para gerenciamento e operação de uma ou várias lojas que podem fazer parte da mesma entidade legal ou de várias entidades legais.
Para associar unidades operacionais a transações financeiras, é necessário configurar dimensões financeiras para as unidades operacionais.
Para criar uma unidade operacional, você precisa navegar até o menu Organizações no módulo Administração da organização. Na página Unidade operacional, selecione o botão Novo e selecione o tipo de unidade operacional que deseja criar. Você pode selecionar o tipo de unidade operacional e, depois, o botão OK e definir os demais detalhes da unidade operacional, como na imagem:
Teams
Uma equipe é uma organização que tem membros que compartilham uma responsabilidade, interesse ou objetivo comum. Primeiro, você precisa criar um tipo de equipe para categorizar a equipe. Você pode restringir a associação a grupos específicos de pessoas, como prestadores de serviços, funcionários, contatos, fornecedores, clientes ou usuários de finanças e operações. Você também pode criar uma equipe para vincular um grupo de pessoas que, de outra forma, não trabalhariam juntas. Por exemplo, você pode criar uma equipe para um conselho consultivo de clientes que inclua funcionários de vários departamentos de sua empresa. No entanto, não é possível usar equipes em hierarquias organizacionais.
Hierarquia da organização
As hierarquias organizacionais representam os relacionamentos entre as organizações (entidades legais e unidades operacionais) que conduzem as operações de negócios. Você precisa considerar a estrutura de sua empresa ao modelar as organizações e sua hierarquia. Você precisa configurar várias hierarquias organizacionais para atender a diferentes operações de negócios. Você precisa definir as finalidades das hierarquias, que podem vincular a hierarquia a políticas de negócios individuais.
Você pode ter uma implementação multinacional e multirregional gerenciada por meio de diversas entidades legais. Por exemplo, você tem algumas políticas de despesas aplicáveis a um subconjunto de entidades legais da Ásia. Você tem políticas de despesas diferentes para outras entidades legais da Europa. Você pode criar duas unidades de negócios, uma para a Ásia e outra para a Europa. Você precisa criar uma nova hierarquia organizacional tendo como objetivo o controle interno de despesas. Em seguida, você incluirá as unidades de negócios recém-criadas em sua hierarquia e associará as entidades legais à unidade de negócios correspondente. No Módulo de gerenciamento de despesas, você pode definir as políticas de despesas para uma unidade de negócios. Você não é obrigado a criar políticas de despesas para cada entidade legal separadamente.
O módulo de Administração da organização vem com finalidades predefinidas, como Controle interno de compras, Controle interno de pagamentos de fornecedores, Pagamento centralizado, Planejamento de orçamento e Segurança. Se as políticas de compras de sua organização forem diferentes, poderá ser necessário estabelecer uma nova hierarquia para fins como o Controle interno de compras. Você também poderá definir vários propósitos para a mesma hierarquia se a empresa dar suporte a isso. A finalidade vinculada a cada hierarquia determina sua aplicação nas funções específicas do aplicativo de finanças e operações.
Você pode definir a hierarquia organizacional no menu Organizações no módulo Administração da organização. A captura de tela a seguir mostra uma nova hierarquia organizacional para as Políticas de despesas, em que o objetivo é o controle interno de despesas.
Se você selecionar o botão Exibir no painel de ações, encontrará a estrutura organizacional definida nesta hierarquia, como na ilustração:
Transações intercompanhia
Você não precisa criar as entidades legais no Dynamics 365 Finance. Essas entidades legais:
podem ser do mesmo país/região ou de diferentes países/regiões.
podem seguir um ano fiscal diferente com base nas regulamentações do país/região.
podem ter um plano de contas individual ou um plano de contas compartilhado.
podem usar moedas diferentes.
O Dynamics 365 Finance oferece a oportunidade de realizar transações intercompanhia. Você pode lançar diários intercompanhia configurando-os no módulo Contabilidade. Você também pode lançar ordens de venda e ordens de compra intercompanhia para manter o estoque entre entidades legais.