Criar relatórios dinâmicos com parâmetros

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Os relatórios dinâmicos são relatórios nos quais os dados podem ser alterados por um desenvolvedor de acordo com as especificações do usuário. Os relatórios dinâmicos são valiosos, pois um relatório pode ser usado para várias finalidades. Se você usar relatórios dinâmicos, terá menos relatórios individuais para criar, o que economizará tempo e recursos organizacionais.

Você pode usar parâmetros determinando os valores para os quais deseja ver os dados no relatório, o qual é atualizado adequadamente filtrando os dados para você.

A criação de relatórios dinâmicos permite que você forneça aos usuários mais poder sobre os dados exibidos nos seus relatórios. Eles podem alterar a fonte de dados e filtrar os dados por conta própria.

No exemplo a seguir, você criou um relatório para a equipe de vendas na Tailwind Traders exibindo os dados de vendas no banco de dados do SQL Server. O relatório fornece uma visão holística de como está sendo o desempenho da equipe de vendas. Embora o relatório seja útil, os membros da equipe de vendas gostariam de ter a capacidade de filtrar o relatório para poder ver somente os próprios dados e acompanhar o desempenho deles em relação às metas de vendas.

Criar relatórios dinâmicos para valores individuais

Para criar um relatório dinâmico, primeiro você precisa gravar a sua consulta SQL. Em seguida, use o recurso Obter dados no Power BI Desktop para se conectar ao banco de dados.

Neste exemplo, você se conectará ao seu banco de dados no SQL Server seguindo estas etapas:

  1. Depois de inserir os detalhes do servidor, na janela Banco de Dados do SQL Server, selecione Opções avançadas.

  2. Cole a consulta SQL na caixa Instrução SQL e selecione OK.

    Detalhes da Consulta SQL

    Adicionar consulta à instrução de execução

    Quando a conexão for estabelecida, os dados serão mostrados na janela de visualização.

  3. Selecione Editar para abrir os dados no Editor do Power Query.

Em seguida, você criará o parâmetro seguindo estas etapas:

  1. Na guia Página Inicial, selecione Gerenciar parâmetros > Novo parâmetro.

  2. Na janela Parâmetros, altere o nome do parâmetro padrão para algo mais descritivo. Assim, a finalidade dele fica clara. Nesse caso, altere o nome para SalesPerson.

  3. Selecione o Texto na lista Tipo e selecione Qualquer valor na lista Valor sugerido.

  4. Selecione OK.

    Adicionar parâmetro

    Uma nova consulta é mostrada para o parâmetro que você criou.

    Nova consulta para o parâmetro

Agora você precisa ajustar o código na consulta SQL para avaliar o novo parâmetro:

  1. Clique com o botão direito do mouse em Query1 e selecione Editor avançado.

  2. Substitua o valor existente na instrução de execução por um "E" comercial ( e ) seguido pelo nome do parâmetro (SalesPerson), conforme ilustrado na imagem a seguir.

    Ajustar a instrução de consulta SQL

  3. Verifique se não há nenhum erro exibido na parte inferior da janela e selecione Concluído.

Embora você não veja nenhuma diferença na tela, o Power BI terá executado a consulta.

  1. Para confirmar que a consulta foi executada, você pode executar um teste selecionando a consulta de parâmetro e inserindo um novo valor na caixa Valor Atual.

    Inserir o valor no parâmetro

  2. Um ícone de aviso pode ser exibido ao lado da consulta. Se esse for o caso, selecione essa consulta para ver a mensagem de aviso, que informará que a permissão é necessária para executar essa consulta de banco de dados nativo. Selecione Editar Permissão e Executar.

    Quando a consulta é executada com êxito, o parâmetro exibe o novo valor.

    Parâmetro com valores atualizados

  3. Selecione Fechar e Aplicar para voltar para o editor de relatório.

Agora você pode aplicar o parâmetro ao relatório:

  1. Selecione Editar consultas > Editar parâmetros.

  2. Na janela Editar Parâmetros, insira um novo valor e selecione OK.

  3. Selecione Aplicar alterações e execute a consulta nativa novamente.

    Agora, ao exibir os dados, você verá os dados do novo valor passados pelo parâmetro.

    Resultado da aplicação do parâmetro ao relatório

Agora você pode criar um relatório que exibe dados para um valor específico por vez. Mais etapas são necessárias para exibir dados para vários valores ao mesmo tempo.

Criar relatórios dinâmicos para vários valores

Para atender vários valores por vez, primeiro você precisa criar uma planilha do Microsoft Excel que tenha uma tabela composta por uma coluna, que contém a lista de valores.

Depois, use o recurso Obter dados no Power BI Desktop para se conectar aos dados nessa planilha do Excel e siga estas etapas:

  1. Na janela Navegador, selecione Editar para abrir os dados no Editor do Power Query, no qual você verá uma nova consulta da tabela de dados.

    Tabela no painel Consulta

  2. Renomeie a coluna na tabela para algo mais descritivo.

  3. Altere o tipo de dados da coluna para Texto para que ele corresponda ao tipo de parâmetro e você evite problemas de conversão de dados.

  4. Na seção Propriedades da consulta, altere o nome da fonte de dados para algo mais descritivo. Neste exemplo, insira SalesPersonID.

Em seguida, você precisa criar uma função que passe a nova consulta SalesPersonID para Query1:

  1. Clique com o botão direito do mouse em Query1 e selecione Criar função.

    Opção Selecionar função de criação para a consulta

  2. Insira um nome para a função e selecione OK.

    Janela Selecionar função de criação

    Sua nova função aparece no painel de Consultas.

    Função no painel Consulta

  3. Para garantir que Query1 não apareça na lista de campos do relatório, o que pode potencialmente confundir os usuários, o carregamento no relatório pode ser desabilitado clicando com o botão direito do mouse em Query1 novamente e selecionando Habilitar carregamento (selecionado por padrão) para desabilitar o recurso.

    Opção Habilitar carregar:

  4. Selecione a consulta SalesPersonID que você carregou na planilha do Excel e, na guia Adicionar Coluna, selecione Invocar função personalizada para executar a função personalizada que você criou.

    Opção Invocar função personalizada

  5. Na janela Invocar Função Personalizada, selecione a função na lista Consulta de função.

O Nome da nova coluna é atualizado automaticamente e a tabela que contém os valores que você vai passar pelo parâmetro é selecionada por padrão.

  1. Selecione OK e, se necessário, execute a consulta nativa.

    Janela Invocar função personalizada

    Uma nova coluna para sua função GetSalesFromSalesPerson aparece ao lado da coluna SalesPersonID.

    Nova coluna para a função

  2. Selecione o ícone de duas setas no cabeçalho da nova coluna e marque as caixas de seleção das colunas que você deseja carregar. Esta seção é onde você determinará os detalhes que estarão disponíveis no relatório para cada valor (ID do vendedor).

  3. Desmarque a caixa de seleção Usar o nome da coluna original como prefixo na parte inferior da tela, pois você não precisa ver um prefixo com os nomes de coluna no relatório.

  4. Selecione OK.

    Selecionar as colunas para a função

    Você pode ver os dados das colunas selecionadas para cada valor (ID do vendedor).

    Exibir colunas para a função

    Se necessário, você poderá adicionar mais valores (IDs de vendedores) à coluna SalesPersonID na planilha do Excel ou alterar os valores existentes.

  5. Salve as alterações e retorne para o Editor do Power Query.

  6. Na guia Página Inicial, selecione Atualizar Visualização e execute a consulta nativa novamente (se necessário). Você deverá ver as vendas das novas IDs de vendedores que você adicionou à planilha.

  7. Selecione Fechar e Aplicar para retornar ao editor de relatório, em que você verá os novos nomes da coluna no painel Campos.

Agora, você pode começar a criar o seu relatório.