Gerenciamento de recursos
Os recursos são o ativo mais importante de uma organização baseada em serviços. A capacidade de encontrar os recursos certos no momento ideal, reservar esses recursos em projetos e manter seu uso ajuda a organização a cumprir as metas de receita e satisfação do cliente.
A funcionalidade de recursos do projeto no Project Operations pode ser usada para executar as seguintes tarefas:
- Formar equipes de projeto ao reservar recursos disponíveis e qualificados.
- Manter um repositório de habilidades e proficiência.
- Gerar requisitos de recursos para membros genéricos da equipe com base em suas atribuições de tarefas.
- Combinar as habilidades, identificando as habilidades definidas na demanda de recursos com as habilidades de recursos disponíveis.
- Substituir recursos.
- Alinhar as atribuições da agenda do projeto e as reservas de recursos.
- Reconciliar as diferenças em reservas e atribuições.
- Alterar as reservas de recursos em resposta ao status de ausência temporária.
- Colaboração de gerentes de projeto e gerentes de recursos.
- Visualizar o histórico de uso de recursos em relação a um destino, incluindo uma análise de como o tempo dos recursos foi usado.
- Criar registros de membros genéricos da equipe e definir suas funções e unidade organizacional de recursos.
- Agrupe, classifique e edite atribuições de recursos diretamente no formulário principal do projeto usando uma grade cíclica.
Reservas e atribuições
As reservas são a alocação fixa ou flexível de recursos para um projeto. As reservas fixas consomem a capacidade de um recurso. As reservas representam conceitos organizacionais para as equipes entenderem como os recursos serão utilizados em vários projetos. O Project Operations considera reservas como um conceito de nível do projeto.
Diferentemente das reservas, as atribuições são o compromisso de recursos para projetar tarefas na agenda do projeto. Os recursos podem ser nomeados ou genéricos.
Normalmente, a soma das reservas de um recurso é igual à soma das atribuições do recurso em uma ou várias tarefas. No entanto, o Project Operations não impõe isso. A exibição Reconciliação mostra ao gerente de projeto onde as reservas e as atribuições de um recurso estão em conflito.
Modos de gerenciamento de recursos
O Project Operations dá suporte a dois modos para você executar o fluxo geral de reservas. O modo de gerenciamento é definido como um parâmetro do projeto e poderá ser modificado caso as necessidades comerciais sejam alteradas.
Os dois modos são:
- Modo Central
- Modo Híbrido
Modo Central
Para as organizações que centralizam a alocação de recursos em projetos, o modo Central oferece uma forma de garantir que os gerentes de projeto possam definir requisitos de recursos no nível do projeto. O preenchimento dos requisitos de recursos é delegado a um gerente de recursos. Os gerentes de projeto podem aceitar ou rejeitar recursos propostos pelo gerente de recursos.
Definir requisito de recurso
Os requisitos de recursos são definidos pelo gerente de projeto para estabelecer os recursos necessários para implementar o trabalho no projeto.
Para definir um requisito de recurso, siga estas etapas:
- Na Estrutura de detalhamento de trabalho, crie uma ou mais tarefas.
- Atribua um membro da equipe genérico a cada tarefa. As atribuições atualizarão o esforço total do membro da equipe do projeto.
- Na guia Membro da Equipe, selecione o membro da equipe e, depois, Gerar Requisito.
Um requisito de recurso gerado se baseia em detalhes como:
- Características
- Funções
- Unidades de negócios
- Preferências de recursos
- Fuso horário
Observação
O Assistente de agendamento usa os detalhes para filtrar recursos.
Enviar uma solicitação de recurso
Você pode enviar um requisito de recurso gerado como uma solicitação de recurso. A solicitação é enviada a um gerente de recursos para cumprimento.
- No Project Operations, na página Projetos, selecione a guia Equipe para exibir uma lista de recursos reserváveis.
- Selecione o recurso genérico que tem um requisito de recurso na lista e, depois, Enviar Solicitação.
O status da solicitação do membro genérico da equipe será alterado para Enviado.
Depois que a solicitação for atendida, o recurso genérico será substituído por um recurso nomeado se o gerente de recursos atender à solicitação reservando um recurso nomeado. Caso contrário, se o gerente de recursos gerar um recurso nomeado, o recurso genérico permanecerá na equipe, e o status da solicitação mudará para Precisa de Revisão.
Localizar um recurso
O Assistente de agendamento é usado para agendar recursos com base em requisitos definidos pelo gerente de projeto. O Assistente de agendamento depende dos parâmetros fornecidos no requisito de recurso para encontrar o recurso. O Assistente de agendamento recomenda recursos que correspondam a requisitos relevantes, como janelas de tempo ou habilidades necessárias.
Propor um recurso
Os gerentes de recursos podem propor um recurso ao gerente de projeto usando uma solicitação de recurso.
- Na grade Solicitação ou na solicitação, selecione Localizar Recursos.
- Na página Assistente de Agendamento, selecione o recurso e, no painel Criar Reserva de Recursos, no campo Status da Reserva, selecione Reservar.
As seguintes atualizações de status ocorrem:
- Na página Assistente de Agendamento, os indicadores de status serão atualizados para indicar que a reserva foi Proposta, não é uma reserva fixa.
- Na solicitação de recurso, o status é alterado para Precisa de Revisão.
- Na guia Equipe do projeto, o valor do Status da Solicitação do membro da equipe genérico é alterado para Precisa de Revisão.
Quando os gerentes de recursos processarem as solicitações de recursos, poderão usar qualquer uma das seguintes abordagens:
- Propor vários recursos para atender à demanda se nenhum recurso estiver disponível para preencher as horas necessárias. As horas propostas são então divididas entre vários recursos que possam atender às horas necessárias. Nesse cenário, as horas não podem se sobrepor.
- Propor menos recursos do que o necessário. Nesse cenário, a capacidade do recurso proposto é menor do que as horas necessárias que o solicitante especificou. Portanto, quando o solicitante aceita os recursos propostos, um requisito de recurso não cumprido é criado para capturar a demanda restante.
- Reservar vários recursos para satisfazer a demanda se nenhum recurso estiver disponível para concluir o trabalho.
- Reservar menos recursos do que o necessário. Nesse cenário, são registradas menos horas do que as horas necessárias. O sistema orienta você a propor recursos em vez de reservas para que o solicitante possa verificar e controlar a demanda restante.
Modo Híbrido
Para organizações que exigem flexibilidade na alocação de recursos, o Modo híbrido habilita gerentes de projeto e gerentes de recursos a agendar recursos.
O Project Operations inclui um painel Gerente de recursos que fornece uma visão geral visual da demanda e do uso de recursos em toda a organização. Você também pode usar o painel Gerente de recursos para gerenciar os recursos em projetos.
Por exemplo, gerentes de projeto podem adicionar um membro da equipe diretamente a um projeto e reservar um membro da equipe para atender aos requisitos de recursos que foram capturados por um recurso genérico.
Adicionar um membro da equipe diretamente a um projeto
Para adicionar um membro da equipe diretamente a um projeto, na página Projetos, na guia Equipe, selecione Novo. A caixa de diálogo Criação Rápida: Membro da Equipe do Projeto é exibida.
Reservar um membro da equipe para atender aos requisitos de recursos para um recurso genérico
Você pode reservar um recurso genérico em uma equipe de projeto. Também pode especificar a função, a capacidade necessária e como essa capacidade é distribuída. Para o requisito de recurso, você pode especificar os atributos associados ao recurso genérico. Esses atributos incluem as habilidades necessárias e a unidade organizacional e os recursos preferenciais.
Atribuir recursos genéricos a tarefas e gerar requisitos de recurso
Você pode criar tarefas e atribuir recursos genéricos a elas. A demanda de recursos pode então ser representada por espaços reservados, enquanto você estima a agenda e os valores financeiros. Você pode gerar requisitos de recursos para os recursos genéricos e atendê-los. Outra maneira de atribuir recursos é usando a Grade de Atribuição de Recursos de Contorno Editável. O uso da grade aprimora a funcionalidade de atribuição de recursos no Project Operations, fornecendo uma exibição de grade editável. A grade também fornece uma visão geral clara da disponibilidade de recursos, permitindo que os usuários tomem decisões embasadas sobre a alocação de recursos.
Saiba mais sobre o gerenciamento de recursos no módulo Introdução ao gerenciamento de recursos no Dynamics 365 Project Operations.