Como usar a nuvem em sua vantagem
Muitos funcionários ainda estão enviando planilhas de email, armazenando-as em suas unidades locais ou em um compartilhamento de rede e desperdiçando tempo precioso procurando a versão "certa" daquela apresentação do cliente. Esta é a realidade da experiência dos funcionários em todos os setores em todo o mundo. Coletivamente, como profissionais de mudança e de TI, falhamos com nossos funcionários por não lhes incitar o desejo de alfabetização digital. Agora que aceitamos esse fato, podemos avançar para corrigir a situação.
Um erro comum nos programas de adoção de usuários é apresentar os benefícios de mudar para a nuvem da perspectiva da organização ou de seu departamento de TI. Esses não são fatores motivadores para a maioria dos funcionários. Os funcionários são pagos para gerar resultados em uma determinada disciplina e, portanto, devemos compartilhar com eles como mudanças como a implementação do Microsoft Teams ou outras soluções de colaboração e comunicação os beneficiarão.
Em primeiro lugar, podemos reduzir a interação deles com o TI. O Microsoft Teams administrado adequadamente e outras cargas de trabalho do Microsoft 365 podem dar suporte a um modo de autoatendimento. Isso permite aos funcionários criar as equipes de projeto sob demanda e quando precisarem delas. Essa redução do atrito com o TI e os serviços de TI é um recurso que permitirá que você ofereça um ambiente mais seguro para os dados da sua empresa, reduzindo a dependência de seus funcionários em software de consumidor e de sombra.
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| Faça um balanço do uso de software de consumidor ou não aprovado em seu ambiente, verificando se há arquivos *.exe em sua rede ou realizando uma pequena pesquisa. |
Outros benefícios, como o acesso a qualquer altura/lugar, podem muitas vezes soar a um funcionário como, "Tenho de trabalhar em qualquer altura e em qualquer lugar". Em vez disso, mostre o benefício de responder a uma conversa importante entre clientes ou enquanto vai buscar os seus filhos à escola (embora não enquanto conduz!). A capacidade de atender às demandas do ritmo de negócios de hoje, bem como garantir que você participe de responsabilidades da família, é fundamental. O suporte a uma força de trabalho móvel segura e com software elegante pode atender a essas necessidades.
Parte da sua mensagem principal pode ser reconhecer que seus funcionários estão fundamentalmente tentando fazer um ótimo trabalho. Eles querem colaborar de maneira mais transparente e oferecer uma ótima experiência aos seus clientes. É o trabalho dos líderes de TI, mudanças e negócios projetar sistemas compatíveis com esse objetivo principal. Mas primeiro, precisamos tecer apreço por nossos funcionários no diálogo de mudança.
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| Considere a criação de dar destaque para funcionários que usam a nova experiência para melhorar a experiência de seus clientes e colegas. Faça com que seu patrocinador executivo participe do reconhecimento desses funcionários. Isso tem um impacto positivo em sua cultura e no envolvimento de seus funcionários. |
Benefícios organizacionais da mudança para a nuvem
Ao mesmo tempo, você pode ser encarregado de solidificar para os participantes o que essa transição para uma experiência moderna em nuvem trará para elas. Seus participantes também podem estar em negação ou resistência a essa mudança. No entanto, a maioria dos participantes e executivos percebem a necessidade de obter maior agilidade técnica e inovação. Eles também precisam de acesso seguro, a qualquer hora e em qualquer lugar, aos dados corporativos e desejam controlar os custos em TI, transformando sua capacidade de ser uma vantagem competitiva em vez de um centro de custos.
Seus participantes e executivos são funcionários também. Eles podem ter necessidades únicas, mas também estão enviando essas planilhas por email. Dedique-se especialmente a ajudá-los a se transformar para ganhar mais tomadores de decisão que defendam e ofereçam suporte para o seu programa de mudança.
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| Encontre-se regularmente com os assistentes executivos da sua empresa em um ambiente descontraído. Incentive-os a compartilhar com você os desafios que eles têm em apoiar seus executivos e a repercussão sobre a mudança que está sendo implementada. Esse grupo de indivíduos normalmente é influente em relação a qualquer mudança. Interaja com eles de antemão e frequentemente! |
Benefícios dos funcionários ao mudar para a nuvem
Todos os empregados querem saber, "O que há nele para mim?" quando começas a discutir a mudança da forma como trabalham. Muitas vezes cometemos o erro de começar a falar sobre os recursos do produto e os benefícios organizacionais, em vez de demonstrar empatia com a luta cotidiana de colaborar, comunicar e realizar o trabalho. Isso pode ser facilmente mudado deslocando o centro de gravidade do programa de mudança para ser a experiência do funcionário.
A ilustração acima mostra quatro personas diferentes com problemas comuns. Uma persona é um perfil de um tipo de funcionário ou função na sua organização. Normalmente, ela inclui seu cargo ou função, anos de serviço, anos na função, principais pontos problemáticos, ferramentas usadas com frequência, metadados como a região e o ano de experiência, se ela trabalha em casa ou não, etc. O mapeamento de persona pode ser detalhado; no entanto, para fins do nosso curso e o seu projeto, recomendamos mantê-lo simples.
Esse mapeamento simples mostra um usuário, sua função, um problema comum e como resolvê-lo com o Microsoft 365. O resultado deste trabalho é identificar claramente o que o funcionário tem a ganhar se ele se juntar a você na jornada de mudança.
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| Realize entrevistas curtas de 15 minutos com os funcionários no seu trabalho. Faça as seguintes perguntas: - "O que você gosta em como colaboramos aqui?" - "Quais ferramentas que você usa com frequência para colaborar?" - "O que é mais lhe incomoda em tentar colaborar e realizar seu trabalho em nossa empresa?" Para cada entrevistado, observe há quanto tempo ele está na sua empresa, qual é o papel que desempenha atualmente e há quanto tempo exerce o cargo. Tente entrevistar alguns líderes seniores, gerentes de nível intermediário e novos funcionários para fazer um levantamento rápido de suas perspectivas. É melhor fazer isso pessoalmente, se possível, para que você possa observar a linguagem corporal e o tom da pessoa que você está entrevistando. Você também pode conduzir essas entrevistas por meio de um chat com vídeo ou, se precisar, de uma resposta por escrito por meio de um formulário. Use essas informações para começar a formar uma imagem de como os serviços de colaboração são vistos em sua empresa. Lembre-se de agradecer às pessoas pelo feedback! |
| Exemplo de atividade para a Contoso |
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| Você revisou as informações das entrevistas dos funcionários. Primeiro, reúna sua dor de prioridade usando um modelo de PowerPoint de ponto de dor de persona. Isso fornecerá a você uma referência visual dos problemas enfrentados pelos funcionários. Nós encorajamos você a incluir as fotos de perfil associadas ao nomes quando puder. Use esta lista para começar a documentar os cenários-alvo de negócios que devem ser selecionados para aprimoramento. |
A importância do Planejamento de adoção do usuário
Melhorar a experiência de colaboração e comunicação para seus funcionários normalmente exige mais que um produto ou experiência. Na Contoso, queremos melhorar o gerenciamento de projetos, a entrega de produtos e serviços e a comunicação interna. Frequentemente nos referimos a esses cenários como os cenários "Melhor Juntos". Alguns exemplos de emparelhamento "Melhor juntos" são:
- Microsoft Teams e SharePoint - ampla funcionalidade de notícias e comunicações com sites modernos; listas e bibliotecas de documentos com metadados e fluxos de trabalho personalizados.
- Microsoft Teams e Planner - Gerenciamento moderno de projetos para todos
- Microsoft Teams e Power BI - Ferramentas integradas de visualização de dados para capacitar decisões orientadas a dados
- Microsoft Teams e Viva Engage – Colaboração para gestores de comunidade
- Microsoft Teams com Forms e Flow - coleta e ativação de dados com fluxos de trabalho entre produtos e prontos para uso
Se você é um profissional de TI que geralmente não lida ou não está familiarizado com a adoção do usuário, encontre e incentive pessoas curiosas e prestativas em sua organização que estejam interessadas em ajudar outras pessoas a melhorar sua alfabetização digital. Esses indivíduos geralmente têm informações valiosas sobre processos de negócios que podem ser facilmente aprimorados.
Lembre-se de que a jornada da colaboração aprimorada é um processo centralizado em pessoas, não em tecnologia. É sobre as pessoas.