Gerenciar fontes de dados de custodiantes e não custodiantes

  • 8 minutos

A gestão de origens de dados de depositário e não depositário é essencial para lidar com processos legais e investigações. A Deteção de Dados Eletrónicos do Microsoft Purview (Premium) simplifica o processo de controlo e distribuição de notificações de retenção legal, gestão de depositários e automatização do processo de retenção legal.

Quando uma organização responde a uma investigação legal, o fluxo de trabalho inclui identificar, preservar e recolher conteúdos potencialmente relevantes. Este processo baseia-se nas pessoas na organização que são depositários de dados relevantes. Na Deteção de Dados Eletrónicos, estes indivíduos chamam-se depositários de dados. São definidas como pessoas com controlo administrativo de um documento ou ficheiro eletrónico. Por exemplo, o guardião de uma mensagem de e-mail é o proprietário da caixa de correio que contém a mensagem relevante.

Embora possa haver conteúdos localizados em caixas de correio e sites que não estão associados a um depositário, ainda poderá ser relevante para o caso. Estas localizações de conteúdo, em que os depositários não têm controlo administrativo, mas podem ser proprietários de dados relevantes, são conhecidas como origens de dados não custodiais.

Uma suspensão legal preserva conteúdos que possam ser relevantes para um processo judicial. As suspensões podem ser colocadas em depositários e respetivas origens de dados ou em origens de dados não guardadas. Quando as localizações de conteúdo são colocadas em suspensão, o conteúdo é preservado até que a suspensão seja lançada. As suspensões garantem que os dados relevantes não são eliminados ou alterados durante uma investigação.

Tipos de suspensões

  • Depositário: aplicado a origens de dados associadas a depositários específicos, tais como as respetivas caixas de correio do Exchange, contas do OneDrive, sites do SharePoint e Teams.
  • Retenções não guardadas: aplicadas a origens de dados não diretamente associadas a depositários específicos, tais como caixas de correio de grupo, sites do SharePoint e Teams.

Uma notificação de retenção legal é uma comunicação enviada aos funcionários ou depositários de dados que podem ser relevantes para uma investigação legal. Estas notificações instruem os depositários a preservar informações armazenadas eletronicamente e quaisquer conteúdos que possam ser relevantes para um assunto jurídico ativo ou iminente. As equipas legais devem garantir que cada guardião recebeu, leu, compreendeu e concordou em cumprir as instruções dadas.

  1. Aviso de emissão: é emitido um aviso de retenção legal aos depositários com informações relevantes, instruindo-os a preservar as informações necessárias.
  2. Aviso de reemissão: atualize e volte a emitir avisos de suspensão à medida que o âmbito da preservação muda.
  3. Aviso de versão: notifique os depositários quando já não forem obrigados a preservar o conteúdo.
  4. Lembretes e escalamentos: agende lembretes e escalamentos para dar seguimento a depositários sem resposta.

Gerenciamento de custodiantes

Utilize a ferramenta de gestão de depositário incorporada na Deteção de Dados Eletrónicos do Microsoft Purview (Premium) para gerir depositários e identificar origens de dados relevantes associadas a um caso. O sistema pode identificar e colocar automaticamente uma suspensão nas caixas de correio do Exchange e nas contas do OneDrive dos depositários. As origens de dados adicionais, como caixas de correio, sites ou Teams, também podem ser associadas a um depositário.

Passos para adicionar e gerir depositários

1. Identificar os depositários:

  1. Aceda ao portal do Microsoft Purview ou ao portal de conformidade do Microsoft Purview com uma conta que tenha permissões de Deteção de Dados Eletrónicos.
  2. Navegue para o separador Deteção de Dados Eletrónicos de Deteção> de Dados Eletrónicos(Premium)>Casos.
  3. Selecione o caso e, em seguida, aceda ao separador Origens de dados e selecione Adicionar origem> de dadosAdicionar novos depositários.
  4. Adicione utilizadores como depositários ao escrever os respetivos nomes ou aliases.

2. Escolha a localização de dados do depositário:

  • O sistema inclui a caixa de correio principal e a conta do OneDrive para cada depositário.

  • Associe outras localizações de dados, como sites do SharePoint ou Teams, ao depositário. Expanda os detalhes do depositário para ajustar as localizações de dados.

    Captura de tela da tela Selecionar custodiante com a opção Limpar realçada na caixa de correio do Exchange do usuário e na conta do OneDrive.

3. Configurar definições de suspensão:

  1. Coloque os depositários em suspensão para preservar o conteúdo em localizações de dados associadas até que a suspensão seja removida. Selecione a caixa de verificação junto a cada depositário na página Definições de suspensão .
  2. Verifique as seleções de espera do custodiante e selecione Avançar.

4. Reveja os depositários e conclua o processo:

  1. Verifique a lista de depositários, as respetivas localizações de dados e mantenha as definições.
  2. Selecione Submeter para adicionar depositários e respetivas localizações de dados ao caso e aplicar as definições de suspensão.

Gerir depositários e origens de dados

  • Ver detalhes do depositário: o separador Origens de dados lista todos os depositários adicionados ao caso. Selecione um depositário para ver informações detalhadas.

    Captura de ecrã a mostrar os depositários adicionados no separador Origens de dados.

  • Editar um depositário: atualize as origens de dados associadas a um depositário, conforme necessário. Selecione o depositário e selecione Editar origem. Ajuste as localizações dos dados e mantenha as definições premidas e, em seguida, submeta as alterações.

  • Reindexar dados do depositário: a indexação é o processo de organização de dados para que possam ser rapidamente pesquisados e obtidos. No contexto da Deteção de Dados Eletrónicos, a indexação garante que todos os conteúdos relevantes são pesquisáveis e podem ser localizados de forma eficiente durante uma investigação. Por vezes, os itens podem ser parcialmente indexados devido a grandes tamanhos de ficheiros ou danos em dados, o que dificulta a obtenção de todos os dados relevantes com precisão.

    Para reindexar dados de custódia e garantir resultados de pesquisa abrangentes e precisos:

    1. Aceda a Deteção> de Dados Eletrónicos(Premium) e abra o caso.
    2. Selecione o separador Origens de dados .
    3. Selecione o depositário cujos dados têm de ser reindexados.
    4. Na página de lista de opções, selecione Atualizar índice. Confirme a atualização do índice ao selecionar Sim.

    A reindexação é um processo de execução prolongada. Pode controlar o progresso no separador Tarefas ou no separador Depositários ao monitorizar o estado na coluna Estado da tarefa de indexação.

    A reindexação garante que todos os dados relevantes são incluídos e representados com precisão nos resultados da pesquisa, o que é crucial para investigações legais aprofundadas.

  • Libertar um depositário: quando um caso é encerrado ou um depositário já não é relevante, selecione o depositário e escolha Libertar para remover suspensões e atualizar o estado do depositário.

Repetir ação de suspensão

Se o estado de suspensão não for aplicado corretamente, selecione os depositários e selecione Repetir ação de suspensão.

A gestão de origens de dados de depositário e não depositário na Deteção de Dados Eletrónicos do Microsoft Purview (Premium) garante um tratamento minucioso e conforme das investigações legais, simplificando a preservação, recolha e revisão de dados relevantes.