Fechamento e ajuste de estoque
Como parte do processo de liquidação de transações de saída com transações de recebimento, você também pode optar por fazer com que o sistema atualize a contabilidade para refletir os ajustes feitos.
O processo de fechamento de estoque liquida transações de saída para transações de recebimento com base no método de avaliação de estoque selecionado no grupo de modelos do item. Como parte do processo de liquidação, você pode especificar que o sistema atualize a contabilidade para refletir os ajustes feitos. No entanto, até que você execute o recálculo ou o fechamento do estoque, o sistema lançará as transações de saída ao preço de custo médio calculado.
Após o fechamento do estoque, não será mais possível lançar em períodos que estejam antes da data de fechamento do estoque que você definiu, exceto se você reverter um processo de fechamento de estoque que já foi concluído. Por exemplo, se você executar o fechamento do estoque para o período que termina em 31 de janeiro, não poderá lançar transações com data de 31 de janeiro ou anterior.
O sistema atribui itens em estoque a um destes dois tipos de estoque: item ou serviço. O fechamento de estoque executa as mesmas funções para os dois tipos. No entanto, para itens de serviço, o fechamento de estoque ainda liquida saídas para recebimentos.
A frequência com que o processo de fechamento de estoque é executado pode variar de acordo com a empresa. No entanto, o volume da transação deve ajudar a determinar a frequência de execução do fechamento do estoque. Em geral, a maioria das empresas executa o fechamento de estoque como parte dos procedimentos de fechamento e reconciliação de fim de mês.
Vá para Gerenciamento de estoque > Tarefas periódicas > Fechamento e ajuste para executar o processo de fechamento de estoque.
Novo cálculo de estoque e a contabilidade
Se forem necessários ajustes no estoque e na contabilidade em algum mês ou outro período de estoque, o novo cálculo de estoque poderá ser executado em vez do fechamento. O novo cálculo faz ajustes, mas não liquida transações de estoque.
Durante o recálculo do estoque, o sistema ajusta o estoque disponível, ajusta as transações de estoque e executa recálculos e fechamentos de estoque. Essas tarefas afetam qualquer conta contábil vinculada à transação de estoque original.
Por exemplo, quando você cria uma ordem de compra com base em uma ordem de venda, o sistema atualiza as contas contábeis usadas para a ordem de venda original. Mesmo que as contas contábeis do grupo de itens atribuído ao item sejam alteradas após o lançamento da ordem de venda e um recálculo do estoque crie um valor de ajuste, o sistema lançará o valor de ajuste nas contas contábeis originais. O sistema não lança o valor ajustado nas novas contas contábeis atribuídas ao item.
Após a conclusão da atualização, você pode examinar o comprovante contábil lançado seguindo estas etapas:
Na página Fechamento e ajuste, na guia Visão geral, selecione a atualização a ser revisada.
Selecione Detalhes e depois Comprovante.
Efeitos do processo de fechamento de estoque na contabilidade
Várias tarefas que você pode executar na página Fechamento e ajuste causam uma atualização na contabilidade.
Por exemplo, o sistema atualiza a contabilidade quando você faz ajustes no estoque disponível, faz ajustes nas transações de estoque, executa o recálculo do estoque e executa o fechamento do estoque.
O sistema vincula as contas contábeis que ele atualiza devido a essas tarefas à transação de estoque original.
Por exemplo, se você liquidar uma ordem de venda para uma ordem de compra, o sistema ajustará as contas contábeis usadas para a ordem de venda original. Esse comportamento ocorre mesmo que as contas contábeis do grupo de itens atribuído ao item sejam alteradas após o lançamento da ordem de venda.
Depois que o fechamento do estoque cria um valor de liquidação, o sistema ainda lança o valor de liquidação nas contas contábeis originais, não nas novas contas contábeis atribuídas ao item. O sistema também poderá atualizar a contabilidade se você reverter um fechamento de estoque.
Considere as seguintes informações sobre o fechamento do estoque:
O fechamento de estoque não será necessário se você usar o método de avaliação de custo padrão.
Antes de executar o procedimento de fechamento, você pode exibir uma lista de itens que não pode liquidar durante a atualização.
Recomendamos que você execute o fechamento de estoque fora de horários de pico, para distribuir os recursos de computação de maneira mais uniforme.
Log de fechamento de estoque
Depois que você concluir o processo de fechamento do estoque, talvez uma mensagem no centro de mensagens informe que um preço de custo unitário pode estar incorreto, pois o sistema não conseguiu liquidar totalmente uma transação.
Antes de essa mensagem ser exibida, o sistema relata o número do item e a transação afetada. A mensagem informa que o sistema não atualizou o valor do custo usado para essa transação devido ao fechamento do estoque. Essa mensagem é exibida quando o sistema não consegue liquidar uma transação do tipo emissão.
Durante o processo de fechamento de estoque, o sistema verifica cada dimensão financeira para determinar se há mais saídas do que recebimentos até a data de fechamento especificada. Esse tipo de desequilíbrio pode ocorrer quando você não lança financeiramente a integralidade de uma transação de estoque de uma ordem de compra, porque você não recebeu a fatura do fornecedor ou porque não lançou financeiramente os componentes da BOM (lista de materiais) que estão incluídos em uma produção em nível superior. (A subprodução não é calculada por custo). Nesse caso, o fechamento subsequente não ajustará todas as saídas para o preço de custo correto porque não há informações suficientes sobre recebimento.
Para cada execução do procedimento de fechamento, o sistema indica se um log que contém os avisos está armazenado e pode ser exibido.
Se você receber muitos avisos na mensagem, recomendamos que você execute as seguintes ações:
Atualize os recebimentos financeiramente.
Avance a data de fechamento.
Reavalie os procedimentos comerciais.
Em algumas circunstâncias, talvez não seja possível fazer nada sobre os avisos. Por exemplo, se você usar a marcação e a ordem de compra marcada tiver uma data financeira posterior à data de fechamento, não será possível alterar a data de fechamento.
Reverter um fechamento de estoque concluído
Ocasionalmente, pode ser necessário reverter um estoque concluído para retornar as liquidações ao estado anterior aos ajustes. Quando você reverte um fechamento de estoque concluído, o sistema reabre o estoque para permitir o lançamento no período abrangido pelo fechamento de estoque. O sistema também pode fazer alterações relacionadas na contabilidade. Depois de concluir os ajustes, você pode executar o fechamento do estoque novamente para o período com que está trabalhando.
Você só pode reabrir o último período de estoque fechado. Para reverter um fechamento de estoque anterior, você precisa reverter cada fechamento de estoque subsequente, um de cada vez, iniciando pelo fechamento mais recente.
Ajustar os valores de custo de estoque disponíveis
Você pode usar a página Ajuste de estoque disponível para ajustar o valor de custo das quantidades de estoque disponíveis após executar um processo de fechamento de estoque.
Por exemplo, você tem as seguintes transações em fevereiro:
1º de fevereiro: um recebimento financeiro de estoque com uma quantidade de dois a um custo de 10,00 dólares
5 de fevereiro: um recebimento financeiro de estoque com uma quantidade de um a um custo de 13,00 dólares
19 de fevereiro: uma saída financeira de estoque com uma quantidade de um a um custo de 11,00 dólares
Nesse cenário, esse item é configurado com o modelo de estoque PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), e o fechamento do estoque é realizado para 28 de fevereiro. O sistema liquida a transação de emissão financeira de USD 11,00 em relação ao recebimento financeiro datado de 1º de fevereiro e faz um ajuste de USD 1,00. Assim, os seguintes recebimentos de estoque contêm quantidades de estoque em aberto:
1º de fevereiro: uma quantidade de um a um custo de 10,00 dólares
5º de fevereiro: uma quantidade de um a um custo de 13,00 dólares
Para definir o custo desses dois itens como US$ 15,00, use a opção de ajuste disponível para ajustar as quantidades disponíveis em aberto no último período de fechamento de estoque.
Observação
A data de lançamento da transação de ajuste disponível será a data do último fechamento de estoque. Você não pode modificar essa data.
Para abrir a página Ajuste de estoque disponível, na página Fechamento e ajuste, selecione o registro de um processo de fechamento de estoque concluído e, depois, selecione Ajuste > Disponível.