Os procedimentos de fechamento de fim de ano para o módulo Gerenciamento de Ativos Fixos no Microsoft Dynamics GP

Este documento descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para o Gerenciamento de Ativos Fixos no Microsoft Dynamics.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número original do KB: 865653

Resumo

Observação

Antes de seguir as instruções neste artigo, certifique-se de ter uma cópia de backup completa do banco de dados que possa ser restaurada se ocorrer um problema.

Este artigo inclui uma lista de verificação das etapas que você deve seguir para concluir esses procedimentos. A seção a seguir contém informações detalhadas sobre cada etapa. Uma série de perguntas frequentes (FAQ) segue a descrição dos procedimentos.

Introdução

Leia este documento antes de executar qualquer um dos procedimentos a seguir. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com o Suporte Técnico do Microsoft Dynamics.

Lista de verificação de fim de ano

Para fazer isso, siga os passos:

Etapa 1: Executar todos os procedimentos de fechamento de fim de ano para o Gerenciamento de Pagamentos no Microsoft Dynamics GP

Feche o Gerenciamento de Contas a Pagar primeiro. Essa ação garante que todas as transações de ativos fixos pendentes sejam capitalizadas. Para obter mais informações sobre como fechar o Gerenciamento de Pagamentos, consulte KB -Procedimentos de fechamento de fim de ano para o módulo Gerenciamento de Pagamentos no Microsoft Dynamics GP.

Etapa 2: Insira todas as transações de ativo fixo para o ano fiscal atual

Publicar todas as adições, as modificações, as transferências e as baixas para o ano fiscal atual.

Observação

Transferências e transações de desfazer aposentadoria nunca devem ser feitas em um ano histórico.

Etapa 3: depreciar todos os ativos até o último dia do ano fiscal atual

1. No menu Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas, aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e selecione Depreciar.

2. Na caixa Data de Destino de Depreciação, digite a última data do ano fiscal atual.

3. Para inserir todos os registros de ativos fixos, selecione Todos.

4. Selecione Depreciar.

   Observação

   É muito importante depreciar todos os ativos até o último dia do atual ano fiscal da FA. Se todos os ativos não forem depreciados até o último dia do ano fiscal atual do FA antes do processamento do fechamento do exercício, os valores de depreciação estarão incorretos. Para obter mais informações, consulte Q3 e A3 na seção de perguntas frequentes abaixo.

Etapa 4: Faça o processo de postagem GL (interface GL) (esta etapa é opcional.)

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e selecione Postagem no Razão Geral.

2. Na caixa Período Inicial, digite 2024-012.

   Observação

   O marcador 2024-012 representa o período 12 do ano fiscal de 2024. Se você não estiver operando em um ano fiscal baseado em calendário, ou se tiver mais de 12 períodos, o período digitado será diferente.

3. Na caixa Período Final, digite 2024-012.

4. Na caixa Data da Transação, digite a última data do ano fiscal atual ou digite a data em que você precisa que o lançamento afete a contabilidade.

5. Selecione Continuar.

6. Quando você receber uma mensagem informando que o número do lote está sendo criado, selecione Continuar.

7. Na janela Destino do Relatório, marque a caixa de seleção da Impressora e selecione OK.

Etapa 5: Executar todos os relatórios de fim de ano que você deseja manter como parte dos registros financeiros de fim de ano

Os valores de depreciação acumulados no ano para exercícios fiscais anteriores não são mantidos no Gerenciamento de Ativos Fixos. Portanto, você deve imprimir todos os relatórios que contenham essas informações antes de fechar o ano.

Existem vários relatórios disponíveis para ativos fixos. Recomendamos que você imprima os seguintes relatórios:

• Atividade anual

  Para imprimir o relatório de Atividade Anual, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Atividade.

• Adições

  Para imprimir o relatório Adições, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Transação.

• Aposentadorias

  Para imprimir o relatório de Desativações, aponte para Ativos Fixosno menu Relatórios, selecione Transação e, em seguida, selecione Desativações na lista Relatórios.

• Transferências

  Para imprimir o relatório Transferências, aponte para Ativos Fixosno menu Relatórios , selecione Transação e, em seguida, selecione Transferências na lista Relatórios .

• Livro Razão de Depreciação

  Para imprimir o relatório Razão de Depreciação, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios, selecione Depreciação e, em seguida, selecione Razão de Depreciação na lista Relatórios.

• Livro Registro de Propriedades

  Para imprimir o relatório do Razão de Propriedades, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios, selecione Inventário e, em seguida, selecione Razão de Propriedades na lista Relatórios.

• Reconciliação de Ativos Fixos para Razão Geral

  Para imprimir o relatório Ativos Fixos para Reconciliação da Contabilidade, aponte para Ativos Fixosno menu Relatórios , selecione Atividade e, em seguida, selecione Ativos Fixos para Reconciliação da Contabilidade na lista Relatórios .

Se você tiver mais de um registro de ativos fixos, recomendamos que você também imprima os seguintes relatórios:

• Reconciliação livro a livro

  Para imprimir o relatório de reconciliação de livro para livro, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Comparação.

• Comparação de depreciação acumulada no ano de registro a livro

  Para imprimir o relatório de Comparação de Livro para Livro do Acumulado do Ano, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios, selecione Comparação e, em seguida, selecione Comparação de Depreciação Acumulada do Ano de Livro para Livro na lista de Relatórios.

Etapa 6: Garantir que o calendário de Ativos Fixos seja criado corretamente (esta etapa é opcional).

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu Microsoft Dynamics GP, aponte para Instalação, aponte para Ativos Fixos e selecione Calendário.
2. Selecione um Calendário e, em seguida, selecione Verificar. Quando for solicitado que você verifique os períodos, selecione OK.
3. Na janela Destino do Relatório, selecione Tela e, em seguida, selecione OK.

Etapa 7: Verificar se os trimestres estão configurados corretamente para todos os anos fiscais

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu Microsoft Dynamics GP, aponte para Instalação, aponte para Ativos Fixos e selecione Trimestre.

2. Verifique se as seguintes caixas não estão vazias:

   • Data de Início
   • Data Intermediária
   • Data de Término

   Observação

   Essas caixas devem existir para cada trimestre. Se alguma caixa estiver vazia, digite a data apropriada nessa caixa.

Etapa 8: criar um backup

Esse backup deve ser armazenado fora do local junto com o restante da documentação de fim de ano. Esse backup fornece um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Além disso, esse backup pode ser restaurado posteriormente, se necessário. Fazer um backup garante que você possa se recuperar rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante os procedimentos de fechamento do ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu GP do Microsoft Dynamics e selecione Backup.
2. Na lista Nome da empresa, selecione o nome da empresa.
3. Altere o caminho do backup, se necessário, e selecione OK.

Etapa 9: Fazer a rotina de fechamento de fim de ano de ativos fixos

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e então selecione Fim do Ano.

2. Verifique se o ano fiscal exibido para cada registro é o ano fiscal atual. (O ano fiscal atual é o ano que você está encerrando.)

   Observação

   Se o ano fiscal exibido para um livro não for o ano fiscal atual, consulte a pergunta 1 na seção Perguntas frequentes.

3. Selecione um livro que você deseja fechar e selecione Inserir. Repita essa etapa até que todos os livros que você deseja fechar tenham sido inseridos.

4. Selecione Continuar para iniciar o processo. Selecione Continuar para confirmar.

5. Você será solicitado a confirmar que depreciou os ativos até o último dia ou até o final do ano atual do FA (Ano Fiscal). Caso contrário, certifique-se de selecionar NÃO aqui e fazê-lo antes de continuar a fechar o ano. Se tiver, selecione Sim.

Observação

Um relatório não é gerado durante a rotina de fechamento de fim de ano de ativos fixos para o Microsoft Dynamics GP 2013 e versões anteriores. Para o Microsoft Dynamics GP 2015 e versões superiores, um relatório de Fechamento de Fim de Ano de Ativo Fixo é opcional para impressão. Este relatório fornecerá uma lista de todos os ativos afetados pelo processo de fechamento do exercício por livro contábil e o estado desses ativos.

Observação

O Microsoft Dynamics executa os seguintes procedimentos durante a rotina de fechamento de fim de ano:

• Na janela Informações Gerais do Ativo, o campo Quantidade é copiado para o campo Quantidade Inicial da janela Expandir Quantidade.
• Na janela Expandir Última Manutenção, o valor da Manutenção YTD é removido.
• Na janela Livro de Ativos, o Valor de Depreciação Acumulado no Ano é zerado.
• Os seguintes procedimentos são realizados:
  • O campo Base de Custo é copiado para o campo de Custo de Início do Ano.
  • O campo Depreciação LTD é copiado para o campo Reserva inicial.
  • O campo Valor de Salvamento é copiado para o campo Início do Salvamento.
• Na janela Configuração do livro, o Ano Fiscal Atual é aumentado em uma unidade.

Perguntas frequentes

P1: O ano fiscal exibido para meu livro na janela de Fechamento do Exercício do Ativo não é o ano que quero fechar. Fechei o ano exibido no ano passado e ainda não fechei o ano atual. O que devo fazer?

R1: Veja a resposta para a pergunta 4.

P2: Fechei o Livro Razão Geral no Microsoft Dynamics GP e agora percebo que ainda não fechei a Gestão de Ativos Fixos. Posso fazer a rotina de fechamento de fim de ano de ativos fixos neste momento?

R2: Recomendamos que você feche o Razão Geral por último, depois que todos os módulos subsidiários tiverem sido fechados. No entanto, o Gerenciamento de Ativos Fixos pode ser fechado depois que o Razão Geral for fechado. O processo de Lançamento GL (Interface GL) pode ser executado e, em seguida, a transação ou transações podem ser lançadas no ano fechado ou no ano histórico na contabilidade. Para obter mais informações sobre o processo de Lançamento GL (Interface GL), consulte a etapa 4 na seção Lista de verificação de fim de ano.

Para lançar transações no ano histórico na contabilidade, certifique-se de que as seguintes opções estejam selecionadas na janela Configuração da contabilidade:

• Permitir postagem no histórico
• Manter histórico de contas
• Manter transações históricas

Observação

Para acessar a janela Configuração do Livro Razão no Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Configuração, aponte para Financeiro e selecione Livro Razão.

A transação lançada atualizará o ano anterior e será transferida como um saldo inicial para o ano aberto. Se alguma conta de despesa ou conta de receita tiver sido incluída na transação, ela será fechada automaticamente na conta ou contas de Lucros Retidos.

P3: Executei a rotina de fim de ano no Gerenciamento de Ativos Fixos e, em seguida, executei a depreciação no ano novo. Vejo que a depreciação está muito exagerada e que alguns ativos têm um número negativo no campo Valor contábil líquido. Por que o sistema está calculando tanta depreciação?

A3: Esse problema ocorre se as seguintes condições forem verdadeiras:

• O ano estava encerrado.
• Os ativos não foram depreciados até o último dia do ano fiscal. Considere o seguinte exemplo:
• O ano fiscal é um ano civil (1º de janeiro a 31 de dezembro).
• Os ativos foram depreciados até 28 de dezembro, quando o ano foi encerrado. Neste exemplo, a depreciação estará incorreta na próxima vez que a depreciação for executada. O sistema não recalcula a taxa anual quando a rotina de fechamento de fim de ano é concluída. Portanto, os ativos fixos levam um ano inteiro de depreciação nos últimos dias que permanecem no ano anterior (29 a 31 de dezembro). A taxa de depreciação é a taxa anual atual aplicada a cada ativo. Além disso, se houver ativos próximos ao fim de sua vida útil original, o campo Valor contábil líquido poderá se tornar negativo.

Há duas soluções alternativas para esse problema:

• Solução alternativa recomendada:

  Restaure os dados de um backup, execute a depreciação até o último dia do ano e execute os procedimentos de fechamento de fim de ano.

• Solução alternativa:

  Redefina a vida útil de todos os ativos.

Observação

Se os valores dos ativos já tiverem sido inseridos para o campo Depreciação no Ano ou para o campo Depreciação Acumulada, redefinir a vida útil dos ativos alterará esses valores, e o resultado poderá ser diferente. Se você alterar o campo Depreciação Acumulada no Ano ou o campo Depreciação Acumulada no Total ao redefinir a vida útil do ativo, isso causará inconsistências entre o Gerenciamento de Ativos Fixos e o Razão Geral. Essas inconsistências devem ser explicadas.

P4: Em vez de concluir a rotina de fim de ano para o Gerenciamento de Ativos Fixos, alterei manualmente o campo Ano Fiscal Atual na janela Configuração do Livro para o próximo ano. Preciso voltar e executar a rotina de fechamento de fim de ano ou posso continuar a processar a atividade no Gerenciamento de Ativos Fixos para o novo ano?

R4: Se nenhuma atividade, como adições, alterações, transferências, baixas ou depreciação, tiver sido executada para o novo ano, o campo Ano Fiscal Atual na janela Configuração do Livro poderá ser alterado de volta para o ano anterior e, em seguida, a rotina de fechamento de fim de ano poderá ser processada.

Se alguma atividade, como adições, alterações, transferências, baixas ou depreciação, tiver sido executada para o novo ano, restaure os dados de um backup e continue com a rotina de fechamento de fim de ano.

Em qualquer situação, a rotina de fechamento de fim de ano deve ser executada. Se a rotina de fechamento de fim de ano não for concluída, o valor no campo Depreciação Acumulada no Ano será exagerado em qualquer relatório que inclua ativos que foram desativados ou totalmente depreciados no ano anterior. Se a rotina de fechamento de fim de ano não for concluída, os valores no campo Depreciação acumulada no ano não serão zerados. Os valores no campo Depreciação Acumulada Ano a Ano não serão zerados. Como resultado, esses valores serão incluídos incorretamente nos relatórios do novo ano.