Os procedimentos de fechamento de fim de ano para o módulo de Gerenciamento de Ativos Fixos no Microsoft Dynamics GP

Este documento descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para o Gerenciamento de Ativos Fixos no Microsoft Dynamics.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 865653

Resumo

Observação

Antes de seguir as instruções deste artigo, certifique-se de ter uma cópia de backup completa do banco de dados que você pode restaurar se ocorrer um problema.

Este artigo inclui uma lista de verificação das etapas que você deve seguir para concluir esses procedimentos. A seção a seguir contém informações detalhadas sobre cada etapa. Uma série de perguntas frequentes (perguntas frequentes) segue a descrição dos procedimentos.

Introdução

Leia este documento antes de fazer qualquer um dos procedimentos a seguir. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com o Suporte Técnico para o Microsoft Dynamics.

Lista de verificação de fim de ano

Para fazer isso, siga as etapas:

Etapa 1: fazer todos os procedimentos de fechamento de fim de ano para o Gerenciamento de Pagamentos no Microsoft Dynamics GP

Feche o Gerenciamento de Pagamentos primeiro. Essa ação garante que todas as transações de ativos fixos pendentes sejam capitalizadas. Para obter mais informações sobre como fechar o Gerenciamento de Pagamentos, consulte Procedimentos de fechamento do KB -Year-Year-end para o módulo Gerenciamento de Pagamentos no Microsoft Dynamics GP.

Etapa 2: insira todas as transações de ativo fixo para o ano fiscal atual

Poste todas as adições, as alterações, as transferências e as aposentadorias para o ano fiscal atual.

Observação

Transferências e desfazer transações de aposentadoria nunca devem ser feitas em um ano histórico.

Etapa 3: Depreciar todos os ativos até o último dia do ano fiscal atual

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e selecione Depreciar.

2. Na caixa Data de Destino de Depreciação , digite a última data do ano fiscal atual.

3. Para inserir todos os livros de ativos fixos, selecione Todos.

4. Selecione Depreciar.

   Observação

   É muito importante depreciar todos os ativos até o último dia do ano fiscal atual da FA. Se todos os ativos não forem depreciados até o último dia do ano fiscal atual da FA antes de processar o fechamento do ano, os valores de depreciação estarão incorretos. Para obter mais informações, confira Q3 e A3 na seção perguntas frequentes abaixo.

Etapa 4: fazer o processo de Postagem GL (Interface GL) (esta etapa é opcional.)

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e selecione Postagem GL.

2. Na caixa Período Inicial , digite 2024-012.

   Observação

   O espaço reservado 2024-012 representa o período 12 do ano fiscal de 2024. Se você não estiver executando em um ano fiscal calendário ou se tiver mais de 12 períodos, o período que você digitar será diferente.

3. Na caixa Período final , digite 2024-012.

4. Na caixa Data de Transação , digite a última data do ano fiscal atual ou digite a data em que você precisa da postagem para afetar o razão geral.

5. Selecione Continuar.

6. Quando você receber uma mensagem de que o número do lote está sendo criado, selecione Continuar.

7. Na janela Destino do Relatório, selecione a caixa Impressora marcar e selecione OK.

Etapa 5: executar todos os relatórios de fim de ano que você deseja manter como parte dos registros financeiros de fim de ano

Os valores de depreciação ano a ano dos anos fiscais anteriores não são mantidos no Gerenciamento de Ativos Fixos. Portanto, você deve imprimir todos os relatórios que contenham essas informações antes de fechar o ano.

Há vários relatórios disponíveis para ativos fixos. Recomendamos que você imprima os seguintes relatórios:

• Atividade Anual

  Para imprimir o relatório Atividade Anual, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Atividade.

• Adições

  Para imprimir o relatório Adições, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Transação.

• Aposentadorias

  Para imprimir o relatório Aposentadorias, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Transação e selecione Aposentadorias na lista Relatórios .

• Transferências

  Para imprimir o relatório Transferências, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Transação e selecione Transferências na lista Relatórios .

• Razão de Depreciação

  Para imprimir o relatório Razão de Depreciação, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Depreciação e selecione Razão de Depreciação na lista Relatórios .

• Razão de Propriedade

  Para imprimir o relatório Razão de Propriedade, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Inventário e selecione Razão de Propriedade na lista Relatórios .

• Ativos fixos para reconciliação de razão geral

  Para imprimir os Ativos Fixos no relatório Reconciliação Geral do Razão, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Atividade e selecione Ativos Fixos para Reconciliação Geral de Razão na lista Relatórios .

Se você tiver mais de um livro de ativos fixo, recomendamos que você também imprima os seguintes relatórios:

• Reservar para Reconciliação de Livros

  Para imprimir o relatório Reconciliação de Livro para Livro, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios e selecione Comparação.

• Reservar para reservar comparação de depreciação YTD

  Para imprimir o relatório Comparação de Livro para Livro YTD, aponte para Ativos Fixos no menu Relatórios , selecione Comparação e selecione Reservar para Reservar Comparação de Depreciação YTD na lista Relatórios .

Etapa 6: garantir que o calendário de Ativos Fixos seja criado corretamente (esta etapa é opcional.)

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Instalação, aponte para Ativos Fixos e selecione Calendário.
2. Selecione um Calendário e selecione Verificar. Quando você for solicitado a verificar os períodos, selecione OK.
3. Na janela Destino do Relatório, selecione Tela e, em seguida, selecione OK.

Etapa 7: verificar se os trimestres estão configurados corretamente para todos os anos fiscais

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Instalação, aponte para Ativos Fixos e selecione Trimestre.

2. Verifique se as seguintes caixas não estão vazias:

   • Data de início
   • Data Intermediária
   • Data de término

   Observação

   Essas caixas devem existir para cada trimestre. Se alguma caixa estiver vazia, digite a data apropriada nessa caixa.

Etapa 8: criar um backup

Esse backup deve ser armazenado fora do local junto com o restante da documentação de fim de ano. Esse backup fornece um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Além disso, esse backup pode ser restaurado posteriormente se for necessário. Fazer um backup garante que você possa se recuperar rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante os procedimentos de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.
2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.
3. Altere o caminho do backup, se necessário, e selecione OK.

Etapa 9: Fazer a rotina de fechamento de ativos fixos no final do ano

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Ativos Fixos e selecione Fim de Ano.

2. Verifique se o ano fiscal exibido para cada livro é o ano fiscal atual. (O ano fiscal atual é o ano que você está fechando.)

   Observação

   Se o ano fiscal exibido para um livro não for o ano fiscal atual, consulte a pergunta 1 na seção Perguntas frequentes (perguntas frequentes).

3. Selecione um livro que você deseja fechar e selecione Inserir. Repita esta etapa até que todos os livros que você deseja fechar tenham sido inseridos.

4. Selecione Continuar para iniciar o processo. Selecione Continuar para confirmar.

5. Você será solicitado a confirmar que depreciou ativos até o último dia ou o ano fa atual. Caso contrário, selecione NÃO aqui e faça isso antes de continuar fechando o ano. Se tiver, selecione Sim.

Observação

Um relatório não é gerado durante a rotina de fechamento de ativos fixos no final do ano para o Microsoft Dynamics GP 2013 e versões anteriores. Para o Microsoft Dynamics GP 2015 e versões mais altas, um relatório de fechamento de Year-End de Ativo Fixo é opcional para impressão. Este relatório fornecerá uma lista de todos os ativos afetados pelo processo de fechamento de fim de ano por livro e uma status desses ativos.

Observação

O Microsoft Dynamics faz os seguintes procedimentos durante a rotina de fechamento de fim de ano:

• Na janela Informações Gerais do Ativo, o campo Quantidade é copiado para o campo Iniciar Quantidade da janela Expandir Quantidade.
• Na janela Expandir Última Manutenção, o valor de manutenção do YTD é desmarcado.
• Na janela Livro de Ativos, o Valor de Depreciação do YTD é desmarcado.
• Os procedimentos a seguir são realizados:
  • O campo Base de Custo é copiado para o campo Custo de Início do Ano .
  • O campo depreciação ltd é copiado para o campo Iniciar Reserva .
  • O campo Valor de Salvamento é copiado para o campo Iniciar Salvamento .
• Na janela Configuração do Livro, o campo Ano Fiscal Atual é aumentado em um.

Perguntas frequentes (FAQ)

P1: O ano fiscal que é exibido para o meu livro na janela fim de ano do ativo não é o ano que eu quero fechar. Fechei o ano exibido no ano passado, e ainda não fechei o ano atual. O que devo fazer?

A1: confira a resposta para a pergunta 4.

Q2: Fechei o General Ledger no Microsoft Dynamics GP e agora percebo que ainda não fechei o Gerenciamento de Ativos Fixos. Posso fazer a rotina de fechamento de ativos fixos no final do ano neste momento?

A2: Recomendamos fechar o Razão Geral por último, depois que todos os módulos da subsidiária tiverem sido fechados. No entanto, o Gerenciamento de Ativos Fixos pode ser fechado após o fechamento do Razão Geral. O processo gl postagem (Interface GL) pode ser realizado e, em seguida, a transação ou transações podem ser postadas no ano fechado ou no ano histórico no razão geral. Para obter mais informações sobre o processo de Postagem GL (Interface GL), confira a etapa 4 na seção Lista de verificação de fim de ano .

Para postar transações no ano histórico no razão geral, verifique se as seguintes opções estão selecionadas na janela Configuração geral do Razão:

• Permitir a postagem no histórico
• Manter contas de histórico
• Manter transações de histórico

Observação

Para acessar a janela Configuração geral do Razão no Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Configuração, aponte para Financeiro e, em seguida, selecione Razão Geral.

A transação postada atualizará o ano histórico e será revertida como um saldo inicial para o ano aberto. Se quaisquer contas de despesas ou quaisquer contas de receita foram incluídas na transação, elas fecharão automaticamente para a conta ou contas de Ganhos Retidos.

Q3: Eu executei a rotina de fim de ano no Fixed Asset Management, e então eu corri depreciação no ano novo. Vejo que a depreciação é altamente exagerada e que alguns ativos têm um número negativo no campo Valor do Livro Líquido. Por que o sistema está calculando tanta depreciação?

A3: Esse problema ocorrerá se as seguintes condições forem verdadeiras:

• O ano foi fechado.
• Os ativos não foram depreciados no último dia do ano fiscal. Considere o exemplo seguinte:
• O ano fiscal é um ano civil (1º de janeiro a 31 de dezembro).
• Os ativos foram depreciados até 28 de dezembro, quando o ano foi fechado. Neste exemplo, a depreciação estará incorreta na próxima vez que a depreciação for executada. O sistema não recalcula a taxa anual quando a rotina de fechamento de fim de ano é feita. Assim, os ativos fixos levam um ano inteiro de depreciação nos últimos dias que permanecem no ano anterior (29 de dezembro a 31 de dezembro). A taxa de depreciação é a taxa anual atualmente em cada ativo. Além disso, se houver ativos próximos ao fim de sua vida original, o campo Valor do Livro Líquido poderá se tornar negativo.

Há duas soluções alternativas para este problema:

• Solução alternativa recomendada:

  Restaure os dados de um backup, execute a depreciação até o último dia do ano e faça os procedimentos de fechamento de fim de ano.

• Solução alternativa:

  Redefinir a vida útil em todos os ativos.

Observação

Se os valores dos ativos tiverem sido inseridos para o campo Depreciação YTD ou para o campo depreciação ltd , redefinir a vida útil nos ativos alterará esses valores e o resultado poderá ser diferente. Se você alterar o campo depreciação YTD ou o campo depreciação ltd redefinindo a vida no ativo, você causará inconsistências entre o Gerenciamento de Ativos Fixos e o Razão Geral. Essas inconsistências devem ser explicadas.

Q4: Em vez de concluir a rotina de fim de ano para o Gerenciamento de Ativos Fixos, alterei manualmente o campo Ano Fiscal Atual na janela Configuração do Livro para o próximo ano. Tenho que voltar e executar a rotina de fechamento de fim de ano, ou posso continuar processando atividades no Gerenciamento de Ativos Fixos para o ano novo?

A4: Se nenhuma atividade, como adições, alterações, transferências, aposentadorias ou depreciação, tiver sido executada para o ano novo, o campo Ano Fiscal Atual na janela Configuração do Livro poderá ser alterado de volta para o ano anterior e, em seguida, a rotina de fechamento de fim de ano pode ser processada.

Se alguma atividade, como adições, alterações, transferências, aposentadorias ou depreciação, tiver sido executada para o ano novo, restaure os dados de um backup e continue com a rotina de fechamento de fim de ano.

Em qualquer situação, a rotina de fechamento de fim de ano deve ser executada. Se a rotina de fechamento de fim de ano não for concluída, o valor no campo depreciação do YTD será superestimado em qualquer relatório que inclua ativos que foram desativados ou que foram totalmente depreciados no ano anterior. Se a rotina de fechamento de fim de ano não for concluída, os valores no campo depreciação YTD não serão limpos. Os valores no campo Depreciação YTD não serão zerados. Portanto, esses valores serão incluídos incorretamente nos relatórios do ano novo.