Determinar seu plano de distribuição

Ao concluir seu plano de implantação ou fase de implantação, você terá Microsoft Viva Goals operando em toda a sua organização para que você possa conectar o trabalho diário de cada membro da equipe aos resultados de negócios.

Ao navegar pelo Modelo de Maturidade do OKR mostrado abaixo e alterar o gerenciamento associado a uma distribuição de OKR Viva Goals, é recomendável facilitar sua organização em OKRs por meio de um piloto de usuário.

Os benefícios de um piloto de usuário são duplos: primeiro, você aprende rapidamente como a metodologia funciona dentro de sua cultura organizacional e obtém informações sobre os desafios e oportunidades. Em segundo lugar, seu grupo piloto atua como um exemplo para o restante da organização. O sucesso do grupo piloto em alcançar seus objetivos servirá como um motivador para que mais grupos entrem a bordo.

1. Selecione seu estilo piloto

Grupo piloto somente liderança

Uma das maneiras mais populares de implantar um programa OKR é de cima para baixo. O benefício de seguir essa rota é que a liderança está totalmente por trás do programa e os OKRs estão bem alinhados. Veja como isso funciona:

No primeiro trimestre, os OKRs são definidos pela equipe executiva. Como os OKRs são transparentes por natureza, toda a organização terá visibilidade dessas metas. Durante essa fase, convide apenas a equipe executiva como usuários ativos Viva Goals.

Ao longo desse primeiro trimestre, uma cadência semanal para check-ins é definida como exemplo. As agendas de reunião são estruturadas em torno da medição de OKRs.

Após um primeiro trimestre bem-sucedido, os gerentes de equipe são treinados. Eles desenvolvem seus OKRs, que são alinhados com a equipe de liderança sênior.

Após mais um ou dois trimestres, os gerentes de equipe expandem seus principais resultados. Neste ponto, membros individuais da equipe se envolvem.

Peça aos participantes que sigam o caminho de aprendizagem do Programa de Liderança OKR sob demanda para que cada participante piloto se sinta capacitado para educar, engajar e treinar seus funcionários na metodologia e software OKR.

Grupo piloto em todo o departamento

Outro método de distribuição popular é que um departamento ou grupo individual, como marketing, TI ou uma equipe de engenharia de produtos, execute uma distribuição de cima a baixo que envolve gerentes de equipe e funcionários individuais. Veja como isso funciona:

Com suporte formal ou informal do gerenciamento superior, o grupo adota uma cadência semanal para marcar-ins por um a dois trimestres, experimentando o que funciona e fazendo alterações ágeis. Ao longo do caminho, os gerentes de equipe relatam à gerência sobre sucessos, desafios e recomendações.

Depois que o departamento e o gerenciamento individuais estão em um ritmo confortável, um plano de treinamento é formulado para distribuir OKRs para o restante da organização. Esse plano usa as lições do departamento individual para tornar o processo o mais suave possível para a organização como um todo.

Peça aos participantes que sigam o caminho de aprendizagem do Programa de Liderança OKR sob demanda para que cada participante piloto se sinta capacitado para educar, engajar e treinar seus funcionários na metodologia e software OKR.

Outra opção: Teoria do Big Bang

A abordagem piloto de "crawl-walk-run" é melhor para a maioria das empresas, mas empresas maduras que podem liderar a organização de forma eficiente e eficaz, embora a mudança possa optar por lançar OKRs em toda a organização ao mesmo tempo.

A vantagem dessa abordagem "big bang" é que as empresas são capazes de aplicar o impulso do pontapé inicial para realizar os benefícios dos OKRs mais rapidamente em toda a organização.

Não importa qual caminho você escolher, é importante descobrir o que funciona melhor para sua organização. Seja paciente, pois geralmente leva alguns trimestres para se familiarizar com as mudanças. Em breve você entrará em um ritmo sólido, e seu programa OKR crescerá, amadurecerá e transformará sua organização no processo.

2. Definir metas de programa

Suas metas definem o resultado desejado e permitem medir o êxito da distribuição de Viva Goals.

Você precisa de participação total dos stakeholders quando define seus OKRs para ajudar a garantir que eles sintam uma sensação de propriedade e alinhem essas medidas de sucesso às tarefas de projeto definidas. Os OKRs devem incluir uma combinação de sucessos técnicos e focados no usuário.

Antes de começar a criar os OKRs para seu programa OKR com Viva Goals, leve algum tempo para refletir sobre as seguintes perguntas:

• Por que você está implementando o programa? É para fornecer melhor transparência em toda a sua organização? Para aumentar o envolvimento dos funcionários? Para liderar o lançamento de um novo produto? Para focar na luta contra um concorrente? Ser claro sobre por que ajudará a galvanizar seus funcionários e manter o impulso.

• Como é o sucesso deste programa? Daqui a um ano, como você saberá se atingiu seus objetivos?

• Como você se comunicará sobre seu programa OKR e Viva Goals à sua equipe? Qual é o seu plano de comunicação no início, durante marcar no meio do ciclo e quando é hora de fechar OKRs e ver onde você pousou e o que aprendeu?

Aqui está um exemplo de UM OKR para implantar um programa OKR com Viva Goals:

3. Determine o calendário e o tempo do OKR

Tempo anual:

A maioria das empresas começa com três a cinco objetivos de alto nível para o ano. Por exemplo, se for novembro de 2021, eles definirão objetivos para o ano de 2022. Algumas empresas irão mais longe e terão um plano de dois ou três anos para construir.

Tempo trimestral:

A maioria das empresas planeja seus OKRs trimestralmente da seguinte maneira:

• Q1 (janeiro / fevereiro / março)
• Q2 (abril / maio / junho)
• 3º trimestre (julho/agosto/setembro)
• 4º trimestre (outubro/novembro/dezembro)

Observação

Se sua empresa usar uma agenda trimestral diferente, você poderá alterá-la em Administração > Períodos de Tempo.

Cadência de check-in:

Recomendamos que os membros da equipe marcar e atualizem seus OKRs semanalmente. Viva Goals tem notificações internas por meio de integrações e por email para garantir essa cadência regular.

Observação

O dia e a hora dos lembretes podem ser alterados em Administração>Notifications.

Algumas empresas definem seus marcar-ins quinzenalmente ou até mesmo mensalmente, mas descobrimos que semanalmente é o melhor período de tempo.

4. Distribuir OKRs para toda a sua organização

Depois que a liderança e seu grupo piloto estiverem confortáveis com o funcionamento de OKRs e Viva Goals, é hora de criar seu plano de treinamento para distribuir OKRs para toda a sua organização.

É importante segmentar seus usuários por persona e maturidade OKR ao criar sua estratégia de treinamento. Cada persona tem tarefas específicas que precisa fazer e treinamento diferente necessário para concluir essas tarefas.

Foco no por quê. Certifique-se de que os funcionários saibam por que a mudança está acontecendo, o que está nela para eles e por que eles estão sendo solicitados a mudar.

Use cenários de trabalho reais. Use tarefas ou processos familiares ao seu público para atraí-los para aprender a usar Viva Goals.

Use vários formatos. O treinamento para usuários finais deve assumir vários formulários para acomodar diferentes estilos de aprendizagem, normas geográficas e restrições de recursos.

Reforce. Faça o treinamento se assimilado com opções de reforço, como treinamento sob demanda, sessões de almoço e aprendizado e novas opções de treinamento de funcionários.

Para obter um resumo completo sobre como conduzir com êxito o OKR e Viva Goals adoção em sua organização, leia o Guia de Adoção Viva Goals.

Observação

Seu objetivo final é encontrar o processo OKR que funciona melhor para sua organização. Viva Goals foi projetado para ser flexível e atender às necessidades exclusivas da sua organização. Sua estratégia e o nível de entrada para OKRs evoluirão à medida que sua equipe se ajusta ao processo. Dê a si mesmo um a dois trimestres para entrar em um bom ritmo e watch sua experiência de funcionário e os resultados empresariais se fortalecem.