Dashboard de Alinhamento Departamana e ROB

As organizações podem incorporar objetivos no ritmo de negócio (ROB) ao utilizar dashboards em reuniões e atividades importantes para criar um programa de objetivos saudáveis.

Controlador de Valor: Alinhamento entre departamentos de unidades

Objetivo desta reunião: O objetivo desta atividade é reunir uma secção cruzada de departamentos, divisões ou equipas para partilhar o progresso e garantir o alinhamento e a sensibilização das dependências para ajudar a impulsionar a conclusão bem-sucedida do respetivo trabalho.

As organizações podem ser complexas e reunir grupos multifuncionais regularmente para partilhar os seus objetivos ajuda a aumentar a clareza, as dependências da superfície e a permitir ajustes em tempo real.

No mundo real, os resultados prováveis podem ser: dois grupos a trabalhar em projetos semelhantes (que poderiam ser combinados), marketing a preparar-se para anunciar funcionalidades-chave (mas o produto não está pronto para os lançar), atrasos em projetos-chave a serem apresentados (com outros a saltarem para ajudar) ou membros da equipa a dizerem simplesmente "Uau, foi a primeira vez que ouvi falar dessa nova funcionalidade/tópico/vitória" (quão fixe!).

Surgir estes problemas numa reunião entre departamentos envolvendo objetivos poupa tempo, energia e dinheiro, e impede que as equipas planeiem num silo e não partilhem resultados ou apenas partilhem no final quando é tarde demais para corrigir o curso.

Embora comunicar entre equipas seja sempre fundamental, isto é muitas vezes mais importante à medida que implementa objetivos mais amplamente na sua organização e está a impulsionar programas em cascata/multicamadas à medida que são adicionadas equipas adicionais e começa a adotar Viva Goals.

Quem está envolvido

• Proprietário da reunião: CEO, Chefe de Gabinete
• Audiência: Principais intervenientes de cada departamento, divisão ou equipa

Categorias de reunião/comunicação

Estes são tipos de comunicação que poderá já ter no seu ritmo de negócio existente. Lembre-se de que não estamos a tentar reinventar a roda, mas sim incorporar objetivos no fluxo de trabalho existente.

• Reuniões mensais do departamento
• Revisões Trimestrais de Negócios (QBRs)

Como os objetivos ajudam

• Impulsiona o progresso em relação a consolidações durante o processo de planeamento
• Mantém a clareza em relação aos objetivos/dependências/prioridades partilhados
• Garante uma responsabilidade contínua e consistente em relação aos objetivos
• Proporciona transparência, para que todos os grupos saibam no que todos estão a trabalhar
• Fornece ajustes contínuos e em tempo real sobre o progresso

Marco-chave

Relatório de dashboard ao nível do departamento para os líderes comunicarem o que foi realizado neste período, o que foi aprendido, que ajuda é necessária e o que vem a seguir.

Dashboard de Alinhamento do Departamento

O dashboard para uma reunião entre departamentos pode ter os seguintes elementos, ou widgets, dentro de Viva Goals.

Tipo de widget	Nome do widget	Usar	Benefício
Bloco de texto	Agenda	Comunique a agenda da reunião.	Ajuda a definir o contexto de todas as pessoas para a reunião.
Bloco de texto	Atualizações do último período de tempo	Utilizado para comunicar vitórias, aprendizagens-chave, bloqueadores atuais, ajuda necessária e passos futuros.	Permite que todos os membros da equipa obtenham uma snapshot holística do progresso recente.
Lista OKR	Ver objetivos atuais	Liste OKRs de nível superior para demonstrar o progresso em relação aos objetivos.	Permite que todos os membros da equipa tenham transparência na forma como a organização está a controlar as métricas.

Como executar a reunião de Alinhamento do Departamento

A execução de uma série de reuniões marcar departacionais pode exigir alguma logística, mas o pagamento de uma maior comunicação organizacional faz com que valha a pena o esforço.

As empresas mais pequenas podem ter uma única reunião de 1 hora em que os líderes de departamento "dão a volta à sala" e dão uma atualização rápida dos seus objetivos.

No entanto, as grandes empresas podem optar por ter uma série de reuniões consecutivas que se focam em cada departamento, com muito tempo para perguntas e respostas. Ajuda ter uma pessoa de ponto altamente organizada e respeitada para coordenar esta atividade. Pode ser um Chefe de Gabinete ou Um Gestor de Programas Sénior.

O planeamento e a execução do ritmo de negócio da reunião podem ter o seguinte aspeto:

Passo 1: Anúncio e preparação da reunião

Comunicação enviada: 10 dias antes da reunião

Objetivo: Dar aviso avançado aos participantes da reunião para preparar as respetivas apresentações dashboard

Dica

Olá;!

O fim do mês aproxima-se rapidamente e a nossa próxima reunião de alinhamento entre departamentos está agendada para 2 de março.

Em preparação para a nossa reunião, envie-me a ligação para a revisão do seu departamento dashboard até às 17:00 PT no dia 27 de fevereiro. Vou enviar a pré-leitura naquela noite.

Como lembrete, o conteúdo da sua dashboard deve focar-se em Objetivos e Resultados Principais para evitar análises aprofundadas sobre materiais a entregar (vs. resultados).

Certifique-se de que o conteúdo que irá apresentar se ajustará ao tempo atribuído abaixo para a sua área, uma vez que não teremos tempo para nos estendermos até à próxima reunião.

Departamento	Proprietário	Tempo Atribuído
Sucesso do Cliente	Jacob Hancock	40 minutos
Experiência do Usuário	Ana Bowman	40 minutos
Vendas e Marketing	Kiana Anderson	40 minutos
Finanças	Wesley Brooks	40 minutos
Operações	Preston Morales	40 minutos
Produto e Engenharia	Mateo Gomez	40 minutos

Se tiver alguma dúvida, informe-me.

Obrigado

Ellen Bennett, Chefe de Gabinete

Passo 2: conjunto de agenda e dashboards de pré-leitura partilhados

Comunicação enviada: Três dias antes da reunião

Objetivo: Forneça restrições de tempo estritas para dashboard instruções e envie dashboards ao nível do departamento como uma pré-leitura para que a hora da reunião possa ser utilizada para debate e não para leitura

Dica

Olá;!

A nossa reunião mensal de alinhamento entre departamentos está marcada para quinta-feira, 2 de março. Localize a agenda abaixo, bem como ligações para os dashboards associados.

Ação: atribua uma pessoa do seu grupo que será responsável por tomar notas e partilhar itens de ação para a sua área.

Início/Fim	Departamento	Proprietário	Ligação do Dashboard
8h15 às 8h55	Sucesso do Cliente	Jacob Hancock	CS Dashboard
9h05 às 9h45	Experiência do Usuário	Ana Bowman	Dashboard da Equipa da UX
9h50 às 10h30	Vendas e Marketing	Kiana Anderson	Sales & Marketing
10:40 às 11:00	Finanças	Wesley Brooks	Dashboard de Finanças
Das 11:05 às 11:45	Operações	Preston Morales	Dashboard da Equipa de Operações
11:50 às 13:00	Produto e Engenharia	Mateo Gomez	Dashboard da Equipa de Engenharia de & de Produtos

Certifique-se de que tem o convite do Outlook no seu calendário e reencaminhe para os participantes da reunião adequados.

Obrigado

Ellen Bennett, Chefe de Gabinete

Passo 3: Solicitar perguntas aos participantes

Comunicação enviada: Dois dias antes da reunião

Objetivo: Com os dashboards agora disponíveis para todos lerem, os participantes podem efetuar algumas perguntas de alto nível sobre áreas que gostariam de explorar ou obter mais informações. Isto permite que os apresentadores adicionem elementos adicionais aos seus dashboard e preparem-se para perguntas antecipadamente em vez de serem colocados no local.

Dica

Olá;

Envie todas as perguntas que possa ter para os apresentadores/departamentos com base no dashboard pré-leituras até às 17:00 PT no dia 28 de fevereiro. Vou consolidar todas as perguntas e enviar a lista final aos apresentadores para que possam estar preparados para discutir durante a nossa reunião.

Por favor, informe-me se tiver alguma pergunta.

Obrigado

Ellen Bennett, Chefe de Gabinete

Passo 4: fornecer perguntas aos apresentadores

Comunicação enviada: Um dia antes da reunião

Objetivo: Forneça aos apresentadores perguntas que possam ser feitas.

Dica

Olá;

Encontre as perguntas/tópicos consolidados para os apresentadores/departamentos com base nas pré-leituras. Por favor, venha preparado para discutir estes assuntos durante a nossa reunião.

[lista de perguntas]

Teresa

Passo 5: executar a reunião

Objetivo: Partilhe informações entre departamentos para garantir o alinhamento com os objetivos organizacionais.

O dia da(s) reunião(s) está finalmente aqui! É o papel do Chefe de Gabinete/pessoa pontual "gerir um navio apertado" e garantir que as pessoas cumpram a agenda.

Observação

Pode levar alguns ciclos para colocar tudo totalmente ligado, e não há problema. Por exemplo, no exemplo apresentado, talvez todos os departamentos foram originalmente atribuídos 30 minutos. Mas ao longo do tempo, o grupo decidiu expandir a maioria dos departamentos para 40 minutos, reduzindo a equipa financeira para 20 minutos e expandindo o tempo de Produto e Engenharia para 80 minutos com base na profundidade dos tópicos.

Em cada ciclo, haverá invariavelmente uma equipa que recebe o seu dashboard tarde, uma pessoa que dura demasiado tempo, e uma participante que faz demasiadas perguntas. No entanto, ao longo do tempo as pessoas geralmente se instalam no "ritmo de negócio" adequado e todos beneficiarão da reunião.

Agenda:

• A liderança do departamento fornece um resumo mensal de alto nível. (5 minutos)
  • O que correu bem
  • Principais aprendizagens e oportunidades
  • Riscos e ajuda necessários
• Uma vez que cada departamento detém geralmente 3-5 objetivos, o membro da equipa mais responsável por cada Objetivo fornece uma atualização de 5 minutos sobre cada objetivo. Isto ajuda a impulsionar a responsabilidade, envolve os membros da equipa e cria uma cultura de objetivos. (15-25 minutos)
  • Revisão do progresso das métricas de 3 a 5 Principais Resultados
  • Atualizações em quaisquer Projetos e Iniciativas
  • O que correu bem/ganha
  • Principais aprendizagens e oportunidades
  • Riscos e ajuda necessários
  • Próximas etapas
• Quaisquer perguntas respondidas e esclarecimentos. (10-20 minutos)

Durante a reunião, alguém é designado para tomar notas e gravar itens de ação de seguimento.

Passo 6: Seguimento da reunião

Comunicação enviada: Um dia depois da reunião

Objetivo: Distribua os itens de resumo e ação da reunião para os participantes e ligações para gravações para os participantes que não puderam participar.

Dica

Olá;

Obrigado por participar na reunião mensal do Departamento no dia 2 de março. Verifique as notas da reunião aqui [Notas de Revisão Mensal March.docx] e os itens de ação aqui [Itens de Ação de Revisão Mensal March.xlsx].

Se tiver faltado a uma reunião ou quiser voltar a rever os itens de notas/ação, localize a lista de dashboards e ligações de gravação de reuniões abaixo.

Departamento	Ligação do Dashboard	Gravação da Reunião
Sucesso do Cliente	CS Dashboard	http://meet.recording/vnwbasdf
Experiência do Usuário	Dashboard da Equipa da UX	http://meet.recording/sdgfsvee
Vendas e Marketing	Sales & Marketing	http://meet.recording/sjjf345df
Finanças	Dashboard de Finanças	http://meet.recording/dsfg345f
Operações	Dashboard da Equipa de Operações	http://meet.recording/78icgh44
Produto e Engenharia	Dashboard da Equipa de Engenharia de & de Produtos	http://meet.recording/0iuydfght

Note que a próxima reunião terá lugar na quinta-feira, 6 de abril.

Obrigado

Ellen Bennett, Chefe de Gabinete

Como criar e personalizar dashboards no Viva Goals

Agora que viu o "porquê" da utilização de dashboards nos seus ritmos empresariais, veja o processo passo a passo "como" para criar um dashboard, adicionar painéis, personalizar widgets e apresentar os seus dados na plataforma de software Microsoft Viva Goals: Criar e personalizar dashboards no Viva Goals