Compreender como os dados organizacionais são utilizados e retidos no Microsoft 365

Pode utilizar dados organizacionais para potenciar várias capacidades no Microsoft 365, aplicações e serviços Viva Microsoft 365 Copilot e do Microsoft 365.

Reveja as seguintes informações para compreender como os dados organizacionais são utilizados, armazenados e eliminados.

Uso de dados

Os dados organizacionais que carregar podem ser utilizados pelos serviços Viva, Microsoft 365 e serviços não Microsoft que têm acesso através do Microsoft API do Graph. Estes dados são tratados como publicamente disponíveis na organização, o que significa que podem ser apresentados a qualquer utilizador final na organização.

Para o Perfil de Utilizador da Microsoft

No Perfil de Utilizador do Microsoft 365, Microsoft Entra dados têm precedência sobre os Dados Organizacionais no Microsoft 365 por predefinição. Quando um serviço consulta um Perfil de Utilizador do Microsoft 365, se existirem dados organizacionais e dados Microsoft Entra para um único atributo, é devolvido o valor Microsoft Entra. Por exemplo, um determinado usuário final tem "Engenheiro de Software" como propriedade jobTitle no Microsoft Entra ID. O Administrador de Origem de Dados Organizacional da sua organização utiliza a funcionalidade Dados Organizacionais no Microsoft 365 para carregar um valor de "Engenheiro de Software Sénior" para o atributo Microsoft_JobTitle para esse mesmo utilizador final. Após o upload, ambos os valores são armazenados no perfil de usuário do Microsoft 365 do usuário final. Quando uma experiência como Cartões de perfil no Microsoft 365 consulta o Perfil de Utilizador do Microsoft 365 para obter a propriedade jobTitle para esse utilizador final, é devolvido "Engenheiro de Software" (em vez de "Engenheiro de Software Sénior").

No entanto, se não existirem dados para um atributo no Entra ID, é utilizado o valor de dados organizacional correspondente. Assim, no exemplo anterior, se não houver valor para jobTitle no Entra ID, o card de Perfil no Microsoft 365 utiliza "Engenheiro de Software Sénior" dos Dados Organizacionais no Microsoft 365.

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Saiba mais sobre a segurança e conformidade do Viva Glint para utilização de dados.

Exclusão de dados

O Administrador de Origem de Dados Organizacional pode eliminar inadvertidamente dados pessoais ao atualizar a origem de dados com valores nulos. Consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais para obter informações sobre como eliminar dados de utilizador. Assim que a atualização é processada, os dados de utilizador associados são substituídos por campos em branco, o que significa que os respetivos dados são efetivamente eliminados imediatamente.

Quando um inquilino é removido do Microsoft 365, todos os dados do inquilino são removidos no prazo de 30 dias.

Retenção de dados

Os dados organizacionais são armazenados desde que o utilizador final esteja ativo e tenha uma licença válida e não tenha sido feito nenhum pedido de eliminação pelo utilizador final ou pelo Administrador da Origem de Dados Organizacional.

Residência de dados

Quando carrega dados organizacionais, os seus dados são armazenados na localização geográfica correspondente à localização predefinida da caixa de correio, conforme configurado no Microsoft 365. Saiba mais sobre:

• Data Residency para o SharePoint
• Data Residency para Exchange Online
• Data Residency para Informações Viva
• Data Residency para Viva Glint

Gerenciar solicitações do titular dos dados

Uma Solicitação do Titular dos Dados ou DSR é uma solicitação formal feita por um titular dos dados (um usuário final) a um controlador para que tome uma medida em relação aos seus dados pessoais. Para entender quais direitos do titular dos dados os usuários finais têm, consulte Solicitações do Titular dos Dados do Office 365 de acordo com o GDPR e a CCPA.

Use as seguintes informações para cumprir os DSRs dos usuários finais:

• Acesso e Exportação – os utilizadores finais podem aceder e exportar dados organizacionais carregados por um Administrador de Origem de Dados Organizacional com os seguintes recursos:
  • Perfil de Utilizador do Microsoft 365: ao utilizar a função de exportação de dados no perfil card. Saiba como.
  • Informações Viva: ao utilizar o Conector do Power BI. Saiba como.
• Editar – consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais.
• Eliminar – consulte Atualizar ou efetuar outras alterações aos dados organizacionais e Eliminação de dados.

Aceder e exportar registos de auditoria

Para monitorizar dados organizacionais relacionados com segurança e conformidade em eventos do Microsoft 365 para a sua organização, ative o registo de auditoria. Os registos de auditoria estão disponíveis no portal do Microsoft Purview ou através da API de Atividade de Gestão do Microsoft 365. Saiba mais.

Antes de poder ver o registo de auditoria, ative a pesquisa de registos de auditoria do Microsoft 365. Só tem de efetuar este passo uma vez. Depois de a ativar, demora algumas horas até poder procurar nos registos.

Para ver o registo de auditoria:

1. Aceda ao portal do Microsoft Purview e inicie sessão com a sua conta escolar ou profissional.

2. No painel esquerdo do portal, selecione Auditoria.

3. Siga estas instruções para procurar registos de auditoria. Saiba como.

   • Selecione Tipo de Registo: OrganizationalDataInM365 para eventos de metadados
   • Selecione Tipo de Registo: WorkplaceAnalytics para eventos de ingestão