Urmăriți și gestionați activități
În Dynamics 365 Sales, utilizați activități pentru a planifica, urmări și organiza toate comunicările cu clienții dvs. De exemplu, puteți lua note, trimite e-mailuri, efectua apeluri telefonice, stabili rezervări și atribui activități, pe măsură ce lucrați la o vânzare sau rezolvați un caz de serviciu. Aceste acțiuni sunt toate considerate tipuri de activități.
Sistemul automat aplică marcaje de timp la fiecare activitate și arată cine a creat-o. Dvs. și alte persoane din echipa dvs. puteți defila prin activități pentru a vedea istoricul, pe măsură ce lucrați cu un client.
Pentru a beneficia la maximum de aplicația Dynamics 365 Sales, este important ca toți din organizație să urmărească toate interacțiunile cu clienții lor prin adăugarea unei activități pentru fiecare e-mail, apel telefonic, sarcină sau rezervare. În acest fel, istoricul unui client este complet.
Cerințe de licență și rol
| Tipul de cerință | Trebuie să ai |
|---|---|
| Licenţă | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise sau Dynamics 365 Sales Professional Mai multe informații: Prețurile de vânzări Dynamics 365 |
| Roluri de securitate | Orice rol principal de vânzări, cum ar fi agent de vânzări sau manager de vânzări Mai multe informații: Roluri principale de vânzări |
Găsiți activitățile dumneavoastră
Puteți găsi activitățile dvs. sub My Work în harta site-ului.
Consultați activitățile din Lista, Calendar sau vizualizarea Kanban
Notă
- Opțiunea Salvare ca este disponibilă numai atunci când administratorul adaugă unul sau mai multe tipuri de vizualizare la Activitate grilă prin sistem personalizări.
- Pentru a adăuga vizualizarea Kanban la grila Activitate , consultați Adăugarea controlului Kanban către entitățile Oportunitate sau Activitate. Urmând pașii din articol, puteți adăuga alte vizualizări, cum ar fi Calendar și Vizualizarea pipeline.
În harta site-ului, selectați Activități.
Pe bara de comandă, selectați Afișați ca, apoi tipul de vizualizare, cum ar fi, Kanban sau Calendar.
Următoarele tipuri de vizualizare sunt acceptate pentru grila Activitate :
- Grilă numai pentru citire. Prezintă o listă cu toate activitățile.
- Calendaristic. Afișează un calendar cu o listă a activităților programate din ziua și ofertele aferente.
- Kanban. Prezintă o reprezentare vizuală a activităților dvs. de vânzări în diferite stări. Acest lucru vă permite să vedeți starea fiecărei activități din canalul dvs. și să le glisați pentru a trece de la o stare la alta (de exemplu, Deschis, Încheiat, Anulat, Programat). Mai multe informații: Lucrați cu activități în vizualizarea Kanban
Schimbarea vizualizării activităților dvs.
Puteți utiliza vizualizări pentru a vedea activitățile pe care le doriți. De exemplu, puteți utiliza vizualizarea Activitățile mele pentru a vedea activitățile care vi s-au atribuit și Activitățile membrilor echipei mele vizualizați pentru a vedea activitățile echipei dvs.
Filtrarea listei de activități
Puteți să filtrați lista de activități, astfel încât să le vedeți doar pe cele care vă interesează. De exemplu, puteți limita și mai mult activitățile pe care le vedeți într-o vizualizare utilizând filtrul de tip de activitate. Filtrul de tip de activitate vă permite să filtrați activitățile în funcție de tip, cum ar fi e-mail, activitate, apel telefonic ș.a.
De asemenea, puteți utiliza filtrul Due pentru a vedea activitățile care urmează să fie scadente într-un timp specificat, cum ar fi activitățile care sunt scadente astăzi sau mai devreme sau activitățile care urmează să fie scadente în următorul sapte zile sau mai devreme.
Crearea sau editarea unei noi activități
Puteți crea activități independente care nu sunt asociate cu niciun registru de vânzări sau de clienți. Pentru a face acest lucru, în harta site-ului, selectați Activități și apoi pe bara de comandă, selectați **E-mail, Apel telefonic sau Sarcina, în funcție de activitatea pe care doriți să o creați.
Sau, pentru a edita o înregistrare de activitate existentă, deschideți activitatea selectând titlul acesteia.
Notă
Odată cu lansarea din Dynamics 365 Sales din aprilie 2020, când creați sau editați o nouă activitate, înregistrarea se deschide într-o casetă de dialog Formular principal. Un dialog Formular principal este un formular principal care se deschide într-un dialog (o fereastră pop-up). Dialogurile de formular principal vă permit să rămâneți în context în timp ce lucrați la o înregistrare cu posibilitatea de a deschide o a doua sau a treia înregistrare în experiența de dialog. Acest lucru face mai ușor să editați înregistrările.
Adaugați o nouă activitate pentru un client
Cel mai adesea, doriți să adăugați o activitate asociată unui contact, oportunitate, cont sau alt tip de înregistrare pentru a vă ajuta să urmăriți întregul istoric al comunicării pe care îl aveți cu un client. (De asemenea, puteți adăuga o activitate pentru dvs.)
Pe măsură ce relația cu un client a organizației se consolidează în timp, dvs. și alte persoane din echipa dvs. puteți să vă uitați prin fluxul de activitate pe măsură ce lucrați cu clientul, și a vedea istoria interacțiunilor. De asemenea, activitățile pot fi incluse în rapoarte pentru a urmări progresul desfășurării.
Pentru a adăuga o activitate pentru un client:
- Deschideți înregistrarea. Puteți utiliza Căutarea rapidă de pe bara de navigare, pentru a găsi rapid o înregistrare.
- Selectați Activități înrudite>.
- Pe pagina Activități , selectați Activitate nouă>Tipul de activitate.
- În panoul Creare rapidă , introduceți informațiile necesare, apoi selectați Salvare și închidere.
Adăugați o activitate pentru dvs
Adăugați o activitate sau notă pentru dvs. atunci când doriți un memento pentru a face ceva personal, cum ar fi o rezervare la doctor sau participarea la un eveniment sportiv.
În caz contrar, pentru a păstra un istoric al interacțiunilor cu un client, ar trebui să adăugați noile activități care sunt asociate cu înregistrarea unui client, astfel ca acele activități să devină parte a istoricului pe care alte persoane din echipa dvs. să le poată vizualiza.
Pentru a adăuga o activitate pentru tine:
- În bara de navigare, selectați Creați și apoi selectați Activități>Tipul de activitate.
- Completați câmpurile și apoi selectați Salvați și închideți.
Atașarea unui document
Documentele, foile de calcul, imaginile și aproape orice tip de fișier pot fi atașate la e-mailuri și note.
Pentru a atașa un document la un e-mail:
- Deschideți formularul de e-mail.
- Pe bara de comandă, selectați Atașați fișierul.
- Răsfoiți și apoi selectați fișierul pe care doriți să îl atașați.
Fișierul selectat apare în panoul Atașament .
Pentru a atașa un document la o notă:
- În panoul Cronologie , selectați + și apoi selectați Notă.
- Adăugați nota și selectați pictograma atașament înaintea butonului Adăugați notă .
- Răsfoiți și apoi selectați fișierul pe care doriți să îl atașați.
Fișierul selectat apare deasupra butonului Adăugați o notă .
Marcați o activitate ca finalizată
După ce apelați pe cineva, finalizați o activitate, trimiteți un mesaj de e-mail sau accesați o rezervare, puteți marca drept finalizată activitatea pentru acea acțiune.
Deschideți activitatea.
În bara de comandă, selectați Marcați finalizat.
Marcați în același timp mai multe activități ca finalizate
- Pe lista de activități, selectați toate activitățile pe care doriți să le marcați finalizate.
- În bara de comandă, selectați Marcați finalizat.
Cele mai bune practici pentru activități
Iată câteva sugestii despre cum să utilizați activitățile în beneficiul organizației dumneavoastră:
Adăugați o activitate pentru fiecare interacțiune cu clientul. Asigurați-vă că istoricul unui client include o înregistrare a fiecărei comunicări pe care o aveți cu acesta.
Utilizați tipul de activitate potrivit pentru acțiune. Ar putea fi tentant să introduceți o notă nouă pe care să scrie „Am trimis un e-mail pentru a confirma prețul” sau „Am sunat clientul pentru a discuta cazul de service”. Cu toate acestea, ar trebui să adăugați un e-mail sau o activitate Apel telefonic pentru a urmări aceste tipuri de acțiuni și să utilizați note pentru text mai general.
Adaugă și activități pentru tine. Vă puteți urmări propriile rezervări, evenimente și note, fără asocierea acestor activități cu un client.
Utilizați comanda Creare de pe bara de navigare. Găsiți aceste activități în listă sortând pe coloana Cu privire la , care este goală pentru a vă anunța că activitatea nu este asociată cu o înregistrare a clientului.
Rețineți că activitățile „se înregistrează” în evidențele asociate. Să presupunem că doriți să vă amintiți de Urmărire cu Cecil Langer, o persoană de contact care este asociată cu contul, Wingtip Toys. Trebuie să adăugați activitatea sarcinii la înregistrarea de contact pentru Cecil (nu pentru contul, Wingtip Toys).
În acest fel, sarcina ta se va „înregistra” în cont automat, iar tu și alte persoane din echipa ta vezi sarcina atunci când se uită la contact și când se uită la contul Wingtip Toys. (Și ei știu că te-ai ocupat.)
Nu găsiți opțiunile în aplicație?
Există trei posibilități:
- Nu aveți licența sau rolul necesar. Verificați secțiunea Cerințe de licență și rol din partea de sus a acestei pagini.
- Administratorul dvs. nu a activat caracteristica.
- Organizația dvs. folosește o aplicație particularizată. Consultați-vă cu administratorul pentru a afla pașii exacți. Pașii descriși în acest articol sunt specifici aplicațiilor predefinite Hub de vânzări și Sales Professional.