Partajați prin

Despre distribuția înregistrărilor în regulile de atribuire

  • Articol

În Dynamics 365 Sales, regulile de atribuire distribuie sau atribuie automat clienți potențiali, oportunități și informații noi și actualizate echipei de vânzări. Procesul automatizat vă economisește timp și efort și optimizează volumul de lucru al echipei dvs. de vânzări.

Regulile de atribuire pot distribui aceste înregistrări în oricare dintre două moduri: round robin sau echilibrarea sarcinii.

În funcție de definiția sa, o regulă care acordă prioritate echilibrării încărcăturii poate folosi în continuare criterii round robin pentru a atribui înregistrări vânzătorilor.

Este important să înțelegeți atât diferențele dintre ele, cât și modul în care alte criterii, cum ar fi volumul de muncă și programul vânzătorilor, afectează modul în care sunt atribuite înregistrările.

Segmentele și regulile de atribuire fac parte din caracteristica de atribuire a muncii. Misiunea de lucru este disponibilă în versiunea Accelerator de vânzări 9.1.23074.10021 și se desfășoară în etape în diferite regiuni. Aflați mai multe despre misiunea de muncă.

Distribuție rotund robin

Atribuirea „round robin” distribuie o înregistrare nouă sau actualizată în mod echitabil între vânzătorii care îndeplinesc criteriile regulii. Oferă înregistrarea vânzătorului care a așteptat cel mai mult un client potențial, o oportunitate sau o perspectivă nouă, inclusiv înregistrările care au fost atribuite manual sau printr-un supliment.

Notă

Ordinea de atribuire a vânzătorilor folosind algoritmul round robin este stocată la nivel de organizație și nu la nivel de regulă.

Să ne uităm la câteva scenarii pentru a înțelege distribuția round robin.

Scenariul 1

Un lead intră în sistem la 1:33 PM. Pe baza criteriilor de selecție care sunt definite în regulă de atribuire, trei vânzători pot lucra potențial la lead:

Vânzător Ultima atribuire a unui client potențial
Miriam 10:02
Sanjay 10:31
Susana 11:17

Ultima misiune a lui Miriam este mai devreme decât a lui Sanjay și Susana. Ea a așteptat cel mai mult timp, așa că i se atribuie clientul potențial și se actualizează ultima ei oră de atribuire.

Un alt indiciu intră în sistem la 1:50 PM. De data aceasta, numai Miriam și Sanjay au atributele necesare pentru a lucra la el:

Vânzător Ultima atribuire a unui client potențial
Miriam 1:33 PM
Sanjay 10:31

Dar de data aceasta, Sanjay a așteptat mai mult decât Miriam. Sanjay preia conducerea.

Scenariul 2

Să presupunem că aveți trei vânzători — Miriam, Sanjay și Susana. Este creat un set de reguli pentru atribuirea înregistrărilor acestora. Ordinul inițial este Miriam, Sanjay și Susana.

  • Regula 1 îi atribuie Miriam un lead primit 1. Noul ordin devine Sanjay, Susana și Miriam.
  • Regula 2 îi atribuie lui Sanjay următorul lead 2. Ordinul este acum Susana, Miriam și Sanjay.
  • Regula 3 îi atribuie Susanei plumbul 3. Ordinul final devine Miriam, Sanjay și Susana.
  • Acum, în aplicație intră un nou client potențial — Regula 1 îi atribuie lui Miriam liderul 4.

Cu toate acestea, s-ar putea să fi observat că numai Regula 1 îi atribuie Miriam înregistrarea de două ori consecutiv. Acest lucru se datorează faptului că ordinea de atribuire a înregistrărilor este stocată la nivel de organizație și nu la nivel de regulă.

Scenariul 3

Să presupunem că aveți doi vânzători — Miriam și Sanjay. Este creată o regulă pentru atribuirea înregistrărilor acestora. Ordinul inițial este Miriam și Sanjay.

Acum, dacă Lead 1 este generat de Miriam, ea devine automat proprietarul acestuia. Ca urmare, atunci când regula este executată, liderul este atribuit lui Sanjay, deoarece Miriam este deja proprietara și face parte din lista de distribuție. Noua ordine de atribuire se schimbă în Miriam și Sanjay.

Acest lucru se datorează faptului că ori de câte ori un vânzător creează o înregistrare nouă, acestea sunt incluse automat în lista de distribuție. Acest lucru afectează ordinea de atribuire pentru înregistrările viitoare.

Distribuția de echilibrare a sarcinii

Atribuirea de echilibrare a încărcăturii găsește vânzătorii care îndeplinesc criteriile regulii și dă înregistrarea celui care poate prelua mai multă muncă. Această metodă se asigură că toți agenții de vânzări au o parte echitabilă de muncă și reduce sarcinile de lucru inegale.

Să ne uităm la un exemplu pentru a înțelege distribuția de echilibrare a sarcinii.

Un lead intră în sistem. Pe baza criteriilor de selecție care sunt definite în regulă de atribuire, trei vânzători pot lucra potențial la lead:

Vânzător Capacitate disponibilă
Miriam 10
Sanjay 12
Susana 15

Susana se poate ocupa de mai multă muncă acum decât Miriam sau Sanjay. Susana primește conducerea, iar capacitatea ei disponibilă este acum de 14.

Continuând cu acest exemplu, să presupunem că Miriam, Sanjay și Susana pot lucra cu toții la următorii clienți potențiali.

Două noi piste intră în sistem. Susana are încă cea mai mare capacitate disponibilă, așa că ei îi sunt alocate clienții potențiali. După aceea, capacitatea lor disponibilă arată astfel:

Vânzător Capacitate disponibilă
Miriam 10
Sanjay 12
Susana 12

Încă o pistă intră în sistem. Sanjay și Susana sunt disponibile în egală măsură. Susana a primit un lider mai recent, așa că cel nou este atribuit lui Sanjay pe baza criteriilor round robin. Acum capacitatea lor disponibilă arată astfel:

Vânzător Capacitate disponibilă
Miriam 10
Sanjay 11
Susana 12

Miriam închide trei piste, crescând capacitatea ei disponibilă la 13. Un nou prospect intră în sistem. Miriam are acum cea mai mare capacitate, așa că îi este atribuită.

Alte criterii de distribuție

Regulile de atribuire acordă prioritate corectitudinii în moduri diferite, în funcție de dacă selectați distribuția round robin sau de echilibrare a sarcinii. Dar corectitudinea nu este singura considerație atunci când înregistrările trebuie alocate. Ei pot lua în considerare, de asemenea, dacă vânzătorii sunt disponibili să-și asume mai multă muncă, adică volumul de muncă și programul de lucru al vânzătorilor.

Luați în considerare volumul de muncă al vânzătorului

În definițiile dvs. regulă de atribuire, puteți selecta Atribuiți tip înregistrare în funcție de capacitatea vânzătorului. Această opțiune distribuie înregistrările numai vânzătorilor care au capacitatea de a lucra la ele. Dacă nimeni nu o face, înregistrările sunt lăsate nealocate.

Să ne uităm din nou la echipa noastră de vânzări, puțin mai târziu în aceeași zi.

Un nou prospect intră în sistem. Pe baza criteriilor de selecție care sunt definite în regulă de atribuire, patru vânzători pot lucra la el:

Vânzător Ultima misiune Capacitate disponibilă
Sanjay 2:37 PM 0
Susana 2:57 PM 4
David 3:02 PM 1
Miriam 2:35 PM –2

Doar cu distribuția round robin, Miriam ar primi conducerea pentru că a așteptat mai mult timp pentru o misiune decât ceilalți. Cu toate acestea, ați spus regulii să Atribuiți clienți potențiali în funcție de capacitatea vânzătorului, iar capacitatea disponibilă a Miriam în acest moment este –2. Sanjay a așteptat cel mai mult, dar capacitatea sa disponibilă este 0. Conducerea revine Susanei.

Dacă niciun vânzător care îndeplinește criteriile nu avea o capacitate disponibilă mai mare de zero, clientul potențial ar fi lăsat nealocat.

Țineți cont de planificarea de lucru a vânzătorului

În definițiile dvs. regulă de atribuire, puteți selecta Atribuiți dacă un vânzător este disponibil în N ore, unde N este un număr întreg de la 1 la 120. Această opțiune distribuie înregistrările numai vânzătorilor al căror program de lucru arată că sunt disponibile în timpul pe care îl selectați. Dacă nimeni nu este, înregistrările sunt lăsate nealocate. Aflați cum să setați disponibilitatea vânzătorilor.

Regula ia în considerare mai întâi vânzătorii potriviți în funcție de prioritatea de atribuire (echilibrare de încărcare sau round robin) și apoi de cine este disponibil, de acum până la timpul maxim permis.

După cum se arată în diagrama următoare, vânzătorii potriviți sunt împărțiți în șase găleți a câte 24 de ore fiecare în funcție de programul lor de lucru. Dacă niciun vânzător nu se încadrează în primul bucket, distribuția round robin înlocuiește echilibrarea încărcăturii, chiar dacă distribuția echilibrării sarcinii este prioritizată. Regula continuă să evalueze gălețile de sus în jos. Când întâlnește un bucket nevid, regula atribuie lead-ul vânzătorilor din bucket pe baza criteriilor round robin.

Diagramă care ilustrează modul în care disponibilitatea vânzătorului este evaluată în intervale de 24 de ore.

Să ne uităm la un exemplu pentru a înțelege modul în care programul de lucru al vânzătorilor afectează alocarea înregistrărilor.

În regulile de atribuire, acordați prioritate distribuției în turneu și stabiliți o limită de timp de 48 de ore.

Un nou client potențial intră în sistem vineri seara dintr-un formular de solicitare de pe site-ul dvs. web. Mai mulți vânzători îndeplinesc criteriile unui regulă de atribuire, dar niciunul dintre ei nu funcționează acum. Apoi, regula ia în considerare potrivirea vânzătorilor care sunt disponibili în următoarele 24 de ore. Acea zi este sâmbătă. De obicei, Sanjay ar lucra, dar calendarul lui spune că este în vacanță. Nu sunt alți vânzători disponibili, așa că regula se referă la următoarele 24 de ore. Nimeni nu lucrează nici duminica. Regula a atins limita de 48 de ore, așa că lead-ul este lăsat nealocat. Dacă limita de timp ar fi fost de 60 de ore, lead-ul ar fi fost atribuit primului vânzător care era disponibil luni dimineață.

Exemple

Să ne uităm la câteva exemple în detaliu pentru a înțelege modul în care disponibilitatea vânzătorului și volumul de muncă afectează distribuția round robin și echilibrarea sarcinii. Să folosim următoarea notație pentru disponibilitatea unui vânzător la momentul rutării:

  • 0D - Disponibil în prezent
  • 1D - Cel mai devreme disponibil în 24 de ore
  • 2D - Cel mai devreme disponibil de la 24 la 48 de ore
  • 3D - Cel mai devreme disponibil de la 48 la 72 de ore
  • 4D - Cel mai devreme disponibil de la 72 la 96 de ore
  • 5D - Cel mai devreme disponibil de la 96 la 120 de ore

Exemplul 1: Round robin, luați în considerare numai disponibilitatea vânzătorului

Regula s-a potrivit cu următorii vânzători:

Vânzător Disponibilitate Ultima atribuire a unui client potențial
Burt 1D 2:37 PM
Maya 1D 2:15 PM
Vivek 0D 3:02 PM
Maria 2D 3:10 PM
Sal 0D 2:29 PM

Doi vânzători, Vivek și Sal, sunt disponibili mai întâi. Vivek a primit un avantaj mai recent decât Sal, așa că regula distribuie avantajul lui Sal.

Următorii clienți potențiali care vin sunt alocați lui Vivek, apoi lui Sal și așa mai departe, până când se schimbă disponibilitatea vânzătorilor potriviti. Capacitatea vânzătorilor nu este luată în considerare.

Exemplul 2: echilibrarea încărcăturii, luați în considerare numai disponibilitatea vânzătorului

Din nou, regula se potrivea cu următorii vânzători:

Vânzător Disponibilitate Capacitate disponibilă
Burt 1D 14
Maya 1D 20
Vivek 0D 5
Maria 2D 10
Sal 0D 2

Din nou, Vivek și Sal sunt disponibile mai întâi. De data aceasta, Vivek are capacitatea mai mare, așa că regula îi distribuie plumbul.

Următoarele piste care vin sunt alocate lui Vivek până când capacitatea lui scade sub cea a lui Sal. Următoarele piste merg la Sal până când capacitatea lui scade sub cea a lui Vivek și așa mai departe, până când disponibilitatea vânzătorilor potriviti se schimbă. În acest scenariu, capacitatea vânzătorilor nu este luată în considerare. Capacitatea lui Vivek și Sal poate scădea sub zero atâta timp cât sunt disponibile înaintea celorlalți.

Exemplul 3: echilibrarea încărcăturii, luați în considerare disponibilitatea vânzătorului și capacitate

Încă o dată, regula s-a potrivit cu următorii vânzători:

Vânzător Disponibilitate Capacitate disponibilă
Burt 1D 14
Maya 1D 20
Vivek 0D –1
Maria 2D 10
Sal 0D 0

Deoarece în definiția regulă de atribuire a fost selectată Atribuirea clienților potențiali în funcție de capacitatea vânzătorului , regula ignoră Vivek și Sal, chiar dacă sunt disponibili mai întâi. Asta îi lasă pe Burt, Maya și Maria:

Vânzător Disponibilitate Capacitate disponibilă
Burt 1D 14
Maya 1D 20
Maria 2D 10

Burt și Maya sunt disponibili înaintea Mariei, așa că Maria nu este luată în considerare:

Vânzător Disponibilitate Capacitate disponibilă
Burt 1D 14
Maya 1D 20

Regula este configurată pentru a acorda prioritate echilibrării sarcinii. Cu toate acestea, distribuția de echilibrare a încărcăturii funcționează numai cu vânzătorii care sunt disponibili în momentul rutării. Deoarece Burt și Maya nu sunt disponibile acum, regula folosește în schimb criterii round robin.

Întrucât capacitatea nu mai este luată în considerare, regula ia în considerare cine a așteptat mai mult un client potențial:

Vânzător Ultima atribuire a unui client potențial
Burt 2:37 PM
Maya 2:15 PM

Regula atribuie conducerea Mayei. Următorii clienți potențiali care vin sunt alocați lui Burt, apoi lui Maya și așa mai departe, până când se schimbă disponibilitatea vânzătorilor potriviti.

Consultați și