Definirea valorii de business a rezolvării problemei

Valoarea de business se încadrează într-una din cele patru categorii, ușor de reținut ca REVO:

• Venituri: Această soluție aduce venituri care altfel nu s-ar realiza, printr-o nouă linie de business sau un serviciu care nu a fost oferit până acum.

• Eficiență: Eficiența înseamnă efectiv economii de costuri. Această soluție permite participanților care execută procesul să o facă mai repede.

• Volum: Evitarea costurilor se realizează permițând utilizatorilor actuali să proceseze mai multe tranzacții, evitând, la rândul lor, costul resurselor suplimentare.

• Altele: Soluția ajută organizația să respecte cerințele sale „obligatorii”, ceea ce poate duce la evitarea sancțiunilor financiare.

După ce categoria a fost definită, trebuie să definim valoarea pe care o vom realiza:

• Venit

  • Stabiliți ce se va percepe pentru serviciu

  • Determinați câți clienți vor cumpăra serviciul sau produsul

  • Determinați orizontul de timp de măsurat (lunar, trimestrial, anual)

  • Venit = (preț clienți ×) pentru orizontul de timp

• Eficiență

  • Determinați numărul de oameni care lucrează în prezent

  • Determinați cantitatea de timp direct necesară pentru a realiza lucrarea în prezent („timp vechi”)

  • Determinați numărul de persoane care vor realiza lucrarea după ce s-a creat soluția Microsoft Power Platform

  • Determinați cantitatea de timp directă necesară pentru a utiliza noua soluție („timp nou”)

  • Economie de timp = timp vechi – timp nou (Pentru a converti acest lucru în dolari, înmulțiți economiile de timp cu costurile directe și indirecte ale oamenilor pentru unitatea de timp în care măsurați (de exemplu, ore).)

• Volum

  • Determinați volumul tranzacțiilor pe care o singură persoană le poate procesa pentru o anumită unitate de timp („tranzacții pe persoană”)

  • Determinați volumul tranzacțiilor pe care noua soluție va putea să le proceseze în acel timp („tranzacții noi pe persoană”)

  • Determinați volumul tranzacțiilor care trebuie procesate în acel timp („volum”)

  • Evitarea costurilor = (volum ÷ tranzacții pe persoană) – (volum ÷ noi tranzacții pe persoană)
    Acesta calculează numărul de persoane care nu vor trebui să proceseze tranzacții pentru a obține volumul procesat de soluție.

• Alta

  • Determinați penalizarea care poate fi evitată prin capturarea informațiilor și disponibilitatea acestora în soluție

Dacă valoarea de business pe care o veți primi automatizând procesul nu se compară favorabil cu costul de a nu face nimic, trebuie să vă întrebați dacă aceasta este problema de business la care trebuie să vă concentrați.

Cu toate acestea, dacă valoarea de business pe care o primiți prin rezolvarea problemei de business este mai mare decât costul de a nu face nimic—plus timpul de dezvoltare și costul lunar pentru oricare licență software—are sens automatizarea procesului.

Exemplu: valoarea de business a automatizării procesului de cheltuieli

În cazul aplicației noastre exemplu, principala categorie de valoare de business este eficiența. Noua aplicație va reduce timpul necesar procesării aceluiași număr de rapoarte de cheltuieli în fiecare săptămână, lună și an. Am revizuit noul proces și ceea ce am dori ca aplicația să îndeplinească pentru viitorii noștri utilizatori. I-am întrebat cât timp se așteaptă să economisească cu noul proces și posibilitatea de a construi unele dintre reguli din aplicația Raport de cheltuieli.

• Vom avea în continuare 140 de rapoarte de cheltuieli remise în fiecare săptămână; asta nu s-a schimbat. Cu toate acestea, când am discutat cu oamenii care remit rapoarte, am constatat că vom putea reduce timpul petrecut la 20 de minute—prin posibilitatea de a introduce imediat informații și de a face poze cu chitanțele atunci când a fost necesară o chitanță. De asemenea, costul direct și indirect rămâne același.

  (140 rapoarte de cheltuieli pe săptămână × 20 minute) × $90/oră = $4.158 pe săptămână = $216.216 pe an

• Nick va revizui rapoartele de cheltuieli ale echipei (aproximativ 100 de agenți de vânzări) și a estimat că va dura aproximativ 5 minute pentru a revizui fiecare raport de cheltuieli. Recenzia lui Nick se limitează la tipul de cheltuieli trimise, recunoscând că nevoia de chitanțe— și necesitatea de a include numele oaspeților la mese și de a distribui cheltuielile hoteliere în categoriile— corespunzătoare vor fi controlate de aplicație.

  (100 rapoarte de cheltuieli pe săptămână × 5 minute) × $90/oră = $750 pe săptămână = $39.000 pe an

• Alți manageri vor examina și aproba rapoartele de cheltuieli de la departamentele lor care vor fi înaintate, astfel încât celelalte 40 de rapoarte de cheltuieli vor costa $15.600 pe an.

• Munca pentru Abhay și echipa lor s-a mutat acum la rapoarte de verificare la fața locului. Nu trebuie să facă nicio reeditare; de fapt, echipa lui Abhay ar putea fi însărcinată cu alte activități datorită reducerii efortului necesar pentru revizuirea rapoartelor de cheltuieli.

• Am optimizat procesul de asociere a codului de contabilitate general corect pentru fiecare dintre categoriile de cheltuieli. Acum, Abhay și echipa lor pot extrage datele pentru a crea jurnalul de plăți, reducând orele de 40,3 (16,5 pentru codificare + 23,8 pentru postare) pe săptămână la câteva minute, economisind $ 188,604 ($ 77,220 pentru codificare și $ 111,384 pentru postare) pe an. Abhay ar putea fi capabil să însărcineze o parte din echipa lor cu alte lucrări, mai importante, în departamentul lor.

• Cu noul proces, Abhay și echipa lor pot lua în considerare postarea rapoartelor de cheltuieli în fiecare zi, ceea ce îi va oferi lui Charlotte o imagine actualizată a bugetului în fiecare zi. Acest lucru îi va permite, de asemenea, lui Charlotte să răspundă mai rapid pe măsură ce se apropie constrângerile bugetare.

• Noul cost pentru companie folosind aplicația automatizată este aproximativ:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 pe an

  Economisind companiei aproximativ $777.738 în fiecare an

Următorul pas: Măsurarea succesului

Notă

Ne puteți spune care preferințele dvs. lingvistice pentru documentație? Răspundeți la un chestionar scurt. (rețineți că acest chestionar este în limba engleză)

Chestionarul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date personale (angajament de respectare a confidențialității).