Identificarea problemei de business ce necesită soluționare (cazul de utilizare)

Primul pas în utilizarea Microsoft Power Platform pentru a rezolva o problemă de business este să decizi ce problemă vrei să abordezi.

În termeni IT, problema de business de rezolvat este denumită în mod obișnuit caz de utilizare.

Întrebați-vă: „Care este problema de business pe care încerc să o rezolv?” (Fiți concis când numiți problema; în multe cazuri, va deveni numele aplicației pe care o construiți!) Când definiți problema, descompuneți-o într-o afirmație despre problemă și rezultatul pe care doriți să îl obțineți.

Pentru aplicația pe care o vom folosi ca exemplu în aceste articole, am venit cu următoarea afirmație: „Raportarea cheltuielilor: creați un proces eficient pentru angajați și departamentul de contabilitate, care permite urmărirea rapidă a bugetului și reduce expunerea noastră în audituri.“

Dacă deja știți exact ce problemă ați propus să rezolvați, puteți trece la secțiunea Țineți cont de costul rezolvării problemei manual. Dacă aveți nevoie de câteva idei sau doriți să exersați pe o problemă mai mică înainte de a vă aborda inspirația originală, citiți mai departe.

Ce pot să fac cu Power Apps?

Dacă faceți prima aplicație cu Power Apps, gândiți-vă la afacerea dvs. și la munca pe care voi și echipa dvs. o desfășoară zi de zi și identificați o problemă de business pentru care utilizați în prezent un proces manual pentru a o rezolva.

Cazurile potențiale de utilizare pentru automatizare sunt lipsurile, reclamațiile sau ineficiențele care există în mediul dvs. de lucru actual. Procesele care necesită în continuare hârtie sau e-mail și procesele care necesită mutarea manuală a datelor dintr-un loc în altul (de la e-mail la o bază de date sau de la o foaie de calcul la alta), sunt probabil candidați pentru rezolvarea cu o aplicație.

Sfat

Nu alegeți o problemă atât de mare încât să rămâneți blocat. Însă, chiar și procese mari pot fi automatizate în secțiuni mici, în timp ce descompuneți întregul proces în elemente care pot fi ușor gestionate.

Pentru inspirație, consultați aceste povești din lumea reală de la clienți.

Este bine să știți în ce mod aplicația la care vă gândiți le-ar putea fi utilă colegilor și șefului dvs., mai ales atunci când trebuie să le solicitați colaborarea când creați aplicații sau le utilizați. Lista de mai jos arată tipurile de probleme care pot fi rezolvate de platformă:

• Disponibilitate - Accesarea aplicațiilor în orice moment, oriunde

• Mobilitate - le permite oamenilor să lucreze cu o aplicație în timp ce sunt în deplasare

• Consolidare - strângerea datelor în mod mai automatizat pentru a minimiza consolidarea manuală

• Instruire - ajutarea persoanelor să grăbească procesul și să își urmărească rezultatele și certificatele obținute în urma formării

• Democratizare - îmbunătățirea capacității de auto-rezolvare a problemelor din departament sau secție

• Includere - reducerea fricțiunilor în cazul angajaților care au medii de muncă diferite față de alți angajați (cum ar fi lucrătorii la distanță sau persoanele cu dizabilități)

• Eficiență - reducerea timpului necesar obținerii rezultatului dorit, reducând pașilor inutili

• Productivitate - creșterea randamentului unui proces

• Promptitudinea - creșterea vitezei de colaborare end-to-end între participanți direct interesați

• Scalabilitate - îmbunătățirea randamentului

• Analiză - strângerea de informații suplimentare necesare, stocarea lor în așa fel încât să permită o analiză mai ușoară

• Raportarea - permiterea raportării mai rapide sau mai complete către conducere

• Securitate - stocarea în siguranță și lucrul cu datele

• Conformitate - rezolvarea problemelor legate de gestionarea informațiilor personale, îndeplinirea cerințelor legale sau contabile

• Durabilitate - reducerea deșeurilor (cum ar fi hârtia și electricitatea) și a poluării

Analiza costului rezolvării manuale a problemei

Înainte de a vă înrola în proiect, gândiți-vă dacă proiectul merită.

Ar putea fi posibilă „evaluarea” costurilor la nivel înalt privind soluționarea problemei manual. Acest lucru poate fi exprimat în timpul necesar pentru a finaliza procesul end-to-end sau—dacă cunoașteți costul „complet” al lucrătorului (salariu sau tarif pe oră, beneficii etc.)— puteți înmulți timpul petrecut pentru rezolvarea problemei cu acea rată pentru a ajunge la un cost de fiecare dată când rulează procesul. De acolo, dacă știți de câte ori rulează procesul, puteți calcula costul anual.

Rețineți că nu toate proiectele au ca rezultat economii de timp sau de costuri. Uneori automatizarea unui proces poate furniza date mai curate sau mai oportune ori evitarea costurilor (de exemplu, captarea datelor permite realizarea unui traseu de audit care ar putea ajuta la evitarea unei amenzi în cazul în care s-ar produce un audit.)

Acesta va fi o estimare de tip „pe spatele șervețelului” pentru a vă asigura că merită să derulați proiectul de aplicație. Într-un alt articol, vom intra în detalii privind analiza costurilor comparativ cu valoarea de business.

Presupunând că ați decis că acest proiect merită continuat, următorul pas este să înțelegeți complet procesul actual și să căutați optimizări pe care le puteți implementa.

Pasul următor: exemplu privind raportarea cheltuielilor

Notă

Ne puteți spune care preferințele dvs. lingvistice pentru documentație? Răspundeți la un chestionar scurt. (rețineți că acest chestionar este în limba engleză)

Chestionarul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date personale (angajament de respectare a confidențialității).