Separarea fluxurilor în procese automatizate mai mici
Când configurați o automatizare, încercați să vă proiectați fluxurile astfel încât să nu aveți o singură automatizare care să acopere întregul proces. Există mai multe motive pentru care ar trebui să faceți mai multe fluxuri mai mici:
Întreținerea este mai ușoară.
Gestionarea erorilor nu trebuie să fie la fel de sofisticată.
Mai multe persoane pot lucra la automatizare.
Nu este nevoie să reporniți automatizarea de la început dacă un pas nu reușește.
În exemplul de mai jos, o automatizare a fost configurată pentru un proces de aprobare, acoperind mai multe procese cu o singură automatizare.
Diagrama care arată un proces de afaceri în care este creat un raport de cheltuieli. Întregul proces de afaceri este configurat ca o singură automatizare lungă, cu zece pași de finalizat.
Dacă, de exemplu, procesul de rambursare în numerar eșuează, întreaga automatizare va fi considerată un eșec. Dacă se modifică o cerință sau o specificație pentru căutarea detaliilor bancare ale angajaților, întregul proces va trebui să fie suspendat până când actualizările vor fi aplicate.
În schimb, puteți separa automatizarea în module, așa cum se arată în imaginea următoare.
A doua automatizare începe când starea este actualizată la verificarea conformității finalizată. Dacă este aprobat, rezultatul este trimis prin e-mail și starea este setată la aprobat. Dacă cererea este refuzată, va solicita remedieri. A treia automatizare începe când starea este actualizată la aprobat. Sistemul va căuta automat detaliile bancare ale angajatului și va rambursa numerar angajatului și, de asemenea, va arhiva raportul de cheltuieli.
În acest exemplu, automatizarea #2 depinde de automatizarea anterioară pentru a seta starea raportului de cheltuieli la „Verificarea conformității finalizată”. Cu toate acestea, dacă există o problemă cu sistemul de e-mail și Automatizarea #2 nu reușește, sarcinile din Automatizarea #1 vor fi în continuare finalizate. Doar sarcinile din Automation #2 vor trebui repornite.