Pregătirea proceselor și a înregistrărilor

Înainte de a putea folosi capacitatea de extragere a sarcinilor pentru a vizualiza și analiza procesele, trebuie să:

• Creați-vă procesul în capacitatea de extragere a procesului în Power Automate.
• Înregistrați activitățile care compun procesul utilizând Power Automate recorderul.
• Pregătiți înregistrarea pentru analiză.
• (Opțional) Creați nume de activități recomandate pentru a fi mai ușor pentru dvs. și pentru alții să pregătiți înregistrarea pentru analiză.

Aflați mai multe despre procese în următorul videoclip.

Creați un proces

În general, procesele despre care credeți că ar putea fi ineficiente sau repetitive sunt candidați buni pentru analiză.

1. conectați-vă la Power Automate.

2. În panoul de navigare din stânga, selectați Procesează minarea.

3. În secțiunea Creați un nou proces , selectați piesa Începeți aici .

4. Introduceți un nume pentru procesul și descrierea dvs., apoi selectați Înregistrări.

5. Selectați Creare.

Înregistrați-vă procesul

Creați o înregistrare în unul din două moduri:

• imediat după crearea procesului.
• Din pagina cu detalii proces.

Creați o înregistrare direct după crearea procesului

După ce creați un proces, vedeți un ecran cu două opțiuni ca pașii următori.

• Selectați Adăugați o înregistrare.

Creați o înregistrare din ecranul cu detaliile procesului

Pentru a crea o înregistrare din ecranul de detalii, găsiți și selectați procesul dvs.

1. Selectați Exploarea proceselor>Toate procesele sub plăcile din dreapta.

2. Selectați numele procesului pentru a accesa ecranul cu detaliile procesului.

3. În meniul din partea de sus, selectați Înregistrare nouă.

4. Selectați Deschidere recorder.

Lansați reportofonul în Power Automate

Folosind oricare dintre metodele descrise anterior, ar trebui să primiți un mesaj care spune Lansarea recorderului în Power Automate.

1. Ar fi trebuit să descărcați Power Automate înainte de a începe. Cu toate acestea, puteți selecta și Obțineți aplicația pentru a o instala.

2. Dacă ați instalat Power Automate, ar trebui să vedeți o fereastră pop-up Deschide Power Automate a browserului. Selectați-l pentru a deschide aplicația.

3. Dacă Power Automate este instalat, dar nu se deschide corect, selectați Deschideți din nou.

   

Folosiți Power Automate recorderul

Începeți să vă înregistrați procesul într-un singur pas.

1. Pe ecranul Desktop recorder, selectați Înregistrare.

2. Efectuați acțiunile pe care doriți să le înregistrați, apoi selectați Finalizare în partea de jos a ecranului înregistratorului.

   

3. După ce înregistrarea a fost salvată cu succes, selectați Vizualizare înregistrare pentru a vedea pașii înregistrați și a pregăti înregistrarea pentru analiză.

   Notă

   În funcție de durata înregistrării, poate dura ceva timp până când acțiunile sunt disponibile.

Caracteristici recorder

Pe măsură ce vă înregistrați acțiunile, descrierile acțiunilor sunt listate pe ecranul înregistratorului.

• Pentru a șterge orice acțiune din înregistrarea dvs., selectați pictograma coș de gunoi.

• Pentru a opri temporar înregistrarea, selectați Întrerupeți înregistrarea oricand.

• Pentru a continua înregistrarea de unde ați rămas, selectați Începeți din nou înregistrarea.

• Pentru a șterge toate acțiunile înregistrate și a începe de la capăt, selectați Resetați înregistrarea.

Sfaturi de înregistrare

Utilizați aceste sfaturi pentru a vă îmbunătăți experiența de înregistrare.

• Fii metodic în acțiunile tale. Aceasta include așteptarea ca caseta roșie să se concentreze pe elementul cu care încercați să interacționați înainte de a-l selecta, deoarece poate exista o ușoară întârziere.

• Dacă au fost selecții făcute din greșeală, ștergeți acțiunea din ecranul înregistrator.

• Dacă înregistrați un pas care nu este destinat să facă parte din proces, ștergeți pasul cu pictograma coș de gunoi.

Pregătiți o înregistrare pentru analiză

Odată ce înregistrarea este terminată, acțiunile înregistrate pot fi vizualizate pe ecranul cu detaliile înregistrării. Este important să pregătiți înregistrarea pentru analiză înainte de a continua.

Acțiunile care au fost înregistrate în timpul procesului pot fi foarte detaliate și specifice. Pentru a le înțelege și a crea o hartă clară a procesului, aceste acțiuni trebuie grupate în activități mai mari. Capacitatea de extragere a proceselor este acum capabilă să grupeze automat acțiuni similare în activități.

Asigurați-vă că orice informație sensibilă este eliminată din înregistrare înainte de analiză. Acest lucru se poate face pentru a proteja confidențialitatea și securitatea datelor. Pentru mai multe informații despre cum să vă protejați datele, accesați Protejați-vă datele.

Iată un scurt videoclip despre cum să pregătiți o înregistrare pentru analiză.

Gruparea acțiunilor în activități

Odată ce ați finalizat procesul de înregistrare, este posibil să observați că unele activități au fost deja create automat pentru dvs. Aveți opțiunea de a păstra aceste activități așa cum sunt sau le puteți modifica pentru a se potrivi mai bine nevoilor dvs.

Editați o activitate existentă

Iată câteva sfaturi despre editarea unei activități existente.

1. Pentru a modifica acțiunea de pornire a unei activități, trageți antetul activității în sus sau în jos din lista de acțiuni până la punctul de pornire dorit.

2. Pentru a schimba numele unei activități, selectați-o și va apărea o casetă combinată în partea dreaptă.

3. Puteți alege dintre numele activităților existente în meniul drop-down sau puteți crea propriile nume, dacă este necesar.

Adăugați o activitate nouă

Puteți adăuga o activitate la un proces după ce ați înregistrat-o.

1. Selectați Adăugați activitate pentru a adăuga un antet de activitate. Toate acțiunile de sub antet și înainte de următorul antet de activitate fac parte din grup.

2. Mutați antetul activității în sus sau în jos în lista de acțiuni acolo unde doriți să înceapă activitatea.

3. Denumiți activitatea din dreapta, folosind meniul drop-down pentru a găsi numele activităților existente sau pentru a crea unul nou.

Ștergeți o activitate

Pentru a analiza, aveți nevoie de cel puțin două activități. Altfel, harta procesului nu ar avea sens.

1. Dacă nu doriți o activitate de creare automată sau ați făcut o greșeală și doriți să ștergeți o activitate, selectați Ștergeți activitatea în bara de comandă.

2. Dacă nu doriți niciuna dintre activitățile create automat sau doriți doar să începeți de la zero, selectați Ștergeți toate activitățile din bara de comandă.

3. În orice moment, selectați Salvați în dreapta sus pentru a vă salva munca.

Salvare și analizare

1. Când terminați gruparea, selectați Salvați și analizați în dreapta sus.

2. Odată analizat, selectați Vizualizați statisticile în bara de notificări pentru a accesa pagina de analiză.

   Pentru a afla mai multe, accesați Analizați procesele.

3. Ca alternativă, puteți salva fără să analizați selectând semnul de simbol de lângă Salvați și analizați, apoi selectați Salvați.

4. Selectați Închidere pentru a reveni la ecranul cu detaliile procesului.

Sfaturi de grupare

Iată câteva sfaturi pentru a grupa acțiunile în activități, care pot fi utile pentru cazul dvs. de utilizare.

1. Utilizați numele activității existente: se creează o hartă a procesului mai consecventă și mai precisă. Numele activităților sunt disponibile în meniul drop-down ori de câte ori este salvată o înregistrare. Pentru a elimina un nume de activitate din meniu după ce a fost eliminat din toate înregistrările care folosesc acel nume, trebuie să analizați înregistrarea.

2. Căutați modele: analizați acțiunile înregistrate pentru modele care apar frecvent, cum ar fi pași similari luați pentru a finaliza o sarcină sau aplicațiile utilizate obișnuit. Gruparea acestor acțiuni împreună poate ajuta la identificarea activităților comune.

3. Folosiți discreția: grupați acțiunile care au sens pentru dvs. și care au legătură cu procesul general. De exemplu, dacă analizați un proces de vânzări, puteți grupa acțiuni legate de generarea de clienți potențiali, de mobilizare și de încheiere de oferte.

4. Luați în considerare frecvența: vă recomandăm să grupați împreună acțiunile care apar frecvent. Acest lucru poate ajuta la identificarea blocajelor în proces sau a zonelor în care automatizarea ar putea fi benefică.

5. Gândiți-vă la dependențe: luați în considerare gruparea acțiunilor care au dependențe unele de altele. De exemplu, dacă trebuie să descărcați un fișier înainte de a-l încărca, aceste două activități ar putea fi grupate împreună.

6. Utilizați feedback: Colaborați cu alte părți interesate în proces, cum ar fi angajații care îndeplinesc sarcinile sau supraveghetorii care supraveghează procesul, pentru a obține feedback cu privire la gruparea acțiunilor. Perspectivele lor pot ajuta la îmbunătățirea acurateței și a utilității hărții procesului.

Creați nume de activități recomandate

În calitate de proprietar de proces sau coproprietar, puteți crea nume de activitate recomandate pentru un proces. Acest lucru asigură o mai mare consistență în denumirea înregistrărilor.

1. Pe ecranul cu detaliile procesului, selectați Creați nume de activitate.

2. Pentru a adăuga o nouă intrare de nume de activitate în lista recomandată, selectați Nume nou.

3. Când ați terminat, selectați Salvare.

Numele activităților pe care le-ați adăugat acum apar sub Nume recomandate în meniul derulant atunci când grupați acțiuni pentru o înregistrare. Toate activitățile care nu sunt definite în lista recomandată apar sub Nume personalizate.