Pregătirea proceselor și a înregistrărilor

Înainte de a putea utiliza funcționalitatea de extragere a activităților (task mining) pentru a vizualiza și analiza procesele, trebuie să:

• Creați-vă procesul în funcționalitatea de extragere a proceselor . Power Automate
• Înregistrați activitățile care alcătuiesc procesul folosind înregistratorul. Power Automate
• Pregătiți înregistrarea pentru analiză.
• (Opțional) Creați nume de activități recomandate pentru a vă ușura pregătirea înregistrării pentru analiză, atât dumneavoastră, cât și altora.

Află mai multe despre procese în videoclipul următor.

Creați un proces

În general, procesele pe care le considerați ineficiente sau repetitive sunt candidați buni pentru analiză.

1. autentificați-vă Power Automate.

2. În panoul de navigare din partea stângă, selectați Minerit de procese.

3. În secțiunea Creați un proces nou , selectați dala Începeți aici .

4. Introduceți un nume pentru procesul și o descriere, apoi selectați Înregistrări.

5. Selectați Creați.

Înregistrați-vă procesul

Creați o înregistrare într-unul din două moduri:

• direct după crearea procesului.
• Din pagina cu detaliile procesului.

Creați o înregistrare direct după crearea procesului

După ce creați un proces, veți vedea un ecran cu două opțiuni ca pași următori.

• Selectați Adăugați o înregistrare.

Creați o înregistrare din ecranul cu detaliile procesului

Pentru a crea o înregistrare din ecranul cu detalii, găsiți și selectați procesul.

1. Selectați Extragere procese>Toate procesele sub dalele din dreapta.

2. Selectați numele procesului pentru a accesa ecranul cu detaliile procesului.

3. În meniul din partea de sus, selectați Înregistrare nouă.

4. Selectați Deschideți înregistratorul.

Lansați înregistratorul în Power Automate

Folosind oricare dintre metodele descrise anterior, ar trebui să primiți un mesaj care spune Se lansează înregistratorul în Power Automate.

1. Ar fi trebuit să descarci înainte să începi. Power Automate Totuși, puteți selecta și Obțineți aplicația pentru a o instala.

2. Dacă ați instalat Power Automate, ar trebui să vedeți o fereastră pop-up Deschideți Power Automate browserul. Selectați-l pentru a deschide aplicația.

3. Dacă Power Automate este instalat, dar nu se deschide corect, selectați Deschideți din nou.

   

Folosește înregistratorul Power Automate

Începeți să vă înregistrați procesul într-un singur pas.

1. Pe ecranul Înregistratorului desktop, selectați Înregistrare.

2. Efectuați acțiunile pe care doriți să le înregistrați, apoi selectați Finalizare în partea de jos a ecranului înregistratorului.

   

3. După ce înregistrarea a fost salvată cu succes, selectați Vizualizare înregistrare pentru a vizualiza pașii înregistrați și a pregăti înregistrarea pentru analiză.

   Notă

   În funcție de durata înregistrării, este posibil să dureze ceva timp până când acțiunile vor fi disponibile.

Funcții de înregistrare

Pe măsură ce înregistrați acțiunile, descrierile acțiunilor sunt listate pe ecranul înregistratorului.

• Pentru a șterge orice acțiune din înregistrare, selectați pictograma coș de gunoi.

• Pentru a opri temporar înregistrarea, selectați Întrerupeți înregistrarea oricând.

• Pentru a continua înregistrarea de unde ați rămas, selectați Începeți din nou înregistrarea.

• Pentru a șterge toate acțiunile înregistrate și a o lua de la capăt, selectați Resetare înregistrare.

Sfaturi pentru înregistrare

Folosește aceste sfaturi pentru a-ți îmbunătăți experiența de înregistrare.

• Fii metodic în acțiunile tale. Aceasta include așteptarea ca caseta roșie să se concentreze pe elementul cu care încerci să interacționezi înainte de a-l selecta, deoarece poate exista o mică întârziere.

• Dacă au fost făcute selecții din greșeală, ștergeți acțiunea din ecranul înregistratorului.

• Dacă înregistrați un pas care nu este destinat să facă parte din proces, ștergeți pasul cu pictograma coș de gunoi.

Pregătiți o înregistrare pentru analiză

După finalizarea înregistrării, acțiunile înregistrate pot fi vizualizate pe ecranul cu detaliile înregistrării. Este important să pregătiți înregistrarea pentru analiză înainte de a continua.

Acțiunile care au fost înregistrate în timpul procesului pot fi foarte detaliate și specifice. Pentru a le înțelege și a crea o hartă clară a procesului, aceste acțiuni trebuie grupate în activități mai ample. Capacitatea de extragere a proceselor este acum capabilă să grupeze automat acțiuni similare în activități.

Asigurați-vă că orice informație sensibilă este eliminată din înregistrare înainte de analiză. Acest lucru se poate face pentru a proteja confidențialitatea și securitatea datelor. Pentru mai multe informații despre cum să vă protejați datele, accesați Protejați-vă datele.

Iată un scurt videoclip despre cum să pregătești o înregistrare pentru analiză.

Gruparea acțiunilor în activități

După ce ați finalizat procesul de înregistrare, este posibil să observați că unele activități au fost deja create automat pentru dvs. Aveți opțiunea de a păstra aceste activități așa cum sunt sau le puteți modifica pentru a se potrivi mai bine nevoilor dumneavoastră.

Editați o activitate existentă

Iată câteva sfaturi despre editarea unei activități existente.

1. Pentru a schimba acțiunea de pornire a unei activități, trageți antetul activității în sus sau în jos în lista de acțiuni până la punctul de pornire dorit.

2. Pentru a schimba numele unei activități, selectați-o și va apărea o casetă combinată în dreapta.

3. Puteți alege dintre numele de activități existente în meniul derulant sau puteți crea propriile nume, dacă este necesar.

Adăugați o activitate nouă

Puteți adăuga o activitate la un proces după ce l-ați înregistrat.

1. Selectați Adăugați o activitate pentru a adăuga un antet de activitate. Toate acțiunile de sub antet și de dinaintea următorului antet de activitate fac parte din grup.

2. Mută antetul activității în sus sau în jos în lista de acțiuni, până unde dorești să înceapă activitatea.

3. Denumiți activitatea din dreapta, utilizând meniul derulant pentru a găsi nume de activități existente sau pentru a crea una nouă.

Ștergeți o activitate

Pentru a analiza, ai nevoie de cel puțin două activități. Altfel, harta procesului nu ar avea sens.

1. Dacă nu doriți o activitate creată automat sau ați făcut o greșeală și doriți să ștergeți o activitate, selectați Ștergeți activitatea în bara de comenzi.

2. Dacă nu doriți niciuna dintre activitățile create automat sau doriți doar să o luați de la capăt, selectați Ștergeți toate activitățile în bara de comenzi.

3. În orice moment, selectați Salvare în partea dreaptă sus pentru a salva lucrarea.

Salvare și analizare

1. Când ați terminat de grupat, selectați Salvați și analizați în dreapta sus.

2. După analizare, selectați Vizualizați datele analitice în bara de notificări pentru a accesa pagina de date analitice.

   Pentru a afla mai multe, accesați Analiza proceselor.

3. Alternativ, puteți salva fără a analiza selectând simbolul circumflex de lângă Salvare și analiză, apoi selectând Salvare.

4. Selectați Închidere pentru a reveni la ecranul cu detaliile procesului.

Sfaturi pentru grupare

Iată câteva sfaturi pentru gruparea acțiunilor în activități, care ar putea fi utile pentru cazul dumneavoastră de utilizare.

1. Folosește numele activității existente: Aceasta creează o hartă a proceselor mai consistentă și mai precisă. Numele activităților sunt disponibile în meniul derulant de fiecare dată când se salvează o înregistrare. Pentru a elimina numele unei activități din meniu după ce aceasta a fost eliminată din toate înregistrările care folosesc acel nume, trebuie să analizați înregistrarea.

2. Căutați modele: Analizați acțiunile înregistrate pentru a identifica modele care apar frecvent, cum ar fi pași similari urmați pentru a finaliza o sarcină sau aplicații utilizate în mod obișnuit. Gruparea acestor acțiuni poate ajuta la identificarea activităților comune.

3. Folosește discernământul: Grupează acțiunile care au sens pentru tine și sunt legate de procesul general. De exemplu, dacă analizați un proces de vânzări, puteți grupa acțiuni legate de generarea de clienți potențiali, comunicarea cu clienții și încheierea tranzacțiilor.

4. Luați în considerare frecvența: Puteți grupa împreună acțiunile care apar frecvent. Acest lucru poate ajuta la identificarea blocajelor din proces sau a domeniilor în care automatizarea ar putea fi benefică.

5. Gândiți-vă la dependențe: Luați în considerare gruparea acțiunilor care au dependențe unele de altele. De exemplu, dacă trebuie să descărcați un fișier înainte de a-l încărca, aceste două activități ar putea fi grupate împreună.

6. Folosește feedback: Colaborează cu alte părți interesate din proces, cum ar fi angajații care îndeplinesc sarcinile sau supervizorii care supraveghează procesul, pentru a obține feedback cu privire la gruparea acțiunilor. Perspectivele lor pot ajuta la îmbunătățirea acurateței și utilității hărții proceselor.

Creați nume de activități recomandate

În calitate de proprietar sau coproprietar al unui proces, puteți crea nume de activități recomandate pentru un proces. Acest lucru asigură o mai mare consecvență în denumirea tuturor înregistrărilor.

1. Pe ecranul cu detaliile procesului, selectați Creați nume de activități.

2. Pentru a adăuga o nouă intrare de nume de activitate la lista recomandată, selectați Nume nou.

3. Când ați terminat, selectați Salvare.

Numele activităților pe care le-ați adăugat apar acum sub Nume recomandate în meniul derulant atunci când grupați acțiuni pentru o înregistrare. Orice activități care nu sunt definite în lista recomandată apar sub Nume personalizate.