Care este cea mai simplă modalitate de a utiliza Outlook împreună cu aplicații Customer Engagement?
Există trei moduri de a utiliza aplicații proiectate pe bază de model în aplicațiile Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, și Dynamics 365 Project Service Automation) și Outlook împreună:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange urmărirea folderelor
Utilizați Dynamics 365 App for Outlook asociat cu sincronizare la nivelul serverului pentru a vizualiza datele aplicațiilor de implicare a clienților în Outlook și urmăriți înregistrările Outlook în aplicațiile Customer Engagement. Aveți posibilitatea să utilizați Dynamics 365 App for Outlook împreună cu Microsoft Outlook pe web, aplicația desktop Outlook sau cu Outlook mobil. Cu Dynamics 365 App for Outlook , informațiile aplicațiilor de implicare a clienților apar alături de mesajele de e-mail sau rezervările Outlook ale unui utilizator. De exemplu, oamenii pot previzualiza informații despre persoanele de contact și clienții potențiali stocate în aplicațiile Customer Engagement și pot adăuga contacte direct dintr-un mesaj e-mail. De asemenea, ei pot lega înregistrări de e-mail, rezervări și persoane de contact la înregistrări noi sau existente, cum ar fi înregistrări de oportunitate, cont sau caz. Pentru a utiliza Dynamics 365 App for Outlook trebuie să sincronizaȚi e-mailurile cu sincronizarea la nivelul serverului. Mai multe informații: Integrați sistemul dvs. de e-mail
Cât de des sunt sincronizate înregistrările prin sincronizare la nivelul serverului?
Dacă sincronizați înregistrările cu sincronizare la nivelul serverului, procesul este dinamic și unic pentru cutia poștală a fiecărui utilizator. Algoritmul de sincronizare asigură că cutiile poștale sunt sincronizate după parametri dinamici, cum ar fi numărul de mesaje de e-mail și activitatea din cutia poștală. În mod normal, sincronizarea e-mailului are loc la fiecare 5 minute. Atunci când o cutie poștală are multe mesaje e-mail, intervalul poate fi redus dinamic la 2 minute. În cazul în care cutia poștală este mai puțin activă, intervalul poate fi mărit la până la 12 minute. În general, puteți presupune că o cutie poștală va fi sincronizată cel puțin o dată la fiecare 12 minute.
Totuși, atunci când utilizați aplicația Dynamics 365 App for Outlook pentru a urmări sau a seta înregistrarea pentru un e-mail sau o rezervare, sincronizarea are loc imediat în majoritatea scenariilor pentru mesajele de e-mail primite și rezervările trimise. În cazul în care sincronizarea imediată în Dynamics 365 App for Outlook nu reușește, vom utiliza sincronizarea la nivelul serverului pentru a crea sau a actualiza înregistrarea activității.
Unde pot găsi informații despre depanarea problemelor de sincronizare la nivel de server?
Puteți găsi informații despre depanare și despre problemele cunoscute aici: Depanarea și lucruri de știut despre sincronizare la nivelul serverului.
Permisiunile de securitate afectează sincronizarea?
Da. Dacă un administrator de sistem a implementat securitatea pentru anumite câmpuri sau înregistrări, acest lucru poate afecta datele sincronizate.
Notificări privind confidențialitatea
Dacă utilizați Dynamics 365, atunci când utilizați sincronizarea la nivelul serverului, contactele Dynamics 365 și activitățile (inclusiv e-mailurile, rezervările, persoanele de contact și activitățile) sunt sincronizate cu sistemul de e-mail specificat (cum ar fi Exchange).
Un administrator poate configura funcționalitatea de sincronizare la nivelul serverului pentru a specifica utilizatorii care au capacitatea de a trimite e-mailuri sau rezervări din Dynamics 365 sau de a sincroniza activități și persoane de contact între Dynamics 365 și cutia poștală a utilizatorului. Atât administratorul, cât și utilizatorii finali pot personaliza în continuare criteriile de filtrare, iar administratorii pot defini chiar câmpurile de entitate care se sincronizează.
Dacă utilizați Dynamics 365 (online), atunci când utilizați caracteristica Sincronizare cu Outlook, datele Dynamics 365 pe care le sincronizați sunt „exportate” în Outlook. Este menținută o legătură între informațiile din Outlook și informațiile din Dynamics 365 (online) pentru a se asigura că informațiile rămân la zi între cele două. Outlook Sync descarcă numai ID-urile de înregistrări Dynamics 365 relevante, pentru a le utiliza atunci când un utilizator încearcă să urmărească și să seteze ca referitoare la un element Outlook. Datele companiei nu sunt stocate pe dispozitiv.
Un administrator stabilește dacă utilizatorii organizației dvs. au permisiunea de a sincroniza datele Dynamics 365 în Outlook utilizând rolurile de securitate.
Pentru a utiliza Microsoft Dynamics 365 for Outlook, trebuie să vă conectați folosind acreditările dvs. (o adresă de e-mail și o parolă). Puteți opta pentru salvarea locală a acestor informații, astfel încât să nu vi se solicite acreditările de fiecare dată când deschideți Outlook. Dacă optați să salvați aceste informații local, Dynamics 365 for Outlook se va conecta automat la Microsoft Dynamics 365 (online) de fiecare dată când deschideți Outlook.
După ce vă conectați prima dată și utilizați Dynamics 365 for Outlook, conexiunea dintre computerul dvs. și Dynamics 365 (online) va rămâne întotdeauna deschisă când aveți acces la internet. Puteți alege să dezactivați conexiunea dintre computer și Dynamics 365 numai utilizând o setare de configurare, dar dacă dezactivați conexiunea, Dynamics 365 for Outlook poate manifesta o scădere a performanței.
Dacă utilizați Dynamics 365 for Outlook pentru a urmări e-mailurile, firul de e-mail va fi vizibil utilizatorilor din organizația dvs. care au permisiunea să-l vizualizeze.
Pentru fiecare e-mail pe care îl primiți, Dynamics 365 for Outlook va trimite Dynamics 365 (online) adresa de e-mail a expeditorului, adresa de e-mail a destinatarului și linia de subiect a mesajului. Acestea permit Dynamics 365 (online) să valideze dacă un anumit e-mail trebuie stocat de către serviciul Dynamics 365 (online). Atunci când urmăriți un element, serviciul Dynamics 365 va păstra o copie a elementului respectiv și ceilalți utilizatori din organizația dvs. care au permisiunile corespunzătoare îl vor putea vizualiza. Atunci când anulați urmărirea unui element, acea copie este ștearsă automat din Dynamics 365 (online) numai dacă dețineți elementul.