Automatizarea confirmării comenzilor de achiziții care se potrivesc cu Copilot Studio și SAP

Utilizați agenții Microsoft Copilot Studio pentru a automatiza potrivirea de comenzi end-to-end a confirmărilor comenzilor furnizorului în raport cu comenzile de achiziționare deschise într-un sistem ERP de planificare a resurselor de întreprindere, cum ar fi SAP.

Această abordare permite unei organizații de achiziții să confirme automat marea majoritate a confirmărilor comenzilor primite, în timp ce direcționarea doar a discrepanțelor autentice față de un specialist în achiziții publice, pentru revizuire. Un sistem cu mai multe agenți extrage datele de confirmare, le compară cu ordinea de achiziționare a înregistrării, aplică reguli de toleranță și scrie rezultate confirmate înapoi la sistemul ERP cu intervenție manuală minimă.

Sfat

Acest articol oferă un exemplu de scenariu și o reprezentare vizuală a modului de automatizare a confirmării comenzilor de achiziții utilizând Microsoft Copilot Studio și SAP. Această soluție este o arhitectură de exemplu generalizată pe care o poți folosi pentru multe scenarii și industrii diferite. Acest articol se limitează la cele mai bune practici.

Diagramă arhitectură

Flux de lucru

Această arhitectură automatizează fluxul de lucru de confirmare a comenzii:

Aportul de confirmare: Furnizorii trimit confirmări ale comenzilor (confirmări ale comenzilor) care sosesc printr-un canal monitorizat, cum ar fi o cutie poștală partajată sau un flux de schimb de date electronice (EDI), cu detaliile de confirmare pentru una sau mai multe comenzi de achiziție. Power Automate fluxurile din cloud declanșează pentru a capta confirmarea comenzii.
Spațiu de stocare de confirmare: Power Automate fluxurile cloud salvează confirmările comenzii de intrare în Dataverse.
Trigger: Un Power Automate flux în cloud care utilizează un trigger Dataverse pornește agentul orchestrator. Fluxul rulează atunci când o confirmare a comenzii este salvată în Dataverse.
Extragerea câmpului: Un agent de extracție construit în Copilot Studio citește confirmarea și normalizează câmpurile cheie (numărul comenzii de achiziționare, articolele de linie, cantitățile, prețurile, unitatea de măsură și datele de livrare confirmate) într-o schemă internă unitară.
Regăsire comandă de cumpărare: Agentul orchestrator regăsește comanda de achiziționare corespunzătoare de la SAP prin intermediul conectorului SAP, utilizând numărul comenzii de cumpărare ca cheie.
Potrivire și validare: Un agent corespondent compară confirmarea în funcție de linia comenzii de achiziție, în cantități, prețuri, date și alte câmpuri configurate. Agentul aplică criteriile de potrivire ale organizației, care pot include cerințe exacte, toleranțe definite de firmă sau o combinație între ambele, pentru a determina dacă comanda poate fi confirmată automat.
Confirmare automată: Atunci când confirmarea se potrivește cu toleranța, agentul confirmă ordinea și scrie rezultatul înapoi în SAP automat, fără implicarea umană.
Escaladare excepție: atunci când este detectată o discrepanță, agentul escaladează la un specialist în achiziții publice prin Microsoft Teams. Agentul oferă confirmarea, comanda de cumpărare și diferențele specifice, astfel încât persoana să poată rezolva rapid excepția.
Înregistrarea și auditarea: Microsoft Dataverse înregistrează fiecare rezultat, indiferent dacă este o confirmare sau escaladare și furnizează un nivel unificat de urmărire a auditului și un nivel de urmărire a excepțiilor, pentru raportare și îmbunătățire continuă.

Componente

Aceste servicii și tehnologii ingerează confirmări pentru comenzi, extrag date de confirmare, se potrivesc cu comenzile de achiziție din SAP, se confirmă comenzile corespunzătoare și se escalada și se urmăresc excepțiile.

Componentă	Rolul în arhitectură
Studioul Copilot	Găzduiește sistemul cu mai multe agenți. Un agent orchestrator coordonează un agent de extracție specializat și un agent corespondent, gestionează regulile de toleranță și decide între confirmarea autonomă și escaladarea umană.
SAP ERP	Servește drept sistem de înregistrări pentru comenzile de cumpărare. Agenții recuperează datele comenzilor de cumpărare și scriu comenzile confirmate prin intermediul conectorului SAP.
Power Automate fluxuri în cloud	Detectați noi confirmări în canalele de admisie și declanșați rețeaua agentului. Conectorii furnizează punctele de integrare către sursele de e-mail sau EDI și către SAP.
Dataverse	Utilizat ca sursă de adevăr pentru confirmarea comenzii primite și permite orchestrarea bazată pe stare. Furnizează starea, jurnalul de audit și stratul de urmărire a excepțiilor, oferind o înregistrare unificată a fiecărei confirmări și escaladări pentru raportare și guvernanță.
microsoft Teams	Livrează escaladări de excepții și notificări specialiștilor în achiziții, prezentând confirmarea, comanda de achiziție și discrepanțele specifice pentru rezolvarea rapidă.
ID Microsoft Entra ID	Oferă control al identității și accesului, inclusiv conturi de servicii cu privilegii cel mai puțin pentru operațiunile de citire și scriere ale agenților împotriva SAP și Dataverse.

Detalii despre scenariu

Acest caz de utilizare se bazează pe o abordare de întreprindere pentru a construi un proces fiabil, automatizat și auditabil pentru confirmarea confirmării comenzii furnizorului împotriva unui sistem ERP în timp ce minimizați efortul manual.

Provocare de afaceri

Organizațiile care achiziționează la scară primesc volume mari de confirmări ale comenzii furnizorului. Din punct de vedere istoric, o parte semnificativă a acestor confirmări sunt verificate și chei manual: personalul de achiziții deschide fiecare confirmare, localizează comanda de achiziție corespunzătoare în SAP și compară cantitățile, prețurile și datele în parte.

Acest proces manual este lent, costisitor și predispus la erori. Se scalează slab cu creșterea, legăturile cu personalul de achiziții calificate la verificarea repetitivă, mai degrabă decât la gestionarea excepțiilor și îngreunează aplicarea în mod unitar a regulilor de potrivire și toleranță în toate regiunile și formatele de furnizor.

Soluție

Implementați o arhitectură multi-agent în Copilot Studio care automatizează procesarea comenzilor de confirmare a achizițiilor. Soluția utilizează agenți specializati pentru a extrage date de confirmare, a regăsi comenzile de achiziție din SAP, a aplica criterii de potrivire definite de afaceri și a determina dacă confirmările pot fi confirmate automat sau necesită revizuire umană.

Arhitectura combină orchestrarea agentului, integrarea SAP, Power Automate fluxurile în cloud și urmărirea bazată pe Dataverse pentru a crea un proces fiabil și auditabil. Specialiștii în achizițiile publice se concentrează asupra excepțiilor, în timp ce confirmările de rutină sunt procesate automat.

Capacități cheie:

Automatizarea aportului și procesării confirmării.
Normalizați confirmarea furnizorului în toate formatele.
Validați confirmările în raport cu comenzile de achiziție, aplicând criterii de potrivire organizațională, cum ar fi cerințe exacte de potrivire sau toleranțe configurabile.
Escaladarea excepțiilor de la specialiștii în achiziții publice.
Mențineți un traseu de audit pentru guvernanță și raportare.

Rezultat: Cu acest model, o organizație poate muta majoritatea confirmărilor comenzilor de la manipularea manuală la procesarea directă, ceea ce face specialiștii în achiziții libere să se concentreze pe excepții, mai degrabă decât pe verificarea rutinei. Abordarea oferă o schiță reutilizabilă pentru alte procese bazate pe documente, în domenii precum finanțe și vânzări.

Considerații

Aceste considerații implementează pilonii Power Platform Well-Architected, un set de principii directoare care îmbunătățesc calitatea volumului de lucru. Află mai multe în Microsoft Power Platform Well-Architected.

Fiabilitatea

Izolarea erorilor: gestionați erorile de extragere, erorile de potrivire și problemele de integrare SAP separat, astfel încât să nu se blocheze niciodată restul grupului.
Procesare Idempotent: Utilizați numărul comenzii de cumpărare și identificatorul de confirmare pentru a detecta și a ignora dublurile, împiedicând confirmările repetate dacă un mesaj este redeliverat.
Mecanisme de rezervă: Direcționarea confirmărilor care nu pot fi procesate automat într-o coadă de excepții umane, astfel încât să nu se piardă nicio confirmare.
Înregistrarea în jurnal pe două straturi: rezultatele înregistrării în Dataverse și trimiteți o notificare secundară privind nereușita, astfel încât excepțiile rămân vizibile chiar dacă un pas de înregistrare în jurnal nu reușește.

Securitate

Control acces: Restricționați canalele de admisie, tabelele Dataverse și contul de serviciu SAP doar pentru identitățile autorizate.
Cel mai puțin privilegiu: acordați agenților acces de citire la comenzile de cumpărare și scrieți acces doar la operațiunile de confirmare a comenzii necesare.
Protecția datelor: procesarea datelor de confirmare, care pot include prețuri sensibile din punct de vedere comercial, în siguranță și pot proteja câmpurile sensibile în tranzit și în repaus.
Conformitate: Aliniați regulile de validare și audit cu controalele financiare și cerințele de retenție ale organizației.

Excelență operațională

Standardizare: Normalizați formatele variate de confirmare a furnizorului într-o singură schemă internă, pentru a păstra logica de potrivire simplă și unitară.
Documentație: Mențineți cărțile de rulare pentru tipuri comune de excepții, probleme legate de formatul furnizorului și modificări de configurare SAP. Documentați criteriile care se potrivesc, inclusiv orice cerințe exacte, toleranțe și condiții de escaladare.
Procesul de asistență: Instruiți echipele de achiziții și de asistență IT pentru a interpreta istoricul de rulare al agentului, a diagnostica erorile și a efectua recuperarea manuală.
Gestionarea modificărilor: Validați modificările la extragere, potrivire și mapări SAP într-un mediu care nu este producție înainte de lansare și utilizați controlul sursă pentru definițiile agentului și fluxului.

Eficiența performanței

Rata de transfer: Dimensionați soluția pentru volume zilnice mari și procesați confirmări în paralel cu locul în care conectorii permit.
Optimizare: Memorarea în cache a datelor de referință utilizate frecvent, cum ar fi căutările de furnizori și comenzi de cumpărare, pentru a evita interogările SAP redundante.
Limitare conector: cont pentru limitele de conectori SAP și platformă și introduceți queuing prin Dataverse pentru încărcările de vârf.
Scalabilitate: Extindeți același model orchestrator la domenii și tipuri de documente noi fără a reproiecta fluxul de potrivire de bază.

Optimizarea experienței

Autoservire: Permiteți specialiștilor în achiziții publice să rezolve și să reproceseze confirmările escaladate direct, fără dependență IT.
Transparență: Surface procesa starea și coada de excepții prin Dataverse, cu analize în Power BI pentru raportarea tendințelor și performanței.
Escaladări clare: prezentați fiecare escaladare cu un rezumat structurat: confirmarea, comanda de achiziție, diferențele specifice și o acțiune recomandată.
Nivel de serviciu țintă: setați o țintă directă, cum ar fi confirmarea automată a confirmărilor și monitorizarea acestuia.

Inteligența artificială responsabilă

Fiabilitate și siguranță: Monitorizează continuu ieșirile agentului pentru acuratețe și păstrează un om în buclă de revizuire a anomaliilor și excepțiilor înainte de a afecta sistemul ERP.
Confidențialitate și securitate: asigurați-vă că datele pe care le procesează agenții respectă politicile aplicabile de confidențialitate și gestionare a datelor.
Transparență: Luați decizii de agent care pot fi urmărite, cu jurnale disponibile pentru auditarea fiecărei confirmări și escaladare.
Responsabilitatea: Utilizați revizuirea în buclă pentru a menține responsabilitatea pentru excepții și cazuri marginale cu echipa de achiziții.

Colegi

Microsoft menține acest articol. Următorii colaboratori au scris acest articol.

Autorii principali:

Petros Feleskouras, manager de program senior

Feedback

Această pagină a fost utilă?

Ultima actualizare pe 2026-09-03