Процедуры закрытия на конец года для модуля управления payables в Microsoft Dynamics GP

  • Статья

В этой статье описываются рекомендуемые процедуры закрытия на конец года для модуля управления payables в Microsoft Dynamics GP.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 875169

Аннотация

Примечание.

Прежде чем следовать инструкциям в этой статье, убедитесь, что у вас есть полная резервная копия базы данных, которую можно восстановить в случае возникновения проблемы.

Раздел "Дополнительные сведения " содержит следующие сведения:

  • Контрольный список действий, которые необходимо выполнить для завершения процедур закрытия календарного года.

  • Контрольный список действий, которые необходимо выполнить для завершения процедур закрытия финансового года.

  • Подробные сведения о каждом шаге в контрольных списках.

  • Список часто задаваемых вопросов.

Дополнительная информация

Прежде чем выполнить эти действия, прочитайте всю эту статью. Если у вас есть вопросы, обратитесь в службу технической поддержки Microsoft Dynamics.

Контрольный список закрытия главного объекта управления выплатами на конец года

Примечание.

Используйте этот контрольный список, если вы одновременно закрываете финансовый год и календарный год.

  1. Публикация всех транзакций за год.
  2. Печать устаревшего пробного баланса с отчетом "Параметры".
  3. Печать отчета об анализе периода поставщика.
  4. Установка обновления на конец года с оплатой (необязательно)
  5. Создайте резервную копию с именем "Изменения до 1099".
  6. Проверьте сведения 1099 и при необходимости измените их.
  7. Печать инструкций 1099.
  8. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  9. Закройте год.
  10. Закройте финансовые периоды.
  11. Закройте налоговый год.
  12. Создайте резервную копию с именем "Post Year-End".

Контрольный список закрытия календаря управления выплатами на конец года

Примечание.

Несмотря на то, что модуль "Управление выплатами" учитывает дату, объекты SmartList, сводные отчеты по управлению выплатами и представление "Суммы с момента последнего закрытия" окна ежегодной сводки поставщика обновляются на основе закрытия модуля "Управление выплатами". Поэтому мы рекомендуем выполнить эти действия, чтобы объекты SmartList, сводные отчеты по управлению выплатами и представления сумм с момента последнего закрытия окна ежегодной сводки поставщика были правильными.

  1. Публикация всех транзакций за календарный год.
  2. Печать устаревшего пробного баланса с отчетом "Параметры".
  3. Создайте резервную копию с именем "Изменения до 1099".
  4. Проверьте сведения 1099 и при необходимости измените их.
  5. Печать инструкций 1099.
  6. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  7. Закройте календарный год.
  8. Закройте финансовые периоды.
  9. Закройте налоговый год.
  10. Создайте резервную копию с именем "Post Year-End".

Контрольный список закрытия финансового года для управления выплатами

  1. Публикация всех транзакций за финансовый год.
  2. Печать отчета об анализе периода поставщика.
  3. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  4. Закройте финансовый год.
  5. Закройте финансовые периоды.
  6. Создайте резервную копию с именем "Post Year-End".

Подробные сведения о каждом шаге контрольного списка на конец года

Ниже приведены подробные сведения о контрольном списке на конец года.

Шаг 1. Публикация всех транзакций за год

Опубликуйте все транзакции за год до закрытия года. Если вы хотите ввести транзакции на будущий период перед закрытием года, создайте новый пакет для транзакций в будущем периоде. Сохраните транзакции в будущем периоде в новом пакете, но не опубликуйте новый пакет до закрытия года.

В следующих областях Групповой политики Microsoft Dynamics не учитывается дата.

  • Представление "Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Сводка по поставщикам за год"
  • Объекты SmartList
  • Сводные отчеты поставщика

Эти области групповой политики Microsoft Dynamics будут неверными, если вы не закройте год с выплатами после ввода всех транзакций за текущий год и перед вводом транзакций за новый год. Однако представление " Суммы с момента последнего закрытия" окна ежегодной сводки поставщика можно изменить. Таким образом, вы можете обновить сведения в представлении "Суммы с момента последнего закрытия" окна ежегодной сводки поставщика, если это необходимо.

Чтобы получить доступ к представлению "Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Сводка по поставщикам за год", выполните следующие действия.

  1. В меню "Карточки " наведите указатель мыши на пункт "Приобретение", а затем выберите " Сводка".
  2. В окне "Сводка по кредиту поставщика" введите идентификатор поставщика в поле "Идентификатор поставщика" и выберите "Ежегодно".
  3. В списке "Сводка" выберите " Суммы с момента последнего закрытия".

Чтобы просмотреть затронутые столбцы SmartList, выполните следующие действия.

  1. Откройте SmartList. Чтобы сделать это в Microsoft Dynamics GP, выберите SmartList в меню Microsoft Dynamics GP.

  2. Разверните узел "Приобретение " и выберите "Поставщики".

  3. Выберите столбцы.

  4. Нажмите Добавить.

  5. Выберите следующие поля в списке "Доступные столбцы ".

    Примечание.

    На элементы, помеченные звездочкой, влияет закрытие календарного года. На все остальные элементы влияет закрытие финансового года.

    • 1099 YTD
    • 1099 LYR
    • Сумма выставления счетов в YTD
    • Сумма выставления счетов LYR
    • Сумма платного YTD
    • Сумма платного LYR
    • Среднее число дней для оплаты — год
    • Доступная скидка LYR
    • Скидка доступна по YTD
    • Скидка LYR потеряна
    • Скидка потеряна с YTD
    • Скидка LYR
    • Скидка с учетом YTD
    • LYR с финансовыми расходами
    • Финансовый платеж с YTD
    • Количество финансовых расходов в LYR
    • Число расходов на финансы с YTD
    • Число LYR счета
    • Число счетов с YTD
    • Число платных счетов с YTD
    • Возвращает LYR
    • Возвращает YTD
    • Коммерческие скидки, сделанные LYR
    • Коммерческие скидки, сделанные с YTD
    • Приостановка LYR
    • Приостановка YTD
    • LYR списания
    • Списания YTD

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы просмотреть сводные отчеты поставщика, выполните следующие действия.

  1. В меню "Отчеты " наведите указатель на пункт "Приобретение", а затем выберите пункт "Анализ".
  2. В списке отчетов выберите календарный год.
  3. В списке " Параметры" выберите параметр и нажмите кнопку " Печать".

Шаг 2. Печать устаревшего пробного баланса с отчетом "Параметры"

Рекомендуется распечатать копию отчета "Устаревший пробный баланс с вариантами" для хранения постоянных финансовых записей за год. Для этого выполните следующие действия:

  1. В меню "Отчеты " наведите указатель мыши на "Приобретение", а затем выберите " Пробный баланс".
  2. В списке отчетов выберите " Устаревший пробный баланс с вариантами".

Шаг 3. Печать отчета по анализу периода поставщика

Рекомендуется распечатать копию отчета "Анализ периода поставщика", чтобы сохранить постоянные финансовые записи на конец года. Для этого выполните следующие действия:

  1. В меню "Отчеты " наведите указатель на пункт "Приобретение", а затем выберите пункт "Анализ".
  2. В списке "Отчеты " выберите пункт "Период".

Шаг 4. Установка обновления на конец года с оплатой (необязательно)

При наличии изменений соответствия для управления payables, таких как изменения формы 1099, установите обновление на конец года с оплатой. Если в налоговый год для управления выплатами отсутствуют изменения или проблемы с соответствием, этот шаг можно пропустить.

Просмотрите изменения, включенные в обновление payroll на конец года.

Шаг 5. Создание резервной копии с именем "Изменения до 1099"

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия предоставляет постоянную запись о финансовых положениях компании в конце года, и эту резервную копию можно восстановить позже, если это потребуется. Резервная копия позволяет быстро восстанавливать данные в случае колебания питания или других проблем во время процедуры закрытия до конца года.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В групповой политики Microsoft Dynamics наведите указатель мыши на пункт " Обслуживание" в меню групповой политики Microsoft Dynamics , а затем выберите "Резервное копирование".

  2. В списке "Название компании" выберите название компании.

  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку " ОК".

    Примечание.

    Рекомендуется назначить этой резервной копии изменения до 1099 , чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 6. Проверка сведений 1099 и их изменение при необходимости

Чтобы распечатать список редактирования 1099, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Подпрограммы", выберите пункт "Приобретение" и нажмите кнопку "Печать 1099".

  2. Введите сведения о компании и идентификатор адреса.

  3. Щелкните значок принтера в правом верхнем углу, чтобы напечатать список редактирования 1099. Проверьте точность.

  4. Если вам нужно изменить любую информацию 1099, используйте один из следующих методов (метод 1 и 2 рекомендуется для Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздних версий, а также показан в разделе "Редактирование, выполненное EASY для 1099s в Microsoft Dynamics GP"

Метод 1. (РЕКОМЕНДУЕТСЯ) Изменение сведений о транзакции 1099 (относится к Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздних версий)

  1. Выберите "Транзакции", наведите указатель на "Приобретение" и выберите "Изменить сведения о транзакциях 1099".

  2. Выберите соответствующий идентификатор поставщика. (В окне будут отображаться только поставщики, для них установлено значение 1099.)

  3. При необходимости можно ограничить его номером, номером документа или датой.

  4. Выберите, требуется ли 1099 дебетовых транзакций, всех дебетовых транзакций или всех кредитных транзакций.

  5. Сведения о транзакциях поставщика будут заполнены в нижней части окна. Для каждой транзакции можно изменить тип налога, номер поля и сумму для открытых и исторических транзакций.

    Примечание.

    Вы не можете ввести больше 1099, чем общий объем документа.

  6. Выберите " Процесс", чтобы внести изменения, и версия 1099 будет обновлена.

Метод 2. ПОСТАВЩИК НЕ ПОМЕЧЕН ПРАВИЛЬНО: (относится к Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздних версий)

Если вы пометили поставщика как 1099able и не должны иметь или забыли пометить поставщика как 1099able, можно использовать служебную программу обновления 1099 Information для изменения состояния 1099 в поставщике, а также для обновления сведений 1099. Вы можете изменить поставщика 1099 на не 1099 или наоборот.

  1. Выберите "Сервис " в группе групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Служебные программы", наведите указатель мыши на раздел " Приобретение" и выберите "Сведения об обновлении 1099".

  2. Пометьте маркер для поставщиков и транзакций 1099.

  3. В разделах FROM и TO введите следующее содержимое:

    • Чтобы изменить поставщика на 10999, выберите "Не поставщик 1099" в разделе FROM и выберите соответствующий тип 1099 "Делимое", "Процент" или "Прочее" и соответствующий номер 1099 Box в разделе TO. (Чаще всего используется разное значение и компенсация Nonemployee Box 7.)

    • Чтобы изменить поставщика на 1099able: выберите текущий тип налога и номер 1099 Box, выбранные в окне "Параметры обслуживания поставщика" в разделе FROM, и выберите "Не поставщик 1099" в разделе TO.

    *Если в раскрывающихся списках нет поставщика 1099 , вы либо не используете версию GP выше, чем Microsoft Dynamics GP 2013, либо не выбрали поставщик и транзакции 1099, как описано на шаге 2.

  4. Используйте ограничение диапазона, чтобы ограничить идентификатор поставщика, который вы хотите изменить, и нажмите клавишу INSERT.

  5. Выберите "Процесс". Состояние поставщика будет обновлено в окне "Параметры обслуживания поставщика", а сведения 1099 будут обновлены соответствующим образом. Для проверки можно использовать окно сведений 1099 (см. метод 1).

Метод 3. Измените версию 1099 напрямую (используйте для Microsoft Dynamics GP 2010 и более ранних версий, но могут работать для всех версий)

Примечание.

Программа "Выверка" для 1099 сумм отменит все изменения, которые вы вносите с помощью этого метода.

  1. В меню "Карточки " наведите указатель мыши на пункт "Приобретение" и выберите пункт 1099 "Сведения".

  2. В списке идентификаторов поставщиков выберите идентификатор поставщика.

  3. В списке налоговых типов выберите один из следующих вариантов:

    • Дивидендов

    • Интерес

    • Разное

  4. В области отображения выберите месяц или год, а затем введите 20XX в поле "Год". (Введите нужный год для заполнителя 20XX .)

  5. В столбце Amount введите правильную сумму 1099. Нажмите кнопку Сохранить.

Метод 4. Измените версию 1099 напрямую (используйте для Microsoft Dynamics GP 2010 и более ранних версий, но могут работать для всех версий)

Примечание.

Служебная программа "Выверка" для 1099 Amounts отменит любые изменения, которые вы вносите с помощью этого метода.

  1. В меню "Карточки " наведите указатель мыши на пункт "Приобретение", а затем выберите " Сводка".

  2. В списке идентификаторов поставщиков выберите идентификатор поставщика и нажмите кнопку "Период".

  3. В поле "Год" введите 20XX. (Введите нужный год для заполнителя 20XX .)

  4. В поле "Месяц/период" выберите соответствующий месяц или период.

  5. Нажмите кнопку "1099 Details blue expansion" (Сведения о синем расширении), которая отображается рядом с полем "1099 Amount". Откроется это окно сведений 1099.

  6. В столбце Amount введите правильную сумму 1099 для соответствующего поля.

  7. Нажмите кнопку Сохранить. Существуют вне остальных окон.

Шаг 7. Печать инструкций 1099

Примечание.

Это можно сделать в любое время.

Чтобы распечатать инструкции 1099, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Подпрограммы", выберите пункт "Приобретение" и нажмите кнопку "Печать 1099".
  2. В поле 1099 Year введите 20XX. (Введите год для заполнителя 20XX .)
  3. Каждый из 1099 типов отчетов должен быть напечатан отдельно. В окне "Печать 1099" выберите нужные параметры в поле "Тип 1099 " и в поле "Номер поля 1099 " и нажмите кнопку "Печать ".

В следующей таблице приведены дополнительные сведения о полях в форме 1099 и о том, где эти сведения можно найти в Microsoft Dynamics GP.

Поле окно, в котором находятся данные
Имя платещиков, адрес улицы, город, штат и почтовый индекс Окно печати 1099
Федеральный идентификационный номер платещиков Окно печати 1099
Имя получателя, адрес и почтовый индекс Основной адрес периода обслуживания поставщика
Идентификационный номер получателя Поле "Налоговый идентификатор " в окне "Параметры обслуживания поставщика"
Суммы для полей 1–9 в форме "Делимое" или 1–16 в разных формах Поле "1099 Сумма " в окне "Годовая сводка поставщика"

В настоящее время Microsoft Dynamics GP не обрабатывает регистрацию магнитных носителей состояния 1099s. Следующий партнер Microsoft Dynamics предлагает совместимые продукты магнитных носителей W-2 и 1099. Для получения дополнительных сведений обратитесь к:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Гринвиль, FL 32207
Общие: 1-800-209-9793 (бесплатный звонок)
Продажи: 1-800-209-9793x2 (бесплатный звонок)
sales@greenshades.com
Greenshades

Шаг 8. Создание резервной копии с именем Pre Year-End

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия предоставляет постоянную запись о финансовых положениях компании в конце года, и эту резервную копию можно восстановить позже, если это потребуется. Резервная копия позволяет быстро восстанавливать данные в случае колебания питания или других проблем во время процедуры закрытия до конца года.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В групповой политики Microsoft Dynamics наведите указатель мыши на пункт " Обслуживание" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, а затем выберите "Резервное копирование".
  2. В списке "Название компании" выберите название компании.
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку " ОК".

    Примечание.

    Рекомендуется назначить этой резервной копии имя "Pre Year-End", чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 9. Закрытие года

Чтобы закрыть год, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Подпрограммы", наведите указатель на пункт "Приобретение" и выберите "Закрытие на конец года".

  2. Если вы одновременно закрываете финансовый и календарный год, выберите " Все". Если вы просто закрываете календарный год, выберите " Календарь". Если вы просто закрываете финансовый год, выберите "Финансовый ".

  3. Установите флажок "Печать отчета " и выберите " Закрыть год".

    Примечание.

    Рекомендуется хранить копию отчета за год вместе с постоянными записями аудита на конец года.

Чтобы просмотреть окно ежегодной сводки поставщика, выполните следующие действия.

  1. В меню "Карточки " наведите указатель мыши на пункт "Приобретение", а затем выберите " Сводка".
  2. В поле "Идентификатор поставщика " введите идентификатор поставщика для просмотра, а затем выберите "Ежегодно".

Сведения о календарных годах
Процесс окончания календарного года в Microsoft Dynamics GP очищает поле "1099 Amount Year to Date" (1099 Amount Year to Date ), а затем передает сумму в поле 1099 Amount Last Year Year ( Сумма за прошлый год) для представления " Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Годовая сводка поставщика".

Сведения о финансовом году
Процесс завершения финансового года в Microsoft Dynamics GP очистит следующие поля:

  • Сумма выставления счетов в YTD
  • Сумма платного YTD
  • Среднее число дней для оплаты — год
  • Скидка доступна по YTD
  • Скидка потеряна с YTD
  • Скидка с учетом YTD
  • Финансовый платеж с YTD
  • Число расходов на финансы с YTD
  • Число счетов с YTD
  • Число платных счетов с YTD
  • Возвращает YTD
  • Коммерческие скидки, сделанные с YTD
  • Приостановка YTD
  • Списания YTD

Суммы в этих полях также будут обновлены в представлении "Суммы с момента последнего закрытия" в окне ежегодной сводки поставщика:

  • Сумма выставления счетов LYR
  • Сумма платного LYR
  • Доступная скидка LYR
  • Скидка LYR потеряна
  • Скидка LYR
  • LYR с финансовыми расходами
  • Количество финансовых расходов в LYR
  • Число LYR счета
  • Возвращает LYR
  • Коммерческие скидки, сделанные LYR
  • Приостановка LYR
  • LYR списания

Шаг 10. Закрытие финансовых периодов

Окно настройки финансовых периодов можно использовать для закрытия всех финансовых периодов, которые по-прежнему открыты в течение года. Это предотвращает случайную публикацию транзакций в неправильный период или год. Перед закрытием финансовых периодов убедитесь, что вы выполнили все транзакции за период и год для всех модулей. Если позже необходимо опубликовать транзакции в уже закрытый финансовый период, можно вернуться в окно установки финансовых периодов, чтобы повторно открыть период перед публикацией транзакции.

Чтобы закрыть финансовый период, выполните следующие действия.

  1. Microsoft Dynamics GP, наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на пункт "Настройка", наведите указатель мыши на "Компания", а затем выберите "Финансовые периоды".
  2. Установите флажок " Приобретение" для периода , который необходимо закрыть.

Шаг 11. Закрытие налогового года

Примечание.

Эту процедуру следует выполнить только после завершения процедур закрытия на конец года для всех модулей продаж и приобретения.

Чтобы закрыть налоговый год, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню GP Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Подпрограммы", наведите указатель мыши на "Компания", а затем выберите пункт "Year-End Закрыть".
  2. Установите флажок "Закрыть год " и "Печать отчета ".
  3. Выберите "Процесс". При появлении запроса на продолжение закрытия на конец года. Выберите Да.

    Примечание.

    Рекомендуется хранить копию отчета за год вместе с постоянными записями аудита на конец года.

Шаг 12. Создание резервной копии с именем Post Year-End

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия предоставляет постоянную запись о финансовых положениях компании в конце года, и эту резервную копию можно восстановить позже, если это потребуется. Резервная копия позволяет быстро восстанавливать данные в случае колебания питания или других проблем во время процедуры закрытия до конца года.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В групповой политики Microsoft Dynamics наведите указатель мыши на пункт " Обслуживание" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, а затем выберите "Резервное копирование".
  2. В списке "Название компании" выберите название компании.
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку " ОК".

    Примечание.

    Мы рекомендуем назначить этой резервной копии имя "Post Year-End", чтобы отличать ее от других резервных копий.

Вопросы и ответы

Вопрос 1. Очищаются ли неактивные записи поставщиков во время закрытия на конец года? Если нет, как удалить неактивные записи поставщиков?

A1. Нет, неактивные записи поставщиков не удаляются автоматически. Чтобы удалить неактивные записи поставщика, необходимо выполнить следующие условия:

  • Для поставщика не существует сумм за текущий год 1099
  • У поставщика нет документов в работе или журнале.

Чтобы удалить все неактивные записи поставщиков, которые соответствуют этим критериям, выполните следующие действия.

  1. В Групповой политики Microsoft Dynamics наведите указатель мыши на пункт "Сервис" в меню групповой политики Microsoft Dynamics, наведите указатель мыши на "Служебные программы", наведите указатель мыши на пункт "Приобретение" и выберите "Удалить массового поставщика".
  2. В списке " Диапазон" выберите значение "Состояние поставщика".
  3. В списке " От" выберите " Неактивный".
  4. В списке " К" выберите " Неактивный".
  5. Выберите "Процесс".

Вопрос 2. Что делать, если мне нужно выполнить проверку 1 января следующего года, но я еще не готов закрыть текущий год?

A2. Печатайте проверки, но не опубликуйте их, пока не обработать закрытие на конец года. Если необходимо немедленно опубликовать проверки, измените поля "Сумма платной суммы" в представлении "Суммы с момента последнего закрытия" в окне ежегодной сводки поставщика.