Процедуры закрытия года для модуля Управления кредиторской задолженностью в Microsoft Dynamics GP

  • Статья

В этой статье описываются рекомендуемые процедуры закрытия на конец года для модуля Управления кредиторской задолженностью в Microsoft Dynamics GP.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 875169

Сводка

Примечание.

Прежде чем следовать инструкциям, приведенным в этой статье, убедитесь, что у вас есть полная резервная копия базы данных, которую можно восстановить в случае возникновения проблемы.

В разделе Дополнительные сведения содержатся следующие сведения:

  • Контрольный список шагов, которые необходимо выполнить для завершения процедур закрытия календарного года.

  • Контрольный список шагов, которые необходимо выполнить для завершения процедур закрытия финансового года.

  • Подробные сведения о каждом шаге в контрольных списках.

  • Список часто задаваемых вопросов.

Дополнительные сведения

Прочтите всю эту статью, прежде чем выполнять эти действия. Если у вас возникли вопросы, обратитесь в службу технической поддержки Microsoft Dynamics.

Контрольный контрольный список для управления задолженностью master конце года

Примечание.

Используйте этот контрольный список, если вы одновременно закрываете финансовый и календарный год.

  1. Публикация всех транзакций за год.
  2. Печать отчета "Устаревший пробный баланс с параметрами".
  3. Распечатайте отчет об анализе периодов поставщика.
  4. Установка обновления на конец года для заработной платы (необязательно)
  5. Создайте резервную копию с именем "Пред 1099 правки".
  6. Проверьте сведения 1099 и измените их, если это необходимо.
  7. Печать инструкций 1099.
  8. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  9. Закрыть год.
  10. Закройте финансовые периоды.
  11. Закройте налоговый год.
  12. Создайте резервную копию с именем "После окончания года".

Контрольный список для завершения календарного года управления кредиторской задолженностью

Примечание.

Хотя модуль Управления кредиторской задолженностью зависит от даты, объекты SmartList, сводные отчеты по управлению кредиторской задолженностью и представление "Суммы с последнего закрытия " окна "Сводка по поставщикам за год" обновляются на основе закрытия модуля "Управление кредиторской задолженностью". Поэтому рекомендуется выполнить указанные ниже действия, чтобы объекты SmartList, сводные отчеты по управлению задолженностью и представление Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика были правильными.

  1. Публикация всех транзакций за календарный год.
  2. Печать отчета "Устаревший пробный баланс с параметрами".
  3. Создайте резервную копию с именем "Пред 1099 правки".
  4. Проверьте сведения 1099 и измените их, если это необходимо.
  5. Печать инструкций 1099.
  6. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  7. Закройте календарный год.
  8. Закройте финансовые периоды.
  9. Закройте налоговый год.
  10. Создайте резервную копию с именем "После окончания года".

Контрольный список для завершения финансового года управление кредиторской задолженностью

  1. Опубликовать все транзакции за финансовый год.
  2. Распечатайте отчет об анализе периодов поставщика.
  3. Создайте резервную копию с именем "Pre Year-End".
  4. Закрытие финансового года.
  5. Закройте финансовые периоды.
  6. Создайте резервную копию с именем "После окончания года".

Подробные сведения о каждом шаге контрольного списка на конец года

Ниже приведены подробные сведения для контрольного списка на конец года.

Шаг 1. Публикация всех транзакций за год

Опубликуйте все транзакции за год до закрытия года. Если вы хотите ввести транзакции будущих периодов перед закрытием года, создайте новый пакет для будущих транзакций периода. Сохраните будущие транзакции периода в новом пакете, но не публикуйте новый пакет до тех пор, пока год не будет закрыт.

Следующие области Microsoft Dynamics GP не чувствительны к дате:

  • Представление "Суммы с момента последнего закрытия " окна "Годовая сводка по поставщику"
  • Объекты SmartList
  • Сводные отчеты о поставщиках

Эти области Microsoft Dynamics GP будут неправильными, если вы не закроете кредиторскую задолженность год после ввода всех транзакций текущего года и перед вводом любых транзакций на новый год. Однако представление Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика доступно для редактирования. Таким образом, вы можете обновить сведения в представлении Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика, если это необходимо.

Чтобы получить доступ к представлению Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика, выполните следующие действия.

  1. В меню Карточки наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Сводка.
  2. В окне Сводка по кредиту поставщика введите идентификатор поставщика в поле Идентификатор поставщика , а затем выберите Ежегодно.
  3. В списке Представление сводки выберите Суммы с момента последнего закрытия.

Чтобы просмотреть затронутые столбцы SmartList, выполните следующие действия.

  1. Откройте SmartList. Чтобы сделать это в Microsoft Dynamics GP, выберите SmartList в меню Microsoft Dynamics GP.

  2. Разверните узел Приобретение и выберите Поставщики.

  3. Выберите Столбцы.

  4. Нажмите Добавить.

  5. Выберите следующие поля в списке Доступные столбцы .

    Примечание.

    Элементы, помеченные звездочкой, зависят от закрытия календарного года. На все остальные пункты влияет закрытие финансового года.

    • 1099 Сумма с года
    • 1099 Сумма LYR
    • Сумма выставления счетов с годами
    • Сумма выставления счетов LYR
    • Сумма, выплаченная с года
    • Сумма выплачена LYR
    • Средние дни для оплаты — год
    • Доступные скидки LYR
    • Скидка доступна YTD
    • Скидка потеряла LYR
    • Скидка потеряна с года
    • Скидка взята LYR
    • Скидка взята с года
    • Finance Charge LYR
    • Финансовые расходы с года
    • Количество финансовых расходов LYR
    • Число финансовых расходов с года
    • Номер счета-фактуры LYR
    • Номер счета YTD
    • Номер оплаченного счета YTD
    • Возвращает LYR
    • Возвращает YTD
    • Торговые скидки, принятые LYR
    • Торговые скидки, принятые YTD
    • Удержание LYR
    • Удержание YTD
    • Списание offs LYR
    • Списание offs YTD

  6. Нажмите ОК.

  7. Нажмите ОК.

Чтобы просмотреть сводные отчеты о поставщиках, выполните следующие действия.

  1. В меню Отчеты наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Анализ.
  2. В списке Отчеты выберите Календарный год.
  3. В списке Параметры выберите параметр и нажмите кнопку Печать.

Шаг 2. Печать отчета "Устаревший пробный баланс с параметрами"

Рекомендуется распечатать бумажную копию отчета "Устаревший пробный баланс с параметрами", чтобы сохранить постоянные финансовые записи на конец года. Для этого выполните следующие действия:

  1. В меню Отчеты наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Пробный баланс.
  2. В списке Отчеты выберите Устаревший пробный баланс с параметрами.

Шаг 3. Печать отчета об анализе периода поставщика

Рекомендуется распечатать бумажную копию отчета об анализе периодов поставщиков, чтобы сохранить постоянные финансовые записи на конец года. Для этого выполните следующие действия:

  1. В меню Отчеты наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Анализ.
  2. В списке Отчеты выберите Период.

Шаг 4. Установка обновления по окончании года для заработной платы (необязательно)

При наличии изменений соответствия для управления кредиторской задолженностью, например изменений в форме 1099, установите обновление заработной платы по окончании года. Если в налоговом году для управления кредиторской задолженностью нет изменений или проблем с соответствием требованиям, этот шаг можно пропустить.

Ознакомьтесь с изменениями, включенными в обновление заработной платы по окончании года.

Шаг 5. Создание резервной копии с именем Pre-1099 Edits

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия дает вам постоянную запись о финансовом положении компании в конце года, и эта резервная копия может быть восстановлена позже, если это потребуется. Резервное копирование позволяет быстро восстановить данные, если во время процедуры закрытия в конце года возникает изменение питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP , а затем выберите Резервное копирование.

  2. В списке Название компании выберите название своей компании.

  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

    Примечание.

    Рекомендуется назвать эту резервную копию до 1099 правки , чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 6. Проверьте сведения 1099 и измените их, если это необходимо

Чтобы распечатать список редактирования 1099, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Инструменты в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Подпрограммы, Выберите Пункт Покупки, а затем — Печать 1099.

  2. Введите сведения о компании и идентификатор адреса.

  3. Щелкните значок принтера в правом верхнем углу, чтобы распечатать список редактирования 1099. Проверьте точность.

  4. Если вам нужно изменить какие-либо сведения 1099, используйте один из следующих методов (методы 1 и 2 рекомендуется использовать для Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздних версий, а также показано в статье Редактирование сделано EASY для 1099s в Microsoft Dynamics GP

Метод 1: (РЕКОМЕНДУЕТСЯ) Изменение сведений о транзакциях 1099 (применяется к Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздним версиям)

  1. Выберите Транзакции, наведите указатель на пункт Приобретение и выберите Изменить сведения о транзакциях 1099.

  2. Выберите соответствующий идентификатор поставщика. (В окне будут отображаться только поставщики с 10999able.)

  3. При желании вы можете ограничиться номером ваучера, номером документа или датой.

  4. Выберите, если требуется 1099 Дебетовые транзакции, Все дебетовые транзакции или Все кредитные транзакции.

  5. Сведения о транзакции поставщика будут заполнены в нижней части окна. Для каждой транзакции можно изменить тип налога, номер поля и сумму для открытых и исторических транзакций.

    Примечание.

    Вы не можете ввести сумму, превышающую 1099, чем общая сумма документа.

  6. Выберите Процесс , чтобы изменения были внесены, и 1099 будет обновлен.

Способ 2. ПОСТАВЩИК НЕ ПОМЕЧЕН ПРАВИЛЬНО: (относится к Microsoft Dynamics GP 2013 и более поздним версиям)

Если вы помечаете поставщика как 1099able и этого не должно быть, или вы забыли пометить поставщика как 1099able, вы можете использовать служебную программу Обновления 1099 Information, чтобы изменить состояние 1099 для поставщика, а также обновить сведения 1099. Вы можете изменить поставщика 1099 на не 1099 или наоборот.

  1. Выберите Инструменты в разделе Microsoft Dynamics GP, наведите указатель на служебные программы, на покупку и выберите Обновить сведения 1099.

  2. Пометьте маркер для параметра Vendor и 1099 Transactions.

  3. В разделах FROM и TO введите следующее содержимое:

    • Чтобы изменить поставщика на 1099able, выберите Не поставщик 1099 в разделе FROM и выберите соответствующий тип 1099 дивидендов, процентов или прочего и соответствующий номер 1099 в разделе TO. (Разное и в коробке 7 Компенсация Неполная является наиболее распространенной.)

    • Чтобы изменить поставщика на 1099able , выберите текущий тип налога и номер 1099, выбранный в окне Варианты обслуживания поставщика для поставщика в разделе FROM, и выберите Не 1099 Поставщик в разделе TO.

    *Если в раскрывающихся списках не указан параметр Не поставщик 1099 , вы не используете версию GP выше Microsoft Dynamics GP 2013 или не выбрали Поставщик и транзакции 1099, как описано на шаге 2.

  4. Используйте ограничение диапазона, чтобы ограничиться идентификатором поставщика, который требуется изменить, и нажмите кнопку ВСТАВКА.

  5. Выберите Процесс. Состояние поставщика будет обновлено в окне Варианты обслуживания поставщика, а сведения 1099 будут обновлены соответствующим образом. Для проверки можно использовать окно сведений 1099 (см. способ 1).

Способ 3. Изменение 1099 напрямую (используйте для Microsoft Dynamics GP 2010 и более ранних версий, но может работать для всех версий)

Примечание.

Служебная программа сверки для сумм 1099 отменит любые изменения, внесенные с помощью этого метода.

  1. В меню Карточки наведите указатель мыши на пункт Приобретение, а затем выберите пункт 1099 Подробности.

  2. В списке Идентификатор поставщика выберите идентификатор поставщика.

  3. В списке Тип налога выберите один из следующих вариантов:

    • Дивидендов

    • Интерес

    • Разное

  4. В области Отображение выберите Месяц или Год, а затем введите 20XX в поле Год. (Введите желаемый год для заполнителя 20XX .)

  5. В столбце Сумма введите правильную сумму 1099. Нажмите кнопку Сохранить.

Способ 4. Изменение 1099 напрямую (используйте для Microsoft Dynamics GP 2010 и более ранних версий, но может работать для всех версий)

Примечание.

Служебная программа выверки для 1099 Amounts отменит любые изменения, внесенные с помощью этого метода.

  1. В меню Карточки наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Сводка.

  2. В списке Идентификатор поставщика выберите идентификатор поставщика, а затем выберите Период.

  3. В поле Год введите 20XX. (Введите желаемый год для заполнителя 20XX .)

  4. В поле Месяц или период выберите соответствующий месяц или период.

  5. Нажмите синюю кнопку расширения 1099 Details ,которая отображается рядом с полем 1099 Сумма. Откроется окно сведений 1099.

  6. В столбце Сумма введите правильную сумму 1099 для соответствующего поля.

  7. Нажмите кнопку Сохранить. Существуют вне оставшихся окон.

Шаг 7. Печать инструкций 1099

Примечание.

Вы можете сделать это в любое время.

Чтобы напечатать инструкции 1099, выполните следующие действия:

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Инструменты в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Подпрограммы, Выберите Пункт Покупки, а затем — Печать 1099.
  2. В поле 1099 Год введите 20XX. (Введите год для заполнителя 20XX .)
  3. Каждый из 1099 типов отчетов должен быть напечатан отдельно. В окне Печать 1099 выберите нужные параметры в полях 1099 Type (Тип 1099 ) и 1099 Box Number (Номер поля 1099 ), а затем нажмите кнопку Печать.

В следующей таблице приведены дополнительные сведения о полях в форме 1099 и о том, где эти сведения можно найти в Microsoft Dynamics GP.

Поле окно, в котором находятся данные
Имя плательщика, адрес улицы, город, штат и почтовый индекс Окно печати 1099
Федеральный идентификационный номер плательщика Окно печати 1099
Имя, адрес и почтовый индекс получателей Основной адрес периода обслуживания поставщика
Идентификационный номер получателей Поле "Идентификатор налога" в окне "Параметры обслуживания поставщика"
Суммы для полей 1-9 в форме дивидендов или 1-16 в прочей форме Поле 1099 Сумма в окне "Годовая сводка по поставщику"

В настоящее время Microsoft Dynamics GP не обрабатывает обработку магнитных носителей состояния 1099s. Следующий партнер Microsoft Dynamics предлагает совместимые с состоянием W-2 и 1099 магнитные носители. Для получения дополнительных сведений обратитесь к:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Джексонвилл, FL 32207
Общие: 1-800-209-9793 (бесплатный звонок)
Продажи: 1-800-209-9793x2 (бесплатный звонок)
sales@greenshades.com
Гриншады

Шаг 8. Создание резервной копии с именем Pre Year-End

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия дает вам постоянную запись о финансовом положении компании в конце года, и эта резервная копия может быть восстановлена позже, если это потребуется. Резервное копирование позволяет быстро восстановить данные, если во время процедуры закрытия в конце года возникает изменение питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP, а затем выберите Резервное копирование.
  2. В списке Название компании выберите название своей компании.
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

    Примечание.

    Рекомендуется присвоить этой резервной копии имя "Pre Year-End", чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 9. Закрытие года

Чтобы закрыть год, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP, наведите указатель на пункт Подпрограммы, выберите Пункт Приобретение, а затем — Конец года закрыть.

  2. Если вы одновременно закрываете финансовый и календарный год, выберите Все. Если вы только закрываете календарный год, выберите Календарь. Если вы только закрываете финансовый год, выберите Финансовый.

  3. Выберите поле Печать отчета проверка, а затем выберите Закрыть год.

    Примечание.

    Рекомендуется хранить бумажную копию отчета за конец года вместе с постоянными отчетами аудита на конец года.

Чтобы просмотреть окно Годовая сводка по поставщикам, выполните следующие действия.

  1. В меню Карточки наведите указатель на пункт Приобретение, а затем выберите Сводка.
  2. В поле Идентификатор поставщика введите идентификатор поставщика для просмотра, а затем выберите Год.

Сведения о календаре
Процесс окончания календарного года в Microsoft Dynamics GP очистит поле 1099 Amount Year to Date (Сумма от года до даты ), а затем передаст сумму в поле 1099 Сумма за прошлый год в представлении Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка по поставщику.

Сведения о финансовом году
Процесс окончания финансового года в Microsoft Dynamics GP очистит следующие поля:

  • Сумма выставления счетов с годами
  • Сумма, выплаченная с года
  • Средние дни для оплаты — год
  • Скидка доступна YTD
  • Скидка потеряна с года
  • Скидка взята с года
  • Финансовые расходы с года
  • Число финансовых расходов с года
  • Номер счета YTD
  • Номер оплаченного счета YTD
  • Возвращает YTD
  • Торговые скидки, принятые YTD
  • Удержание YTD
  • Списание offs YTD

Суммы в этих полях также будут обновлены в представлении Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика:

  • Сумма выставления счетов LYR
  • Сумма выплачена LYR
  • Доступные скидки LYR
  • Скидка потеряла LYR
  • Скидка взята LYR
  • Finance Charge LYR
  • Количество финансовых расходов LYR
  • Номер счета-фактуры LYR
  • Возвращает LYR
  • Торговые скидки, принятые LYR
  • Удержание LYR
  • Списание offs LYR

Шаг 10. Закрытие финансовых периодов

Окно Настройки финансовых периодов можно использовать для закрытия всех финансовых периодов, которые по-прежнему открыты в течение года. Это предотвращает случайное размещение транзакций пользователями за неправильный период или год. Убедитесь, что вы опубликовали все транзакции за период и год для всех модулей перед закрытием финансовых периодов. Если позже вам потребуется опубликовать транзакции в финансовом периоде, который вы уже закрыли, вы можете вернуться к окну Настройки финансовых периодов, чтобы повторно открыть период, прежде чем вы сможете опубликовать транзакцию.

Чтобы закрыть финансовый период, выполните следующие действия.

  1. Microsoft Dynamics GP, в меню Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на сервис, выберите Пункт Настройка, Компания, а затем — Финансовые периоды.
  2. Выберите поле Проверка покупки в поле Период, который необходимо закрыть.

Шаг 11. Закрытие налогового года

Примечание.

Эта процедура должна быть завершена только после завершения процедур закрытия на конец года для всех модулей продаж и приобретения.

Чтобы закрыть налоговый год, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP, последовательно выберите Подпрограммы, Компания, а затем — Налоговая Year-End Закрыть.
  2. Установите флажок Закрыть год проверка и печать отчета проверка.
  3. Выберите Процесс. Когда вам будет предложено продолжить работу с закрытием на конец года. Выберите Да.

    Примечание.

    Рекомендуется хранить бумажную копию отчета за конец года вместе с постоянными отчетами аудита на конец года.

Шаг 12. Создание резервной копии с именем Post Year-End

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Резервная копия дает вам постоянную запись о финансовом положении компании в конце года, и эта резервная копия может быть восстановлена позже, если это потребуется. Резервное копирование позволяет быстро восстановить данные, если во время процедуры закрытия в конце года возникает изменение питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP, а затем выберите Резервное копирование.
  2. В списке Название компании выберите название своей компании.
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

    Примечание.

    Рекомендуется назвать эту резервную копию "После окончания года", чтобы отличать ее от других резервных копий.

Вопросы и ответы

В1. Очищаются ли неактивные записи поставщиков во время закрытия на конец года? Если нет, как удалить неактивные записи поставщика?

A1. Нет, неактивные записи поставщика не удаляются автоматически. Чтобы удалить неактивную запись поставщика, должны выполняться следующие условия:

  • Для поставщика не существует сумм за текущий год 1099
  • У поставщика нет документов в работе или журнале.

Чтобы удалить все неактивные записи поставщика, которые соответствуют этим критериям, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на Пункты Инструменты в меню Microsoft Dynamics GP, Наведите указатель на пункт Служебные программы, Выберите Пункт Приобретение, а затем — Удаление массового поставщика.
  2. В списке Диапазон выберите состояние поставщика.
  3. В списке От выберите Неактивно.
  4. В списке К выберите Неактивно.
  5. Выберите Процесс.

В2. Что делать, если я должен выдать проверка 1 января на следующий год, но я еще не готов закрыть текущий год?

О2. Печатайте проверки, но не публикуйте их до тех пор, пока не обработаете закрытие на конец года. Если необходимо немедленно опубликовать чеки, измените поля Сумма выплачена в представлении Суммы с момента последнего закрытия окна Годовая сводка поставщика.