Процедуры закрытия на конец года для заработной платы Microsoft Dynamics GP

  • Статья

В этой статье содержатся инструкции по выполнению процедур закрытия на конец года и соответствующие сведения об устранении неполадок для Microsoft Dynamics GP Payroll.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 850663

Сводка

В этом документе описываются рекомендуемые процедуры закрытия на конец года для Microsoft Dynamics GP Payroll. В разделе Дополнительные сведения содержится следующее:

  • Подробный контрольный список шагов, которые необходимо выполнить для завершения процедур закрытия на конец года.
  • Альтернативный контрольный список, используемый вместо стандартного контрольного списка, если необходимо обработать новые выплаты за новый год до завершения процедур закрытия за предыдущий год.

Примечание.

Прежде чем следовать инструкциям, приведенным в этой статье, убедитесь, что у вас есть полная резервная копия базы данных, которую можно восстановить в случае возникновения проблемы.

Введение

Подробные сведения о каждом шаге процедуры закрытия заработной платы на конец года включены в Руководство по заработной плате. Прежде чем выполнять действия, описанные в этой статье, найдите следующие обновленные сведения о конце года.

Дополнительная информация

Контрольный список для заработной платы на конец года

Чтобы выполнить процедуры закрытия на конец года, выполните следующие действия.

  1. Убедитесь, что установлено последнее обновление налога на заработную плату.
  2. Завершите все запуски оплаты за текущий год.
  3. Выполните все процедуры конца месяца, периода или квартала для текущего года.
  4. Создайте резервную копию исходного файла.
  5. Установите обновление на конец года.
  6. Создайте файл на конец года.
  7. Создайте резервную копию нового файла.
  8. Проверьте сведения об инструкциях W-2 и 1099-R.
  9. Печать инструкций W-2 и формы W-3.
  10. Напечатайте формы 1099-R и форму 1096 Для передачи и формы ACA.
  11. (Необязательно) Создайте электронный файл W-2.
  12. (Необязательно) Архивирование сведений о неактивных сотрудниках по персоналу.
  13. Настройка финансовых периодов.
  14. (Необязательно) Закрытие финансовых периодов для серии заработной платы.
  15. Установите обновление налога на заработную плату.

Контрольный список для альтернативной заработной платы на конец года

Если необходимо обработать выплату заработной платы за новый год до завершения процедур закрытия за предыдущий год, выполните действия, описанные в этом альтернативном контрольном списке:

  1. Убедитесь, что установлено последнее обновление налога на заработную плату.
  2. Завершите все запуски оплаты за текущий год.
  3. (Необязательно) Выполните все процедуры конца месяца, периода или квартала для текущего года.
  4. Создайте резервную копию исходного файла.
  5. Установите обновление на конец года.
  6. Создайте файл на конец года.
  7. Создайте резервную копию нового файла.
  8. Проверьте сведения об инструкциях W-2 и 1099-R.
  9. (Необязательно) Архивирование сведений о неактивных сотрудниках по персоналу.
  10. Настройка финансовых периодов.
  11. (Необязательно) Закрытие финансовых периодов для серии заработной платы.
  12. Установите обновление налога на заработную плату.
  13. Обработайте новый год заработной платы.

Сведения о модуле заработной платы в конце года

Шаг 1. Убедитесь, что установлено последнее обновление налога на заработную плату

Скачайте последнее обновление налоговой таблицы и инструкции по установке, чтобы убедиться, что предел заработной платы FICA является правильным. Чтобы получить доступ к страницам налогового обновления для заработной платы США , выберите ссылку Налоги США для своей версии на странице Каталог ресурсов Microsoft Dynamics GP или щелкните следующую ссылку:

Обновление налога на заработную плату США для Microsoft Dynamics GP

Шаг 2. Завершение всех запусков оплаты за текущий год

Шаг 3. (Необязательно) Выполнение всех ежемесячных и квартальных процедур по выплате заработной платы за месяц, период или квартальный период для текущего года

Дополнительные сведения о процедурах выплаты заработной платы на конец периода для Microsoft Dynamics GP см. в руководствах по печати , чтобы получить печатное руководство по заработной плате в США.

Шаг 4. Создание резервной копии исходного файла

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Создавая резервную копию, вы убедитесь, что у вас есть постоянный отчет о финансовом положении компании на конец года. Вы можете восстановить резервную копию, чтобы быстро восстановить данные, если во время процедуры закрытия в конце года возникают колебания питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Microsoft Dynamics GP>Maintenance>Backup.

    Примечание.

    Откроется окно Резервное копирование компании .

  2. В списке Название компании выберите название своей компании.

  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

Примечание.

Рекомендуется присвоить этой резервной копии имя Pre Year-End Update , чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 5. Установка обновления на конец года

Чтобы установить обновление для заработной платы в конце года, необходимо выполнить действия, описанные в документе Microsoft Dynamics GP u.s. Year-end. Установка должна выполняться на каждом компьютере, на котором установлена microsoft Dynamics GP. После выпуска обновления установите его и скачайте обновление Year-End США для Microsoft Dynamics GP.

Примечание.

Ознакомьтесь с документами USYE и W-2 DataSource , чтобы узнать, что входит в обновление Year-End, контрольные списки для выполнения, часто задаваемые вопросы, процедуры окончания года, электронные W2s и отчеты.

Шаг 6. Создание файла на конец года

Чтобы создать файл на конец года в Microsoft Dynamics GP, выберите Microsoft Dynamic GP>Tools>Подпрограммы зарплаты> Поокончании> года.

Шаг 7. Создание резервной копии нового файла

Создайте резервную копию, а затем поместите ее в безопасное постоянное хранилище. Создавая резервную копию, вы убедитесь, что у вас есть постоянный отчет о финансовом положении компании на конец года. Вы можете восстановить резервную копию, чтобы быстро восстановить данные, если во время процедуры закрытия в конце года возникают колебания питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Microsoft Dynamics GP>Maintenance>Backup.
  2. В списке Название компании выберите название своей компании.
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

Примечание.

Рекомендуется назвать эту резервную копию Post Year-End File , чтобы отличать ее от других резервных копий.

Шаг 8. Проверка сведений об инструкциях W-2 и 1099-R

Чтобы просмотреть сведения о W-2 в Microsoft Dynamics GP, выберитеИнструменты>Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы> Редактированиезаработной платы>W-2s.

Чтобы просмотреть сведения о 1099-R в Microsoft Dynamics GP, выберите Инструменты Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы зарплаты>>Изменить 1099-Rs.

Примечание.

При изменении сведений о W-2 или 1099-R рекомендуется создать еще одну резервную копию.

Шаг 9. Печать инструкций W-2 и формы передачи W-3

Чтобы распечатать инструкции W-2, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберитеСредства>Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы>Зарплата>Печать W-2s.
  2. В окне Печать форм W-2 укажите следующие параметры:
    • Печать W-2s для: Обычный Year-End
    • Печать: формы W-2
  3. Выберите Печать.

Чтобы распечатать передаваемую форму W-3, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберитеСредства>Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы>Зарплата>Печать W-2s.
  2. В окне Печать форм W-2 укажите следующие параметры:
    • Печать W-2s для: Обычный Year-End
    • Печать: передающая форма W-3
  3. Выберите Печать.

Шаг 10. Печать форм 1099-R, передающей формы 1096 и форм ACA

Чтобы распечатать формы 1099-R, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Средства Microsoft Dynamics GP>>Подпрограммы>Зарплата>Печать 1099-Rs.

  2. В окне Печать форм 1099-R выберите 1099-R Forms, а затем — Печать.

    Примечание.

    Вы можете печатать формы employee1099-R столько раз, сколько нужно.

Чтобы распечатать форму передачи 1096, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Средства Microsoft Dynamics GP>>Подпрограммы>Зарплата>Печать 1099-Rs.
  2. В окне Печать форм 1099-R выберите 1096 Передающая форма, а затем нажмите кнопку Печать.

Чтобы распечатать формы 1095-C (ACA), выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберитеСредства>Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы>Зарплата>Печать W-2s.
  2. В окне Печать форм W-2 выберите 1095-C, а затем — Печать.

Чтобы распечатать форму передачи 1094-C, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберитеСредства>Microsoft Dynamics GP>Подпрограммы>Зарплата>Печать W-2s.
  2. В окне Печать форм W-2 выберите 1094-C Передающая, а затем нажмите кнопку Печать.

Шаг 11. Создание электронного файла W-2 (необязательно)

Чтобы создать электронный файл W-2, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Средства Microsoft Dynamics GP>>Подпрограммы>заработная плата>W-2 Электронный файл.
  2. В окне Электронный файл W-2 выберите поле проверка рядом с каждой компанией, которую вы хотите включить в свой электронный файл W-2.
  3. В поле Номер идентификатора пользователя введите идентификатор пользователя (ранее — ПИН-код).
  4. Выберите Отправитель. Откроется окно Сведения об отправке электронного файлового средства . Введите сведения об отправке.
  5. Измените сведения о назначении файла в поле Имя файла , если это необходимо.
  6. Выберите Создать файл или Сохранить , чтобы сохранить сведения для последующего создания файла.

Шаг 12. Архивирование сведений о неактивных сотрудниках (необязательно)

Чтобы архивировать сведения о неактивных сотрудниках по персоналу, выберите Microsoft Dynamics GP>Tools>Служебные программы>кадровых ресурсов>Архив сотрудник.

Шаг 13. Настройка финансовых периодов

Чтобы настроить финансовые периоды на следующий год в Microsoft Dynamics GP, выберитеСредства>Microsoft Dynamics GP>Настройка>финансовых периодовкомпании>.

Примечание.

Вы можете закрыть все периоды, кроме периода 1, чтобы запретить пользователям публиковать данные в будущие периоды. Это "обратимое закрытие" и просто запрещает пользователям размещать транзакции в эти даты или периоды.

Шаг 14. (Необязательно) Закрытие финансовых периодов для серии заработной платы

С помощью окна Настройки финансовых периодов можно заблокировать все финансовые периоды, которые по-прежнему открыты в течение года. Закрывая или блокируя финансовые периоды, пользователи не могут случайно размещать транзакции за неправильный период или в неправильный год.

Перед закрытием финансового периода убедитесь, что вы опубликовали все транзакции за этот период и за год для всех модулей. Чтобы позже опубликовать транзакцию в финансовый период, который вы закрыли, необходимо сначала повторно открыть период в окне Настройки финансовых периодов .

Чтобы заблокировать публикацию в финансовом периоде, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Microsoft Dynamics GP>Tools>Настройка>>корпоративных финансовых периодов.

  2. Выберите поле Зарплата проверка для каждого закрываемого периода.

Шаг 15. Установка обновления налога на заработную плату

Чтобы установить обновление налога на заработную плату на новый год, выполните следующие действия:

  1. В Microsoft Dynamics GP выберите Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Обновления>Check for Tax Обновления.
  2. В окне Метод обновления налогов выберите Автоматически, а затем нажмите кнопку Далее.
  3. В поле Номер авторизации введите номер авторизации и выберите Войти.
  4. Нажмите Готово.