Поделиться через

Неизменяемость данных в Microsoft 365

  • Статья

Соответствие нормативным требованиям, внутренние требования к управлению или судебные риски требуют, чтобы организации сохраняли электронную почту и связанные данные в обнаруживаемой форме. Все данные в системе должны быть обнаруживаемыми, и ни одна из них не может быть уничтожена или изменена. Отраслевой стандартный термин для этого — "неизменяемость".

Традиционные методы обеспечения неизменяемости обычно работали путем перемещения сообщений электронной почты в отдельное хранилище только для чтения. Хотя такие системы служат для сохранения элементов почтовых ящиков для обнаружения, они часто влияют на взаимодействие с пользователем, удаляя сохраненные элементы из обычного ежедневного рабочего процесса. Для ИТ-специалистов этот подход к неизменяемости требует развертывания и постоянного обслуживания отдельной инфраструктуры сервера и хранилища. Обнаружение выполняется с помощью средств, не связанных с почтовой системой, и включает связанные затраты на развертывание и обслуживание.

Благодаря функциям хранения на месте и политик сохранения архивации в Microsoft 365 и ее службах можно сохранить и сохранить многие классы входящих, внутренних и исходящих данных. К ним относятся:

  • входящие и исходящие сообщения электронной почты;
  • книги и записи, хранящиеся в формате электронной почты или в общедоступных документах в Интернете;
  • приглашения на собрания;
  • факсы;
  • мгновенные сообщения;
  • документы, предоставленные в ходе собраний по сети;
  • голосовая почта.

Кроме того, корпорация Майкрософт разработала дополнительные функции, позволяющие архивировать данные из других источников путем интеграции со сторонними решениями для сбора данных и управления ими. После импорта сторонних данных к данным можно применить функции Microsoft Purview, в том числе:

Например, если почтовый ящик помещается в удержание для судебного разбирательства, данные сторонних производителей сохраняются. Вы можете искать сторонние данные с помощью In-Place обнаружения электронных данных или поиска соответствия требованиям. Вы также можете применить политики архивации и хранения к сторонним данным так же, как и к данным Майкрософт. Архивация сторонних данных в Microsoft 365 помогает вашей организации соблюдать государственные и нормативные политики.

Архивация в Microsoft 365 обеспечивает хранилище, соответствующее правилу 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC). Microsoft 365 сохраняет постоянные файлы всех данных, собранных в неперезаписываемом формате, с помощью политик хранения на месте и политик сохранения, включая блокировку сохранения.

Это означает следующее:

  • Все записи, хранящиеся с помощью указанных выше политик хранения, хранятся в выделенной области хранения вне сферы действия обычного пользователя. Только авторизованные пользователи могут получать доступ к этим записям и выполнять поиск, но не могут изменять или удалять их.
  • Метаданные для каждого элемента включают метку времени, используемую при вычислении длительности хранения. Метки времени применяются при получении или создании нового элемента и не могут быть изменены или удалены из метаданных.
  • Архивация в Microsoft 365 позволяет пользователям объединять различные политики хранения и действия удержания для создания детализированных политик хранения. Эти политики определяют тип или расположение сохраненных элементов и длительность сохранения.
  • Функция блокировки сохранения позволяет пользователям выбирать, следует ли сделать политику ограничительной политикой. Ограничительная политика запрещает любому пользователю иметь возможность удалять, отключать или вносить любые изменения в политику хранения. Это означает, что после включения блокировки сохранения она не может быть отключена, и не будет существовать механизма, при котором все данные из существующих хранителей, собранные политиками хранения, могут быть перезаписаны, изменены, стерты или удалены в течение периода сохранения. Кроме того, период удержания, заданный блокировкой сохранения, не может быть сокращен или уменьшен. Однако он может быть удлинен, если возникает юридическое требование о продолжении хранения хранимых данных, как отмечалось выше. Блокировка сохранения гарантирует, что никто, даже администраторы или те, кто имеет определенный контрольный доступ, не может изменить параметры, перезаписать или удалить сохраненные данные, в результате чего архивация в Microsoft 365 соответствует рекомендациям, изложенным в выпуске 2003 года правила SEC 17a-4.

Чтобы понять, как Microsoft 365 помогает выполнять нормативные обязательства, в частности в отношении требований правила 17a-4, см. статью Нормативные требования к управлению информацией и записями и связанную оценку Cohasset. Оценка Cohasset также предоставляет углубленный анализ функций и функций архивации Microsoft 365 в соответствии с каждым из требований в соответствии с правилом 17a-4 SEC и демонстрирует регулируемым клиентам, как архивация Microsoft 365 позволяет им соответствовать этим требованиям.