Импорт данных и управление поиском повторяющих записей

Статья
10/10/2023

Быстро перенесите данные о ваших клиентах и продажах в ваше приложение, выполнив их импорт. Данные можно импортировать в записи большинства типов.

В Dynamics 365 импорт обрабатывается в фоновом режиме. После завершения импорта можно проверить, какие записи были успешно импортированы, какие не были импортированы, а какие были импортированы частично. Чтобы исправить записи, которые не удалось импортировать, экспортируйте их в отдельный файл, исправьте записи, затем снова попробуйте импортировать их (если требуется, можно начать с начала, удалив все записи, связанные с предыдущей операцией импорта).

Поддерживаемые типы файлов

Можно импортировать данные из файлов следующих типов:

Файл значений, разделенных запятыми (CSV)
Шаблоны Excel, предоставленные Dynamics 365
Подробнее: Экспорт данных в файлы Word или Excel

Подготовка файла к импорту

Ниже приведены рекомендации, которые помогут успешно импортировать файл.

Помещайте записи для каждого типа записей в отдельный файл.
Убедитесь, что файл имеет один из следующих форматов:
- Файл CSV: файл данных с расширением CSV. Обычно в CSV-файле поля и записи хранятся в текстовом виде, при этом поля отделяются друг от друга запятыми.
- Шаблон Excel
При импорте файла в виде CSV-файла убедитесь, что в нем правильно используются разделители. В качестве разделителей данных можно использовать двойные (") или одинарные (') прямые кавычки.
Убедитесь, что в первой строке файла содержится строка заголовков столбцов. Если строка заголовков отсутствует, добавьте заголовки столбцов (текст, используемый в первой строке книги или файла, которым помечаются данные в каждом столбце).
Заметка

Убедитесь, что CSV-файл не содержит:
- Нескольких строк в первой строке (строке заголовков).
- Прямых кавычек в первой строке. В Dynamics 365 прямые кавычки используются в качестве разделителей данных.
- Данных, разделенных точкой с запятой (;) или запятой (,). В Dynamics 365 точки с запятой и запятые используются как разделители полей.
Внимание

Данные можно импортировать быстрее, если в процессе импорта возможно их автоматическое сопоставление. Хорошо, если заголовки столбцов совпадают с отображаемыми именами полей в Dynamics 365. Отображаемое имя — это подпись, используемая по умолчанию при отображении атрибута в форме, списке или отчете. Отображаемое имя любого атрибута может быть изменено в области Настройка любым пользователем с соответствующей ролью безопасности.
Убедитесь в наличии данных для всех обязательных полей.

Чтобы успешно импортировать запись, необходимо убедиться, что все обязательные поля сопоставлены и в каждом исходном столбце, сопоставленном обязательному полю, имеются данные. Обязательное поле представляет собой атрибут, который необходим для сохранения записи. Можно определить обязательные поля заранее или выявлять недостающие обязательные сопоставления во время импорта. В обоих случаях убедитесь, что во всех записях имеются все обязательные данные. Чтобы определить обязательные поля, откройте форму типа записей, следуя при этом процедуре создания новой записи, и найдите поля, обозначенные красной звездочкой (*).

В приведенном ниже списке перечислены используемые по умолчанию обязательные поля для наиболее часто импортируемых типов записей.
- Организация: Имя организации
- Контакт: Фамилия
- Интерес: Раздел, Фамилия, Название компании
- Продукт: Единица измерения по умолчанию, Группа единиц измерения, Число знаков после запятой

Например, в следующих строках показано, как могут выглядеть данные в CSV-файле, содержащем интересы. В первой строке содержатся имена полей, остальные строки импортируются как данные.

Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"

Заметка

По умолчанию максимальный размер импортируемых файлов не должен превышать 8 МБ.

Импорт записей из шаблона Excel

Запустите импорт, выполнив одно из следующих действий.
- Перейдите в представление списка для сущности, в которую требуется импортировать данные (например, список интересов) и выберите пункт Импорт из Excel на панели команд.
- Если вы являетесь администратором, выберите Параметры>Расширенные параметры>Управление данными>Импорты. На странице Мои импорты нажмите кнопку ИМПОРТ ДАННЫХ на панели инструментов.
Выберите Выбрать файл, чтобы отправить файл.
Выберите Далее. Все поля в исходном файле автоматически сопоставляются.
Выберите Завершить импорт.

Импорт записей из CSV-файла

Подготовьте файл для импорта, как описано в разделе Подготовка файла к импорту.
Запустите импорт, выполнив одно из следующих действий.
- Перейдите в представление списка для сущности, в которую требуется импортировать данные (например, список интересов) и выберите пункт Импорт из CSV на панели команд.
- Если вы являетесь администратором, выберите Параметры>Расширенные параметры>Управление данными>Импорты. На странице Мои импорты нажмите кнопку ИМПОРТ ДАННЫХ на панели инструментов.
Выберите файл для отправки.
Выберите Далее.
Если определен альтернативный ключ, выберите его в раскрывающемся списке Альтернативный ключ.

Альтернативный ключ используется для однозначной идентификации и обновления записей во время импорта вместо первичного ключа. В некоторых внешних системах хранения данных первичные ключи не хранятся. В таких случаях для однозначной идентификации записей может использоваться альтернативный ключ. Подробнее: Как альтернативный ключ и поиск повторяющихся данных работают во время импорта
В раскрывающемся списке Разделитель данных выберите разделитель данных, который используется в CSV-файле.
Выберите Проверить сопоставление.
На странице Проверить сопоставление проверьте сопоставление заголовков столбцов с полями в Dynamics 365.
- С левой стороны в разделе Основные поля страницы Проверить сопоставление по умолчанию отображаются все обязательные поля сущности, которые должны быть сопоставлены для успешного импорта данных.
- Если вы выбрали альтернативный ключ, все поля альтернативного ключа также становятся обязательными и должны быть сопоставлены.
- Если заголовки столбцов исходного файла соответствуют отображаемым именам полей, эти поля сопоставляются автоматически. Все сопоставленные поля отображаются с зеленой галочкой.
- Если заголовки столбцов не совпадают, несопоставленные поля отображаются с красным восклицательным знаком. Выберите поле Dynamics 365 для сопоставления с несопоставленным заголовком столбца вашего файла.
- Чтобы быстро отфильтровать только несопоставленные поля, выберите значение Не сопоставлено в раскрывающемся списке Сопоставить атрибуты.
В разделе Необязательные поля страницы Проверить сопоставление с левой стороны отображаются заголовки столбцов вашего исходного файла. Если заголовки столбцов совпадают с отображаемыми именами полей, эти поля автоматически выбираются в соответствующих раскрывающихся списках.
- Если заголовки столбцов не совпадают, несопоставленные поля отображаются с красным восклицательным знаком.
- Выберите поле Dynamics 365 для сопоставления с несопоставленным заголовком столбца вашего файла.
- Можно также выбрать в раскрывающемся списке значение Игнорировать для одного или нескольких необязательных полей. Данные из проигнорированных столбцов не импортируются в Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
Если в исходном файле имеется столбец, содержащий фиксированный набор значений, его необходимо сопоставить с полем типа Набор параметров. Столбец этого типа имеет такие значения, как «Да», «Нет», «Горячий», «Теплый» или «Холодный». Для этого нажмите кнопку рядом с полем набор параметров. Открывается раздел Сопоставление набора параметров:
- Для каждого элемента Значения параметров источника выберите сопоставляемый ему элемент в списке Значения параметров Dynamics 365, затем нажмите кнопку ОК.
- Раскрывающийся список Значения параметров Dynamics 365 объединяет значения, доступные во входящем файле, со значениями, уже имеющимися в базе данных Dynamics 365. Например:
  - Значения в импортируемом файле: Низкая, Высокая
  - Значения, уже имеющиеся в Dynamics 365: Холодно, Тепло, Горячо
  - Получающиеся целевые значения: Холодно, Тепло, Горячо, Низкая, Высокая
- После импорта мастер импорта добавит все сопоставленные значения в Dynamics 365, но пропустит несопоставленные значения из импортируемого файла, которых еще нет в Dynamics 365. Например, можно сопоставить исходное значение "Низкая" с целевым значением "Холодно", а исходное значение "Высокая" с (новым) целевым значением "Высокая". Принимая во внимание эти сопоставления, мастер импорта создает значение "Высокая" как целевое значение Dynamics 365. Он не создает целевое значение "Низкая" как целевое значение Dynamics 365, так как вы не сопоставили никакое исходное значение этому целевому значению.
  
  Заметка
  
  Также можно составить столбец в исходном файле с полем типа "Два параметра" и "Набор параметров с выбором нескольких вариантов" (когда поле может иметь несколько значений). Необходимо сопоставить каждое значение Значения параметров источника с элементами списка Значения параметров Dynamics 365. Если при сопоставлении поля типа "Набор параметров с выбором нескольких вариантов" исходный файл содержит значения, недоступные в Customer Insights - Journeys, новые значения не создаются в Customer Insights - Journeys.
Если какие-то данные в исходном файле ссылаются на другие существующие записи в Customer Insights - Journeys, необходимо сопоставить столбец в исходном файле с полем подстановки в Customer Insights - Journeys.

Например, может потребоваться импортировать файл с именем Leads.csv, содержащий записи клиентов. Столбец Клиент в файле Leads.csv содержит связанные данные организаций или контактов. Для сопоставления выберите кнопку рядом с полем подстановки. Открывается раздел Ссылка подстановки, в котором перечислены сущности, связанные с текущей сущностью.

Для каждой сущности выберите поля, по которым в ходе импорта требуется выполнять поиск, чтобы сохранить отношения между записями, затем выберите ОК.
Чтобы сохранить параметры сопоставления на будущее, введите имя в поле Присвойте имя сопоставлению данных. Таким образом, когда в следующей раз потребуется импортировать аналогичный набор данных, можно будет снова использовать это сопоставление.
Когда все будет готово для продолжения, выберите Завершить импорт для импорта этих данных с использованием ваших сопоставлений.

Как альтернативный ключ и поиск повторяющихся данных работают во время импорта

В отношении работы альтернативного ключа и поиска повторяющихся данных при импорте записей в Customer Insights - Journeys обратите внимание на следующее:

Если поиск повторяющихся данных отключен, а альтернативный ключ не определен в Customer Insights - Journeys
Процесс импорта создает новые записи. Если соответствующий идентификатор GUID найден, процесс импорта обновляет запись.
Если поиск повторяющихся данных отключен, и выбран альтернативный ключ
Записи с одинаковыми данными альтернативного ключа обновляются, а другие записи создаются в Customer Insights - Journeys.
Если поиск повторяющихся данных отключен, и альтернативный ключ не выбран
В этом сценарии альтернативный ключ рассматривается как первичный ключ, поскольку он доступен в Customer Insights - Journeys. При импорте записей, имеющих одинаковый альтернативный ключ, происходит сбой с сообщением об ошибке.
Если поиск повторяющихся данных включен, а альтернативный ключ не определен
Действует правило поиска повторяющихся данных. Процесс импорта создает новые записи. Если будет обнаружен какой-либо совпадающий идентификатор GUID, процесс импорта обновляет эти записи. Если какие-либо записи соответствуют правилу поиска повторяющихся данных, отображается сообщение об ошибке.
Если поиск повторяющихся данных включен и альтернативный ключ не выбран В этом сценарии альтернативный ключ рассматривается как первичный ключ, поскольку он доступен в Customer Insights - Journeys. При импорте записей с одинаковым альтернативным ключом происходит сбой с сообщением об ошибке. Также применяется правило поиска повторяющихся данных. Если какие-либо записи соответствуют правилу поиска повторяющихся данных, отображается сообщение об ошибке. Записи, которые не соответствуют правилу поиска повторяющихся данных, создаются в Customer Insights - Journeys.
Если поиск повторяющихся данных включен, и выбран альтернативный ключ
Процесс импорта обновляет записи на основе альтернативного ключа, затем применяет поиск повторяющихся данных. Если альтернативный ключ совпадает, записи обновляются; в противном случае они создаются в системе.

Просмотр результатов импорта и исправление ошибок

Необходимо дождаться завершения выполнения задания импорта, после чего можно будет устранить неполадки.

Выберите Параметры>Дополнительные параметры>Система>Управление данными>Импорт. Здесь перечислены задания импорта для всех последних операций импорта.
Найдите свое задание в списке и проверьте ход его выполнения. В столбце Причина состояния отображается состояние импорта с использованием следующих значений:
- Отправлено
- Разбор
- Преобразование
- Импорт
- Завершено
После завершения импорта в столбцах Успешно, Сбой и Частичный сбой отображается количество успешно импортированных, не импортированных или частично импортированных записей.
Откройте импортируемый файл для просмотра записей, которые не удалось импортировать или которые были импортированы частично. Дважды щелкните запись импортируемого файла.
На вкладках просмотрите сведения об ошибках, успешном выполнении или частичных ошибках записей во время импорта.
На вкладке Сбои выберите Экспортировать строки ошибок, чтобы экспортировать в новый CSV-файл те строки, которые не удалось импортировать. Можно исправить ошибки в этом файле, затем импортировать его.

Удаление импортированных записей

Выберите Параметры>Дополнительные параметры>Система>Управление данными>Импорт. Здесь перечислены задания импорта для всех последних операций импорта.
Выберите импортируемый файл, которую нужно удалить, и выполните одно из следующих действий:
- Удалить исходный файл импорта: удаляется файл журнала импорта и сведения из него.
- Все записи, импортированные в эту сущность во время импорта: удаляются все записи, которые были импортированы из выбранного файла.
- Все импортированные записи из ZIP-файла: удаляется импортируемый файл вместе с записями, которые были импортированы из этого файла.

Поделиться через