Интеграция Field Service с приложениями для управления финансами и операциями

Интеграция Field Service с приложениями для управления финансами и операциями позволяет организациям реализовать готовое согласование. Транзакции заказов на работу Field Service корректно отображаются в журналах приложений для управления финансами и операциями. Для организаций, которые используют Field Service и приложения для управления финансами и операциями, предоставление услуг автоматически обновляет финансовые системы и системы инвентаризации. Вы можете создавать заказы на работу и управлять ими в Field Service, а также автоматически синхронизировать их с приложениями для управления финансами и операциями.

Интеграция обеспечивает унифицированный опыт работы с приложениями Field Service и приложениями для управления финансами и операциями.

• Синхронизируйте информацию о ценах и затратах из заказов на работу в режиме реального времени с приложениями для управления финансами и операциями.

• Автоматически обновляйте приложения для управления финансами и операциями по мере выполнения заказов на работу для интеграции финансов и запасов в режиме реального времени.

• Воспользуйтесь всеми преимуществами приложений для управления финансами и операциями для выставления счетов, бухгалтерского учета и управления запасами.

Согласование транзакций

Транзакции Field Service (записи продуктов заказов на работу и услуг заказов на работу) создают параллельные транзакции в соответствующих финансовых и операционных проектах в форме журналов.

• Продукты заказов на работу с запасами создают журналы номенклатур и строки журналов номенклатур.

• Продукты заказов на работу без запасов и связанная категория проектов с типом транзакции расход создают журналы расходов и строки журналов расходов.

• Услуги заказов на работу, где продукт имеет связанную категорию проекта с типом транзакции часы, создают журналы часов и строки журналов часов.

Журналы комиссий в настоящее время не согласовываются с транзакциями Field Service.

Транзакции на основе номенклатур

В Field Service все транзакции имеют связанный продукт. Иногда эти продукты имеют запас, а иногда они относятся к продукту, не имеющему запасов, или к услуге, за которую взимается плата по продолжительности.

Среди множества типов журналов в проекте только строки журнала номенклатур имеют связанный продукт (номенклатуру).

Транзакции на основе категории

В Field Service не существует концепции категорий транзакций. Даже услуги и продукты, не относящиеся к запасам, относятся к товару.

В приложениях для управления финансами и операциями все типы журналов, которые не являются журналами номенклатур, являются транзакциями на основе категорий. Например, строки журналов расходов, строки журналов часов и строки журналов сборов. Эти строки журналов не относятся к номенклатуре и требуют категории.

Чтобы устранить этот концептуальный пробел, зафиксируйте значение Категория проекта, которое Field Service использует для транзакций заказов на работу. Это поле представляет собой подстановку по таблице «Категория проекта» в базе данных финансов и операций. Двойная запись не заполняет это значение автоматически. Организациям рекомендуется либо обновить это значение для продуктов, которые синхронизируются с использованием двойной записи. Либо создать определенные продукты для использования в качестве прокси для транзакций по категории в сценариях, не связанных с запасами, и сценариях обслуживания.

Согласование компании

Field Service и приложения для управления финансами и операциями автоматически не разделяют одну и ту же концепцию компании. Решения с двойной записью добавляют данные, относящиеся к компании, в соответствующие таблицы, такие как учетная запись, продукт или склад. Field Service вводит ограничения, помогающие пользователям выбирать правильные записи в своих заказах на работу и транзакциях заказов на работу.

Для заказов на работу в Field Service требуется учетная запись службы. Двойная запись вводит поле Компания в таблице учетных записей. Учетная запись службы относится к компании и определяет это значение для заказа на работу и его транзакций заказа на работу.

Если учетная запись службы и компания не совпадают в заказе на работу и записях транзакций заказа на работу, транзакции не синхронизируются до тех пор, пока несоответствие не будет устранено.

Field Service выделяет несогласованность компании в нескольких местах:

• В заказе на работу
• В продукте заказа на работу или услуге заказа на работу
• В транзакции финансов и операций

В качестве передовой практики организациям, реализующим эту интеграцию, следует рассмотреть возможность создания записей о типах инцидентов для продуктов и услуг с учетом соответствия компании. И использовать правильный тип инцидента в зависимости от компании сервисной учетной записи в заказе на работу.

Синхронизация транзакций

Решение представляет новый элемент навигации по сайту для финансовых и операционных транзакций в области Настройки приложения Field Service. Эта область содержит данные транзакций и их состояния.

При интеграции используется надежная структура асинхронных транзакций, обеспечивающая точность и надежность обновлений Field Service.

• Интеграция опирается на включенную структуру двойной записи и сопоставления, чтобы гарантировать, что транзакции используют общее понимание важнейших основных концепций.

• Каждая транзакция в заказе на работу фиксируется в Field Service перед созданием обновления в приложениях для управления финансами и операциями.

  • Когда транзакция завершается в Field Service, в таблице журнала транзакций создается запись, показывающая состояние каждой транзакции.

  • Интеграция отслеживает статусы транзакций заказов на работу и проектов. Статусы транзакций указывают состояние синхронизации данных, например несинхронизировано, обработка, синхронизация и сбой. Интеграция также обеспечивает механизмы обработки ошибок и повторных попыток для решения любых проблем синхронизации.

  • Если транзакция не может быть завершена, в статусе Field Service указывается сбой и причина сбоя. Система повторяет попытку проведения транзакции несколько раз.

  • Если транзакция по-прежнему не синхронизируется, ошибка и сведения о транзакции сохраняются в записи транзакции финансов и операций. Пользователи могут устранить проблему и повторно синхронизировать транзакцию, гарантируя отсутствие потери финансовых и инвентарных транзакционных данных.

    При правильной настройке системы сбои транзакций являются исключениями. Решение проблем такого типа имеет решающее значение для обеспечения согласованности транзакций между двумя системами.

Иерархические финансы и операционные проекты

В результате интеграции создаются иерархические проекты, состоящие из главного проекта и одного или нескольких подпроектов. Главный проект действует как контейнер для подпроектов, которые представляют отдельные заказы на работу в Field Service.

Аналитики хранения, выбор склада и местоположения

Интеграция поддерживает аналитики хранения при правильной настройке. Аналитики хранения определяют уровни детализации, используемые для хранения номенклатуры в запасах. Сайты, склады и местоположения отслеживают некоторые номенклатуры, тогда как другие номенклатуры отслеживаются только на уровне сайта или сайта и склада.

В зависимости от продукта запасов, выбранного при создании продукта заказа на работу, определенные измерения хранения определяют, требуется ли местоположение в продукте заказа на работу.

• Когда пользователь добавляет продукт заказа на работу, в котором выбранный продукт имеет тип Запасы для Field Service, они могут выбрать склад и местоположение из полей поиска в форме транзакции. Поля склада и местоположения фильтруются для отображения значений из приложений для управления финансами и операциями на основе юридического лица, которому принадлежит учетная запись обслуживания из заказа на работу. Конфигурация продукта в приложениях для управления финансами и операциям и его аналитики хранения определяют, требуется ли поле местоположения продукта рабочего задания при маркировке продукта как использованного.

• Когда пользователь изменяет или удаляет соответствующую запись продукта заказа на работу в Field Service, интеграция обновляет соответствующую строку журнала.

Поля склада и местоположения в Field Service связаны с концепциями склада и местоположения в финансовых и операционных приложениях, которые используются для отслеживания физического местоположения элементов запасов.

Заметка

Интеграция не требует заполнения значения Местонахождение и вместо этого заполняет его на основе выбранного хранилища, которое имеет иерархическую связь с местонахождением. Мы рекомендуем настроить параметры заказа по умолчанию, чтобы минимизировать ошибки при создании продукта заказа на работу с продуктом запасов.

Запасы

Если интеграция финансов и операций включена в настройках Field Service, системой учета запасов будет Dynamics 365 Supply Chain Management, а функция запасов Field Service по умолчанию будет отключена.

Field Service скрывает следующие элементы навигации:

• Запасы продукта
• Перемещения
• Корректировки
• Разрешения на возврат товара (RMA)
• Получения RMA
• Возврат поставщику (RTV)

Field Service показывает следующие элементы:

• Запасы по объектам
• Запасы по складам

Эти новые элементы запасов используют виртуальные таблицы для предоставления данных о запасах непосредственно из Supply Chain Management внутри Field Service. Пользователям доступны истинные уровни запасов из системы учета.

Функция проверки запасов по инвентаризации по умолчанию Field Service отключена, когда эта интеграция включена. Настройка Field Service для Использование продуктов, которых нет в наличии скрыта, чтобы пользователи не получали ненужных проверок запасов или блокировок.

Интеграция не выполняет автоматическую проверку транзакций запасов заказа на работу на основе уровней запасов Supply Chain Management.

Представления запасов со сведениями о вариантах и без них

Если интеграция включена, представления запасов имеют версию для организаций, которые не используют варианты продуктов. В этом представлении запасов удаляются несколько столбцов и упрощается видимость запасов.

Для организаций, использующих варианты продуктов, существуют соответствующие представления, в которых показаны все сведения об уровнях запасов, включая столбцы размера, цвета, стиля и конфигурации. При необходимости организации могут изменить представления по умолчанию, как и в случае с любой таблицей.

Заметка

В отличие от обычных таблиц, в настоящее время отдельные строки в этих таблицах инвентаризации (mserp_inventorysiteonhandv2entity и mserp_inventwarehouseonhandv2entity) не поддерживают открытие в форме. Элемент управления представлением, используемый в этих представлениях, подавляет возможность открытия этих записей в форме.

Согласование рабочих

Интеграция Field Service с приложениями для управления финансами и операциями расширяет возможности Dynamics 365 Human Resources к интеграции резервируемых ресурсов, которая вводит концепцию работника в резервируемый ресурс. Кроме того, интеграция Field Service распространяется на:

• Разрешить фиксацию работника для продукта или услуги заказа на работу.

• Автоматически заполняйте значение работника в продукте или услуге на основе работника резервируемого ресурса в связанном резервировании транзакции. Это значение можно заполнить или переопределить вручную.

• Требуйте работника для продуктов по заказам на работу, не связанных с запасами, или услуг заказа на работу. Требование основано на том, настроены ли связанные параметры управления проектами и учета компании так, чтобы требовать значение работника в строках журнала времени или строках журнала расходов.

  Если требование работника настроено в приложениях для управления финансами и операциями, Field Service требует значение только в том случае, если продукт или услуга заказа на работу заданы как использованные. Чтобы это не блокировало создание оценочных записей без знания конечного работника. Транзакция не синхронизируется, если рабочий не записан.

Поле работника не фильтруется на основе права работника выполнять работу над соответствующим проектом. Право на участие не учитывается как параметр планирования при определении резервируемого ресурса для планирования в заказе на работу. В качестве передовой практики организациям следует рассмотреть возможность использования ролей безопасности и бизнес-подразделений или введения характеристик ресурсов, чтобы гарантировать, что рабочие могут планироваться только для соответствующих заказов на работу. Рассмотрите эти варианты, если это критически важно для внедрения в организации приложений для управления финансами и операциями.

Изменения полей Field Service

Интеграция вводит новые поля и скрывает другие поля.

Изменения поля заказа на работу

В результате интеграции вводится поле подстановки в виртуальной таблице под названием F&O Project, которое фильтруется на основе соответствующей компании/юридического лица и того, находится ли проект в состоянии, в котором могут выполняться транзакции. Интеграция скрывает поле Платежный счет, поскольку оно неактуально, если выбрана интеграция финансов и операций.

Когда пользователь выбирает проект, фильтры поиска проектов показывают проекты со следующими параметрами:

• Клиент проекта должен совпадать с организацией сервиса заказа на работу.
• Юридическое лицо проекта должен совпадать с организацией сервиса заказа на работу.
• Проект должен находиться на стадии, позволяющей создавать журнал.

Изменения поля продукта заказа на работу

Интеграции вводит несколько полей в таблицу Продукты заказа на работу. Эти поля видны, если интеграция установлена и включена.

• Описание журнала

  • Видно только для расходных транзакций (продукты, не относящиеся к запасам). Оно скрыто для продуктов в запасах (что приводит к журналам товаров).
  • Автоматически заполняется названием примененного продукта, хотя пользователям рекомендуется заменить значение более содержательным описанием.
  • Ограничение 60 символов. Оно передается из записи в Field Service в строку журнал и в счет, созданный в Finance.

• Свойство строки

  • Подстановка в виртуальной таблице, фильтруемая на основе соответствующей компании/юридического лица.
  • Интеграция скрывает поле Количество для выставления счета, поскольку в строках журнала нет эквивалентной концепции. Вместо этого свойство строки определяет, подлежит ли транзакция оплате или нет.

• Местонахождение

  • Скрыто для товаров, не входящих в запасы.
  • Отображается только в том случае, если складские аналитики, настроенные в приложениях для управления финансами и операциями для продукта, указывают на необходимость местоположения.
  • Требуется только в том случае, если запись настроена как использованная.
  • Подстановка в виртуальной таблице, фильтруемая на основе соответствующей компании/юридического лица и выбранного склада.

• Дата транзакции

• Работник

  • Требуется только на основе параметров управления проектами и учета, настроенных в соответствующей компании.
  • Заполняется автоматически, если значение резервирования продукта заказа на работу заполняется на основе работника резервируемого ресурса, указанного в резервировании.

Изменение поля услуги заказа на работу

Интеграции вводит несколько полей в таблицу Сервис заказа на работу. Эти поля видны, если интеграция установлена и включена.

• Описание журнала

  • Автоматически заполняется названием примененного продукта, хотя пользователям рекомендуется заменить значение более содержательным описанием.
  • Ограничение 60 символов. Оно передается из записи в Field Service в строку журнал и в счет, созданный в Finance.

• Свойство строки

  • Подстановка в виртуальной таблице, фильтруемая на основе соответствующей компании/юридического лица.
  • Интеграция скрывает поле Длительность для выставления счета, поскольку в строках журнала нет эквивалентной концепции. Вместо этого свойство строки определяет, подлежит ли транзакция оплате или нет.

• Дата транзакции

• Работник

  • Требуется только на основе параметров управления проектами и учета, настроенных в соответствующей компании.
  • Заполняется автоматически, если значение резервирования услуги заказа на работу заполняется на основе работника резервируемого ресурса, указанного в резервировании.

Дополнения поля продукта

В результате интеграции представлено поле подстановки в виртуальной таблице под названием Категория проекта, которое фильтруется на основе соответствующей компании/юридического лица и того, является ли это продуктом с запасами (для категорий товаров), без запасов (для категорий расходов) или услугой (для категорий часов).

Обработка транзакций заказа на работу

На основе событий с записями продуктов и услуг заказа на работу Field Service соответствующие транзакции инициируются в соответствующих записях журнала и строк журнала.

Создание

• Продукт: при создании записи продукта заказа на работу интеграция создает журнал номенклатур и строку журнала или журнал расходов и строку журнала. Тип продукта Field Service определяет, инициирует ли транзакция транзакцию по запасам или расходам.

  • Складируемые продукты инициируют запасы
  • Нескладируемые продукты инициируют расходы

• Сервис: при создании записи сервиса заказа на работу интеграция создает транзакцию часов.

Обновить

• Когда продукт или сервис заказа на работу обновляется и связанные строки журнала и журнал не разносятся, интеграция соответствующим образом обновляет транзакцию.

• Когда продукт или сервис заказа на работу обновляется и связанные строки журнала и журнал разносятся, интеграция:

  • Создает обратную транзакцию для исходной строки журнала и журнала.
  • Создает новый журнал или строку журнала, отражающие обновленную транзакцию.

DELETE

• Когда продукт или сервис заказа на работу удаляется и связанные строки журнала и журнал не разносятся, интеграция удаляет журнал и строку журнала.

• Когда продукт или сервис заказа на работу удаляется и связанные строки журнала и журнал разносятся, интеграция создает обратную транзакцию для исходного журнала и строки журнала.

Влияние на состояние системы заказов на работу

На основе значения Состояние системы заказа на работу интеграция добавляет или удаляет строки журнал, которые связаны с записями продукта или услуги заказа на работу, которые все еще находятся в предполагаемом состояние.

• Когда заказ на работу обновляется до Отменено или Разнесено, все неразнесенные журналы и строки журнала удаляются.

• Когда заказ на работу обновляется с Отменено или Разнесено до любого другого системного статуса, строки оценки, которые были удалены автоматически, воссоздаются в виде новых строк.

Ограничения

Эта интеграция поддерживает использование сред под управлением Microsoft. Эта интеграция не поддерживает среды, управляемые клиентом.

Интеграция ресурсов/нескладируемых ресурсов Project Operations не позволяет интеграции Field Service работать в тех же юридических лицах, которые включены для сценария интеграции ресурсов/нескладируемых ресурсов. Однако он может работать в тех же средах для других юридических лиц.

Автономные виртуальные таблицы в настоящее время не поддерживаются, поэтому крайне важно настроить логику по умолчанию для местоположений, чтобы транзакции не блокировались.

Следующие процессы или функции, доступные в приложениях для управления финансами и операциями, не поддерживаются или не отражены в готовой версии Field Service для этой интеграции:

• Функция резервирования запасов, позволяющая резервировать количество запасов для определенных заказов.

• Аналитики отслеживания, позволяющие определить степень детализации отслеживания номенклатуры в последующих транзакциях. Эта функция полезна для отслеживания номенклатур по партии или серийному номеру.

• Параметры Требовать действия в журналах в Project, для которых установлено значение «Да», не поддерживаются. Если действия для «Часы», «Расходы» или «Товары» настроены должным образом, транзакции из Field Service не выполняются.

• В настоящее время интеграция поддерживает ограниченное согласование обновлений данных из журналов проектов назад с соответствующей транзакцией заказа на работу. Когда пользователь Field Service создает или обновляет продукт или услугу заказа на работу, эти обновления синхронизируются с соответствующим журналом. Однако строки журнала расходов, строки журнала времени или строки журнала расходов синхронизируют только свойство строки по умолчанию и ссылку на активную строку журнал для записи. Другие изменения в соответствующей записи транзакции Field Service не синхронизируются с соответствующими журналами строк.

Следующие шаги

• Настройка интеграции Field Service с приложениями для управления финансами и операциями