Обзор автоматизированных процессов выставления накладных поставщиков

В этой статье описывается возможность автоматизации обработки накладных поставщиков и преимущества использования автоматизированного процесса. Эта возможность состоит из функций, которые включаются в модуле управления функциями. Эти функции применяются только к накладным поставщиков, но не к накладным, обрабатываемым на странице Журнал накладных или Журнал регистрации накладных.

Организации часто работают со сторонними организациями или с Invoice Capture для обработки бумажных счетов с помощью поставщика услуг оптического распознавания текста (OCR). Поставщик услуг возвращает метаданные накладных, пригодные для чтения компьютером. Для облегчения автоматизации функции автоматизации расчетов с поставщиками позволяют использовать эти артефакты из модуля расчетов с поставщиками.

Можно автоматизировать некоторые процессы выставления накладных поставщикам в модуле расчетов с поставщиками, используя средства автоматизации обработки накладных поставщиков. Средства автоматизации обработки накладных поставщиков включают в себя различные задачи, которые основаны на параметрах автоматизации расчетов с поставщиками. В автоматическом процессе отображаются сведения о ходе обработки накладной поставщика по мере перемещения по каждому процессу. Эта возможность может помочь сотрудникам отдела расчетов с поставщиками обрабатывать накладные поставщиков более эффективно. Кроме того, она позволяет уменьшить количество ошибок и неэффективных операций, которые могут произойти, когда информация вводится и обрабатывается вручную.

Процессы автоматизации могут использоваться для выполнения следующих задач:

• Автоматически применять предоплату к накладным поставщиков
• Сопоставление поступлений продуктов с ожидающими строками накладных поставщиков.
• Автоматическая отправка импортированных накладных в систему рабочего процесса.
• Моделирование разноски до разноски накладных поставщиков.
• Быстрый и эффективный просмотр журнала рабочего процесса и автоматизации.
• Просмотр и анализ результатов автоматизации обработки накладных поставщиков.
• Возобновление автоматической обработки для нескольких накладных.

Отправка накладных поставщиков в средство автоматизации обработки накладных поставщиков

Если параметр Автоматическая отправка накладной в workflow-процесс или параметр Автоматическое сопоставление поступления продуктов со строками накладной включен, все импортированные накладные автоматически отправляются в средство автоматизации обработки накладных поставщиков и ожидают, пока их обработает фоновое задание автоматизации.

Созданные вручную накладные можно отправить в средство автоматизации обработки накладных поставщиков, включив параметр Включить в автоматизированную обработку в заголовке накладной. Этот параметр отображается, только когда включена одна из функций автоматизации.

Накладные, добавленные в автоматическую обработку, не поддерживают редактирование. Если вам нужно отредактировать накладную, сначала необходимо исключить ее из автоматической обработки, отключив параметр Включить в автоматизированную обработку.

Сопоставить поступления продуктов со строками накладных, которые имеют политику трехсторонней проверки соответствия

Разнесенные поступления продуктов могут автоматически сопоставляться со строками накладной, для которых определена политика трехсторонней проверки соответствия. Процесс будет выполняться до тех пор, пока сопоставленное количество поступления продуктов равно количеству по накладной. Как часть этого процесса, вы можете указать максимальное число раз, которые система должна пытаться сопоставить приходы продуктов со строкой накладной до того, как процесс завершится сбоем. Процесс будет выполняться в фоновом режиме, ежечасно или ежедневно. Чтобы определить собственный интервал, перейдите к разделу Автоматизация процессов>Фоновые процессы>Сопоставлять строки накладной поставщика с поступлениями продуктов, а затем выберите Редактировать.

Эта функция управляется параметром Сопоставление поступлений продуктов со строками накладных. Если этот параметр включен, поле Статус автоматического сопоставления поступлений отобразится на странице Список ожидающих накладных поставщиков. Для накладных, импортированных из внешних источников, начальным значением этого поля является Еще не выполнено.

Когда выполняется автоматическое сопоставление поступления накладных, состояние обновляется на основе различных условий:

• Неприменимо — трехсторонняя строка сопоставления не найдена. Политика проверки соответствия задается на вкладке Настройка под подключенной строкой покупки.
• Завершено — количество по строке в накладной было полностью сопоставлено с количеством в строке поступления продуктов.
• Сбой — количество по строке поступления сопоставленных продуктов меньше количества в строке накладной, и было достигнуто максимальное число попыток.
• Ожидание — количество по строке поступления сопоставленных продуктов меньше количества в строке накладной, и максимальное число попыток пока не было достигнуто.

Отправка импортированных накладных поставщика в систему рабочего процесса

В качестве части автоматизированного процесса выставления накладных в модуле расчетов с поставщиками накладные можно автоматически отправлять в систему workflow-процесса. Эта функция управляется параметром Автоматическая отправка накладной в workflow-процесс. В систему workflow-процессов могут автоматически отправляться только те накладные, которые завершили задачу Автоматически сопоставлять поступления продуктов со строками накладной и по-прежнему находятся в состоянии автоматической обработки. Этот процесс выполняется в фоновом режиме заданием обработки Отправить накладные поставщика в workflow-процесс. Чтобы определить интервал, перейдите в раздел Автоматизация процессов>Фоновые процессы, выберите задание, а затем выберите Редактировать.

Сначала параметр Проверить статус сопоставления поступления продуктов перед отправкой в workflow-процесс проверяет значение Статус автоматического сопоставления поступлений и определяет, должна ли накладная быть отправлена в систему workflow-процессов. Если этот параметр включен, накладная отправляется в систему workflow-процессов, когда значением статуса Сопоставить поступление продуктов является Завершено или Неприменимо. Если этот параметр отключен, накладная может быть отправлена в систему workflow-процессов, даже если значением статуса Сопоставить поступление продуктов является Сбой.

Накладные, созданные с помощью рабочей области Выставления накладных по совместной работе с поставщиками, должны быть вручную отправлены в систему workflow-процессов.

Автоматическое применение предоплат

Если параметр Автоматически применять предоплату к импортированным накладным включен, любая существующая предоплата автоматически применяется, когда накладная импортируется в накладную поставщика. Параметр Блокировка процесса автоматизации дальнейших действий в случае сбоя применения предоплаты определяет, должна ли продолжаться автоматическая обработка накладной поставщика, если применение предоплаты завершается сбоем.

Предварительное подтверждение разноски накладной поставщика

Моделирование разноски завершает шаги проверки, которые выполняются в процессе разноски для накладных поставщиков, но счета не обновляются. Для выполнения процесса можно выбрать либо одну накладную, либо несколько накладных на странице Ожидающие накладные поставщиков.

Расширенные возможности просмотра журнальных данных рабочего процесса и автоматизации для накладных поставщика

Предоставляется удобный для чтения просмотр журнала рабочего процесса накладных поставщиков. Доступ к истории рабочего процесса накладных поставщиков возможен непосредственно из накладной поставщика. Таким образом, для поиска информации требуется меньшее число щелчков мышью. Если в организации активирована возможность автоматической отправки импортированных накладных поставщиков в рабочий процесс, для импортированных накладных предоставляется журнал автоматизации. Журнал автоматизации помогает определить текущий шаг процесса, а также шаги, которые уже выполнены. Когда шаг завершился неудачей, будут предоставлены подробные сведения, которые помогут понять причину сбоя.

Аналитики и аналитики

Рабочая область Центр накладных поставщиков позволяет сосредоточиться на накладных поставщиков, которые не были обработаны в ходе автоматизированного процесса. Плитки в рабочей области перечисляют сведения о накладных поставщиков, которые не были успешно отправлены в систему рабочего процесса, импортированы или сопоставлены с поступлениями продуктов. Метрики Microsoft Power BI также предоставляются для предоставления менеджерам модуля расчетов с поставщиками сведений об эффективности автоматизации накладных поставщиков.

Возобновление автоматической обработки для нескольких накладных

Когда импортированная накладная не может быть успешно отправлена в рабочий процесс через автоматизированный процесс, система удалит его из дальнейшей автоматической обработки. Служащий отдела расчетов с поставщиками может просмотреть и отредактировать накладную, прежде чем автоматизированный процесс повторно отправит ее в рабочий процесс. Когда причина сбоя может быть исправлена одним исправлением для нескольких накладных, можно перезапустить автоматический процесс на странице Возобновление автоматизированной обработки накладных.

Отслеживание значения даты получения накладной

Значение даты получения накладной указывает дату получения накладной от поставщика для компании. Оно предоставляет отправную точку для отслеживания хода выполнения накладной через процессы автоматизации. Это значение может быть включено в импортированные данные для накладной поставщика. Для накладных, которые были созданы вручную, можно указать дату. Если значение не введено, по умолчанию используется текущая дата.

Отслеживание импортированной суммы накладной и значений импортированной суммы налога

Импортированная сумма накладной и значения Импортированной суммы налога для накладных поставщика могут быть предоставлены в файле импорта накладных поставщика. Обычно эти значения используются в накладной, которая была проверена внешним поставщиком и включена в файл импорта. При обработке накладной в модуле "Расчеты с поставщиками" значения будут рассчитаны на основе данных накладной. Накладная может быть разнесена только в том случае, если импортированные значения соответствуют рассчитанным значениям. Когда workflow-процесс включен, проверка применяется перед отправкой workflow-процесса. Совпадающие значения гарантируют, что накладная точно отражает сумму, подлежащую оплате поставщику. Если ваша организация разрешает автоматическую отправку импортированных накладных в систему документооборота, можно дополнительно требовать, чтобы импортированные итоговые суммы совпадали с рассчитанными, прежде чем накладная может быть отправлена в систему бизнес-процесса. Эта функция управляется параметром Требовать, чтобы рассчитанные итоги совпадали с импортированными итогами для отправки workflow-процесса.