Выставление накладных по проекту

Эта статья содержит обзор выставления накладных по проекту для Проектов Время и расходы и Проектов Фиксированная цена. Она содержит сведения о предложениях накладных (предварительные накладные), управлении накладными, Выставлении накладной по промежуточной накладной, выставлении накладных поставщика и кредит-нотах.

Тип проекта определяет те процедуры выставления накладных, которые следует использовать. Выставление накладных возможно только для двух типов внешних проектов — "Время и расходы" и "Фиксированная цена". Проекты "Время и расходы" и проекты "Фиксированная цена" всегда присоединяются к контракту по проекту.

• Проекты "Фиксированная цена" — сумма накладной клиента основывается на графике выставления накладных. Выставление накладных производится путем настройки промежуточного счета, который называется также графиком выставления счетов. Выставление накладных для проектов с фиксированной ценой может выполняться для проекта или для контракта по проекту.
• Проекты "Время и расходы" — сумма накладной клиента основывается на строках проводок, введенных для проектов. Выставление накладных для проводок выполняется для проекта или для контракта по проекту.

Существует три способа вложить проекты "Время и расходы" и проекты "Фиксированная цена" в счета по проекту:

• Выставление накладной по промежуточной накладной — выставление накладных для проектов "Время и расходы" и "Фиксированная цена" может производиться на счет. Для каждого типа проектов требуются два типа настройки промежуточных счетов.
• Выставление накладных в периодическом разделе — путем использования периодических функций выставление накладных для проводок может выполняться для проектов. Периодические функции предоставляют обзор проводок, по которым выставляются накладные.
• Путем использования кредит-нот при выставлении накладных — кредит-нота может быть создана как для проектов "Время и расходы", так и для проектов "Фиксированная цена".

Предложения по накладной

Перед созданием накладной клиента по проекту можно создать предварительную накладную или предложение по накладной. В предложении по накладной фактуры можно выбрать проводки по проекту для включения в накладную по проекту. После этого можно просмотреть сведений накладной до разноски накладной по проекту и отправить ее клиенту или другому источнику финансирования.

Создание предложений по накладным

Чтобы создать предложения по накладным, вручную выберите проводку в списке доступных проводок для определенного проекта. Можно также настроить правила выставления счетов, которые определяют, когда следует автоматически создавать предложения по накладным. Например, можно создать правило выставления счетов, согласно которому предложение по накладной будет создаваться по завершении 25-, 50-, 75- или 100-процентов работы по проекту.

Предложения по накладным можно создать для следующих проводок:

• Часы, расходы и другие проводки по проекту
• Суммы, отсроченные клиентами в прежних накладных по проекту
• Кредит-ноты
• Суммы, выплаченные клиентом до начала проекта

Примечание

Функция Включить сортировку по ресурсу во время создания предложения по накладным проекта позволяет бухгалтерам проекта сортировать проводки по проекту, доступные для выставления счетов по ресурсам при создании нового предложения по накладной проекта. В сетке, в которой отображаются доступные проводки по проекту, будут отдельные поля для Код ресурса и Ресурс. Эти поля позволяют фильтровать и сортировать по названию ресурса. По умолчанию эта функция отключена. Ее можно включить с помощью страницы Управление функциями (Рабочие области > Управление функциями). Обратитесь за помощью к системному администратору, чтобы включить эту функцию.

Можно создать проводки по сборам в предложении по накладной. Можно также изменить цену продажи для почасовых проводок, проводок расходов, проводок номенклатуры и проводок по сборам. При разноске предложения по накладной обновленные цены и проводки добавляются в отчеты и историю проводок по проекту.

Чтобы создать несколько накладных клиента для проекта, следует создать предложение по накладной для каждой накладной. Например, можно создать накладные на основе типа проводки. Чтобы указать часы в одной накладной клиента, а номенклатуры — в другой, необходимо создать отдельное предложение по накладной для почасовых проводок и отдельное предложение по накладной для проводок по сборам.

Если в проекте имеется несколько источников финансирования, можно создать отдельное предложение по накладной для каждого источника финансирования. На странице Распределение правил финансирования можно определить процент суммы проводки для распределения по каждому источнику финансирования и источник для разноски ошибок округления.

Создание накладных клиента из предложений по накладным

После создания и разноски предложения по накладной автоматически создается накладная клиента для проводок, включенных в предложение по накладной.

Перед разноской предложения по накладной можно добавить проводки в него или удалить их из него. Например, можно удалить проводки расходов, которые были разнесены в проект, но не могут быть включены в накладную клиента.

Если в организации требуется, чтобы предложения по накладным просматривались до разноски, может потребоваться утверждение с помощью workflow-процесса "Просмотр предложений по накладным для проекта" перед его разноской.

Страницы просмотра информации о гранте в списке накладных по проекту

Пользователи государственного сектора могут добавить Код гранта и Имя гранта для страниц списков Предложения по накладным для проекта и Накладные по проектам. Эти столбцы включены с помощью функции Добавить сведения о гранте на страницы списков накладных по проекту. Эта функция отключена по умолчанию и может быть включена в Рабочие области > Управление функциями. Обратитесь за помощью к системному администратору, чтобы включить эту функцию.

Выставление накладной по промежуточной накладной

Сумма, введенная в промежуточную накладную для проекта, зависит от времени, процента завершения и других условий выставления накладных, определенных в соответствующем контракте по проекту. Сумма не рассчитывается на основе часов, номенклатур, расходов или других сборов, разнесенных в проект.

Необходимо сначала создать проводку по промежуточной накладной для проекта "Время и расходы" и проекта "Фиксированная цена" перед добавлением проводки по промежуточной накладной в накладную по проекту. Введите сумму для выставления накладной клиенту в проводку по промежуточной накладной. Чтобы создать накладную по проекту в соответствии с этой суммой, создайте предварительную накладную (предложение по накладной). В предложении по накладной выберите проводку по промежуточной накладной. Можно просмотреть сведения по промежуточной накладной в предложении по накладной перед созданием накладной по проекту.

Проекты с фиксированной ценой

Для проектов "Фиксированная цена" проводки по промежуточной накладной основаны на сведениях о согласованном этапе, единице поставки или выставлении счетов по ходу работ, указанных в контракте по проекту. Одна строка создается для каждого платежа, получаемого от клиента проекта. Вычеты не требуются.

Проекты "Время и расходы"

Для проектов "Время и расходы" можно выставлять накладные клиенту или альтернативному источнику финансирования на сумму предоплаты с помощью предложения по промежуточной накладной. Введите проводки промежуточных накладных как одну строку. Кроме того, можно ввести дополнительные строки как вычеты для зачета предоплат, внесенных клиентом. Чтобы создать строки вычетов, укажите сумму со знаком минус.

Управление накладной

Используйте управление накладными для отслеживания включаемых и не включаемых в накладную проводок и для анализа таких проводок в сравнении с предложениями для сквозного просмотра существующих проектов на стадии предложения к завершению. Вы можете просмотреть, какие проводки были отнесены на счет определенного проекта и по каким строкам были выставлены накладные. Можно также просмотреть отдельные проводки, чтобы скорректировать их после того, как они будут разнесены.

Выставление накладных по проектам "Фиксированная цена"

Чтобы выставить накладные по проекту "Фиксированная цена", необходимо определить график выставления накладных и завершить процедуру выставления накладных.

График выставления счетов

Выставлять счета по проектам с фиксированной ценой можно по графику выставления счетов. График выставления счетов определяется по одному или нескольким этапам проекта. Для каждого этапа можно определить определенную дату, валюту продаж, цену продажи и мероприятие.

Например, можно создать следующий график выставления накладных:

• 20% при подписании контракта по проекту
• 30% при первой поставке
• 15% при второй поставке
• 35% при заключительной поставке

Процедура выставления накладных

Когда требуется выставить накладные для поэтапных платежей, применяется процедура выставления накладных на промежуточные суммы.

Выставление накладных поставщика

При заказе номенклатуры у поставщика и ее назначении проекту свойство строки, выбранное для строки заказа на покупку для номенклатуры, определяет, будет ли клиенту выписываться накладная для купленной номенклатуры. Если настроить свойства строки по умолчанию, они отображаются для номенклатуры в строке заказа на покупку (Сведения о строке > Проект > Суммы свойства строки). Существует два способа изменить свойство строки:

• Накладная клиенту проекта для данной номенклатуры. Чтобы это сделать, установите свойство строки для номенклатуры как включаемое в накладную в заказе на покупку и выставите накладную клиенту с помощью правильного метод выставления накладных по проекту.
• Не выставляйте накладную клиенту проекта для данной номенклатуры. Для этого не следует выбирать в строке свойства Включаемые в накладную в строке заказа на покупку для номенклатуры. Вы можете выписать накладную для заказа на покупку, и никакие последующие действия не нужны.

Примечание

Строки удержания выпуска по определению не включаются в накладную. Это означает, что возможность создания предложения по накладной для выпущенного удержания не включена.

Кредит-ноты

Когда сумма на накладной клиента имеет отрицательное значение, накладная рассматривается как кредит-нота и при печати имеет заголовок . При печати документа у него будет заголовок "Кредит-нота".

При создании кредит-ноты для кредитования суммы, для которой уже была выставлена накладная, необходимо сначала выбрать выставленную сумму для кредитования. Затем создается кредит-нота, используя ту же процедуру что и для создания исходной накладной клиента. Выберите проводки, которые были ранее разнесены по накладной клиента, а затем создайте и разнесите предложение по кредит-ноте.

Тот же документ можно включать проводки, выбранные для кредитования, проводок по кредиту и разнесенных проводок. Документ классифицируется по накладной или по кредит-ноте в зависимости от того, имеет ли общая сумма положительное или отрицательное значение.

Чтобы кредитовать сумму, по которой была выставлена накладная, необходимо сначала выбрать эту сумму для кредитования, а затем создать кредит-ноту. Создайте кредит-ноту, используя ту же процедуру, что и для создания накладной клиента.

Можно создать накладную с отрицательной суммой; такая накладная рассматривается как кредит-нота. Для создания и печати кредит-ноты необходимо выбрать проводки, которые ранее были разнесены для накладной клиента, а затем изменить проводки. За исключением юридических лиц с основным адресом в Германии, в качестве заголовка накладной используйте "Корректирующий счет".