Автоматизация процесса сборов

В этой статье описывается процесс настройки стратегий обработки сборов задолженностей, которые автоматически определяют счета клиентов, для которых требуется напоминание по электронной почте, действие по сбору задолженности (например, телефонный звонок) или отправка клиенту письма-напоминания.

Организации часто тратят значительный объем времени на изучение отчетов о просроченных балансах, счетов клиентов и открытых накладных для определения клиентов, с которыми необходимо связаться по открытой накладной или сальдо по счету. Эти исследования занимают время у агента по сбору задолженности вместо затраты времени на связь с клиентами для сбора просроченных балансов в оплате или для разрешения спорных вопросов по накладным. Автоматизация процесса сбора позволяет настроить процесс сбора на основе стратегий. Это помогает в согласованном применении мероприятий по сбору, предоставляя настраиваемые напоминания по электронной почте или запрограммированный процесс отправки писем-напоминаний.

Настройка процесса сборов

Можно использовать страницу Настройка процесса сборов (Кредит и сбор задолженностей > Настройка > Настройка процесса сборов) для создания автоматизированного процесса сбора, который будет планировать мероприятия, отправлять сообщения электронной почты, а также создавать и рассылать письма-напоминания для клиентов. Шаги процесса основаны на ведущей или старейшей открытой накладной. Каждый шаг использует эту накладную для определения того, какая связь или какое действие должно быть выполнено с данным клиентом.

Рабочие группы сбора задолженностей обычно отправляют ранние уведомления, связанные с каждой накладной, чтобы клиент получал уведомление, когда накладная подлежит оплате. Параметр Предварительное напоминание можно настроить таким образом, чтобы разрешить выполнение одного шага в каждой иерархии процессов для каждой накладной, когда время этой накладной достигнет этого шага.

Иерархия процессов

Каждый пул клиентов может быть назначен только одной иерархии процессов. Ранг иерархии этого шага определяет, какой процесс будет иметь приоритет, если клиент включен в несколько пулов, для которых назначена иерархия процессов. Код пула определяет, какие клиенты будут назначены данному процессу. Каждую настроенную иерархию можно назначить только одной автоматизации процесса.

Тихие дни используются, чтобы гарантировать невозможность контакта с клиентом слишком часто с помощью автоматизированного процесса. Например, если для тихих дней задано значение "два", автоматический процесс не будет связываться с клиентом по крайней мере в течение двух дней, даже если исходная ведущая накладная была сопоставлена полностью.

Чтобы исключить клиентов из автоматизации процесса, если сальдо по срокам оплаты клиента или сумма накладной меньше определенного значения, выберите Сальдо по срокам оплаты клиента меньше, чем или Сумма по накладной меньше, чем в поле Исключить из процесса и введите значение суммы.

Пометьте Использовать прогнозы для создания мероприятий по сборам с помощью прогнозов платежей клиентов. Создаваемые мероприятия будут использовать шаблон действия из пункта Прогнозы платежа на странице Параметры модуля расчетов с клиентами, вкладка Автоматизация процесса сборов.

Обработать детали

Щелкните Создать, чтобы добавить новые сведения о процессе в иерархию. Описание используется для определения назначения или имени этапа в иерархии. Выберите Тип действия, чтобы определить, будет ли этап создавать действие, отправляться сообщение электронной почты или создавать письмо-напоминание.

• Бизнес-документ определяет шаблон, используемый для создания типа действия. Этот документ может быть шаблоном действия, шаблоном электронной почты или письмом-напоминанием, отправляемым каждому клиенту. Автоматизация процесса сбора создает только письма-напоминания для клиента, независимо от того, как установлены другие параметры сбора.
• Когда определяет шаг процесса, который будет выполняться до или после ведущей (старейшей) даты оплаты по накладной, и используется вместе с числом, отображаемым в столбце Дней относительно срока оплаты счета.
• Отметьте параметр Предварительное напоминание, чтобы создать действие для каждой накладной за один шаг в иерархии процессов. Действия предварительного напоминания обычно являются ранними уведомлениями, связанные с неоплаченными накладными, чтобы клиент получал уведомление, когда накладная будет подлежать оплате. Предварительное напоминание может быть помечено только для одного действия в иерархии. При выборе типа действия электронной почты получатель будет использоваться, чтобы определить, будет ли сообщение электронной почты отправлено клиенту, группе продаж или контактному лицу агента по сбору задолженностей.
• Значение в поле Контактное лицо для деловых целей будет затем определять, какой из контактов из организации клиента будет получать сообщения.

Сведения о бизнес-документах

Сведения о деловом документе могут отличаться в зависимости от типа действия, выбранного в подробных сведениях о процессе. Если типом действия является действие, будут показаны сведения о шаблоне действия. Эти сведения включают имя шаблона действия, тип создаваемого действия, цель действия, количество дней, запланированных для выполнения действия, и сведения о действии. Затем это действие связывается с ведущей накладной, которая сообщает получателю действия, что необходимо для завершения действия.

Если типом действия является адрес электронной почты в данных процесса, этот раздел будет содержать две экспресс-вкладки. Первая используется для определения кода шаблона, описания сообщения электронной почты, языка по умолчанию, имени пользователя, которое будет назначено автоматически отправляемым сообщениям электронной почты, а также адрес электронной почты связанных отправителей. Вторая позволяет создать текст сообщения электронной почты после сохранения значений в полях Язык и Тема, выбрав Правка. Откроется окно, позволяющее отправить HTML-содержимое.

Примечание

Можно сохранить сообщение электронной почты Outlook, содержащее текст сообщения о связи в формате HTML. Затем можно отправить содержимое сообщения, чтобы реализовать шаблон.

Если выбран тип действия "письмо-напоминание", на странице настройки не будет раздела сведений о деловом документе.

Используйте кнопку История процесса сборов для просмотра недавних журналов для выбранной иерархии процессов.

Щелкните действие Назначения процесса сборов, чтобы просмотреть клиентов, назначенных процессу сборов. Используйте Предварительный просмотр назначения клиента для просмотра иерархии, которой назначен конкретный клиент. Используйте Предварительный просмотр назначения процесса для предварительного просмотра клиентов, которые будут назначены иерархии при ее выполнении. Щелкните Назначение вручную для просмотра клиентов, которые были назначены процессу вручную, или выбора клиентов, которых необходимо назначить процессу.

Щелкните действие Моделирование процесса для предварительного просмотра действий, которые будут созданы, если в данный момент выполняется автоматизация выбранного процесса.