Создание накладных по предоплате клиентов

В этой статье объясняется, как настраивать и обрабатывать накладные по предоплате клиентов.

Накладные по предоплате клиента

Продавцы могут запросить депозит или авансовый платеж для обеспечения обязательства от клиента перед поставкой товаров или услуг. Функция накладной по предоплате от клиента обеспечивает предварительные средства для покрытия первоначальной стоимости, снижения финансовых рисков и обеспечения того, что покупатель заинтересован в сделке.

Типы процессов предоплаты

Предоплата как депозит

В этом процессе покупатель делает первоначальную частичную оплату для обеспечения товаров и услуг, либо контракт. Данный частичная оплата часто называется депозитом. Это либо процент, либо фиксированная сумма от общей стоимости заказа на продажу. Функция накладной по предоплате аналогична платежному документу. Позже выставляется окончательная накладная, отражающая полную сумму заказа на продажу.

Накладная по предоплате в качестве налоговой накладной

В этом процессе продавец выдает покупателю реальную накладную на предоплату. Эта накладная включает налоги, если они применимы. Покупатель оплачивает сумму накладной заранее. Затем, по завершении платежа, продавец может приступить к поставке товаров или услуг. Позже отправляется официальная накладная. Значение по этой накладной — это общая сумма задолженности, которая представляет собой разницу между итоговой суммой заказа на продажу и общей суммой предоплаты.

В этой статье объясняется, как должна быть настроена функция накладной по предоплате клиента и как выглядит данный процесс. В первом выпуске поддерживается только сценарий A. Сценарий B планируется на дорожная карта продукта и будет доступен в более позднем выпуске.

Пример накладной по предоплате клиента

Клиент размещает заказ на 10000 долларов США и соглашается оплатить 3000 долларов США в качестве предоплаты. Окончательная накладная выписывается после полной поставки товаров и услуг.

Записываются следующие записи учета:

• Создание накладной по предоплате:

  • Дебет: расчеты с клиентами: 3000 долларов США
  • Кредит: предоплата (депозит): 3000 долларов США

• Платеж по накладной по предоплате:

  • Дебет: наличные деньги/банк: 3000 долларов США
  • Кредит: расчеты с клиентами: 3000 долларов США

• Внесение предоплаты по накладной клиента:

  • Дебит: предоплата (депозит): 3000 долларов США
  • Кредит: расчеты с клиентами: 3000 долларов США

• Формирование окончательной накладной клиента:

  • Дебет: расчеты с клиентами: 10000 долларов США
  • Кредит: выручка: 10000 долларов США

В этом примере окончательная накладная включает общую сумму заказа (10000 долларов США) и соответствующие записи налогов. Клиент должен заплатить открытую сумму, которая равна общей сумме накладной (10000 долларов США) за вычетом суммы предоплаты (3000 долларов США) или 7000 долларов США. Эти записи обеспечивают правильность записи предоплаты и компенсацию по окончательной накладной при поставке товаров или услуг.

Настройка модуля "Расчеты с клиентами" для накладных по предоплате клиента

Для настройки накладных по предоплате клиента выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление функциями и включите функцию Накладные по предоплате клиента.

2. Перейдите к разделу Управление запасами>Настройка>Разноска>Разноска>Заказ на продажу>Предоплата.

3. Настройка счета ГК по умолчанию для разноски. Установите тип значения Предоплата клиента.

4. Перейдите в раздел Расчеты с клиентами>Настройка>Параметры модуля расчетов с клиентами.

5. На вкладке Обновления на экспресс-вкладке накладная в разделе Предоплата выберите параметр Проверьте обязательное подтверждение заказа на продажу, чтобы создать накладную по предоплате только в том случае, если заказ на продажу подтвержден.

6. На вкладке Главная книга и налог на экспресс-вкладке Общие в разделе Предоплата в поле Политика применения предоплаты выберите одно из следующих значений:

   • Уведомление — предоплата применяется вручную. Если предоплата не применяется, вы получите уведомление при создании окончательной накладной.
   • Автоматически — предоплаты автоматически применяются к заказу на продажу, если получен полный платеж и сопоставляется накладная по предоплате.

7. На вкладке Номерные серии настройте номерные серии для накладной по предоплате, Ваучер накладной по предоплате, реверсирования накладной по предоплате и ваучер реверсирования накладной по предоплате.

8. Перейдите в раздел Администрирование системы>Настройка, и выберите Автоматизация процессов.

9. Выберите Инициализировать автоматизации процессов.

10. Обновите интервал для автоматизацию процессов до одной минуты.

Если используется электронная отчетность (ER), выполните следующие дополнительные шаги.

1. Откройте раздел рабочей области Электронная отчетность и выберите плитку Конфигурации отчетности. Затем, на странице Конфигурации на панели действий выберите Exchange>Загрузить из XML-файла.

2. Включить конфигурации электронной отчетности.

3. Импортируйте следующие файлы из Dataverse:

   • Customer prepayment invoice model xml
   • Prepayment invoice template xml
   • Customer prepayment invoice model mapping xml

4. В рабочей области Электронная отчетность в разделе Связанные ссылки выберите Место назначения электронной отчетности.

5. Выберите Создать. Затем в поле Ссылка выберите шаблон накладной по предоплате.

6. Выберите параметры, чтобы включить различные назначения для отчетов.

7. Нажмите ОК.

8. Установите флажок Конвертировать в PDF, чтобы распечатать файл в формате PDF.

9. Перейдите в раздел Расчеты с клиентами>Настройка>Параметры модуля расчетов с клиентами.

10. На вкладке Электронные документы в раскрывающемся списке выберите конфигурацию накладной по предоплате.

11. Сохраните страницу.

Обзор процесса накладной по предоплате

Процесс выставления накладной по предоплате от клиента включает в себя следующие шаги.

1. Определите стоимость предоплаты для заказа на продажу.
2. Подтверждение и разноска накладной по предоплате.
3. Сопоставление накладной по предоплате.
4. Примените накладной по предоплате к окончательной накладной.

Создать предложение по оплате

При создании заказа на продажу можно определить сумму предоплаты, выполнив следующие шаги.

1. Из заказа на продажу перейдите к разделу Накладная>Предоплата и выберите Предложение по оплате.

2. Выберите тип предоплаты:

   • Процент — если выбрать значение Процент, поле Сумма предоплаты будет активирована. В этом поле отображается процент от общей суммы заказа на продажу, который требуется для предоплаты. В поле Общая сумма предоплаты отображается расчетная сумма предоплаты.
   • Фиксированная — если выбрать значение Фиксированная, будет активировано поле Общая сумма предоплаты и вводится вручную сумма предоплаты. Введенная сумма не может превышать сумму заказа на продажу.

3. В поле Категория продажи выберите соответствующую категорию продаж, которая определяет счет выручки в соответствии с настройками разноски.

Создание накладной по предоплате

После подтверждения предложения по предоплате создайте накладную по предоплате, выполнив следующие шаги.

1. Перейдите в раздел Накладная>Предоплата и выберите Накладная по предоплате.
2. Просмотр и разноска накладной по предоплате. На странице отображаются сведения о общей накладной по предоплате, включая счет накладной клиента, дату, номер накладной предоплаты, статус предоплаты и сумму предоплаты.
3. Выберите Разнести. Создается открытая проводка клиента и статус накладной по предоплате — Ожидание.

Сопоставление накладной по предоплате

При получении платежа по предоплате журнал платежей клиента разносится для сопоставления суммы накладной по предоплате. После сопоставления накладной по предоплате статус накладной по предоплате — Получено, доступна возможность Применить предоплату.

Разнесите окончательную накладную и примените предоплату

1. На странице Применить предоплату в списке Выбор предоплат для применения выберите сумму предоплаты.

2. Выбрать Применить предоплату.

   После разноски накладной заказа на продажу выбранная предоплата применяется к накладной, когда успешно запущен фоновый процесс Автоматическая разноска сопоставления предоплаты.

3. Оставшаяся сумма накладной по заказу на продажу может быть погашена через журнал платежей клиентов и показывает непогашенную сумму.