Обработка писем-напоминаний

В этой статье описан порядок создания, печати и разноски писем-напоминаний. В этой задаче используется демонстрационная компания USMF.

Настройка последовательности писем-напоминаний в профиле разноски

1. Перейдите в раздел Кредит и сборы > Настройка > Профили разноски по клиенту.
2. Выберите Изменить.
3. Выберите последовательность писем-напоминаний из раскрывающегося списка. Если вы не хотите создавать письма-напоминания для проводок с использованием этого профиля разноски, оставьте поле пустым.
4. Разверните вкладку Табличные ограничения, чтобы изменить способ обработки писем-напоминаний. Если это поле установлено на значение Да, для данного профиля разноски будут создаваться письма-напоминания.

Создать письма-напоминания

1. Перейдите в раздел Кредиты и сборы > Письмо-напоминание > Создание писем-напоминаний.

2. Выберите типы проводки, для которых будут использоваться письма-напоминания. Все открытые проводки для этих типов будут включены в расчет.

3. В поле Письмо-напоминание выберите вариант.

4. В поле Дата письма-напоминания введите дату письма-напоминания.

5. Выберите профиль разноски, если вы изменили значение Использовать профиль разноски из на Выбрать. Имеются два варианта профиля разноски:

   • Счет – используйте профиль разноски, назначенный счету клиента для каждой процент-ноты.
   • Выбирается – используется профиль разноски, выбранный в поле Профиль разноски.

6. Разверните раздел Записи для добавления.

7. Выберите Фильтр.

8. В поле Критерии введите Код клиента. Например, введите "US-001".

9. Нажмите ОК.

10. Нажмите ОК.

Печатать писем-напоминаний

1. Перейдите в раздел Кредиты и сборы > Письмо-напоминание > Просмотр и обработка писем-напоминаний.

2. В поле Статус выберите Создано.

3. В поле Напечатано выберите Не напечатано.

4. Выберите Печать.

5. Выберите Примечание к письму-напоминанию.

6. В разделе Параметры введите дату прекращения для разноски.

7. Разверните раздел Записи для добавления и введите сведения о примечании к письму-напоминанию.

8. Выберите ОК, чтобы напечатать письмо-напоминание.

9. Разноска письма-напоминания.

   1. Выберите Разнести.
   2. Введите дату разноски письма-напоминания".
   3. Разверните раздел Записи для добавления.
   4. Нажмите ОК.
   5. В поле Статус выберите Разнесено.
   6. В поле Распечатано выберите параметр.

Управление письмами-напоминаниями на уровне клиента

Если письма-напоминания настроены на уровне проводок, для клиента может быть создано несколько писем на основе распределения проводок по срокам. Если проводки отображаются в разных последовательностях писем, для каждой группы просроченных проводок для клиента будут созданы отдельные письма-напоминания. Таким образом, отдельный клиент может получить, например, одно письмо-напоминание для проводок, которые просрочены на 60 дней, и другое письмо-напоминание для проводок, которые просрочены на 90 дней.

Каждое письмо-напоминание также связано с кодом письма-напоминания. Код письма-напоминания связан с отдельными проводками и используется для определения времени, когда должно быть создано следующее письмо-напоминания для каждой проводки. Например, если проводка просрочена более чем на 30 дней, код письма-напоминания определяет, что следующее письмо-напоминание будет отправлено, когда проводка будет просрочена на 60 дней, если она не будет оплачена до этого.

Письма-напоминания также можно настроить на уровне клиента. В этом случае отслеживается код письма-напоминания для каждой проводки, но обработка писем-напоминаний будет основываться на уровне одного письма-напоминания, сохраненного для клиента. Одно письмо-напоминание будет содержать все проводки, просроченные для клиента. Так как теперь льготный период отслеживается на уровне клиентов, следующее письмо-напоминание не будет отправлено, пока не пройдет количество дней льготного периода для следующего письма-напоминания в последовательности, даже если проводки станут просроченными после отправки последнего письма-напоминания. Этот параметр помогает уменьшить количество писем-напоминаний, которые должны быть отправлены каждому клиенту.

Настройка клиента для управления письмами-напоминаниями на уровне клиента

1. Выберите Кредит и сборы > Настройка > Параметры модуля расчетов с клиентами и выберите вкладку Сборы.
2. Измените значение Создать письмо-напоминание для на Клиент.
3. Перейдите в раздел Кредиты и сборы > Письмо-напоминание > Просмотр и обработка писем-напоминаний. Будет создано только одно письмо-напоминание для клиента со всеми просроченными проводками.

Игнорировать платежи и кредит-ноты при расчете кода письма-напоминания

Если включить платежи и кредит-ноты в проводки, которые будут включены в письма-напоминания, можно иметь платежи или кредит-ноты, которые будут запускать письмо-напоминание. Можно управлять тем, каким образом платежи и кредит-ноты управляют кодом письма-напоминания, изменив значение параметра Игнорировать платежи и кредит-ноты при расчете кода письма-напоминания.

Чтобы игнорировать платежи и кредит-ноты при расчете кода письма-напоминания, выполните следующие действия.

1. Выберите Кредит и сборы > Настройка > Параметры модуля расчетов с клиентами и выберите вкладку Сборы.
2. Выберите Да в поле Игнорировать платежи и кредит-ноты при расчете кода письма-напоминания.