Обзор бюджетирования

Почти всем компаниям, которые используют функциональность модуля «Финансы» в Microsoft Dynamics 365 Finance, необходимо иметь возможность создавать отчеты о бюджете в сравнении с фактическими данными. В этой статье объясняется минимальная конфигурация, необходимая для создания бюджетов в приложениях для управления финансами и операциями или их загрузки из программ независимых разработчиков.

Обзор

Утвержденный бюджет для юридического лица хранится и ведется в документе, который называется запись бюджетного регистра. Строки в документе записи бюджетного регистра называются записями по счету бюджета и содержат информацию финансовых аналитик, даты и суммы утвержденного бюджета. Документ записи бюджетного регистра интегрируется с базовыми финансовыми отчетами и страницами запросов, где фактические суммы по книгам учета сравниваются с бюджетными суммами.

Предусмотрено несколько методов создания записей бюджетного регистра:

• Ввод информации документов вручную на странице Записи бюджетного регистра.
• Использование шаблона Microsoft Excel, который можно открыть, нажав кнопку Открыть в Excel на странице Записи бюджетного регистра.
• Использование информационного объекта Записи счета бюджета в разделе "Управление данными" для импорта записей бюджетного регистра. Рекомендуется использовать этот метод и включать параметр обработки Set based, когда необходимо импортировать много записей бюджетных счетов.
• Если в компании используется функциональность "Бюджетное планирование" для подготовки бюджетных данных, можно использовать периодический процесс Создание записи регистра бюджета.

Запись бюджетного регистра считается завершенной после того, как обновлены сальдо бюджета. На странице Записи бюджетного регистра щелкните Обновить сальдо бюджета для выбранной записи бюджетного регистра или нескольких записей. После того как вы обновите сальдо бюджета, статус записи бюджетного регистра меняется на Завершено. Завершенную запись бюджетного регистра нельзя открыть для внесения изменений. Поэтому, если бюджетные данные необходимо откорректировать, вы должны создать новую запись бюджетного регистра, а не исправлять данные в завершенной записи бюджетного регистра.

Конфигурация

При конфигурировании бюджетирования необходимо начинать на странице Параметры бюджетирования. На этой странице вы должны определить журнал бюджета, номерную серию для записей бюджетного регистра и поведение по умолчанию в рабочих областях.

На странице параметров бюджетирования доступны следующие поля:

• Ключ распределения – это поле определяет, как сумма для записи в бюджетном счете распределяется в прогнозе движения денежных средств.
• Использование правил для переносов бюджета — выберите этот параметр, чтобы разрешить переносы бюджета.
• Показывать запрос на анализ бюджета по устаревшим данным – выберите этот параметр, чтобы показать запрос о устаревшем анализе бюджета.
• Структура счета по умолчанию – если этот флажок установлен, структура счета будет автоматически заполняться в бюджетной ККМ на основе главного счета. Этот флажок доступен, если в модуле "Управление функцией" включена функция "Структура счетов по умолчанию" в записи бюджетных ККМ .
• Журнал бюджета – выберите имя журнала для бюджетных ассигнований. Это поле доступно, если на странице параметров главной книги выбрано поле "Разрешить ассигнование бюджета".

Далее, если у вас есть политики, которые управляют утверждением записей бюджетного регистра в зависимости от типа бюджета (например, переносов или версий), вы должны создать workflow-процессы для записей бюджетного регистра на странице Workflow-процессы бюджетирования. Если у вас есть сценарии, где могут допускаться переносы без утверждения workflow-процесса, вы можете определить правила переноса бюджета для поддержки этих сценариев.

На странице Бюджетирование аналитик вы должны выбрать финансовые аналитики, используемые для бюджетирования, на основании аналитик, используемых в плане счетов. Вы можете выбрать для бюджетирования все финансовые аналитики или их подмножество.

Определите бюджетную модель, которая соответствует всем или некоторым из бюджетов. Вы можете использовать одну моделью бюджета для всех записей бюджетного регистра. Другой вариант — создать отдельные модели, основанные на типе бюджета, географическом местоположении или каком-либо другом критерии, который можно использовать для классификации бюджетов.

Примечание

Если используется бюджетный контроль, с конкретным периодом бюджетного цикла можно связать только одну бюджетную модель.

Создайте коды бюджета, которые определяют тип бюджетных проводок для записи и связанный workflow-процесс, если он есть. Коды бюджета могут поддерживать следующие типы бюджетов:

• Исходный бюджет
• Перевод данных
• Исправление
• Бюджетное обязательство
• Предварительное бюджетное обязательство
• Перенесенный бюджет

Коды бюджета позволяют иметь аудиторский след утвержденных изменений бюджета на всем протяжении бюджетного цикла. Если workflow-процесс связан с кодом бюджета, этот workflow-процесс будет включен для всех записей бюджетного реестра, в которых используется этот код бюджета, и шаги workflow-процесса должны быть выполнены, прежде чем запись бюджетного реестра сможет достичь состояния Завершено.

Также при необходимости можно настроить правила бюджетного переноса. Чтобы использовать правила бюджетного переноса, выберите Использовать правила для переносов бюджета на странице Параметры бюджета. При использовании правил переноса бюджета, если пользователь создает документ с использованием кода бюджета типа Перенос, сальдо бюджета не будут обновлены, если правила переноса бюджета нарушаются. Например, вы можете разрешить документы переноса бюджета, где бюджет расходов переносится между главными счетами отдела сбыта и маркетинга, но запретить перенос бюджета из этого отдела или в него, если для данного типа записи бюджетного регистра не получено утверждение workflow-процесса.

Функции, введенные в Microsoft Dynamics 365 Finance версии 10.0.7 (Январь 2020), добавили возможности и гибкость для записей регистра бюджета. Чтобы включить эти расширения, перейдите в рабочую область Управление функциями и выберите Записи регистра бюджета только для количества и/или Записи регистра бюджета, используемые по умолчанию для типа суммы.

Функция Записи регистра бюджета только для количества позволяют разносить запись регистра бюджета только для сумм с количеством. Например, можно разнести запись бюджета с количеством 32 и нулевой ценой, что приведет к нулевой сумме. Затем это количество можно использовать в контексте финансового отчета для определения цены за количество. Обратите внимание, что в рамках этой функции не были обновлены запросы или отчеты; функция просто позволяет выполнить разноску нулевой суммы.

Функция Записи регистра бюджета, используемые по умолчанию для типа суммы допускает тип суммы по умолчанию в записи регистра бюджета, отличный от типа "расходы". По умолчанию строка записи регистра бюджета будет иметь значение "расходы", если типом счета ГК является "расход"; будет по умолчанию использоваться выручка, если тип счета ГК — "выручка"; и по умолчанию будет использоваться расход для всех остальных типов счетов.

Использование рабочих областей и страниц запроса для сравнения бюджетных показателей с фактическими

Менеджер бюджета может просматривать текущее состояние бюджета в рабочей области Бюджеты и прогнозы главной книги. Вкладки Расходы сверх бюджета и Выручка до бюджета позволяют быстро получить представление о сочетаниях финансовых аналитик, где бюджетные показатели не выполняются или приближаются к пороговым значениям. Используемые на этих вкладках проценты порогов бюджета и наборы финансовых аналитик можно персонализировать, щелкнув Настроить мою рабочую область. Можно щелкнуть Менеджеры группы, чтобы увидеть работников, которые отвечают за конкретные сочетания финансовых аналитик, выбираемых на этих вкладках. Например, если вы видите, то что бюджет расходов операционного отдела превышает порог бюджета, вы легко можете найти менеджера операционного отдела и связаться с ним, чтобы обсудить вопрос.

Примечание

Поле Менеджер подразделения на странице Подразделения определяет, кто из менеджеров поддерживает то или иное сочетание финансовых аналитик. Щелкните Дополнительные сведения внизу вкладки, чтобы открыть страницу запроса Факт/бюджет для просмотра дополнительных сведений о том, как бюджетные суммы соотносятся с фактическими.

Страница запроса Факт/бюджет позволяет детализировать сравнение бюджетных сумм с фактическими. Выберите строку на странице запроса, а затем щелкните Сальдо по периодам, чтобы просмотреть бюджетные и фактические суммы по финансовым периодам. Страница Записи счета бюджета позволяет просмотреть подробные сведения о бюджетной сумме в записях бюджетного регистра. На странице Записи общего журнала открываются проводки ГК, включенные в рассчитанную сумму Фактические показатели.

Компания, в которой используется функциональность "Планирование бюджета", может создавать и использовать прогнозы бюджета в рабочей области Бюджеты и прогнозы главной книги.