Автоматизация сопоставлений ГК

В Microsoft Dynamics 365 Finance версии 10.0.31 доступна функция Автоматизировать процесс сопоставлений ГК в рабочей области Управление функциями. Начиная с версии 10.0.40 эта функция включается на странице Параметры главной книги на странице сопоставлений ГК. Эти функции настраиваются с помощью параметра Включить автоматизацию процесса для сопоставления ГК. Можно включить параметр Включить автоматизацию процесса для сопоставления ГК только в том случае, если включен параметр Включить параметры расширенного учета.

Сопоставления ГК — это процесс сопоставления дебетовых и кредитных проводок в главной книге. Организации, которые выполняют операции сопоставления книги учета в повторяющемся графике, могут автоматизировать этот процесс. В процессе автоматического сопоставления книги учета проводка по дебету и проводка по кредиту могут быть автоматически сопоставлены только в том случае, если их суммы в валюте учета равны. Например, сумма дебета 1,00 доллара США может быть автоматически сопоставлена с суммой кредита 1,00 доллара США. Однако сумма дебета 1,00 доллара США не может быть автоматически сопоставлена двум суммам по кредиту, каждая из которых оценивается в 0,50 доллара США. Частичное сопоставление сумм проводок ГК не поддерживается.

Начиная с версии Finance 10.0.40, включение функции Включить разноску реализованных прибылей/убытков в валюте для сопоставлений ГК на странице Параметры главной книги позволяет признавать реализованную прибыль и реализованные убытки в валюте отчетности во время автоматического сопоставления. В Finance версии 10.0.38 добавлена поддержка расчета и разноски реализованных прибылей и убытков в иностранной валюте для сопоставления, когда значения в валюте учета дебета и кредита различаются.

Автоматизация сопоставления ГК определяет следующие сведения:

• При выполнении сопоставления ГК
• Какие критерии используются для сопоставления дебитов и кредитов, которые могут быть автоматически сопоставлены
• В каком порядке обрабатывается информация сопоставления ГК

Определение вхождений сопоставлений ГК

Автоматизация сопоставления ГК использует инфраструктуру автоматизации процессов. Эта структура используется в других бизнес-процессах для определения повторения выбранного процесса. Для сопоставлений ГК перейдите в раздел Администрирование системы > Настройка > Автоматизации процессов или Главная книга > Настройка книги учета > Автоматизации процессов.

Сначала выберите параметр Создание новой автоматизации процессов и выберите Сопоставления книги учета. Мастер поможет выполнить процесс настройки автоматизации.

Общая страница

На странице Общиемастера введите название создаваемого экземпляра сопоставления ГК. Например, если соответствующие дебеты и кредиты сопоставляются с главной книгой в понедельник, введите описательное имя LedgerSettle_Mon. Введенное здесь имя отображается в столбце Правило автоматизации на странице Сопоставления книги учета.

Остальные параметры на странице являются общими и определяют шаблон событий для данной версии сопоставлений книги учета. Например, если событие выполняется в понедельник, можно определить его таким образом, чтобы оно выполнялось еженедельно, и можно выбрать понедельник как день недели при запуске. Можно также ввести время раннего планирования, например 2:00, чтобы автоматизация процесса выполнялась до начала следующего рабочего дня. Рекомендуется запланировать автоматизацию процессов, чтобы она выполнялась вне нормальных рабочих часов. Таким образом можно уменьшить влияние на сотрудников бухгалтерского учета в течение рабочего дня.

Дополнительные сведения о других полях на странице Общие см. в документации по автоматизации процесса.

Страница критериев соответствия сопоставлений книги учета

Следующая страница мастера — это страница Критерии соответствия сопоставлений книги учета. Она используется для определения счетов ГК, включенных в экземпляр автоматизации процессов, и критериев, используемых для определения соответствующих дебетов и кредитов.

Выбор счета

Отображаются счета главной книги, ранее определенные как счета сопоставления ГК для юридического лица. (Вы определяете счета ГК как счета сопоставления в разделе Главная книга > Настройка книги учета > Параметры главной книги > Сопоставления книги учета.)

Дата

Выберите этот параметр, если даты проводки книги учета по дебету и кредиту должны учитываться в процессе автоматических сопоставлений книги учета. Когда для этого параметра установлено значение Да, введите Допустимая разность дат. Эта поле доступно с Microsoft Dynamics 365 Finance версии 10.0.32.

Допустимая разность дат

Введите количество дней отклонения для дат проводок по дебету и по кредиту. Отклонение рассчитывается как число дней между датами проводок по дебету и по кредиту, а поиск ведется до и после выбранной даты проводки. Значение 0 указывает, что даты проводок проводок по дебету и по кредиту должны совпадать. Это поле доступно, только если выбрано поле Дата.

Счет ГК и слой разноски

Значения Счет ГК и Слой разноски являются обязательными критериями соответствия. Значения Счет ГК и Слой разноски проводки книги учета по дебету и кредиту должны быть равны, чтобы их можно было сопоставлять в процессе автоматического сопоставления книги учета.

Тип разноски

Выберите параметр Тип разноски, если проводки книги учета по дебету и кредиту должны иметь одинаковый тип разноски, чтобы их можно было сопоставлять в процессе автоматического сопоставления книги учета.

Финансовые аналитики

Выберите параметр Финансовые аналитики, если проводки книги учета по дебету и кредиту должны иметь одинаковые финансовые аналитики, чтобы их можно было сопоставлять в процессе автоматического сопоставления книги учета. Если этот параметр выбран, в списке Доступные финансовые аналитики должны быть выбраны критерии для значений финансовых аналитик. Список Доступные финансовые аналитики не содержит аналитику счета ГК, так как он автоматически требуется в качестве части критерия соответствия.

Финансовые теги

Когда функция Финансовые теги включена в рабочей области Управление функциями, можно выбрать Финансовые теги в качестве критериев соответствия. Выберите параметр Финансовые теги, если проводки книги учета по дебету и кредиту должны иметь одинаковые значения финансовых тегов, чтобы их можно было сопоставлять в процессе автоматического сопоставления книги учета. Если этот параметр выбран, в списке Доступные финансовые теги должны быть выбраны критерии для значений финансовых тегов.

Просмотр результатов автоматизации сопоставления ГК

После создания серии автоматизации сопоставления ГК ситуации для каждого сопоставления ГК отображаются в еженедельном представлении автоматизации процесса. Кроме того, отображается состояние каждого события. Используются следующие статусы:

• Запланировано— автоматизация запланирована, но еще не запущена.
• Выполнение — автоматизация выполняется в данный момент.
• Ошибка— была выполнена автоматизация, но произошла ошибка. Ошибки можно просмотреть, нажав кнопку Просмотреть результаты.
• Завершено— автоматизация успешно выполнена. Результаты сопоставления можно просмотреть на странице Сопоставления книги учета.

Для просмотра соответствующих результатов перейдите в раздел Главная книга > Периодические задачи > Сопоставления книги учета. В поле Правило автоматизации на странице Сопоставления книги учета отображается имя запланированной задачи автоматического сопоставления ГК, которая использовалась для сопоставления проводки. Неудачные попытки сопоставления не обновляют значение Правило автоматизации. При ручном реверсировании проводки, которая ранее была успешно сопоставлена в ходе процесса автоматизации, значение Правило автоматизации удаляется автоматически.

В поле Дата сопоставления для сопоставленных записей отображается дата выполнения процесса автоматизации.

Редактирование автоматизации сопоставлений книги учета

Структура автоматизации процессов позволяет редактировать серию и события, созданные для сопоставления ГК. Эту серию можно редактировать на странице Автоматизация процесса или в еженедельном представлении автоматизации процесса. Например, если менеджер решит выполнять сопоставление ГК в среду вместо понедельника, он сможет найти событие в еженедельном представлении и выбрать Просмотр/правка — серии.

При редактировании серии вам будет предложено указать, следует ли вносить изменения во все существующие события или только в новые события. Исторические события, которые уже имеют статус Завершено или завершены со статусом Ошибка, не изменятся.

Можно также добавить новое или изменить существующее событие. Например, выполнение следующего события сопоставления ГК запланировано на среду 1 января, но эта дата — праздник. Событие можно изменить на странице Автоматизация процесса или в еженедельном представлении автоматизации процесса. Открывается страница, в которой отображаются сведения о расписании и критерии сопоставления. Здесь можно изменить запланированное время и дату. Если необходимо внести изменения, можно также изменить критерии сопоставления.

Кроме того, можно отключить событие или серию. Чтобы отключить событие и приостановить обработку, выберите его в еженедельном представлении автоматизации процесса, а затем выберите Отключить. Можно отключить серию на странице Автоматизация процесса.

Безопасность для автоматизации сопоставлений книги учета

Обязанность Ведение параметров серии автоматизации сопоставлений книги учета была добавлена в роли главного бухгалтера и супервизора по учету, и обязанность Просмотр параметров серии автоматизации сопоставлений книги учета была добавлена в роли бухгалтера, главного бухгалтера и супервизора по учету для автоматизаций сопоставления ГК. Эти обязанности являются параметрами безопасности по умолчанию, но их можно изменить в соответствии с требованиями организации.

Параметры главной книги для автоматизации сопоставления ГК

Поле Типичное сальдо сопоставления указывает порядок, в котором будет обрабатываться автоматическое сопоставление ГК. Для настройки или просмотра значения Типичное сальдо сопоставления перейдите в раздел Главная книга > Настройка > Параметры главной книги и выберите вкладку Сопоставления книги учета.

Если выбран Дебет, процесс автоматического сопоставления ГК начинается со стороны дебета и выполняет поиск соответствующих кредитов. Если выбран Кредит, процесс автоматического сопоставления ГК начинается со стороны кредита и выполняет поиск соответствующих дебетов. Этот параметр должен отражать типовое сальдо счета ГК.

Обработка автоматизации сопоставлений книги учета

При выполнении автоматизации система выбирает проводки главной книги для счетов ГК, которые определены для серий автоматизации процесса. Она упорядочивает проводки по датам, используя диапазон дат с начала финансового года до даты выполнения автоматизации процесса. Она сопоставляет на основе указанных критериев соответствия. Абсолютные значения сумм в валюте учета дебета и кредита должны совпадать для сопоставления.

Функция Автоматизация сопоставлений ГК выполняет автоматизацию для проводок, датированных с первого дня финансового года до текущей даты (даты выполнения). В случаях, когда финансовый год заканчивается 31 декабря, имеет смысл откорректировать дату выполнения так, чтобы она приходилась на декабрь. Предположим, например, что автоматизация установлена для выполнения в первый день каждого месяца. Эта автоматизация будет выполнена 1 декабря 2022 года и затем 1 января 2023 года. Рекомендуется изменить дату с 1 января 2023 г. на 31 декабря 2022 г. В результате этого изменения проводки, датированные со 2 по 31 декабря, будут учитываться при автоматическом сопоставлении.

В то время как счет ГК обрабатывается с помощью экземпляра автоматизации сопоставления ГК, его нельзя просмотреть на странице Сопоставления ГК. Необходимо дождаться завершения процесса автоматизации. Рекомендуется запланировать выполнение автоматизации процессов вне рабочих часов, чтобы предотвратить конфликты.

Процесс автоматизации будет включать все проводки, удовлетворяющие критериям, за исключением проводок, помеченных вручную для сопоставления на странице Сопоставления ГК.

Реверсирование проводок, сопоставленных процессом автоматизации

Можно реверсировать сопоставление, которое было сделано автоматизированным процессом сопоставления книги учета. При реверсировании проводки, которая была сопоставлена процессом автоматизации, значение Правило автоматизации будет удалено.