Экспорт записей продаж в формат PDF

Статья
04/08/2024

Делитесь записями о продажах с клиентами в профессиональном предназначенном только для чтения формате PDF, созданными с помощью стандартных шаблонов Word.

Требования к лицензии и роли

Тип требования	Вы должны иметь
Виды	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise или Dynamics 365 Sales Professional Подробнее: Цены на Dynamics 365 Sales
Роли безопасности	Любая основная роль в продажах, например продавец или менеджер по продажам Больше информации: Основные роли в продажах

Предварительные условия

Ваш администратор должен,

Включить создание PDF из записей продаж.
Убедитесь, что шаблоны Word доступны для сущностей, для которых вы хотите создавать файлы PDF. Готовые шаблоны доступны для сущностей учетной записи, возможной сделки, заказа, предложения с расценками и счета. Чтобы включить создание PDF-файлов для других сущностей, ваш администратор должен создать новые шаблоны Word.

Экспорт в PDF

Используйте возможность создания PDF-файлов, чтобы создавать профессиональные PDF-файлы для записей Dynamics 365 и делиться ими в режиме только для чтения с вашими клиентами. Файл PDF создается с использованием стандартного шаблона Word вашей организации. Вы можете создавать PDF-файлы записей из следующих сущностей: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками, счет как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях.

Важно

Создание PDF-файлов записей пользовательских сущностей поддерживается только в веб-приложении.

Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.
На панели команд выберите Экспорт в PDF.

Заметка

Если вы не видите пункт Экспорт в PDF, свяжитесь со своим администратором, чтобы включить создание PDF-файлов для сущности.

Появится диалоговое окно Экспорт в PDF.

Отображается предварительный просмотр на основе выбранного шаблона, и отображается имя файла PDF. Если вы хотите использовать шаблон, отличный от выбранного, найдите и выберите его в поле Выберите шаблон для создания PDF-документа. После выбора шаблона предварительный просмотр будет обновлен.
Важно
- Если для сущности доступно несколько шаблонов Word, по умолчанию выбирается первый шаблон в списке.
- Если в настройках браузера отключен автоматический просмотр или загрузка PDF-файла, функция предварительного просмотра работать не будет.
В поле Сохранить как измените имя PDF-файла, если хотите.
Выполните одно из следующих действий:
1. Чтобы скачать файл PDF на компьютер, выберите Скачать.
2. Чтобы отправить файл PDF клиенту по электронной почте, выберите Электронная почта.
  
  Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.
  
  Заметка
  
  Поле В отношении заполняется записью, из которой было отправлено электронное письмо. Флаг Отправка сообщения электронной почты в основной сущности должен быть включен в области Настройка, чтобы поле В отношении заполнялось. Для получения дополнительной информации об этом флаге см. раздел Параметры сущности, которые можно только включить.
3. Выберите Сохранить в SharePoint или Сохранить в Dynamics.
- Используйте Сохранить в SharePoint, чтобы сохранить PDF-файл на сайте SharePoint. Эта кнопка доступна, только когда интеграция SharePoint включена для вашей организации и флажок Управление документами установлен на странице сущности в области Настройка. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.
- Если интеграция SharePoint не включена, вы увидите кнопку Сохранить в Dynamics. Эта команда сохраняет файл PDF как заметку к основной записи. Кнопка Сохранить в Dynamics доступна, если для основной сущности включены заметки. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.

Экспорт в PDF из мобильного приложения Dynamics 365 для телефонов

Если вы используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве, возможность создания файлов PDF ограничена следующими сущностями: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками и счет.

Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.
На панели команд выберите Создать PDF, затем выберите шаблон, который требуется использовать для создания PDF-документа.
В появившемся диалоговом окне сохраните или скачайте PDF-файл.
- Если вы выберете Сохранить, PDF-файл сохраняется на сайте SharePoint по умолчанию, если SharePoint настроен и включен для основной сущности. Если SharePoint не настроен, PDF-файл сохраняется как вложение "Заметки" к записи основной сущности в Dynamics 365 Sales.
- Если вы выберете Скачать, PDF-файл будет скачан на ваш локальный диск. После загрузки вы можете добавить этот файл в заметку, отправить его в виде вложения по электронной почте или отправить на SharePoint.

Отправка PDF по электронной почте из мобильного приложения Dynamics 365 для телефонов

Можно также сформировать PDF-файл и напрямую отправить его клиенту по электронной почте.

Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл.
На панели команд выберите Отправить по электронной почте как PDF, затем выберите шаблон документа.

Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.
Проверьте или измените требуемым образом любые сведения в форме электронной почты, затем выберите Отправить.

Внимание

Время для генерации и загрузки PDF-файла или для отправки электронной почты зависит от размера файла. Вы увидите оптимальную производительность, если размер файла меньше чем 2 МБ. Большие файлы могут требовать значительно больше времени ожидания.

Вопросы и ответы

Вопрос: Что произойдет, если более одного расположение документа SharePoint связано с записью?
Ответ: Независимо от количества расположение документов SharePoint, которые существуют для записи, созданный файл PDF всегда сохраняется в папку по умолчанию: [<record_name>_<record_id>].

Вопрос: Могу ли я указать другое имя для файла PDF перед его созданием?
Ответ: Да. Вы можете указать другое имя файла, если вы не используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве.

Вопрос: Можно ли сохранить файл PDF в приложении «Продажи» в виде заметок или SharePoint?
Ответ: Нет. Если SharePoint включен для сущности, для которой вы создаете PDF-файл, PDF-файл будет сохранен в расположении SharePoint по умолчанию.

Вопрос: Доступна ли возможность создания PDF на всех сущностях?
Ответ Нет. Возможность создания PDF доступна только для семи готовых сущностей: учетная запись, контакт, интерес, возможная сделка, предложение с расценками, заказ, накладная. В выпуске волны 2 от 2020 года возможность создания PDF-файлов расширена для поддержки настраиваемых сущностей.

Вопрос: Поддерживает ли созданный PDF-файл пользовательские шрифты?
Ответ: Шрифты в созданном файле ограничены шрифтами, установленными на сервере, который создает файлы PDF. Список поддерживаемых шрифтов:

Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
Microsoft-Windows-Font-FMS
Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
Microsoft-Windows-Font-StaticCache
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
Microsoft-Windows-Font-Vector
Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Не можете найти эти параметры в своем приложении?

Существует три возможных причины:

У вас нет необходимой лицензии или роли.
Ваш администратор не включил эту функцию.
В вашей организации используется пользовательское приложение. Чтобы узнать, какие действия необходимо выполнить, обратитесь к администратору. Описанные в этой статье действия относятся к готовым приложениям "Центр продаж" и Sales Professional.

См. также

Включение или выключение создания PDF-документов из записей продаж

Поделиться через