Экспорт записей продаж в формат PDF

Делитесь записями о продажах с клиентами в профессиональном предназначенном только для чтения формате PDF, созданными с помощью стандартных шаблонов Word.

Требования к лицензии и роли

Тип требования	Вы должны иметь
Виды	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise или Dynamics 365 Sales Professional Подробнее: Цены на Dynamics 365 Sales
Роли безопасности	Любая основная роль в продажах, например продавец или менеджер по продажам Больше информации: Основные роли в продажах

Предварительные условия

Ваш администратор должен,

• Включить создание PDF из записей продаж.
• Убедитесь, что шаблоны Word доступны для сущностей, для которых вы хотите создавать файлы PDF. Готовые шаблоны доступны для сущностей учетной записи, возможной сделки, заказа, предложения с расценками и счета. Чтобы включить создание PDF-файлов для других сущностей, ваш администратор должен создать новые шаблоны Word.

Экспорт в PDF

Используйте возможность создания PDF-файлов, чтобы создавать профессиональные PDF-файлы для записей Dynamics 365 и делиться ими в режиме только для чтения с вашими клиентами. Файл PDF создается с использованием стандартного шаблона Word вашей организации. Вы можете создавать PDF-файлы записей из следующих сущностей: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками, счет как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях.

Важно

Создание PDF-файлов записей пользовательских сущностей поддерживается только в веб-приложении.

1. Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.

2. На панели команд выберите Экспорт в PDF.

   Заметка

   Если вы не видите пункт Экспорт в PDF, свяжитесь со своим администратором, чтобы включить создание PDF-файлов для сущности.

   Появится диалоговое окно Экспорт в PDF.

   

   Отображается предварительный просмотр на основе выбранного шаблона, и отображается имя файла PDF. Если вы хотите использовать шаблон, отличный от выбранного, найдите и выберите его в поле Выберите шаблон для создания PDF-документа. После выбора шаблона предварительный просмотр будет обновлен.

   Важно

   • Если для сущности доступно несколько шаблонов Word, по умолчанию выбирается первый шаблон в списке.
   • Если в настройках браузера отключен автоматический просмотр или загрузка PDF-файла, функция предварительного просмотра работать не будет.

3. В поле Сохранить как измените имя PDF-файла, если хотите.

4. Выполните одно из следующих действий:

   1. Чтобы скачать файл PDF на компьютер, выберите Скачать.

   2. Чтобы отправить файл PDF клиенту по электронной почте, выберите Электронная почта.

      Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.

      

      Заметка

      Поле В отношении заполняется записью, из которой было отправлено электронное письмо. Флаг Отправка сообщения электронной почты в основной сущности должен быть включен в области Настройка, чтобы поле В отношении заполнялось. Для получения дополнительной информации об этом флаге см. раздел Параметры сущности, которые можно только включить.

   3. Выберите Сохранить в SharePoint или Сохранить в Dynamics.

   • Используйте Сохранить в SharePoint, чтобы сохранить PDF-файл на сайте SharePoint. Эта кнопка доступна, только когда интеграция SharePoint включена для вашей организации и флажок Управление документами установлен на странице сущности в области Настройка. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.
   • Если интеграция SharePoint не включена, вы увидите кнопку Сохранить в Dynamics. Эта команда сохраняет файл PDF как заметку к основной записи. Кнопка Сохранить в Dynamics доступна, если для основной сущности включены заметки. Если вы не видите эту кнопку, обратитесь к системному администратору.

Экспорт в PDF из мобильного приложения Dynamics 365 для телефонов

Если вы используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве, возможность создания файлов PDF ограничена следующими сущностями: организация, контакт, интерес, возможная сделка, заказ, предложение с расценками и счет.

1. Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл. Например, если вы хотите создать файл PDF для предложения с расценками, откройте запись предложения с расценками.

2. На панели команд выберите Создать PDF, затем выберите шаблон, который требуется использовать для создания PDF-документа.

   

3. В появившемся диалоговом окне сохраните или скачайте PDF-файл.

   • Если вы выберете Сохранить, PDF-файл сохраняется на сайте SharePoint по умолчанию, если SharePoint настроен и включен для основной сущности. Если SharePoint не настроен, PDF-файл сохраняется как вложение "Заметки" к записи основной сущности в Dynamics 365 Sales.

   • Если вы выберете Скачать, PDF-файл будет скачан на ваш локальный диск. После загрузки вы можете добавить этот файл в заметку, отправить его в виде вложения по электронной почте или отправить на SharePoint.

Отправка PDF по электронной почте из мобильного приложения Dynamics 365 для телефонов

Можно также сформировать PDF-файл и напрямую отправить его клиенту по электронной почте.

1. Откройте запись, которую вы желаете экспортировать как PDF-файл.

2. На панели команд выберите Отправить по электронной почте как PDF, затем выберите шаблон документа.

   

   Откроется форма электронной почты с автоматически заполненными важными полями.

3. Проверьте или измените требуемым образом любые сведения в форме электронной почты, затем выберите Отправить.

Внимание

Время для генерации и загрузки PDF-файла или для отправки электронной почты зависит от размера файла. Вы увидите оптимальную производительность, если размер файла меньше чем 2 МБ. Большие файлы могут требовать значительно больше времени ожидания.

Вопросы и ответы

Вопрос: Что произойдет, если более одного расположение документа SharePoint связано с записью?
Ответ: Независимо от количества расположение документов SharePoint, которые существуют для записи, созданный файл PDF всегда сохраняется в папку по умолчанию: [<record_name>_<record_id>].

Вопрос: Могу ли я указать другое имя для файла PDF перед его созданием?
Ответ: Да. Вы можете указать другое имя файла, если вы не используете Dynamics 365 для телефонов на мобильном устройстве.

Вопрос: Можно ли сохранить файл PDF в приложении «Продажи» в виде заметок или SharePoint?
Ответ: Нет. Если SharePoint включен для сущности, для которой вы создаете PDF-файл, PDF-файл будет сохранен в расположении SharePoint по умолчанию.

Вопрос: Доступна ли возможность создания PDF на всех сущностях?
Ответ Нет. Возможность создания PDF доступна только для семи готовых сущностей: учетная запись, контакт, интерес, возможная сделка, предложение с расценками, заказ, накладная. В выпуске волны 2 от 2020 года возможность создания PDF-файлов расширена для поддержки настраиваемых сущностей.

Вопрос: Поддерживает ли созданный PDF-файл пользовательские шрифты?
Ответ: Шрифты в созданном файле ограничены шрифтами, установленными на сервере, который создает файлы PDF. Список поддерживаемых шрифтов:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Не можете найти эти параметры в своем приложении?

Существует три возможных причины:

• У вас нет необходимой лицензии или роли. Проверьте раздел «Требования к лицензиям и ролям» в верхней части этой страницы.
• Ваш администратор не включил эту функцию.
• В вашей организации используется пользовательское приложение. Чтобы узнать, какие действия необходимо выполнить, обратитесь к администратору. Описанные в этой статье действия относятся к готовым приложениям "Центр продаж" и Sales Professional.

Дополнительные сведения

Включение или выключение создания PDF-документов из записей продаж