Поделиться через


Обзор каталогов закупаемой продукции

В этой статье на высоком уровне описывается, как специалисты по закупкам могут настроить и вести каталоги закупаемой продукции. Каталоги закупаемой продукции определяют номенклатуры и услуги, которые сотрудники компании могут заказывать для внутреннего пользования.

Специалисты по закупкам могут создавать и вести каталоги номенклатур и услуг, которые можно закупать для внутреннего пользования в организации. После того как каталоги настроены, работники компании могут создавать заявки на покупку для заказа из каталогов. Каталоги можно использовать для принудительной реализации политик в области закупок, чтобы работники могли заказывать только номенклатуры и услуги, разрешенные для их закупочного юридического лица. При создании каталога закупок необходимо рассмотреть следующие задачи:

  • Настройте вашу иерархию категорий закупки до создания каталога.
  • Укажите, какие продукты должны иметь возможность заказать ваши сотрудники. Вы можете показать или скрыть специфические продукты в узле каталога, или вы можете показать или скрыть все продукты в узле.
  • Укажите, сколько требуется каталогов закупаемой продукции. Доступ к каталогу закупаемой продукцией определяется правилом политики каталогов, настраиваемым для юридического лица и операционной единицы, к которым относится сотрудник.

Несколько факторов определяют продукты, которые работники могут заказать, и категории закупки, которые они могут использовать, когда они создают заявки на покупку:

  • Правило политики доступа к категории в политике в области закупок определяет, какие категории закупки доступны в заявке на покупку. Если никакое правило не определено, то все категории закупки доступны.
  • Работники могут заказать продукт, только если он имеется в активном каталоге закупаемой продукции для вашей организации, и если он находится во включенном узле и не скрыт. Продукт должен также быть в категории, к которой имеет доступ определенный работник согласно правилу политики доступа к категории.
  • Правило политики каталога определяет используемый каталог. Если никакое правило политики каталога не определено, то правило доступа к категории самостоятельно определяет продукты, которые работник может заказать в заявке.

Необходимые условия

В следующей таблице описаны задачи, которые необходимо выполнить до того, как специалист по закупкам сможет создать каталог закупаемой продукции.

Задача Роль Описание
Настройка иерархии категорий закупаемой продукции. Менеджер по закупкам Иерархии категорий закупаемой продукции используются для классификации номенклатур или проводок для целей отчетности и анализа. С помощью иерархии категорий закупаемой продукции компании могут стратегически управлять категориями, товарами, поставщиками и другими факторами поставки из центрального местоположения. Для всей организации определяется одна иерархия категорий закупаемой продукции. Каталог основан на иерархия категорий закупаемой продукции: категории в иерархии становятся узлами в каталоге. Поставщики и продукты включены в ваш каталог.
Добавление поставщиков и продуктов в категории закупаемой продукции. Менеджер по закупкам Когда иерархия категорий закупаемой продукции создается для вашей организации, каждую категорию закупаемой продукции можно связать с конкретными поставщиками, продуктами и т. д. Эти ассоциации копируются автоматически в каталог.

Настройка каталога

После выполнения всех необходимых требований можно настроить каталоги. Вы можете создать либо один каталог, который использует вся ваша организация, или несколько каталогов, которые используют различные подразделения в вашей организации. Если вы создаете один каталог для всей организации, доступ к каталогу контролируется вашими правилами политики закупок.

Каталог определяет, какие продукты доступны при создании заявок на покупку, но вы можете использовать правила политики доступа к категории для того, чтобы применить дополнительные ограничения. Поскольку узлы в каталоге представляют собой категории закупок, они могут быть подавлены правилом политики доступа к категории. В этом случае продукты в той категории недоступны работникам для использования в заявках. Вы определяете правила политики доступа к категории на странице Политики закупок. В следующей таблице описаны задачи, которые необходимо выполнить, чтобы создать и настроить каталог.

Задача Роль Описание
Создайте новый каталог. Агент по закупкам При создании каталога указывается имя и вводится описание каталога. Вы также определяете, обновляется ли каталог вручную или автоматически, и указываете владельца каталога.
Управление доступностью продуктов в каталоге. Агент по закупкам Поскольку продукты наследуются из категорий закупок, они все появляются в соответствующих узлах каталога. Вы можете контролировать, скрыты или отображаются все продукты в узле, когда каталог используется в заявке на покупку. Вы можете также контролировать, скрыты или отображаются индивидуальные продукты в узле.
Публикация каталога. Агент по закупкам Прежде чем каталог станет доступен работникам для использования в заявке, вы должны определить для каталога правило политики каталога, установить статус каталога Активен и опубликовать каталог. Можно отключить каталоги, которые больше не должны быть доступны для пользователей.

Обновления публикуются автоматически или вручную в зависимости от параметра, выбранного для каталога в поле Тип обновления по умолчанию на странице Каталоги. Для каталогов предусмотрены следующие типы обновления по умолчанию.

  • Динамический — каталог автоматически обновляется, когда он изменяется.
  • Статическое — каталоги необходимо обновлять вручную.
  • Оба — если каталог содержит категории продуктов с типом обновления по умолчанию Статическое, его необходимо обновлять вручную при обновлении этих категорий. Если каталог содержит категории продуктов с типом обновления по умолчанию Динамический, он автоматически обновляется при внесении изменений.

Дополнительные ресурсы

Настройка иерархии категорий закупаемой продукции