Обзор каталогов закупаемой продукции
В этой статье на высоком уровне описывается, как специалисты по закупкам могут настроить и вести каталоги закупаемой продукции. Каталоги закупаемой продукции определяют номенклатуры и услуги, которые сотрудники компании могут заказывать для внутреннего пользования.
Специалисты по закупкам могут создавать и вести каталоги номенклатур и услуг, которые можно закупать для внутреннего пользования в организации. После того как каталоги настроены, работники компании могут создавать заявки на покупку для заказа из каталогов. Каталоги можно использовать для принудительной реализации политик в области закупок, чтобы работники могли заказывать только номенклатуры и услуги, разрешенные для их закупочного юридического лица. При создании каталога закупок необходимо рассмотреть следующие задачи:
- Настройте вашу иерархию категорий закупки до создания каталога.
- Укажите, какие продукты должны иметь возможность заказать ваши сотрудники. Вы можете показать или скрыть специфические продукты в узле каталога, или вы можете показать или скрыть все продукты в узле.
- Укажите, сколько требуется каталогов закупаемой продукции. Доступ к каталогу закупаемой продукцией определяется правилом политики каталогов, настраиваемым для юридического лица и операционной единицы, к которым относится сотрудник.
Несколько факторов определяют продукты, которые работники могут заказать, и категории закупки, которые они могут использовать, когда они создают заявки на покупку:
- Правило политики доступа к категории в политике в области закупок определяет, какие категории закупки доступны в заявке на покупку. Если никакое правило не определено, то все категории закупки доступны.
- Работники могут заказать продукт, только если он имеется в активном каталоге закупаемой продукции для вашей организации, и если он находится во включенном узле и не скрыт. Продукт должен также быть в категории, к которой имеет доступ определенный работник согласно правилу политики доступа к категории.
- Правило политики каталога определяет используемый каталог. Если никакое правило политики каталога не определено, то правило доступа к категории самостоятельно определяет продукты, которые работник может заказать в заявке.
Необходимые условия
В следующей таблице описаны задачи, которые необходимо выполнить до того, как специалист по закупкам сможет создать каталог закупаемой продукции.
| Задача | Роль | Описание |
|---|---|---|
| Настройка иерархии категорий закупаемой продукции. | Менеджер по закупкам | Иерархии категорий закупаемой продукции используются для классификации номенклатур или проводок для целей отчетности и анализа. С помощью иерархии категорий закупаемой продукции компании могут стратегически управлять категориями, товарами, поставщиками и другими факторами поставки из центрального местоположения. Для всей организации определяется одна иерархия категорий закупаемой продукции. Каталог основан на иерархия категорий закупаемой продукции: категории в иерархии становятся узлами в каталоге. Поставщики и продукты включены в ваш каталог. |
| Добавление поставщиков и продуктов в категории закупаемой продукции. | Менеджер по закупкам | Когда иерархия категорий закупаемой продукции создается для вашей организации, каждую категорию закупаемой продукции можно связать с конкретными поставщиками, продуктами и т. д. Эти ассоциации копируются автоматически в каталог. |
Настройка каталога
После выполнения всех необходимых требований можно настроить каталоги. Вы можете создать либо один каталог, который использует вся ваша организация, или несколько каталогов, которые используют различные подразделения в вашей организации. Если вы создаете один каталог для всей организации, доступ к каталогу контролируется вашими правилами политики закупок.
Каталог определяет, какие продукты доступны при создании заявок на покупку, но вы можете использовать правила политики доступа к категории для того, чтобы применить дополнительные ограничения. Поскольку узлы в каталоге представляют собой категории закупок, они могут быть подавлены правилом политики доступа к категории. В этом случае продукты в той категории недоступны работникам для использования в заявках. Вы определяете правила политики доступа к категории на странице Политики закупок. В следующей таблице описаны задачи, которые необходимо выполнить, чтобы создать и настроить каталог.
| Задача | Роль | Описание |
|---|---|---|
| Создайте новый каталог. | Агент по закупкам | При создании каталога указывается имя и вводится описание каталога. Вы также определяете, обновляется ли каталог вручную или автоматически, и указываете владельца каталога. |
| Управление доступностью продуктов в каталоге. | Агент по закупкам | Поскольку продукты наследуются из категорий закупок, они все появляются в соответствующих узлах каталога. Вы можете контролировать, скрыты или отображаются все продукты в узле, когда каталог используется в заявке на покупку. Вы можете также контролировать, скрыты или отображаются индивидуальные продукты в узле. |
| Публикация каталога. | Агент по закупкам | Прежде чем каталог станет доступен работникам для использования в заявке, вы должны определить для каталога правило политики каталога, установить статус каталога Активен и опубликовать каталог. Можно отключить каталоги, которые больше не должны быть доступны для пользователей. |
Обновления публикуются автоматически или вручную в зависимости от параметра, выбранного для каталога в поле Тип обновления по умолчанию на странице Каталоги. Для каталогов предусмотрены следующие типы обновления по умолчанию.
- Динамический — каталог автоматически обновляется, когда он изменяется.
- Статическое — каталоги необходимо обновлять вручную.
- Оба — если каталог содержит категории продуктов с типом обновления по умолчанию Статическое, его необходимо обновлять вручную при обновлении этих категорий. Если каталог содержит категории продуктов с типом обновления по умолчанию Динамический, он автоматически обновляется при внесении изменений.