Обзор закупок и источников

В этой статье содержится обзор функциональных возможностей, доступных в модуле " Закупки и источники".

Функциональность модуля "Закупки и источники" охватывает все шаги от выявления потребности в продуктах и услугах до закупки продукта, его получения, создания накладных и обработки платежей поставщикам. Процессы закупок можно настроить в соответствии с конкретными бизнес-потребностями путем определения политик и workflow-процессов закупок.

Выявление потребности в продукте или услуге

Потребность в продукте или услуге может возникать из заявок, например, когда сотруднику требуется тот или иной продукт. Можно создать каталоги продуктов, чтобы дать сотрудникам возможность выбирать из доступных продуктов; кроме того, заявки могут составляться на продукты, которые еще не внесены в каталог. В этом случае отделы закупок рассматривают возможные способы поставки продукта.

Для ограничения расходов на заявки можно использовать лимиты расходов, а рабочий процесс закупки дает возможность требовать утверждения, прежде чем заказ будет сделан. При необходимости также можно указать распределение бюджетных фондов.

Отдел закупок определяет поставщиков для требуемых продуктов и услуг; это может подразумевать отправку запроса предложения нескольким потенциальным поставщикам. Можно опубликовать характеристики требуемого продукта, и потенциальные поставщики смогут просматривать эти характеристики, чтобы понять, могут ли они поставить соответствующий им продукт. Поставщики возвращают свои предложения, которые отдел заявок рассматривает, и выбирает поставщика, закупку у которого он считает нужным произвести.

В заказах на покупку предусмотрен вариант отправки поставщику запроса на покупку в качестве альтернативы более сложному процессу с запросом предложения. Запрос на покупку можно использовать для установления условий, таких как цены, скидки и дата поступления заказа. Если поставщики настроены для использования портала поставщика, функциональность запросов на покупку отключена. Вместо этого заказ публикуется на портале поставщика и, когда поставщику отправляется заказ подтверждения, поставщик может напрямую подтвердить заказ.

Каталоги поставщиков можно использовать для сбора информации об ассортименте продуктов, которые могут поставлять поставщики. Поставщики могут публиковать свои собственные каталоги, — в этом случае поддерживать актуальность каталогов легче. К продукту можно прикрепить список утвержденных поставщиков; это может помочь в выборе поставщиков при открытии новых заказов на покупку и предотвратить обращение к случайным поставщикам.

Закупки

Заказы на покупку можно создавать несколькими различными способами, в том числе:

• В качестве одного из результатов сводного планирования, в ходе которого была выявлена потребность, требующая закупки. В ходе этого процесса формируются запланированные заказы на продажу, а после их выпуска формируются заказы на продажу.
• Посредством обработки заявок на покупку, что приводит к закупке продуктов.
• Посредством обработки договоров покупки, когда заказы на покупку создаются как выпущенные заказы на основе договоров. Обычно это используется в случаях, когда договора покупки представляют собой контракты по покупке.
• Вручную, когда созданный заказ на покупку не основывается на другом документе.

Заказы на покупку, для которых настроены рабочие процессы утверждения покупки, требуют утверждения, прежде чем они будут записаны как утвержденные; только после этого возможна дальнейшая обработка заказа.

Подтверждение заказа на покупку означает, что с поставщиком достигнуто соглашение. После этого заказ на покупку постепенно проходит через другие состояния, прежде чем в конечном итоге по нему не будет выставлена накладная или от не будет отменен.

Когда вы создаете заказ на покупку, многие из полей автоматически заполняются значениями, которые по умолчанию берутся из информации о поставщике, сохраненной на странице Поставщики. Это значит, что в заказе на покупку вам нужно заполнить достаточно небольшое количество полей, хотя при желании вы можете заменить значения, подставленные по умолчанию.

Цены и скидки

Цены и скидки включают информацию о ценах, скидках и условиях ретробонусов, предлагаемых поставщиком. Цены и скидки могут быть представлены как коммерческие соглашения. Коммерческие соглашения представляют собой списки с ценами или скидками и имеют конкретный набор дат, когда действует соглашение. Цены и скидки могут быть оговорены и представлены посредством договоров покупки, где может быть оговорено обязательство купить определенный объем или на определенную сумму в качестве предварительного условия для действия положений в договоре. Соглашения о ретробонусах можно создавать с поставщиками, приобретение у которых определенных продуктов или групп продуктов может давать право на получение ретробонуса от поставщика в зависимости от суммы или объема покупки.

Варианты поставки

Существуют различные варианты для процесса доставки, связанного с заказом на покупку. Заказанные продукты можно разбивать на графики поставки, т. е. планировать поставку частей заказанного количества на разные даты. Поставка может также предполагать прямую поставку, инициируемую из заказа на продажу, что позволяет автоматизировать формирование отборочной накладной по заказу на продажу одновременно с записью поступления продукта по заказу на покупку. Заказы на покупку могут также быть частью цепочки внутрихолдинговых заказов, также называемых внутрихолдинговыми заказами на покупку, где продукты заказываются из соответствующего внутрихолдингового заказа на продажу. В этой ситуации некоторые шаги в двух связанных внутрихолдинговых заказах автоматизированы.

Дополнительные номенклатуры

Продукты можно настроить так, чтобы они включали дополнительные номенклатуры. Это позволяет предлагать продукты, связанные с заказанным продуктом. Дополнительные продукты могут обязательными или необязательными. В некоторых случаях дополнительные номенклатуры могут добавляться как бесплатные продукты, которые даются к покупке других продуктов.

Накладные расходы по заказу на покупку

Заказу на покупку могут быть назначены накладные расходы. Это может происходить автоматически путем настройки автоматических накладных расходов, либо накладные расходы можно добавлять вручную. Накладные расходы могут быть назначены заказу на уровне заголовка или на уровне строки заказа. Учет накладных расходов может быть настроен по-разному. Например, накладные расходы могут засчитываться в стоимость продукта. В этом случае накладные расходы должны быть назначены на уровне строки заказа, прежде чем заказ можно будет подтвердить. Существует вариант, который помогает распределять накладные расходы из заголовка заказа по строкам.

Поступление продуктов и создание накладных

Заказы на покупку, которые включают физические продукты, обычно требуют регистрации поступления на склад, после чего для заказа регистрируется поступление продуктов. Заказы на покупку с продуктами, которые выполняют заявки, можно настроить так, чтобы сотрудник, который затребовал продукты, также должен был предоставить подтверждение получения.

Некоторые заказы на покупку включают продукты, представляющие собой услуги или другие нефизические продукты, для которых поступление на склад не требуется. Для таких заказов продукты можно создавать как услуги или как категории закупаемой продукции, которые можно будет использовать непосредственно в заказе на покупку. Для таких заказов учет поступления продуктов иногда пропускается, и накладная по заказу создается непосредственно, или же регистрация поступления продуктов производится в заказе на покупку без предварительной регистрации получения.

Поступление продуктов может привести к их автоматическому потреблению для какой-либо конкретной цели. Это включает подразумеваемое потребление при прямой поставке, потребление в счет проекта или учет продукта как основного средства.

Когда от поставщика поступают накладные поставщика, они сначала могут быть зарегистрированы в реестре накладных без привязки к заказу на покупку, а позднее быть утверждены как запись по заказу на покупку. Запись накладной поставщика по заказу на покупку предполагает сопоставление поступления продуктов с накладной.

В заказе на покупку может быть задано распределение по бухгалтерским счетам, которое определяет, как должен производиться учет в главной книге, а также может определять, как получить распределение бюджетных фондов, если ваша конфигурация это предусматривает.

Создание накладных по заказам на покупку приводит к записи обязательства по счету поставщика в модуле "Расчеты с поставщиками", где можно обработать платеж поставщику.

Производительность поставщика

Оценка результатов закупочной деятельности производится посредством отчетов по закупкам и расчетам с поставщиками, которые включают в себя анализ расходов и анализ эффективности поставщиков.