Обзор заказа на покупку
В этой статье приводятся общие сведения о заказах на покупку и ссылки на другие статьи, связанные с различными стадиями хода выполнения заказа на покупку.
Заказ на покупку — это документ, представляющий соглашение с поставщиком на покупку товаров или услуг. Документ также помогает отслеживать поступления продуктов, которые сделаны в отношении заказа и далее выполнять учет накладных поставщика по заказу.
На странице Заказы на покупку приводится обзор доступных заказов, здесь же можно изменять эти заказы. При открытии заказа на покупку можно выбрать представление Заголовок, содержащее информацию, которая указывается только один раз для каждого заказа на покупку, например сведения о поставщике. Либо можно выбрать представление Строки, в котором можно изменить строки заказа. Как правило, вы будете переключаться между этими двумя представлениями при изменении заказов на покупку. Накладные расходы не указываются непосредственно на странице Заказы на покупку, но доступ к ним осуществляется из меню в заголовке и строках заказа.
Существует множество отчетов, в которых можно просмотреть сведения о заказа на покупку, отборочных накладных и накладных поставщика. Эти отчеты находятся в модулях Закупки и источники и Расчеты с поставщиками.
В рабочих областях Подготовка заказа на покупку и Получение и обработка заказа на покупку можно просмотреть списки заказов на покупку в различных состояниях их хода выполнения. Они также предоставляют сводку по действиям, которые необходимо выполнить. Рабочая область Подготовка заказа на покупку ориентирована на создание заказа на покупку, а также проверку и обработку заказа путем утверждения и подтверждения у поставщика. Рабочая область Получение и обработка заказа на покупку предназначена в первую очередь для обработки приемки товаров или услуг по заказам на покупку. В ней содержатся списки, которые дают представление о просроченных приходах или приходах, которые скоро будут просрочены из-за поставки поставщиком. Эти рабочие области не используются для выполнения связанных действий поступления, которые выполняются на складе. Эти действия выполняются с помощью страниц в модулях Управление запасами и Управление складом. Обработка накладных поставщика должна осуществляться с помощью рабочей области Запись накладной поставщика; платежи должны выполняться с помощью рабочей области Платежи поставщику.
В следующих статьях приводится обзор различных стадий хода выполнения заказа на покупку:
- Создание заказов на покупку
- Утверждение и подтверждение заказов на покупку
- Поступление продуктов по заказам на покупку
- Обзор накладных поставщика
Типы заказов на покупку
Есть три типа заказов на покупку: При создании заказа на покупку необходимо указать тип. Можно настроить тип заказа по умолчанию для новых заказов на странице Параметры модуля "Закупки и источники".
| Тип заказа на покупку | Описание |
|---|---|
| Журнал | Используйте этот тип для создания черновика заказа. Этот тип не влияет на количество запасов и не используется для создания проводок по запасам. Строки журнала заказов на покупку не включаются в сводное планирование. |
| Заказ на покупку | Используйте этот тип для создания заказов на покупку при подтверждении заказов у поставщика и при обработке заказов с помощью поступления и выставления накладных до платежа поставщику. Этот тип заказа на покупку является наиболее распространенным. |
| Возвращенный заказ | Используйте этот тип при возврате товаров поставщику. Для этого типа заказа необходимо указать номер разрешения на возврат материалов (RMA), представленный поставщиком. Укажите номер RMA на вкладке Общее заказа на покупку. В строках заказа должны быть указаны отрицательные количества. |
Статусы заказа на покупку
Заказы на покупку включают несколько полей статуса, указывающие ход выполнения заказа. Все эти поля отображаются в представлении Заголовок заказа, а некоторые из них также доступны в обзоре сетки всех заказов. Поле Статус заказа на покупку показывает статус для количеств в заказе. Доступны следующие значения:
- Открытый заказ — заказы были созданы, и количества заказаны.
- Получено — все количество по заказу получено, но накладная по нему еще не выставлена.
- Оприходовано — накладная выставлена на все количество по заказу. Если заказ получен частично или накладная по заказу выставлена частично, статусы Получено и Оприходовано неприменимы. Таким образом, заказ по-прежнему будет иметь статус Открытый заказ.
- Отменено — заказ был подтвержден, но позже был отменен. Таким образом, этот статус указывает, что в заказе больше не существует открытых количеств.
Поле Статус документа позволяет быстро просмотреть ход выполнения заказа в отношении обработанных документов. Оно показывает статус последних документов, заполненных по заказу. Доступны следующие значения:
- Нет — документ еще не был обработан для заказа.
- Запрос на покупку — был создан запрос на покупку, и ожидается отзыв от поставщика по заказу.
- Заказ на покупку — подтверждение обработано для заказа.
- Поступление продуктов — поступление продуктов обработано для заказа.
- Накладная — рассчитана накладная по заказу.
Поле Статус утверждения используется, когда заказ на покупку проходит процесс проверки или workflow-процесс. Доступны следующие значения:
- Черновик, На рассмотрении и Отклонено — эти статусы используются только, если используется workflow-процесс утверждения для заказа на покупку.
- Утверждено — это статус присваивается заказам, по которым завершен workflow-процесс утверждения. Заказы, созданные без использования workflow-процесса утверждения, получают статус Утверждено немедленно.
- На внешнем рассмотрении — этот статус используется в сценариях, в которых запрос на покупку отправлен поставщику, чтобы поставщик мог подтвердить условия заказа на покупку. Этот статус также используется в процессе, который инициируется действием Запрос подтверждения. Для этого процесса поставщик должен подтвердить условия заказа на покупку, для чего он должен подключиться к вашей системе и указать, подтверждает или отклоняет ли он заказ.
- Подтверждено — этот статус присваивается после подтверждения заказа. Обычно этот статус является последним статусом утверждения, который назначается заказу.