Поделиться через

Обзор политик закупок

  • Статья

Эта статья представляет информацию о политиках покупки. Политика закупок – это коллекция правил, управляющих обработкой заявок. Политики закупки помогают администраторам по закупкам реализовать их стратегию закупки путем создания структуры политики, соответствующей стратегическим потребностям организации в закупках.

Политика закупок состоит из набора правил политик. При определении правила политики необходимо сначала выбрать тип правила. Затем создается правило для типа правила: указываются параметры, начальная дата и конечная дата правила.

Например, администратор создает политику, выбирает тип правила Политики каталога, а затем добавляет правило политики каталога в политику. Это правило политики каталога указывает, что каталог Adventure необходимо использовать для внутренней закупки. После того как политика закупок связана с конкретной организацией, сотрудники этой организации видят каталог Adventure при создании заявок.

Назначение политик организациям

Прежде чем политика вступит в силу, ее необходимо связать с организацией. Политики закупок связаны с назначением иерархии Внутренний контроль закупаемой продукции. Поэтому политики закупок применяются только к организациям в иерархиях, которые имеют назначение иерархии Внутренний контроль закупаемой продукции. Также можно выбрать организации из неструктурированного списка юридических лиц в таблице CompanyInfo. Эти юридические лица указаны в структуре политик как "Компании".

Определение правил для применения

В зависимости от настройки политик закупок несколько правил может повлиять на работу пользователей в организации. Следующие примеры иллюстрируют различные способы настройки политик закупок и указывают, как применяются эти политики во время обработки проводки.

Пример 1. Простая конфигурация политики закупок

Малые организации с менее сложной структурой могут настроить политики закупок по юридическому лицу и использовать только организационную иерархию "Компании".

Для предприятия малого бизнеса Fabrikam потребностей в закупках в разных подразделениях организации различаются незначительно. Правила закупки разнятся только среди юридических лиц организации. Например, сотрудники компании Fabrikam США и Канады приобретают товары и услуги из разных каталогов и от разных поставщиков. Поэтому Fabrikam настроит свои политики закупок на уровне юридических лиц.

Fabrikam создает 2 политики закупок. Политика А применяется к ее юридическому лицу в США, 1111. Политика B применяется к ее юридическому лицу в Канаде, 2222. Когда сотрудник юридического лица 1111 создает заявку на покупку, правила политики извлекаются из политики A. Например, каталог продукции, который видит сотрудник, указан в правиле политики каталогов для политики A.

Когда сотрудник юридического лица 2222 создает заявку на покупку, используются правила политики из политики B.

Примечание. Если сотрудник юридического лица 1111 приобретает номенклатуру от имени сотрудника юридического лица 2222, используются правила политики, указанные для юридического лица 2222 (т. е., правила политики из политики B).

Пример 2. Сложная конфигурация политики закупок

В предыдущем примере все правила закупок определялись в единой организационной иерархии, в данном случае — в организационной иерархии "Компании". Однако организация со сложной структурой может определять политики для большого числа организационных иерархий.

Contoso — это крупная компания, которая требует сложных правил закупок для контроля над закупочным процессом. В компании Contoso определены правила для двух различных иерархий организации: контроль закупок на уровне подразделений и глобальный контроль закупок.

Политика 123 определена для организационной иерархии "Подразделение" для подразделения сбыта из Великобритании. В политике 123 правило контроля над заявками на покупку указывает, что необходимо применить ограничения на минимальное количество заказа. В этом правиле установлен флажок Применить ограничения по минимальному количеству заказа.

Политика 456 определена для организационной иерархии глобального управления закупками для отдела продаж и маркетинга. В политике 456 правило контроля над заявками на покупку не указывает, что необходимо применить ограничения на минимальное количество заказа. В этом правиле флажок Применить ограничения по минимальному количеству заказа снят.

Сэм работает в отделе продаж Великобритании в британском офисе Contoso. К подразделению Сэма применимы политики для организационной иерархии "Подразделение" и "Глобальный контроль закупок". Если Сэм создает заявку на покупку, система должна определить, какую политику нужно применить. Системный администратор настраивает параметры политики закупок, чтобы указать, что политики закупок необходимо применить в следующем порядке приоритета:

  1. Глобальное управление закупками
  2. Подразделение
  3. Компании.

Поэтому политика 456 применяется к заявке на покупку, которую создает Сэм, и минимальный объем заказа для этой заявки на покупку не требуется.

Правила политики

Правило политики для каталога

Правило политики каталога определяет, какой каталог закупаемой продукции пользователи видят при создании заявок на покупку. Если пользователю предоставлено разрешение заказывать продукты от имени другого пользователя, заявка использует правило политики каталога, которое указано для юридического лица и операционной единицы инициатора запроса, чтобы определить, какой каталог будет отображаться. Перед определением правила политики каталога необходимо создать и опубликовать каталог закупаемой продукции.

Правило политики доступа к категории

Правило политики доступа к категориям определяет, к каким категориям имеют доступ пользователи, когда они создают заявки на покупку. Если никакое правило не определено, то все категории поставки можно добавить в заявку на покупку.

  1. Установите флажок Включить родительское правило, чтобы применить правило политики доступа к категории родительской организации к категории.
  2. На панели Доступные категории выберите категории, к которым применяется правило. После выбора категории все категории, находящиеся выше в иерархии, также будут добавлены в список Выбранные категории.
  3. Установите флажок Включить подкатегории, чтобы применить правило для всех подкатегорий выбранной категории.

Правило политики категории

Правило политики категории определяет, как пользователи могут выбирать поставщиков для каждой категории. Оно также определяет требования для процессов получения и выставления счетов.

Правило повторного утверждения для заказов на покупку

Правила повторного утверждения — это необязательное правило, которое определяет критерии для требования повторного утверждения при внесении изменений в заказ на покупку. Выбранные поля оцениваются в workflow-процессе заказа на покупку, если в workflow-процессе настроено условие "Требовать повторного утверждения заказа на покупку".

Примечание

Распределение по бухгалтерским счетам всегда сбрасывается при изменении утвержденного заказа на покупку с включенным управлением изменениями. Поэтому следует иметь в виду, что если вы хотите избежать повторного утверждения заказа на покупку при изменении определенных полей, поле "Распределение по бухгалтерским счетам.изменено" НЕ должно быть включено в выбранные поля для повторного утверждения.

Правило запроса предложения по заявкам на покупку

Правило запроса предложения по заявкам на покупку — правило, которое определяет критерии, определяющие необходимость запроса предложения для строки заявки на покупку. Если строка соответствует условиям, то в строке заявки появляется штамп «неофициальный запрос предложения» или «официальный запрос предложения».

Правило управления заявками на покупку

Правило управления заявками на закупку для заявок типа потребление является необязательным правилом. Когда вы создаете правила этого типа, вы можете установить варианты на различных вкладках:

  • На вкладке Отправка рабочего процесса можно настроить поля, которые требуется ввести в строку заявки для заявки, которую нужно отправить на утверждение.
  • На вкладке Количества заказов вы можете установить поля, которые необходимы в заявках на покупку при определенных условиях. Вы можете также принудительно задать количества заказа.
  • На вкладке Даты вы можете установить, совпадает ли дата учета с запрошенной датой
  • На вкладке Адрес вы можете определить, разрешено ли пользователю создавать новые адреса в системе для того, чтобы применить их к заявке на покупку.

Правило назначения заявки

Правило цели заявки — это необязательное правило, которое определяет тип цели заявки, позволенной для конкретного юридического лица. Если иная цель не оговорена в этом правиле, заявки автоматически имеют назначение Потребление, когда они создаются.

Правило политики доступа к категории пополнения

Правило политики доступа к категории пополнения — это дополнительное правило, которое определяет продукты, доступные для выполнения требования заявки для конкретного юридического лица, когда цель заявки — Пополнение.

Правило контроля пополнения

Правило контроля пополнения — это дополнительное правило, которое определяет поля в строке заявки, которые требуется ввести для заявки, которую нужно отправить на утверждение, когда целью заявки является Пополнение.

Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса

Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса определяет правила политики, которые используются, когда заказ на покупку создан из одобренной заявки на покупку. Когда вы создаете правила этого типа, вы можете установить варианты на различных вкладках:

  • На вкладке Разбиение заказа на покупку вы можете определить критерии для разделения строк заявки на покупку на отдельные заказы на покупку.

  • На вкладке Перенос цены/скидки вы можете определить, когда рассчитать заново согласование цены при создании заказа на покупку:

    • Только при отсутствии коммерческого соглашения — цены и скидки перемещаются из заявки на покупку только при отсутствии соответствующего коммерческого соглашения или базовой цены. Если коммерческое соглашение или базовая цена существуют для номенклатуры или поставщика, цены и скидки пересчитываются на основе коммерческого соглашения или базовой цены и применяются к заказу на покупку. Если не указано иное, это поведение по умолчанию.
    • Всегда — цены и скидки всегда переносятся из заявки на покупку.

    Можно также разрешить инициатору запроса изменить метод перемещения цены и скидки для отдельных строк заявки на покупку независимо от определенного правила перемещения цены/скидки. Установите флажок Разрешить переопределение вручную для отдельных строк заявки на покупку, чтобы включить эту функцию.

  • На вкладке Перенос описания номенклатуры вы можете перенести описание из заявки, если она создана на основе запроса предложения.

  • На вкладке Допустимое отклонение по цене можно определить правила, которые используются, чтобы направить утвержденные заявки на покупку обратно в процессе проверки, когда цена номенклатуры в каталоге закупаемой продукции увеличивается. Задайте максимальную сумму, которую чистая сумма для номенклатуры строки в заявке на покупку может увеличить между утверждением заявки на покупку и созданием заказа на покупку. Чистая сумма вычисляется по следующей формуле: ([Количество × (Цена единицы – Скидка) ÷ Единица измерения цены] + Накладные расходы по покупке) × (100 – Процент скидки) ÷ 100 Строки заявки на покупку, которые превышают установленный допуск цены, отправляются на ручную обработку. Правила, настраиваемые на вкладке Обработка ошибок, определяют способ обработки строк заявки на покупку.

  • На вкладке Обработка ошибок можно настроить правило обработки, которое применяется к заявке на покупку, если она не проходит проверку во время создания заказа на покупку из-за ошибки поставщика или ошибки допустимых отклонений по цене. Выберите один из следующих вариантов:

    • Нет действия — строки заявки на покупку остаются на странице Выпуск утвержденных заявок на покупки. Статус строк заявки на покупку остается Утверждено. Однако ошибки должны быть разрешены перед созданием заказа на покупку для строк заявки на покупку.
    • Отменить строку заявки на покупку — строки заявки на покупку отменяются. Инициатор запроса может создать новую заявку на покупку для отмененных строк, если ему еще требуется запросить номенклатуры строк.
    • Создать новую строку заявки на покупку — строки заявки на покупку отменяются. После этого создаются новые заявки на покупку, содержащие только те строки заявки на покупку, которые не прошли проверку. Созданные новые заявки на покупку получают статус Черновик. Эти заявки на покупку могут быть повторно отправлены на проверку после разрешения ошибок. Составитель строк заявки на покупку получает уведомление об отмене строк и создании новых заявок на покупку для строк заявки на покупку, которые не прошли проверку.

  • На вкладке Создание заказа на покупку вручную можно задать параметры, которые определяют необходимость ручной обработки заявки на покупку или возможность автоматической конвертации в заказ на покупку. Параметры могут применяться для номенклатур внутреннего каталога, номенклатур внешнего каталога или номенклатур не из каталога. Выберите один из следующих вариантов:

    • Создавать заказы на покупку вручную — вручную создайте заказы на покупку для всех заявок на покупку.
    • Автоматически создавать заказы на покупку — автоматическое создание заказов на покупку для всех утвержденных заявок на покупку. Заявки на покупку, удерживаемые для создания заказа на покупку вручную, отсутствуют.
    • Автоматически создавать заказы на покупку за исключением таких условий — вручную создайте заказы на покупку для заявок на покупку, которые соответствуют заданным критериям. Все остальные утвержденные заявки на покупку автоматически преобразуются в заказы на покупку. Если выбрать Автоматически создавать заказы на покупку за исключением таких условий, можно добавить категории закупаемой продукции и поставщиков для определения того, какие утвержденные строки заявок на покупку направляются на ручную обработку. Данный параметр может применяться для номенклатур внутреннего каталога, номенклатур внешнего каталога и номенклатур не из каталога. При выборе категории закупаемой продукции также выбираются все подкатегории такой категории. Выберите параметр Все, чтобы конкретный тип строки заявки на покупку направлял все строки данного типа строки на ручную обработку.

    Если необходимо автоматическое создание заказов на покупку из утвержденных заявок на покупку, когда запущено пакетное задание для создания заказов на покупку, установите флажок Выполнить автоматическое создание заказа на покупку как пакетное задание. Этот параметр применяется только для заявок на покупку, которые не требуют ручной обработки. За счет автоматического создания заказа на покупку в виде пакетного задания можно запланировать это действие на период наименьшего потребления ресурсов. Если в строках заявки на покупку установлен флажок Требуется предоплата, установите флажок При настройки заявки для предоплаты, если нужно направлять на ручную обработку все утвержденные заявки на покупку. Заявки на покупку, подлежащие ручной обработке, можно фильтровать для просмотра только тех строк заявки на покупку, которые требуют предоплаты.

  • На вкладке Консолидация спроса можно указать параметры, которые определяют возможность направления заявок на покупку с ручной обработкой на консолидацию заявки на покупку. Параметры могут применяться для номенклатур внутреннего каталога, номенклатур внешнего каталога или номенклатур не из каталога. Выберите один из следующих вариантов:

    • Не разрешать консолидацию спроса — никакие одобренные строки заявки на покупку не подходят для консолидации спроса. Этот параметр выбирается по умолчанию и применяется только к строкам заявки на покупку, которые требуют ручной обработки для создания заказа на покупку.
    • Всегда разрешать консолидацию спроса — все одобренные строки заявки на покупку подходят для консолидации спроса. Примечание. Если вы выбрали вариант Всегда разрешать консолидацию спроса на вкладке Консолидация спроса, но выбрали вариант Автоматически создавать заказы на покупку на вкладке Создание заказа на покупку вручную, все заявки на покупку направляются на ручную обработку.
    • Разрешать консолидацию спроса при таких условиях — определите критерии, которые определяют, могут ли одобренные строки заявки на покупку использоваться для консолидации спроса. Для каждого типа строки заявки на покупку можно задать критерии по категории закупаемой продукции и поставщику. Если выбрано Разрешать консолидацию спроса при таких условиях, можно задать критерии по категории закупаемой продукции и поставщику для каждого типа строки заявки на покупку. При выборе категории закупаемой продукции также выбираются все подкатегории такой категории. Если выбран параметр Все для конкретного типа строки, все строки заявки на покупку с таким типом строки подлежат консолидации спроса.