Примечание.
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать войти или изменить каталоги.
Для доступа к этой странице требуется авторизация. Вы можете попробовать изменить каталоги.
В этой статье описываются workflow-процесс заявки на покупку и различные возможные статусы заявки на покупку.
В зависимости от настройки организации имеется возможность создания заявок на покупки для продуктов, используемых в организации. Заявка на покупку является внутренним документом, разрешающим отделу закупок приобретение номенклатур или услуг.
После одобрения заявки на покупку вы можете использовать его для создания заказа. Заказы на покупку являются внешними документами, которые отдел закупок передает поставщикам.
Создание заявок на покупку
Создайте заявку на покупку на странице «Мои заявки на покупку » и выберите нужные товары и услуги. Вы можете выбрать товары из каталога закупок, созданного вашей организацией, или запросить товары, которых нет в каталоге, выбрав категорию закупок и введя детали продукта.
Прежде чем отправить заявку на покупку на рассмотрение, необходимо настроить необходимые рабочие процессы. Для перемещения заявки на покупку по процессу рассмотрения с начального статуса Черновик до конечного статуса Утверждено требуется workflow-процесс.
Статусы заявок на закупку
Когда вы создаёте заявку на покупку, система присваивает ему статус. Система также присваивает статус каждой строке, которую вы добавляете к заявке на покупку. Когда вы подаёте заявку на покупку в рабочий процесс для проверки, система обновляет статус заявки на покупку и статус каждой линии по мере прохождения линии в процессе рабочего процесса.
Можно настроить процесс документооборота заявок на покупку, чтобы направлять заявку на покупку в процессе проверки как отдельный документ. В качестве альтернативы вы можете направлять строки заявки на покупку по отдельности соответствующим проверяющим. Если линии заявок на покупку рассматриваются отдельно, система может обновлять статус каждой линии запроса на покупку по мере прохождения процедуры проверки. Когда все линии завершают процесс проверки и не остаётся ни одного этапа проверки для запроса на покупку, система обновляет статус всей заявки на покупку.
Workflow-процесс для заявок на покупку
Следующая диаграмма показывает статусы, которые система присваивает заявке на покупку и строке запроса на покупку по мере их прохождения в процессе рабочего процесса.
Заголовок заявки на покупку и отношения статуса строки
Общий статус заявки на покупку зависит от статуса линий заявок на покупку. Поэтому вы должны пройти процесс проверки всех строк заявок на покупку, прежде чем завершить процесс проверки по всей заявке на покупку. В следующей таблице описываются статусы, назначаемые для заголовка заявки на покупку и строки по мере прохождения workflow-процесса заявкой на покупку.
| Статус заявки на покупку | Статус строки заявки на покупку | Description |
|---|---|---|
| Черновик | Черновик | Заявка на покупку и строки заявки на покупку были созданы, но не были отправлены на рассмотрение. Вы можете изменять заявки на покупку и строки заявок на покупку, имеющие статус Draft. Заявка на покупку или строка заявки на покупку также может иметь статус Черновик, если она отозвана и не была повторно отправлена на рассмотрение. Примечание. Отправить или отозвать заявку на покупку можно на уровне документа. Однако нельзя отправить или отозвать отдельную строку заявки на покупку. |
| На рассмотрении |
|
Если рабочий процесс настроен на маршрутизацию строк заявок на покупку к отдельным рецензентам, каждая строка может иметь статус «В рассмотрении » или «Отклонено». Статус заявки на покупку обновляется после завершения процесса проверки по всем линиям заказа на покупку, и этапов проверки для запроса на покупку не осталось.
Если вы повторно подаёте заявку на покупку, которая была отклонена, процесс проверки начинается заново для всех строк заявки на покупку, которые ещё находятся на рассмотрении. Примечание: Вы можете вспомнить заявку на покупку, которую уже подали. Когда вы отзы́ваете заявку на закупку, вы также отзы́ваете все остальные строки заявки на закупку. Вы можете удалить отозванные строки заявки на покупку. |
| Отклонено | Отклонено | Выбранную заявку на покупку и все строки заявки на покупку отклонили. Вы можете повторно отправлять отклонённые заявки на покупку и строки заявок на покупку. |
| Утверждено |
|
Все строки заявки на покупку прошли процесс проверки и шагов проверки для заявки на покупку больше нет.
|
| Отменено | Отменено | Выбранную заявку на покупку и все строки заявки на покупку отменили. Примечание: Если вам больше не нужен товар, находящийся в очереди на покупку, вы должны отменить очередь на покупку, если она уже одобрена. Отменить можно только утвержденные строки заявки на покупку. Если какая-либо из строк заявки на покупку находится на рассмотрении, заявка на покупку имеет статус «На рассмотрении». В этом случае можно отозвать заявку на покупку и удалить соответствующую строку заявки на покупку. |
| Закрытые |
|
Заявка на покупку закрыта, и один или несколько документов выполнения были созданы.
Примечание: Если вам больше не нужен товар в линии заказа на покупку, которая закрыта, вы должны отменить строку в документе о выполнении, сгенерированном для линии заказа на покупку. |
Распределение затрат на несколько финансовых счетов
Стоимость продукта, включенного в заявку на покупку, можно распределить на несколько финансовых счетов. Если в организации используются аналитики, например центры затрат и подразделения, стоимость продукта можно распределить по аналитикам финансовых счетов.
Назначения заявок
Цели заявок делают процесс выполнения требований заявок более гибким. При создании заявки можно назначить ей одну из двух целей: потребление или пополнение. В зависимости от назначения заявки и настройки организации требование заявки может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном.
В политиках закупок можно контролировать цели заявки, доступные когда заявка создана для организации.
Заявки с целью потребления
Заявка с целью потребления представляет спрос на товары или услуги, которые ваша организация использует внутри компании. Спрос, который вызывает такой заказ, всегда удовлетворяется заказом на покупку. Если управление цепочкой поставок настроен для автоматического создания заказов на покупку, то заказы на покупку создаются после утверждения заявки на покупку.
Заявки с целью пополнения
Заявка с целью пополнения представляет требование для пополнения запасов. Например, вы создаёте заявку на пополнение товаров, чтобы продавать их в конкретном магазине в определённое время. Спрос, создаваемый таким типом заявки, может быть покрыт заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном.
Когда цель заявки — пополнение, требование выражается в терминах количества вместо денежной суммы. Поэтому учет бюджетных обязательств, бюджетный контроль, бизнес-правила для определения основных средств (БРЭД), учет проектов и другие связанные с этим правила не используются. Только продукты, учитываемые в запасах и отправляемые определенному юридическому лицу, могут выполнять требование заявки пополнения. Для определения продуктов, доступных, когда целью закупки является пополнение, используйте страницу Правило политики доступа к категории пополнения.
Чтобы использовать заявки на закупку, предназначенные для пополнения, настройте мастер-график с учетом спроса на заказы. Система автоматически определяет способ выполнения спроса, который возникает при таком запросе, на основе политики поставок, которые вы установили для товаров в вашей организации и спланировали с помощью мастер-планирования.
Заявки на покупку и запросы предложений.
В некоторых случаях необходимо начать процесс запроса на предложение (RFQ), чтобы определить поставщика и цену на товары, которые запрашиваются в заявке на покупку. Вы можете сформировать RFQ, когда заявка на покупку рассматривается. Когда вы принимаете предложение, система переносит в заявку на закупку информацию о поставщике, цене и других деталях.
Можно управлять тем, должна ли система обновлять поля основных средств при принятии предложения по запросу предложения для заявок на покупку, в которых используются бизнес-правила определения основных средств (BRAD). Чтобы установить эту опцию, следуйте следующим шагам (требуется версия управление цепочкой поставок 10.0.49 или новее):
- Выберите Закупки и источники>Настройка>Параметры модуля "Закупки и источники".
- Откройте вкладку «Заявка на покупку ».
- Установите для параметра Обновления полей основных средств на основе заявки запроса предложения одно из следующих значений:
- Да — пересмотрите классификацию активов и их учётную стоимость на основе принятого предложения по RFQ. Это значение является параметром по умолчанию.
- Нет — Перенести в заявку только цену из RFQ. Сохраняйте существующие бухгалтерские значения и резервы контроля бюджета.
Можно заблокировать заявку на покупку, установив флажок Заблокировано на странице Сведения о заявке на закупку. Обработку заявки на покупку можно продолжить только после снятия этого флажка для удаления блокировки.
Note
В электронных закупках запрос предложения для вашей заявки на покупку может позволять поставщикам добавить другие строки. В этом случае ваша заявка на закупку содержит утверждённые альтернативные варианты.
Консолидация спроса
Когда вы объединяете линии заявок на покупки из нескольких заявок, вы увеличиваете свои переговорные возможности с поставщиками. Вы можете получить более выгодные цены, снизить расходы на доставку и обработку, а также снизить накладные расходы.
Строки заявки на покупку подходят для консолидации спроса только при справедливости следующих утверждений.
- Заявка на покупку одобрена.
- Заявка на покупку соответствует критериям правила политики покупки для обработки вручную и консолидации спроса.
Страница заявок на одобренные закупки Release перечисляет линии одобренных заявок на покупку, соответствующие критериям ручной обработки. Если линия заявок на покупку также соответствует критериям консолидации спроса, вы можете добавить эту линию в возможность консолидации.
Возможность консолидации — это набор строк заявок на покупку, которые вы объединяете, чтобы специалист по закупкам мог договориться с поставщиками о наиболее выгодных условиях. Строки заявки на покупку, которые вы выбираете для возможности консолидации, появляются на странице Консолидация заявок на покупку. Вы можете изменить строки на этой странице, если изменения необходимы. Можно также добавить новые строки в возможность консолидации или удалить из нее существующие.
После добавления строк заявки в возможность консолидации и внесения требуемых изменений можно создать заказ на покупку для консолидированных строк заявки на покупку.
Note
Изменения, внесенные в строку заявки на покупку на странице Консолидация заявок на покупку, отражаются в созданном заказе на покупку. Однако в заявке на покупку строка остается без изменений, поэтому ее история сохраняется.
Чтобы создать заказ на покупку для строк заявки на покупку, которые не подходят для консолидации спроса или которые не выбраны для возможности консолидации, необходимо обработать эти строки вручную.
Консолидация строк заявки на покупку
Процесс консолидации спроса начинается с момента утверждения заявки на покупку в workflow-процессе и, если в организации настроен бюджетный контроль, записи резервирований бюджета и предварительных бюджетных обязательств. В следующей диаграмме показана схема процесса консолидации спроса.
Чтобы консолидировать утвержденные строки заявки на покупку, выполните следующие действия.
- Проверьте утвержденные строки заявки на покупку, которые удерживались для обработки вручную и подходят для консолидации спроса.
- Выберите строки для добавления в возможность консолидации.
- Создайте новую возможность консолидации или добавьте строки заявки в существующую возможность консолидации.
- Примените все необходимые изменения к строкам заявки и удалите ненужные строки заявки, который больше не требуется включать в возможность консолидации.
- Создайте заказы на покупку для консолидированных строк заявки или для строк заявки на покупку в возможности консолидации.