Настройка и ведение совместной работы с поставщиками

Примечание

Вместо Azure Active Directory теперь используется Microsoft Entra ID. Подробнее

Интерфейс для совместной работы с поставщиками предоставляет ограниченный набор информации внешним пользователям поставщиков о заказах на покупку, накладных и складе коносамента. С помощью этого интерфейса поставщик может также отвечать на запросы предложений (RFQ) и просматривать и изменять основную информацию о компании.

В этой статье описывается, как настроить совместную работу поставщика в Dynamics 365 Supply Chain Management. В нем также объясняется, как настроить рабочий процесс, чтобы подготавливать новых пользователей совместной работы с поставщиками и управлять ролями безопасности этих пользователей.

Настройка ролей безопасности совместной работы с поставщиками

Специалист по закупке или поставщик с достаточными разрешениями могут запросить у контактного лица разрешение на подготовку в качестве пользователя, включив Подгтовить пользователя поставщика в запись контактного лица. Во время процесса подготовки для нового внешнего пользователя выбираются разрешения пользователя, а затем отправляется новый запрос пользователя поставщика. Важно правильно настроить разрешения пользователя, которые доступны для выбора в запросе пользователя поставщика. В противном случае поставщику может быть предоставлен доступ к сведениям, к которым они не должны иметь доступа в Supply Chain Management.

Настройка ролей безопасности, доступных для выбора, когда для контактного лица используется новый запрос пользователя

1. Выберите Администрирование системы>Безопасность>Внешние роли.
2. Выберите Создать, а затем выберите роль безопасности и роль стороны Поставщик.

Возможно, потребуется добавить роли Администратор поставщика (внешний) и Поставщик (внешний), указанные в Supply Chain Management. Кроме того, можно использовать роли безопасности, созданные компанией.

Роль Администратор поставщика (внешний) следует сделать доступной только в том случае, если поставщики смогут создавать новые контакты, отправлять запросы пользователям совместной работы с поставщиками для новых пользователей, изменять сведения пользователей и обрабатывать эти запросы с помощью рабочего процесса.

Если планируется настройка контактов и пользователей поставщиков вручную, можно сделать доступной только Роль поставщика (внешний). Эта роль будет единственной ролью, которую можно запросить с помощью запроса пользователя поставщика.

Примечание

Примечание. Роль SystemUser устанавливается автоматически при создании новой учетной записи пользователя вручную. Поэтому необходимо удалить эту роль и назначить ей роль SystemExternalUser. Если новые учетные записи пользователей создаются с помощью бизнес-процесса, который инициируется запросом пользователя поставщика для подготовки нового пользователя, будет назначена одна или несколько ролей, настроенных для совместной работы с поставщиками, и будет назначена роль SystemExternalUser.

Роль безопасности администратора поставщика (внешний)

Роль Администратор поставщика (внешний) можно использовать для внешних поставщиков, которые сохраняют контактную информацию о поставщике и делают запросы для подготовки новых пользователей для совместной работы поставщиков. Внешние пользователи, имеющие эту роль безопасности, могут выполнять следующие задачи:

• Просмотр и изменение сведений контактного лица, таких как должность лица, адрес электронной почты и номер телефона.
• Добавление нового или существующего контактного лица в учетные записи поставщика, для которых они являются контактами.
• Удаление любого контактного лица, которое было создано.
• Активация или деактивация связи между контактным лицом и учетной записью поставщика. После деактивации связи между контактным лицом и учетной записью поставщика в новых заказах на покупку или других документах обращение к контактному лицу невозможно.
• Запрещает или разрешает контактному лицу доступ к документам через интерфейс совместной работы с поставщиками, которые относятся к учетной записи поставщика. После деактивации связи между контактным лицом и учетной записью поставщика доступ к документам, относящимся к данному счету поставщика, всегда запрещается.
• Запрос новой учетной записи пользователя для контактного лица с помощью действия Подготовка пользователя.
• Запрос на деактивацию учетной записи пользователя контактного лица.
• Запрос на изменение учетной записи пользователя контактного лица для добавления или удаления ролей безопасности.
• Просмотр RFQ.

Роль безопасности поставщика (внешний)

Роль Поставщик (внешний) можно использовать для внешних поставщиков, которые будут работать с заказами на покупку. Внешние пользователи, имеющие эту роль безопасности, могут выполнять следующие задачи:

• Обратный ответ и просмотр сведений о заказах на покупку.
• Ведение накладных по совместной работе с поставщиками.
• Просмотр консигнационных запасов.
• Просмотр и реагирование на RFQ.
• Просмотр информации о поставщике.

Настройка ролей безопасности, используемых при подготовке потенциальных поставщиков

До адаптации поставщиков, которые инициируются с помощью запроса регистрации потенциального поставщика, необходимо настроить внешнюю роль безопасности. Эта роль будет назначена новым пользователям во время процесса подготовки, управление которым осуществляется с помощью бизнес-правил типа Workflow-процесс запроса пользователя (платформа). Дополнительные сведения см. в разделе Настройка бизнес-правил для обработки запросов пользователей по совместному сотрудничестве с поставщиками далее в этой статье.

Сведения о том, как адаптировать потенциальных поставщиков, см. в разделе Адаптация поставщиков.

Настройка роли безопасности, которая используется при отправке нового запроса пользователя потенциального поставщика

1. Выберите Администрирование системы>Безопасность>Внешние роли.
2. Выберите Создать, а затем выберите роль безопасности и роль стороны Потенциальный поставщик.

Следует добавить роль Потенциальный поставщик (внешний), которая имеется в Supply Chain Management.

Роль безопасности предоставит доступ только для нового мастера регистрации поставщиков.

Настройка бизнес-правил для обработки запросов пользователей по совместному сотрудничеству поставщиков

Чтобы гарантировать завершение всех соответствующих задач и наличие соответствующих утверждений, необходимо настроить бизнес-правила для обработки запросов пользователей по совместной работе с поставщиками.

Запросы пользователя по совместной работе с поставщиками отправляются либо внешними поставщиками, которые имеют роль безопасности Администратор поставщика (внешний) или с аналогичными разрешениями или специалистами по закупке в вашей компании. Они также могут генерироваться в запросах регистрации потенциальных поставщиков во время процесса адаптации поставщиков.

Есть три типа запросов:

• Запросы для подготовки нового пользователя
• Запросы на деактивацию существующего пользователя
• Запросы на изменение ролей безопасности существующего пользователя

Дополнительные сведения о запросах пользователей совместной работы с поставщиками, см. в разделе Ведение пользователей совместной работы с поставщиками.

Необходимо создать два или более workflow-процесса для обработки всех трех типов запросов пользователей по совместной работе поставщиков. Новые бизнес-правила создаются на странице Workflow-процессы пользователя.

Пример workflow-процесса для подготовки новых пользователей и изменения ролей безопасности

Чтобы обрабатывать запросы пользователей по поставщикам для создания новых пользователей и изменения ролей безопасности, можно поместить условие ветвления в начале workflow-процесса. Таким образом, используется другая ветвь workflow-процесса в зависимости от того, должен ли запрос создавать нового пользователя или изменять существующего пользователя.

Чтобы настроить ветвление, создайте новый workflow-процесс типа Workflow-процесс запроса пользователя (платформа). Ветви этого workflow-процесса могут содержать следующие элементы:

Ветвление для подготовки новых пользователей

1. Назначьте задачу утверждения лицу, ответственному за утверждение того, что новым пользователям должен быть предоставлен доступ к сведениям о совместной работе с поставщиками.

2. Назначьте задачу лицу, ответственному за создание учетных записей пользователей Microsoft Entra на портале Azure. Для этого шага используется предопределенная задача Отправка приглашения пользователю Azure B2B. Пользователи B2B могут быть автоматически экспортированы в Microsoft Entra ID. Используйте заранее определенное Подготовка пользователя Microsoft Entra B2B. Дополнительные сведения см. в разделе Экспорт пользователей B2B в Microsoft Entra ID.

3. Назначение задачи утверждения лицу, которое отправляется в Azure. Если учетная запись не была создана успешно, этот человек отклоняет задачу и завершает рабочий процесс. Эту задачу утверждения можно пропустить, если вы включили шаг, который автоматически экспортирует новые учетные записи пользователей в Azure с помощью интерфейса API B2B.

4. Добавление автоматизированной задачи, которая подготавливает нового пользователя. Для этого шага используется предопределенная задача Автоматическая подготовка пользователя.

5. Добавление задачи, уведомляющей нового пользователя. Может возникнуть необходимость отправить новому пользователю приветственное письмо, содержащее URL-адрес для Supply Chain Management. Этот адрес электронной почты может использовать шаблон, созданный на странице Сообщения электронной почты, а затем выбрать на странице Параметры рабочего процесса пользователя. Шаблон может содержать тег %portalURL%. Когда будет создано приветственное сообщение электронной почты, этот тег будет заменен URL-адресом клиента Supply Chain Management.

   Примечание

   Этот workflow-процесс можно использовать в нескольких сценариях, в которых используется адаптация пользователей. Например, это может использоваться, когда потенциальным поставщикам или контактным лицам требуется учетная запись для совместной работы с поставщиком. Поэтому сообщение электронной почты должно быть составлено как общее заявление, которое может использоваться для нескольких целей.

Ветвление для изменения ролей безопасности

1. Назначьте задачу утверждения лицу, ответственному за утверждение изменений в ролях безопасности.
2. Добавление автоматизированной задачи, которая добавляет или удаляет соответствующие роли безопасности. Для этого шага используется задача Автоматическая подготовка пользователя.

Пример workflow-процесса для деактивации пользователя

Создайте workflow-процесс типа Деактивация платформы запроса пользователя, а затем добавьте следующие задачи:

1. Назначьте задачу утверждения лицу, ответственному за прием запросов на деактивацию пользователей. Можно добавить условия для автоматизации этого шага утверждения.
2. Добавление автоматизированной задачи, которая деактивирует пользователя. Для этого шага используется задача Автоматическая деактивация пользователя.
3. Добавьте необходимые задачи по очистке. Например, можно добавить задачу, которая удаляет учетную запись из каталога на портале Azure.

Включение сотрудничества с поставщиками для определенного поставщика

Прежде чем создавать учетную запись пользователя для кого-либо, кто будет использовать совместную работу с поставщиками, вы должны настроить поставщика так, чтобы разрешить совместную работу. Подробные сведения о том, как это сделать, см. в разделе Совместная работа с поставщиками для работы с внешними поставщиками.

Устранение неполадок при подготовке новых пользователей к сотрудничеству с поставщиками

Новые пользователи по совместной работе поставщиков настраиваются с помощью бизнес-правил, настроенных для обработки пользовательских запросов на сотрудничество с поставщиками для типа Подготовить пользователя поставщика.

Если адрес электронной почты нового пользователя сотрудничества с поставщиком принадлежит домену, зарегистрированному в Azure как клиент (то есть, если это учетная запись управляемого домена), адрес электронной почты должен быть существующей учетной записью Microsoft Entra. В противном случае процесс подготовки невозможно завершить.

Для получения дополнительных сведений о процессе, который используется в задаче Отправка приглашения пользователю Azure B2B в бизнес-правиле для управления учетными записями Microsoft Entra, см. раздел совместная работа Microsoft Entra B2B.

Дополнительные ресурсы

Совместная работа с внешними поставщиками

Посмотрите краткий видеоролик о процессе адаптации поставщика: Адаптация нового поставщика