Создание заказа на покупку
В этой статье показано, как создать заказ на покупку вручную. Обычно заказы на покупку создаются автоматически в результате сводного планирования, прямой поставки и других процессов. Заказы на покупку обычно создаются специалистом по закупке. Приведенный здесь пример можно использовать в компании с демонстрационными данными USMF, используя значения, предложенные в примечаниях к различным шагам.
Создание заголовка заказа на покупку
Перейдите в раздел Закупки и источники > Заказы на покупку > Все заказы на покупку.
Выберите Создать.
Выберите счет поставщика US-101. При выборе поставщика сведения из записи поставщика, такие как адрес, счет в накладной, условия поставки и режим доставки, будут скопированы в качестве значений по умолчанию в заголовок заказа. Эти значения можно изменить в любое время.
Разверните раздел Общее.
- Поле Сайт вместе с полем Склад определяет, куда необходимо доставить приобретенные товары или услуги. Адрес доставки по умолчанию является сайтом. Оба поля можно заполнить значениями, настроенными для выбранного поставщика, либо их можно указать вручную.
- Поле Дата поступления используется, чтобы указать, когда должны быть доставлены приобретенные товары и услуги. Можно определить одну дату поступления для заказа либо можно задать уникальные даты поступления для отдельных строк заказа. Если указанную здесь дату поступления невозможно выполнить для конкретных продуктов или услуг, поскольку они имеют более длительное время упреждения, то эти строки создаются с более поздней датой поступления с учетом этого.
Разверните раздел Администрирование. Поле Приемщик заказа можно использовать, чтобы указать, кто размещает заказ. Это может быть удобно для совместного использования с поставщиком в случае, если нужно связаться с этим лицом. Значение в поле может быть назначено автоматически, если текущая учетная запись пользователя связана с именем на странице Пользователи.
Нажмите ОК. Заголовок заказа создан. При работе со строками заказа на покупку отображается только сводка сведений заголовка. Если необходимо просмотреть оставшиеся сведения, выберите Заголовок.
Добавление строки заказа на покупку
Выберите Строка заказа на покупку.
Выберите Аналитики. Продукты могут иметь варианты, которые отличаются по аналитикам, например цвету, размеру или стилю. Продукты также можно настроить для использования аналитик хранения, таких как сайт и склад. Кроме того, существуют дополнительные аналитики отслеживания, например партия и серийные номера. Для повышения эффективности ввода заказа можно добавить поля аналитик, которые используются чаще всего, непосредственно в сетку заказа.
Установите флажок Цвет. Необязательно. Если выбрать поле Сохранить настройки, выбранные аналитики также будут отображаться в сетке строки заказа при следующем открытии страницы заказа на покупку.
Нажмите ОК.
В поле Код номенклатуры выберите T0004.
- Строки заказа создаются для продуктов и услуг путем определения кода номенклатуры или как расходы, указанные категорией закупаемой продукции.
- Поле Категория закупаемой продукции используется для добавления строк, в которых приобретенные номенклатуры списываются напрямую, а не идут в запасы. Это означает, что если требуется списать в расход покупку, это можно сделать, создав строку заказа на покупку, которая указывает категорию закупаемой продукции, вместо создания строки с кодом номенклатуры. Номенклатуры также можно связать с категорией закупаемой продукции, и в этом случае категория закупаемой продукции отображается только в информационных целях.
В поле Цвет введите или выберите значение. Поля Сайт и Склад обычно заполняются значениями из заголовка заказа, но можно переопределить поля, если по некоторым строкам доставка должна выполняться в различные местоположения.
В поле Количество введите число.
- Выберите количество, которое необходимо приобрести. Поле Количество будет автоматически заполнено минимальным количеством по заказу для продукта, если оно настроено, или значением 1.
- Поле Единица измерения указывает единицу измерения заказанного количества. Обычно единица измерения предоставляется автоматически из единицы измерения покупки в данных шаблона продукта, но это можно изменить.
- Поле Цена за единицу обычно содержит значение из договора покупки или коммерческого соглашения. Можно изменить цену за единицу в отдельных строках заказа, например, если уникальная цена согласована с поставщиком.
- Поле Скидка представляет сумму скидки на единицу. Таким образом, эта скидка уменьшает цену за единицу на значение скидки. Эта скидка обычно предоставляется автоматически из договоров покупки или коммерческих соглашений, но можно переопределить отдельные строки, если уникальные скидки согласованы с поставщиком.
- Можно ввести процент скидки, который уменьшает чистую сумму для строки соответственно. Процент скидки часто предоставляется автоматически из договоров покупки или коммерческих соглашений, но можно переопределить отдельные строки, если уникальный процент скидки согласован с поставщиком.
- Значение в поле Чистая сумма рассчитывается на основе других полей в строке, включая количество, цену за единицу, скидку и процент скидки. Можно изменить чистую сумму, но тогда поля Цена за единицу, Скидка и Процент скидки будут пустыми и при разноске в строке разнесенная сумма будет пропорциональна чистой сумме. Обычно поле Чистая сумма используется только для отображения чистой суммы строки.
Разверните раздел Сведения о строке.
Выберите вкладку Поставка. Уникальную дату поставки можно назначить каждой строке заказа. Дата наследуется от поля в заголовке заказа на покупку, но ее можно изменить.
Просмотр итогов по заказу
Выберите Итоги.
- Если действие Итоги не отображается, выберите вкладку Заказ на покупку на панели действий.
- В этом диалоговом окне отображают итоговые суммы для всего заказа.
- Поле Выбор позволяет изменить основу для расчета итоговых значений. Например, можно выбрать Количество поступления продуктов, чтобы отобразить общие значения, связанные с суммой продуктов, которые были получены, или Заказанное количество, чтобы отобразить сумму продукта, который был заказан.
Нажмите ОК.