О настройке лимита подписываемых сумм
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Управление расходами — основной элемент управления финансовыми рисками для организаций. Управление расходами подразумевает усиление внутреннего контроля и обеспечение выполнения установленных правил работниками. Лимиты подписи являются важной частью управления расходами.
Лимит подписи определяет наибольшую сумму финансового обязательства, которую работник уполномочен предлагать от имени своего нанимателя. По результатам трат работника и утверждения трат менеджером работника организация может сформировать контрактные отношения с третьей стороной. Например, поставщику может быть направлен заказ на покупку.
Имеется два типа лимитов подписи: лимиты расходов и лимиты утверждения. Ограничение на расходы — это максимальная сумма, которую работник имеет право потратить на бизнес-цели. Лимит утверждения — это максимальная сумма, которую работник имеет право утверждать для определенного бизнеса-документа. Лимиты подписи могут различаться в зависимости от типа проводки. Поэтому заявки на покупку, отчеты о расходах, заказы на покупку и накладные могут иметь различные лимиты подписи.
Организации назначают лимиты подписи по умолчанию. В зависимости от настройки лимитов подписи в организации, работник может получить лимит подписи по умолчанию одним из следующих способов:
Работнику автоматически присваивается лимит подписи по умолчанию, на основе обязанностей работника или его уровня компенсации.
Работник должен отправить запрос лимита подписи на портале службы персонала в Корпоративный портал для Microsoft Dynamics AX.
Соглашения лимита подписи действительны только в течение ограниченного времени. Прежде чем срок действия соглашения истечет, работнику необходимо возобновить его. Во время возобновления работники повторно подтверждают свое согласие с условиями соглашения. Если срок действия соглашения лимита подписи истекает, работник не может совершать покупки, пока не будет возобновлено соглашение.
Обзор процесса: лимиты расходов и утверждения
Процесс настройки и активации лимитов подписи включает следующие шаги.
Администратор выбирает основание для лимита подписи.
Если необходимо, администратор ограничивает лимиты подписи для пользователей, которые имеют запись сотрудника в Microsoft Dynamics AX.
Если необходимо, администратор настраивает лимиты подписи так, что работникам нужно запросить лимит подписи по умолчанию для своих обязанностей или уровня компенсации. Запросы отправляются на портале обслуживания сотрудников Корпоративный портал.
Для каждой функции или уровня компенсации администратор определяет лимит расходов по умолчанию и лимит утверждения по типу проводки.
Примечание
Возможно определение различных лимитов подписи по умолчанию для должности или уровня компенсации в различных юридических лицах в рамках организации. В юридическом лице лимиты подписи по умолчанию можно также указать по-разному для различных областей, таких как подразделения или центры затрат. Сотрудники, которые имеют позицию в более чем одном юридическом лице в организации, могут иметь различные лимиты подписи по умолчанию в каждом юридическом лице.
Когда сотрудники нанимаются на работу, им назначаются конкретные обязанности или уровень компенсации в Microsoft Dynamics AX.
Если лимиты подписи настроены так, что лимиты предоставляются работникам автоматически на основе обязанностей или уровня компенсации, работнику автоматически будет предоставлен лимит подписи на их основе.
Если лимиты подписи настроены так, что работнику необходимо запросить лимиты подписи для своих обязанностей или уровня компенсации, работник должен отправить запрос в портале службы персонала.
Менеджер работника просматривает запрос на лимит подписи и утверждает или отклоняет его. Менеджер может также отозвать лимит подписи в любое время.
После того как лимит расходов настроен для работника, работник может совершать покупки на суммы, не превышающие заданную. Лимиты расходов применяются в момент покупки. Лимиты утверждения используются, когда менеджер работника утверждает покупку, как часть цикла утверждения документа.
Пример: лимит расходов
Пракаш – руководитель проекта. Поскольку он отвечает за то, чтобы проект был сдан вовремя, Prakash должен иметь возможность сделать покупки по каталогу программного обеспечения и оборудования для бизнеса. Ограничение на расходы по умолчанию для этой должности составляет 500 долларов, но покупки, которые совершает Prakash, требуют более высокого лимита расходов. Поэтому Prakash отправляет запрос на увеличение его лимита расходов до 2 500 долларов, чтобы он мог приобретать номенклатуры и услуги, стоимостью до 2 500 долларов.
Запрос изменения лимита расходов, который отправил Prakash, попадает к Reina, менеджеру по ресурсам проекта, и Reina утверждает запрос. Prakash может теперь выполнять покупки по каталогу на суммы до 2 500 долларов, что на 2 000 долларов больше, чем лимит подписи по умолчанию для его должности.
Если Prakash должен совершить какую-либо покупку на сумму более 2 500 долларов, он может отправить запрос на одноразового увеличение лимита расходов.
Пример: лимит утверждения
Reina — менеджер ресурсов проекта в Fabrikam, Inc. Для менеджеров ее уровня лимит утверждения для заявок на покупку по умолчанию равен 2 000 долларов. В Fabrikam лимиты подписи настроены так, что работники должны отправлять запросы лимита подписи. Лимиты подписи не предоставляются работникам автоматически.
Reina запрашивает лимит утверждения по умолчанию 2 000 долларов. Поэтому ее запрос утверждается автоматически и не должен пройти через workflow-процесс утверждения. Однако работники под управлением Reina требуют лимитов расходов больше 2 000 долларов для заявок на покупку. Поэтому Reina отправляет запрос лимита утверждения на 2 500 долларов. Джун, менеджер подразделения по продуктам, утверждает запрос. Reina может теперь утверждать покупки своих подчиненных на сумму до 2 500 долларов.
Пример: возобновление договоров по лимиту подписи
Соглашения лимита подписи действительны только в течение ограниченного времени. Работники должны регулярно возобновлять соглашения, повторно подтверждая, что они соглашаются с условиями соглашения. Например, у Пракаша имеется лимит расходов для заявок на покупку. Когда Prakash запросил данный лимит подписи, он прочел соглашение об условиях покупки и согласился с ним 1 июня 2011 года. Срок действия договора был определен 12 месяцев. Поэтому подтверждение, которое получил Prakash, истекает 1 июня 2012 г. До этой даты Prakash должен заново подтвердить, что он согласен с условиями соглашения о покупке.
Поле Открытый договор (в месяцах) используется для определения длины периода обновления соглашения лимита подписи. Для лимита расходов Prakash, период обновления составляет 2 месяца. Поэтому, начиная с 1 апреля 2012 г., страница Подтверждение договора по лимиту подписи будет доступна Prakash. С 1 апреля 2012 г. по 31 мая 2012 г. Prakash может открыть эту страницу и возобновить соглашение лимита подписи. Если Prakash не возобновит соглашение лимита подписи в течение нужного периода, срок действия его лимита подписи истечет и он не сможет совершать покупки, пока не возобновит соглашение.
См. также
Чтобы получить информацию о задачах лимита подписи для работников и менеджеров, выполните поиск тем Создание и поддержка запросов лимита подписываемых сумм и Поддержка запросов лимита подписываемых сумм для сотрудников в справке Корпоративный портал для Microsoft Dynamics AX.
Дополнительные сведения о настройке параметров лимита подписи см. в разделе Настройка параметров лимита подписи.