Основные задачи. Создание отчета о расходах
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
В этом разделе описывается, как создать отчеты по расходам и отправить их на утверждение. При командировках или осуществлении других расходов в интересах компании вы создаете отчет по расходам, чтобы обосновать потраченные средства на кредитной карте компании. Если же вы оплатили расходы из собственных средств, отчет по расходам используется для подачи заявки на возмещение этих расходов. Отчет по расходам подробно указывает, какие расходы и где были понесены.
В зависимости от типа сведений, которые необходимо вводить, создание отчета по расходам может включать несколько шагов. В этом разделе описываются задачи, которые может потребоваться выполнить при вводе отчетов по расходам.
Что вы хотите сделать?
Создание отчета по расходам и добавление сведений о расходах
Детализация расходов по строке
Распределение расхода
Распределение расхода в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Добавьте внутрихолдинговый расход к отчету о расходах в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Возвращение денежного аванса в отчете по расходам
Разбиение проводки кредитной карты для включения личного расхода
Добавление гостей
Присоединение квитанций к отчету по расходам
Отправка отчета по расходам
Печать титульного листа со штрих-кодом для отчета по расходам
Найти связанные задачи
Создание отчета по расходам и добавление сведений о расходах
Щелкните Расходы в верхней панели ссылок, затем щелкните Отчеты по расходам на панели быстрого запуска.
На странице Отчет по расходам в области действий на вкладке Отчет по расходам в группе Создать выберите Отчет по расходам.
Выберите любые невыверенные расходы, которые следует добавить в отчет по расходам, и нажмите кнопку Продолжить. Если добавлять невыверенные расходы не требуется, снимите флажок Выбрать все проводки по умолчанию и нажмите кнопку Продолжить.
Выберите цель расхода и введите местоположение расхода.
На вкладке Строки расходов щелкните Добавить новый расход и выберите тип добавляемого расхода.
На странице Новая строка расхода введите сведения о расходе.
Используйте кнопки Детализировать, Распределить сумму, Гости и Связать квитанции в группе Ведение для добавления сведений.
Примечание
К отчету по расходам можно добавить расходы по кредитной карте либо при создании отчета, либо после того, как отчет будет создан и сохранен.
В начало
Детализация расходов по строке
Для некоторых расходов можно указать список отдельных начислений, составляющих итоговую сумму. Например, расходы на гостиницу можно разделить на ежедневную стоимость комнаты, стоимость обслуживания и стоимость услуг прачечной.
Чтобы добавить дополнительные детализированные строки, выполните следующую процедуру.
На странице Новый отчет по расходам выберите расход, который необходимо детализировать, и нажмите кнопку Детализировать.
На экспресс-вкладке Детализация введите дату прибытия для расхода и укажите категорию расходов.
Введите количество дней проживания и стоимость за день, затем нажмите кнопку Добавить.
На вкладке Подробные сведения о номенклатуре в строке нажмите кнопку Добавить.
Выберите категорию расхода и дату расхода, затем введите сумму для номенклатуры.
Повторите шаги с 1 по 5 для всех остальных номенклатур в расходе. После завершения изменений нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Если необходимо добавить одну детализированную строку, выполните следующую процедуру.
На странице Новый отчет по расходам выберите расход, который необходимо детализировать, и нажмите кнопку Детализировать.
На вкладке Подробные сведения о номенклатуре в строке нажмите кнопку Добавить.
Выберите категорию расхода и дату расхода, затем введите сумму для номенклатуры.
Выберите код проекта, если требуется код проекта, и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
В начало
Распределение расхода
Ответственность за расход может потребоваться назначить записи более чем одной группы, организации или субъекта. Затем сумму расхода можно распределить между этими группами, организациями или субъектами. Например, вы отправляетесь в командировку в Германию на 10 рабочих дней. Шесть дней вы работаете на юридическое лицо А, а четыре дня — на юридическое лицо Б. При распределении суммы расходов юридическое лицо А несет ответственность за 60 процентов суммы, а юридическое лицо Б — за остальные 40 процентов суммы.
При распределении расходов по проекту можно просмотреть сведения по вашим проектам в формах проверки проекта в Microsoft Dynamics AX. Однако фильтровать проекты по юридическому лицу невозможно. Вне зависимости от того, в какое юридическое лицо вы выполнили вход, отображается один и тот же список проектов. Например, если вы выполнили вход в LE1, вы увидите тот же список проектов, который увидели бы и при входе в LE2.
Внимание!
Если вам необходимо обновить связанные с налогами поля после распределения расхода между двумя проектами, потребуется перераспределить расход. Если расход распределен между двумя проектами, и после этого выбрана налоговая информация, то добавленные распределения удаляются и заменяются распределением по умолчанию. Уведомление о таком изменении не выдается.
На странице Новый отчет по расходам выберите расход, который необходимо распределить, и щелкните Прочее > Распределить суммы.
На странице Распределить суммы укажите, следует ли распределять расход по сумме или по процентному соотношению.
Выберите юридическое лицо, код проекта и категорию, по которым необходимо распределить одну из частей расхода.
Введите сумму или процентную долю, которую необходимо распределить, и щелкните значок флажка, чтобы сохранить запись.
Нажмите кнопку Разбить, чтобы добавить еще одну строку. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не будет распределена общая сумма расхода.
Если сумму расхода необходимо равномерно распределить между юридическими лицами, нажмите кнопку Распределить поровну.
В начало
Распределение расхода в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
На странице Новый отчет по расходам выберите расход, который необходимо распределить, и щелкните Прочее > Распределить суммы.
В поле Распределение выберите, следует ли распределять расход суммами или процентами.
Щелкните Создать, чтобы добавить строку распределения, а затем выберите юридическое лицо, которому будет распределена часть расходов.
В зависимости от выбранного способа распределения расходов (суммами или процентами) введите процент или сумму распределения в соответствующем поле.
Выберите счет ГК, подразделение, центр затрат и цель для расходов.
Повторите шаги с 3 по 5, чтобы распределить расходы другому юридическому лицу.
После распределения расходов щелкните Сохранить и закрыть.
В начало
Добавьте внутрихолдинговый расход к отчету о расходах в Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Иногда может потребоваться назначить ответственность за понесенный расход другому юридическому лицу вашей организации. Если ваша организация включила внутрихолдинговые расходы, можно выбрать ответственное юридическое лицо при вводе расходов. Можно назначить все расходы или их часть другому юридическому лицу.
На странице Новый отчет по расходам, на экспресс-вкладке Отчет о расходах установите флажок Внутрихолдинговый отчет о расходах.
На экспресс-вкладке Строки расходов выберите команду Новая строка расходов.
Выберите юридическое лицо, которому назначается ответственность за расход, выберите категорию расходов и нажмите кнопку ОК.
Введите информацию о расходе. Кроме того, если этот расход был связан с проектом, введите информацию о проекте.
Доступны только проекты, поддерживаемые выбранным юридическим лицом.
Щелкните Сохранить и создать, чтобы сохранить этот расход и создать новый. Кроме того, можно щелкнуть Сохранить и закрыть, чтобы вернуться в отчет о расходах.
Если расходы, назначенные другому юридическому лицу, требуют дополнительного распределения, на экспресс-вкладке Строки расходов щелкните Прочее > Распределить суммы.
Инструкции по завершению распределения см. в описании процедуры «Распределение расхода » далее в этом разделе.
В начало
Возвращение денежного аванса в отчете по расходам
Если вы получили денежный аванс от вашей организации, но потратили не всю его сумму, можно создать в отчете по расходам строку расхода для возврата остатка.
На странице Новый отчет по расходам на экспресс-вкладке Строки расхода щелкните Прочее > Возврат денежных авансов.
Выберите категорию Возврат денежного аванса и в области действий нажмите кнопку Добавить в сводку.
Выберите строку для возвращенного денежного аванса, затем на экспресс-вкладке Строки расходов нажмите кнопку Изменить.
Введите сумму, которую необходимо возвратить, и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
В начало
Разбиение проводки кредитной карты для включения личного расхода
Часть проводки расходов, начисленной по вашей корпоративной кредитной карте, может относиться к личному расходу. Например, общая сумма расхода на обед составляет 65 евро, но к вам присоединились ваш(а) супруг(а) или партнерl. Поскольку расходы на обед вашего супруга(супруги) или партнера не покрываются за счет вашей организации, вы можете разбить проводку. При этом расходы на обед вашего супруга(супруги) или партнера будут включены в список как ваш личный расход, который вы обязаны возместить своей организации.
Примечание
Проводку кредитной карты можно разбить для включения личного расхода лишь в случае, если проводка кредитной карты импортирована в Microsoft Dynamics AX. Ввести проводку вручную и затем разбить ее невозможно.
На странице Новый отчет по расходам на вкладке Строки расхода выберите импортированную проводку, которую необходимо разбить, и нажмите кнопку Разбить на личные.
Введите сумму проводки, которую следует назначить в качестве деловых расходов.
Выберите Добавить оставшееся в личные и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
В начало
Добавление гостей
При вводе в отчет по расходам проводок расходов на представительские расходы или на питание может потребоваться ввести расходы других людей. Например, вы пригласили потенциального клиента на обед. При вводе расходов на питание в отчет по расходам можно также включить и затраты на вашего гостя.
На странице Новый отчет по расходам выберите расход, по которому требуется добавить гостей, а затем в зависимости от версии Microsoft Dynamics AX 2012 выполните одно из следующих действий.
В Microsoft Dynamics AX 2012 R2 щелкните Прочее > Лица, получавшие представительские расходы.
В Microsoft Dynamics AX 2012 R3 щелкните Прочее > Гости.
Укажите, является ли гость внутренним (из вашей организации), личным гостем или контактным лицом, внешним относительно вашей организации.
Выберите имя гостя и введите компанию или организацию гостя, а также его должность в ней.
Повторяйте шаги 1–3 для каждого из добавляемых в строку расхода гостей.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
В начало
Присоединение квитанций к отчету по расходам
К отчету по расходам можно присоединять электронные квитанции по расходам. Также можно просмотреть уже присоединенные квитанции. Присоединять квитанции к отчету по расходам можно в любое время.
На странице Новый отчет по расходам в области действий на вкладке Отчет по расходам в группе Присоединить выберите Присоединить квитанции.
Нажмите одну из следующих кнопок, чтобы присоединить квитанцию к вашему отчету по расходам:
Вложить файл квитанции – выберите на своем компьютере и присоедините копию квитанции по расходу.
Вложить зафиксированные квитанции – присоедините квитанцию, отправленную с мобильного телефона, факса или другого устройства.
Добавить URL-адрес – добавьте URL-адрес, указывающий на расположение отчета по расходам.
После завершения присоединения квитанций к отчету по расходам нажмите кнопку Закрыть.
В начало
Отправка отчета по расходам
Когда все сведения, требуемые для вашей организации, будут введены, и будут присоединены все квитанции по расходам, если они требуются, нажмите кнопку Отправить на странице Изменить отчет по расходам.
В начало
Печать титульного листа со штрих-кодом для отчета по расходам
Если необходимо отправить отчет по расходам и квитанции по факсу, можно распечатать титульный лист со штрих-кодом, связывающий ваш отчет по расходам и квитанции. Перед созданием отчета по расходам можно распечатать титульный лист, или же можно распечатать титульный лист для существующего отчета.
- На странице Новый отчет по расходам в области действий на вкладке Отчет по расходам щелкните Печать титульного листа со штрих-кодом для отчета по расходам.
Примечание
Если титульный лист со штрих-кодом печатается для отчета по расходам, который еще не создан, откроется новое окно, содержащее уникальный штрих-код. При создании отчета по расходам штрих-код и присоединенные квитанции связываются с вашей записью работника.
В начало