Руководство по настройке Smartsheet для автоматической подготовки пользователей

Цель этого руководства — продемонстрировать действия, которые необходимо выполнить в Smartsheet и Идентификаторе Microsoft Entra, чтобы настроить идентификатор Microsoft Entra для автоматической подготовки и отмены подготовки пользователей и (или) групп в Smartsheet. Важные сведения о том, что делает эта служба, как она работает и часто задаваемые вопросы, см. в статье Автоматизации подготовки пользователей и отмены подготовки приложений SaaS с помощью идентификатора Microsoft Entra.

Поддерживаемые возможности

• Создание пользователей в Smartsheet.
• Удаление в Smartsheet пользователей, которым больше не нужен доступ.
• Синхронизация атрибутов пользователей между идентификатором Microsoft Entra и Smartsheet
• Единый вход в Smartsheet (рекомендуется).

Необходимые компоненты

В сценарии, описанном в этом руководстве, предполагается, что у вас уже имеется:

• Клиент Microsoft Entra.
• Учетная запись пользователя в идентификаторе Microsoft Entra с разрешением на настройку подготовки (например, Application Администратор istrator, Cloud Application Администратор istrator или Application Owner).
• Клиент Smartsheet.
• Учетная запись пользователя с тарифным планом Smartsheet Enterprise или Enterprise Premier и разрешениями системного администратора.
• Системные Администратор и ИТ-Администратор istrator могут настроить Active Directory с помощью Smartsheet

Шаг 1. Планирование развертывания подготовки

1. Узнайте, как работает служба подготовки.
2. Определите, кто будет находиться в области подготовки.
3. Определите, какие данные необходимо сопоставить между идентификатором Microsoft Entra и Smartsheet.

Шаг 2. Настройка Smartsheet для поддержки подготовки с помощью идентификатора Microsoft Entra

Перед настройкой Smartsheet для автоматической подготовки пользователей с помощью идентификатора Microsoft Entra ID необходимо включить подготовку SCIM на Смарт-листе.

1. Войдите в систему в качестве системного Администратор на портале Smartsheet и перейдите в Центр Администратор учетной записи.>

   

2. На странице центра Администратор щелкните пункт меню, чтобы открыть панель меню.

   

3. Перейдите в меню > Параметры > домены и автоматическая подготовка пользователей.

   

4. Чтобы добавить новый домен, щелкните добавить домен и следуйте инструкциям. После добавления домена убедитесь, что он также проверяется.

5. Создайте секретный маркер, необходимый для настройки автоматической подготовки пользователей с помощью идентификатора Microsoft Entra, перейдя на портал Smartsheet, а затем перейдите к приложениям и интеграции учетных записей>.

6. Выберите API Access (Доступ к API). Щелкните Generate new access token (Создать новый маркер доступа).

   

7. Укажите имя для маркера доступа к API. Щелкните OK.

   

8. Скопируйте значение API Access Token (Маркер доступа к API) и сохраните его, так как больше вы не сможете открыть его для просмотра. Это необходимо в поле "Секретный токен " в идентификаторе Microsoft Entra.

   

Шаг 3. Добавление смарт-таблицы из коллекции приложений Microsoft Entra

Добавьте Smartsheet из коллекции приложений Microsoft Entra, чтобы начать управление подготовкой в Smartsheet. Если вы уже настроили единый вход в Smartsheet, можете использовать то же приложение. Но мы рекомендуем создать отдельное приложение для исходной проверки интеграции. Дополнительные сведения о добавлении приложения из коллекции см. здесь.

Шаг 4. Определение того, кто будет находиться в область для подготовки

Служба подготовки Microsoft Entra позволяет область, которые будут подготовлены на основе назначения приложению и на основе атрибутов пользователя или группы. Если вы решили указать, кто именно будет подготовлен к работе в приложении, на основе назначения, можно выполнить следующие действия, чтобы назначить пользователей и группы приложению. Если вы решили определить пользователей только на основе атрибутов пользователя или группы, примените фильтр области, как описано здесь.

• Начните с малого. Протестируйте небольшой набор пользователей и групп, прежде чем выполнять развертывание для всех. Если в область подготовки включены назначенные пользователи и группы, проверьте этот механизм, назначив приложению одного или двух пользователей либо одну или две группы. Если в область включены все пользователи и группы, можно указать фильтр области на основе атрибутов.

• Чтобы обеспечить четность назначений ролей пользователей между Смарт-листом и идентификатором Microsoft Entra ID, рекомендуется использовать те же назначения ролей, заполненные в полном списке пользователей Smartsheet. Чтобы получить этот список пользователей из Smartsheet, последовательно выберите Account Admin > User Management > More Actions > Download User List (csv) (Администратор учетных записей > Управление пользователями > Другие действия > Скачать список пользователей в формате CSV).

• Для доступа к некоторым функциям в приложении Smartsheet пользователю нужно иметь несколько ролей. Дополнительные сведения о типах пользователей и разрешениях в Smartsheet см. в статье User Types and Permissions (Типы пользователей и разрешения).

• Если у пользователя несколько ролей, назначенных в Smartsheet, необходимо убедиться, что эти назначения ролей реплика в идентификаторе Microsoft Entra, чтобы избежать сценария, в котором пользователи могут потерять доступ к объектам Smartsheet постоянно. Каждая уникальная роль в Smartsheet должна быть назначена другой группе в идентификаторе Microsoft Entra. Пользователь ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть добавлен во все группы, соответствующие нужным ролям.

• Если требуются дополнительные роли, можно обновить манифест приложения, чтобы добавить новые роли.

Шаг 5. Настройка автоматической подготовки пользователей в Smartsheet

В этом разделе описаны действия по настройке службы подготовки Microsoft Entra для создания, обновления и отключения пользователей и (или) групп в Smartsheet на основе назначений пользователей и (или) групп в идентификаторе Microsoft Entra.

Чтобы настроить автоматическую подготовку пользователей для Smartsheet в идентификаторе Microsoft Entra ID:

1. Войдите в Центр администрирования Microsoft Entra как минимум облачные приложения Администратор istrator.

2. Обзор корпоративных приложений>удостоверений>

   

3. В списке приложений выберите Smartsheet.

   

4. Выберите вкладку Подготовка.

   

5. Для параметра Режим подготовки к работе выберите значение Automatic (Автоматически).

   

6. В разделе Учетные данные администратора введите полученные ранее значения SCIM 2.0 base URL (Базовый URL-адрес SCIM 2.0) https://scim.smartsheet.com/v2 и Access Token (Маркер доступа) из SmartSheet в поле URL-адреса клиента и поле Секретный токен соответственно. Нажмите кнопку "Тестировать Подключение", чтобы убедиться, что идентификатор Microsoft Entra может подключиться к Smartsheet. Если установить подключение не удалось, убедитесь, что у учетной записи Smartsheet есть разрешения системного администратора, и повторите попытку.

   

7. В поле Почтовое уведомление введите адрес электронной почты пользователя или группы, которые должны получать уведомления об ошибках подготовки, а также установите флажок Send an email notification when a failure occurs (Отправить уведомление по электронной почте при сбое).

   

8. Нажмите кнопку Сохранить.

9. В разделе "Сопоставления" выберите "Синхронизировать пользователей Microsoft Entra" с Smartsheet.

10. Просмотрите атрибуты пользователя, синхронизированные с идентификатором Microsoft Entra ID с Smartsheet в разделе "Сопоставление атрибутов". Атрибуты, выбранные как свойства с меткой Сопоставление, используются для сопоставления учетных записей пользователей в Smartsheet при операциях обновления. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы зафиксировать все изменения.

    Атрибут	Тип	Поддерживается для фильтрации
    userName	Строка	✓
    active	Логический
    title	Строка
    name.givenName	Строка
    name.familyName	Строка
    phoneNumbers[type eq "work"].value	Строка
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value	Строка
    phoneNumbers[type eq "fax"].value	Строка
    emails[type eq "work"].value	Строка
    externalId	Строка
    роли	Строка
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department	Строка
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division	Строка
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter	Строка
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager	Строка

11. Чтобы настроить фильтры области, ознакомьтесь со следующими инструкциями, предоставленными в руководстве по фильтрам области.

12. Чтобы включить службу подготовки Microsoft Entra для Smartsheet, измените состояние подготовки на "Вкл." в разделе Параметры.

    

13. Укажите пользователей и (или) группы для подготовки в Smartsheet, выбрав нужные значения в поле Область раздела Параметры.

    

14. Когда будете готовы выполнить подготовку, нажмите кнопку Сохранить.

    

После этого начнется начальная синхронизация пользователей и (или) групп, определенных в поле Область раздела Параметры. Начальная синхронизация занимает больше времени, чем последующие синхронизации, которые происходят примерно каждые 40 минут до запуска службы подготовки Microsoft Entra.

Шаг 6. Мониторинг развертывания

После настройки подготовки используйте следующие ресурсы для мониторинга развертывания.

• Используйте журналы подготовки, чтобы определить, какие пользователи были подготовлены успешно или неудачно.
• Используйте индикатор выполнения, чтобы узнать состояние цикла подготовки и приблизительное время до его завершения.
• Если конфигурация подготовки, вероятно, находится в неработоспособном состоянии, приложение перейдет в карантин. Дополнительные сведения о режимах карантина см. здесь.

Ограничения соединителя

• Smartsheet не поддерживает обратимое удаление. Когда атрибут пользователя active принимает значение False, Smartsheet удаляет этого пользователя без возможности восстановления.

Журнал изменений

• 16.06.2020 — добавлена поддержка корпоративных атрибутов расширения для пользователей: Cost Center (Центр затрат), Division (Подразделение), Manager (Руководитель) и Department (Отдел).
• 10.02.2021 г. — добавлена поддержка основных атрибутов "emails[type eq "work"]" для пользователей.
• 02/12/2022 — добавлен URL-адрес https://scim.smartsheet.com/v2 базы или клиента SCIM для интеграции SmartSheet в разделе учетных данных администратора.

Дополнительные ресурсы

• Управление подготовкой учетных записей пользователей для корпоративных приложений
• Что такое доступ к приложению и единый вход с помощью идентификатора Microsoft Entra?

Следующие шаги

• Сведения о просмотре журналов и получении отчетов о действиях по подготовке